纸质文件归档表格

如何做好纸质文件与电子文件归档整理工作作者：张晓丽来源：《科学导报·学术》2019年第04期当今社会，信息技术在各个领域都已经得到了全面普及应用。

我们传统的办公模式，都要运用计算机和网络技术来实现，这样每天都会生成大量的电子文件。

电子文件的产生给档案工作提出了一个新问题，即如何改革文书档案传统的整理模式，做到电子文件与纸质文件整理方法的科学统一，使其最大限度地发挥各自的优势。

本文结合工作实际，从“四个统一”谈几点认识。

一、纸质文件与电子文件排序的统一。

电子文件的排列应与之对应的纸质文件排列对应一致。

在同一保管期限内，将同一年度、同一作者的纸质文件按印发时间的先后顺序（即发文字号的顺序）排列起来后直接装盒将会节约档案人员很多精力和时间。

对电子文件来讲，也可以充分利用电子文件制发过程中形成的成果，简化组盘程序。

简单的说，就是将归档文件在同一保管期限内按发文字号来排列。

二、纸质文件与电子文件编号的统一。

归档纸质文件与归档电子文件采取统一的编号方法可最终实现相互间一一对应关系，对保证档案的安全，发挥档案的法律效力，实现档案信息化，提高档案利用效果将发挥重要作用。

归档纸质文件在每份文件首页上方的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

归档章设置全宗号、年度、作者、保管期限、件号等必备项。

电子文件的编号应在电子文件形成过程中完成，其年度、作者、保管期限由拟文部门填录，发文序号由文书部门填录，件号由计算机系统按分类方案和排列顺序自动生成。

在设计办公自动化系统时，应做到电子文件的归档号能自动生成，实现纸质文件与电子文件归档档号的一一对应。

三、纸质文件与电子文件分类方案的统一。

现行归档纸质文件的分类规范标准主要是按年度—机构（问题）一保管期限或保管期限—年度—机构（问题）。

这种分类方案比较适应政府机关纸质文件的手工管理，也比较适应文档一体化及现在的电子文件与纸质文件的手工管理，还比较适应文档一体化及现在的电子文件与纸质文件对应的一体化管理，它的分类原则是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管利用。

附件1
建筑工程文件归档内容一览表
建筑工程文件归档内容一览表
建筑工程文件归档内容一览表
建筑工程文件归档内容一览表
建筑工程文件归档内容一览表
建筑工程文件归档内容一览表
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建筑工程文件归档内容一览表
建筑工程文件归档内容一览表
建筑工程文件归档内容一览表
备注: 1. 室外工程等文件归档内容参照附录B。

