第三章电子文件管理综述
- 格式：ppt
- 大小：273.00 KB
- 文档页数：15
下载文档原格式
合集下载
2000-2011年我国电子文件管理元数据研究综述
认 为 ， 数 据 与著 录信 息在 作 用 、 取 方 式 、 定 性 等 方 还 原 等功 能 上进 行 具体 分析 总结 ，从 而 进 一步 证 明 了 电 元 获 稳
血 。 面 都 有所 不 同 ，因此 不能 单 纯 的将 元数 据 定 义 为著 录 信 子 文 件管 理 元数 据 是 电子 文件 管 理 系统 中的 “ 液 ”
件 管 理 需 求 ， 关保 证 文件 的真 实性 、 靠性 、 定性 、 有 可 稳 安 数据 标 准 。
全 性 、 整性 、 完 可理 解 性 与可 利 用 性 的数 据 。 以看 出 ， 可 这
关 于 电子 文 件 管 理 元 数 据 规 范 的研 究 目前 还 比 较
两 个 元数 据 的概 念 是 从作 用 的角度 对 电子 文件 领域 的 元 少 。只 有何 嘉 荪 、 更达 两 位 发表 了 ３篇题 名 为 “ 金 电子 文 数 据 加 以定 义 的 ， 现 了元 数据 在 电子 文件 管理 中 的作 件 管 理 元数 据 的规 范 ” 系列 论 文。 规范 包括 元数据 标 体 的 该
局 部 功 能 。代 表人 物 为 徐维 ， 他指 出 “ 数据 要 遵循 的 规则 、 方法 和设 计 流程 等 元 指 元数据 系统 在 电子 文 件 管理 计 算机 系统 中所 能 发 挥 的 作 用 和 能 力。 电子 文 件 管理 的 目的就 是 通过 元 数据 的功
展 、国际 元 数据 标 ； 隹与档 案著 录 标 准 的 关联 以 及 电子 环 际国 内 元数 据标 准 和 规范 的研 究 ，也包 括 对 元数 据 的标 境 中两者 的本 质等 方面 对这 一 论 点进 行 了论 证 。 电子 文件 管理 元 数据 阶段 。 这一 阶段 我 国档 案 研 究
血 。 面 都 有所 不 同 ，因此 不能 单 纯 的将 元数 据 定 义 为著 录 信 子 文 件管 理 元数 据 是 电子 文件 管 理 系统 中的 “ 液 ”
件 管 理 需 求 ， 关保 证 文件 的真 实性 、 靠性 、 定性 、 有 可 稳 安 数据 标 准 。
全 性 、 整性 、 完 可理 解 性 与可 利 用 性 的数 据 。 以看 出 ， 可 这
关 于 电子 文 件 管 理 元 数 据 规 范 的研 究 目前 还 比 较
两 个 元数 据 的概 念 是 从作 用 的角度 对 电子 文件 领域 的 元 少 。只 有何 嘉 荪 、 更达 两 位 发表 了 ３篇题 名 为 “ 金 电子 文 数 据 加 以定 义 的 ， 现 了元 数据 在 电子 文件 管理 中 的作 件 管 理 元数 据 的规 范 ” 系列 论 文。 规范 包括 元数据 标 体 的 该
局 部 功 能 。代 表人 物 为 徐维 ， 他指 出 “ 数据 要 遵循 的 规则 、 方法 和设 计 流程 等 元 指 元数据 系统 在 电子 文 件 管理 计 算机 系统 中所 能 发 挥 的 作 用 和 能 力。 电子 文 件 管理 的 目的就 是 通过 元 数据 的功
展 、国际 元 数据 标 ； 隹与档 案著 录 标 准 的 关联 以 及 电子 环 际国 内 元数 据标 准 和 规范 的研 究 ，也包 括 对 元数 据 的标 境 中两者 的本 质等 方面 对这 一 论 点进 行 了论 证 。 电子 文件 管理 元 数据 阶段 。 这一 阶段 我 国档 案 研 究
谈电子时代的文档一体化管理
文管理 、归档 组卷 、档案管理等 功能 ⑧ 。
目前 ，以北京 超星软件 公司和 广东珠 海泰 坦软件 公司 为代 表的国 内 电子文 件管 理 系统软件 的开发可 谓百花 齐放 ，这 为 日
常 电子文件 的管理提供 了有效 的帮助 。
３ 文 档 一 体 化 管 理 软 件 分 析 ．
维普资讯
文 书 与 档 案
●
时
揩一
疆
胡
杰
一
电子时代 文档 一体化 警理 的必 ■性
２ 世 纪３ 年代兴 起的 “ 政效率运 动 ”所提 倡 的旨在将文 书处理 与 Ｏ Ｏ 行
档案 管理合 为一体的 “ 文书档案连 锁法 ” ，可 以 说 是 文 档 一 体 化 的起
源 。随着 电子 信息 时代 的到来 ，文 档一体 化的趋 势越来越 明显 。这既是 保 障 电子文件 法律证据价 值的篇要 ，也是保 障 电 子 文 件 信 息 安全 的需 ｝
要 。① 只有对 电子文件 实行文档一体 化管理 ，才 能使文件 的整个 处理过
程形 成一个 无缝管理 系统 。
案 。２ ０ ， （ ） ０Ｉ ９
② 陈雪文，洗辉． 加快 《归档文件整理
规则 》实施 ，促进文 书立卷改革［ ＿ Ｊ 江西电 】 （ 者单 位 ：江苏 连云港 淮海 工 学院 ） 作
二《 秘书之友》 ０ ６ ２ ０ 年第２ 期
４ ３
维普资讯
有意 义也没 有必要 。因而笔者认 为 ，目前
③黄 存 勋 ． 业还是立卷好一一 实施 企 《归档文件整理规 则 》后 的思考［】 Ｊ． 北京档
案 ，２ ０ ， （ ） ０４ ６
在推 行 《 规则 》或推 行其他 归档文件整理
电子文件归档与档案管理
（3）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害 气体隔离。 （4）环境温度选定范围：17℃~20 ℃；相对湿 度：35%~45%。
哈尔滨市档案局
23
电子文件的收集与积累的要求
（6）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电 子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据
哈尔滨市档案局
24
电子文件的收集与积累的要求
（7）对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体 链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩 算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以mpeg、avi 为通用格式
哈尔滨市档案局
4
电子文件的概念
电子文件包括数字、图形及文本的信息。 它可以记录在计算机能够阅读的任何一种 介质上，并且符合文件的定义。 美国
哈尔滨市档案局
5
电子文件的概念
电子文件是一种通过数字电脑进行操作、 传输和处理的文件。 国际档案理事会
哈尔滨市档案局
6
电子文件的概念
以数字代码形态存在，通过电子计算机系 统进行信息记录、传输、存储和利用的文 件。 本书给出的概念
文档实体生成一体化 文档管理一体化 文档信息利用一体化 文档规范一体化
哈尔滨市档案局
14
电子文件管理原则
文档一体化的意义：
使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全 文档超前控制 提高信息检索效率 有助于科学决策 提高行政效率 有利与人、财、物的合理利用
哈尔滨市档案局 15
哈尔滨市档案局
27
电子文件的收集与积累的要求
（10）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电 子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同 收集。
哈尔滨市档案局
哈尔滨市档案局
23
电子文件的收集与积累的要求
（6）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电 子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据
哈尔滨市档案局
24
电子文件的收集与积累的要求
（7）对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体 链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩 算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以mpeg、avi 为通用格式
哈尔滨市档案局
4
电子文件的概念
电子文件包括数字、图形及文本的信息。 它可以记录在计算机能够阅读的任何一种 介质上，并且符合文件的定义。 美国
哈尔滨市档案局
5
电子文件的概念
电子文件是一种通过数字电脑进行操作、 传输和处理的文件。 国际档案理事会
哈尔滨市档案局
6
电子文件的概念
以数字代码形态存在，通过电子计算机系 统进行信息记录、传输、存储和利用的文 件。 本书给出的概念
文档实体生成一体化 文档管理一体化 文档信息利用一体化 文档规范一体化
哈尔滨市档案局
14
电子文件管理原则
文档一体化的意义：
使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全 文档超前控制 提高信息检索效率 有助于科学决策 提高行政效率 有利与人、财、物的合理利用
哈尔滨市档案局 15
哈尔滨市档案局
27
电子文件的收集与积累的要求
（10）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电 子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同 收集。
哈尔滨市档案局
我国电子文件管理现状调查与思考
四、总结
本次演示分析了我国电子文件管理的现状、存在的问题，并提出了相应的对策。 电子文件作为现代社会的重要信息载体，其管理水平直接关系到国家机关、企 事业单位和社会组织的正常运转和信息安全。因此，加强电子文件管理势在必 行。