2. 检测单位应当长期保存与工程质量、安全相关的检测报告。

3. 表中符号“★”表示必须归档保存。

附件2
市政（含管线）工程文件归档内容一览表。

文件材料归档制度的内容包括归档范围1. 归档范围是指文件材料归档制度所涵盖的文件类型和内容范围。

一般而言，归档范围包括各类纸质文件、电子文件以及其他形式的文件材料。

纸质文件包括各种纸质文档、合同、报告、信函等；电子文件包括电子文档、电子邮件、电子表格、数据库等；其他形式的文件材料可能包括录音、录像、照片等。

归档范围应根据组织的具体情况和业务需求进行明确规定，以确保重要的文件材料得到有效管理和保存。

2. 归档范围还应考虑到文件材料的价值和保管期限。

文件材料的价值可以分为永久价值和有限价值两类。

永久价值的文件材料是指具有长期保存价值和历史价值的文件，如重要决策文件、历史档案等，这些文件应该得到特殊管理和保护。

有限价值的文件材料则是指在一定时间后可以销毁或转移的文件，如合同过期后的备份文件等。

归档范围的设定应根据文件材料的价值来确定文件的保存期限和管理方式，以确保文件材料得到适当的处理和利用。

3. 在确定文件材料归档范围时，还应考虑到法律法规和组织内部政策的要求。

根据不同的行业和地区，对文件材料的归档要求可能存在一定的差异。

例如，某些行业可能需要对一些特定的文件进行强制性归档，如医疗机构对病历档案的归档要求。

组织内部政策也可能对文件材料的归档范围有所规定，如公司内部规定某些类型的文件必须进行归档。

因此，在设定文件材料归档范围时，应确保符合相关法律法规和组织内部政策的要求，避免可能的违规行为。

4. 归档范围还应考虑到文件材料的管理和检索的需要。

一个有效的文件归档制度应该能够方便地管理和检索所需的文件材料。

因此，在设定归档范围时，应考虑到组织内部各个部门和业务流程对文件材料的需求，确保文件材料能够按照一定的分类和索引方式进行管理和检索。

这样可以提高文件材料的利用价值和工作效率，减少不必要的时间和资源浪费。

总结：文件材料归档制度的归档范围是指制度所涵盖的文件类型和内容范围。

归档范围的设定应根据组织的具体情况和业务需求进行明确规定，同时考虑到文件材料的价值和保管期限、法律法规和组织内部政策的要求，以及文件的管理和检索的需要。

关于开展公司文件材料移交归档工作的通知公司各部门：为进一步落实《公司“十四五”档案工作专项规划》要求，确保总部各类档案完整、准确、系统、安全，公司计划开展总部文件材料移交归档工作，现将有关要求通知如下：一、归档范围（一）2022至2023年度档案。

包括各部门在日常工作中形成的属于归档范围、具有查考利用价值的文件材料，例如业务活动中直接形成的具有保存价值的合同、协议、备忘录、证书、奖杯、奖牌、录音、录像、照片等材料。

（归档部门：公司各部门）（二）2015至2020年度会计档案。

包括会计凭证、会计账簿、财务报告等。

（归档部门：财务部）（三）专题档案。

包括设备仪器、重特大事件、科技研究项目、定点帮扶、党史学习教育等专题档案移交。

（归档部门：综合管理部、科技质量部、党群工作部）二、归档要求（一）移交主体。

请各部门根据《公司文件材料归档范围和档案保管期限表》（见附件1），汇总本部门需归档的各类文件材料，认真做好收集、归档工作。

（二）移交内容。

归档的文件材料包括纸质文件、照片、录音录像、电子文件、实物等各类载体档案。

各部门在其职能活动中获得的各类奖杯、奖状、证书、奖牌等荣誉类实物均属公司档案。

（三）移交方式。

通过线上线下相结合的方式进行移交。

各部门兼职档案员通过档案系统线上办理移交手续，档案系统内填写《档案移交清单》，可通过在线直接填写或批量导入数据（导入模板见附件2）两种方式完成。

涉及电子文件移交，在系统内直接上传电子文件。

文件归档流程可参见附件3，线下各部门将清单中的实体档案送至公司档案室，由办公室对照清单内容进行核对预审。

（四）整理要求。

各部门根据兼职档案员培训要求（见附件4），规范整理本部门档案，按照“档案门类”“年度”进行分别整理。

1.序号：归档文件顺序号，同一类型、同一年度、同一保管期限从1开始按照流水顺序排号；2.题名：规范填写文件标题。

没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”；3.保管期限：每份文件明确保管期限，同一类型同一年度的档案，按照保管期限从长到短排列，先排列“永久”保管的档案，再排列保管“30年”的档案，依此类推；4.日期：文件的形成时间，收文、发文以印发日期为准，用8位数字标注年月日，如20210615；无法精确月份、日期的以0补足8位，如20210600、20210000；5.载体类型：文件载体类型包括纸质、电子、实物等，同一份文件有多种载体形式，均应注明，如一份文件有纸质文件，同时有电子文件，应在载体类型注明纸质、电子。

一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。

要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。

确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。

“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。

一般以每份文件为一件。

具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。

附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。

4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。

如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。

在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。

文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

纸质档案归档文件整理工作步骤根据国家档案局发布的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》和湖南省档案局关于《〈归档文件整理规则〉实施细则》的规定，从2001年1月1日起，立档单位对应归档的纸质文件以“件”为单位进行整理。

为了确保归档档案的质量，规范我校归档文件的整理方法，现确定我校十大类档案均为以“件”为单位进行整理归档。

所谓“件”的概念，即：一个事由（问题）或一个项目的材料可视为一件。

一、归档文件在进行整理时，首先必须明确几种情况1、下列文件或文本在实体装订时，可作为一件：①正本与定稿作为一件；②法律法规等重要文件的历次修改稿（包括定稿）可合为一件；③正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件，原则上为一件（附件页数多，也可各为一件）；④具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件；⑤原件与复印件或手抄件，应作为一件；⑥转发文件与被转发文件，应作为一件；⑦报表、名册、图表类文字材料按其原装订方式，一册（本）作为一件；⑧请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书，原则上作为一件。

如果报请性文件归档整理后才收到回复性文件，也可各为一件，并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。

2、以“件”为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为：①正本在前，定稿在后；②正文在前，附件在后；③原件在前，复制件在后；④转发文在前，被转发文在后；⑤回复性文件在前，报请性文件在后；⑥结论性材料在前，依据性材料在后；⑦汉文本在前，少数民族文本在后；⑧不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；⑨文件处理单放在文件前面。

3、文件有多个时间特征一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。

分年度时，一般来说就以文件签发日期（或落款日期）为准，据以判定文件所属年度。

取消原有的按针对年度归类的做法，对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一规定按文件签发日期（或落款日期）判定文件所属年度。

文书档案管理归档整理操作方法和技巧一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进展装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

二、归档文件整理原那么：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联络，区分不同价值，便于保管和利用。

三、文件材料归档整理的详细操作方法〔一〕搜集搜集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料搜集集中起来的工作过程。

要求：材料齐全完好、内容真实准确〔二〕确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进展文件级整理。

确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。

“件”确实定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。

一般以每份文件为一件。

详细情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。

附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。

4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单〔办文单〕为一件；10、来文与复文〔指请示与批复、报告与批示、函与复函〕为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册〔本〕为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位〔如部门或时间等〕组合，可装订在一起作为一件。

如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，假设单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成假设干件；〔三〕件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。

在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进展字迹加固处理。

纸质档案归档文件整理工作步骤根据国家档案局公布的中华人民共与国档案行业标准《归档文件整理规则》与湖南省档案局关于《〈归档文件整理规则〉实施细则》的规定，从2001年1月1日起，立档单位对应归档的纸质文件以“件”为单位进行整理。

为了确保归档档案的质量，规范我校归档文件的整理方法，现确定我校十大类档案均为以“件”为单位进行整理归档。

所谓“件”的概念，即：一个事由（问题）或者一个项目的材料可视为一件。

一、归档文件在进行整理时，首先务必明确几种情况1、下列文件或者文本在实体装订时，可作为一件：①正本与定稿作为一件；②法律法规等重要文件的历次修改稿（包含定稿）可合为一件；③正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件，原则上为一件（附件页数多，也可各为一件）；④具有储存价值的文件处理单应与正文作为一件；⑤原件与复印件或者手抄件，应作为一件；⑥转发文件与被转发文件，应作为一件；⑦报表、名册、图表类文字材料按其原装订方式，一册（本）作为一件；⑧请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书，原则上作为一件。

假如报请性文件归档整理后才收到回复性文件，也可各为一件，并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。

2、以“件”为保管单位的各文种与稿本的排列顺序为：①正本在前，定稿在后；②正文在前，附件在后；③原件在前，复制件在后；④转发文在前，被转发文在后；⑤回复性文件在前，报请性文件在后；⑥结论性材料在前，根据性材料在后；⑦汉文本在前，少数民族文本在后；⑧不一致文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；⑨文件处理单放在文件前面。

3、文件有多个时间特征一份文件往往有多个时间特征，包含成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文与收文日期等等。

分年度时，通常来说就以文件签发日期（或者落款日期）为准，据以判定文件所属年度。

取消原有的按针对年度归类的做法，关于计划、规划、总结、预决算、统计报表与法规性文件等内容涉及不一致年度的文件，统一规定按文件签发日期（或者落款日期）判定文件所属年度。