在未来的发展中，各级单位应进一步重视电子文件管理工作，完善管理制度和 技术创新，提高电子文件的信息质量和安全保障措施，以适应数字化时代的挑 战。
三、我国电子文件管理的对策
针对上述问题，本次演示提出以下对策：首先，建立健全电子文件管理制度。 各级单位应制定完善的电子文件管理制度，明确电子文件的收集、分类、存储 和管理流程，并加强对相关人员的培训和考核。其次，加强技术创新和研发力 度件管理系统的升级和完 善，提高电子文件管理的科学性和有效性。最后，强化电子文件的安全保障措 施。各单位应建立完善的网络安全体系，加强对电子文件的加密保护和备份管 理，防止电子文件受到黑客攻击和病毒传播等威胁。
3、专业人才匮乏：电子文件管理需要具备计算机、档案学、管理学等多方面 知识背景的专业人才。然而，目前很多单位缺乏这类专业人才，导致电子文件 管理工作难以有效开展。
三、思考与建议
针对以上问题，本次演示提出以下思考与建议：
1、提高认识与措施：政府机构、企事业单位以及社会各界应进一步重视电子 文件管理工作，建立健全电子文件管理制度，明确各部门职责，加强协作与沟 通。
二、我国电子文件管理存在的问 题
尽管我国电子文件管理有了很大进步，但也存在一些问题。首先，电子文件管 理手段相对单一。很多单位仍沿用传统纸质档案管理的方式，对电子文件的收 集、分类、存储和管理缺乏科学有效的手段，导致电子文件利用效率不高。其 次，电子文件的安
全风险突出。网络环境的复杂性和技术漏洞使得电子文件面临着严重的安全威 胁，如黑客攻击、病毒传播等。最后，电子文件的信息质量亟待提高。由于缺 乏统一的规范和标准，各单位在电子文件的生成、存储和管理过程中存在诸多 不规范行为，导致电子文件信息质量不高。
电子文件管理研究——中国首届档案学博士论坛综述之二
信息 的易更改
性使得增 删 、 更改 电子文件的信息内容不仅十分容易而 且可 以不留痕迹 ．ｌ ＿ …一 几此种种 的特点 ． 决定了电子文什作为文件 的一种
存在形式 ， 虽然具有 文件 的基本特征 ， 文件 、 档案管理的
一
般原 则对 于电子文件 的管理 同样具有宏 观的指导作 案加以管理 ； 背景信息必须作为元数据保存 ； 文件” ” 只 是 一 个逻 辑上的而不是实体 上的概念 ； 电子文件可 以存
更加广泛的指导作用 ； 以历史主义为指导 符 合档案本 质属 眭的来 源原则在 电子 文件 时代仍 然是 档案专 业的
基本 原 则
准的榧架 研究认为 ： 保存电子文件本身是不可能的 ， 所 能做的 只是根据存储需求 ． 重新复制 电子文件 ； 确保现
行电子文件 真实性 的最佳方法就是从 电子 文件 的外部 人手 ． 严格控制文件 的形成和管理程序并对在文件的正 式要素 中增添元数据进行严格的控制 她强调指 出 ：随 着 Ｉｔｒ ＡＲ Ｓ研究 的深人 ． ｎｅＰ Ｅ 该项 目将 继续证 明这样一 种观点 ： 不采取全程管理的眼光 ， 就不可能保管 电子文 件” 。如果形成者不从 电子文件产牛之 时就采取措施 来
质僖性是不变的 ， 档案工作者应 颓保 证档 案永 九可靠与
完整 的所史职责是不变的 。 ｒ奠定电子文件科学管理 为 的理论基础 ， 多位学者对电子文件定 义 来源原 刚、 生命 周期理论等档案学基本理论进行 了全景式的研究 ： 陈子丹先生基于中外 电子 文件定义的比较研究 认 为 ：不同的定义反 映了人们 不同的认识水平 和思 维方 式 ． 及不同的观察角度与表述 法 给电子文件下定 义 是对电子文件这 一客体事物进行理论抽象 ， 认识 电 子文件特点的一种手段 ． 其核心在于揭示电子文件的特 征或本质属性 他从彼此相互异 同的定义中 ． 归纳出 了 构成电子 文件定义内涵 的基本要素 ， ：１ 电子文件产 即 ｆ） 生与形成的前提 与基础 ；（ ）电子文件的载体形式和信 ２ 息形态的记录方式 ； ３ （ ）电子文件的主要特征与本质属
性使得增 删 、 更改 电子文件的信息内容不仅十分容易而 且可 以不留痕迹 ．ｌ ＿ …一 几此种种 的特点 ． 决定了电子文什作为文件 的一种
存在形式 ， 虽然具有 文件 的基本特征 ， 文件 、 档案管理的
一
般原 则对 于电子文件 的管理 同样具有宏 观的指导作 案加以管理 ； 背景信息必须作为元数据保存 ； 文件” ” 只 是 一 个逻 辑上的而不是实体 上的概念 ； 电子文件可 以存
更加广泛的指导作用 ； 以历史主义为指导 符 合档案本 质属 眭的来 源原则在 电子 文件 时代仍 然是 档案专 业的
基本 原 则
准的榧架 研究认为 ： 保存电子文件本身是不可能的 ， 所 能做的 只是根据存储需求 ． 重新复制 电子文件 ； 确保现
行电子文件 真实性 的最佳方法就是从 电子 文件 的外部 人手 ． 严格控制文件 的形成和管理程序并对在文件的正 式要素 中增添元数据进行严格的控制 她强调指 出 ：随 着 Ｉｔｒ ＡＲ Ｓ研究 的深人 ． ｎｅＰ Ｅ 该项 目将 继续证 明这样一 种观点 ： 不采取全程管理的眼光 ， 就不可能保管 电子文 件” 。如果形成者不从 电子文件产牛之 时就采取措施 来
质僖性是不变的 ， 档案工作者应 颓保 证档 案永 九可靠与
完整 的所史职责是不变的 。 ｒ奠定电子文件科学管理 为 的理论基础 ， 多位学者对电子文件定 义 来源原 刚、 生命 周期理论等档案学基本理论进行 了全景式的研究 ： 陈子丹先生基于中外 电子 文件定义的比较研究 认 为 ：不同的定义反 映了人们 不同的认识水平 和思 维方 式 ． 及不同的观察角度与表述 法 给电子文件下定 义 是对电子文件这 一客体事物进行理论抽象 ， 认识 电 子文件特点的一种手段 ． 其核心在于揭示电子文件的特 征或本质属性 他从彼此相互异 同的定义中 ． 归纳出 了 构成电子 文件定义内涵 的基本要素 ， ：１ 电子文件产 即 ｆ） 生与形成的前提 与基础 ；（ ）电子文件的载体形式和信 ２ 息形态的记录方式 ； ３ （ ）电子文件的主要特征与本质属
2001-2012年我国电子文件研究综述
蓼煎五日愚2013．62001--2012年我国电子文件研究综述罗宝勇黄存勋(四川大学历史文化学院，四川成都，610064；四川大学公共管理学院，四川成都，610064)[摘要】文章通过对2001．2012年我国电子文件研究文献的发表时间、刊载期刊、作者合作情况、作者单位分布和文献主题等几方面进行统计分析，宏观厘清十余年来电子文件研究现状和不足，旨在为以后的相关研究提供参考。
[关键词】电子文件文献统计现状[分类号】G276St at i s t i cal A nal ys i s on t he S t udyL i t e r at ur e of El ect r oni c R ec or ds f r O m2001t o2012L u o B aoyon g，H ua n g C unxun(School of H i s t or y and C u l t ur e ofSi chuan U ni ver si t y，Si chu an C he ngdu，610064；Sc hool of P ubl i cM anagem ent ofSi c hu a n U ni ver s i t y，S i c huan C he ngdu，610064)A bs t r act：Thi s paper cl ar if ys t he cur r en t st udy s i t uat i on and def i ci en cy of t he el ect r oni c r ec or dsdu r i n g t he pas t deca de by s tat i st i cal l y anal yzi ng O i l t he publ i shed t i m e，t he publ i shedj our n al s，t he l it—er at ur e au t h or s and t he l i ter at u r e t h e m es of t he el ect r oni c r ec or ds st udy l i ter at u r e f r om2001t o2012，t o pr ov i de a r ef er ence f or f ut ur e r es e ar c h．K e yw ords：El e ct roni c R ec ords St udy；L i t er at ur e St at is t i c；C urr ent Si t uat i onf e洁着信息技术突飞猛进的发展和办池公自动化的普及，大量的电子文件应运而生，传统的文件管理模式受到了很大的挑战。
浅谈电子文件对档案管理工作的影响及对策
Ｄ ＯＩ ：１ ０ ． ３ ９ ６ ９ ／ ｊ ． ｉ ｓ ｓ ｎ ． １ ０ ０ ｔ － ８ ９ ７ ２ ． ２ ０ １ ３ ． ０ ５ ． ０ ３ ６
浅谈 电子文件对档案管理 工作 的影响及对策
齐小琳 新 疆 油 田 公 司档 案 中 心
随 着信 息 技 术的 不断 发 展 ，办 公 自 动 化 在 各 级 各 类 国 家 机 关 、社 会组 织 、企 业 、 事 业 单 位 中 的 普 及 ， 计 算 机 辅 助 设 计 （ Ｃ ＡＤ）和 计 算 机 辅 助 制 造 （ ＣＡＭ ） 在 科 研 、 工 业 领 域 的 成 熟 ， 电 子 数 据 交 换 （ Ｅ ＤＩ ） 、 电子 商 务 （ ＥＣ）在 国 内 、 国 际 贸 易 中 的 应 用 ， 使 电 子 工 作 环 境 代 了以往 的文 字材料 ，它是 由拟 稿者 直接 写 在磁 盘上 ，并在 磁盘 上进 行修改 ，一 经形 成 后 ，马上存 贮到 办公 信息数 据 中 ，由档案 人 员、技术 人 员所 共享 。这 就使得 文件 与档 案 之 间不再 有明 显的界 限 。纸 质档 案的 管理 工 作 经过长 期实践 ，已 总 结 出一 套工 作流程 及 方法 、原 则 ，如文 件的立 卷 归档制 度 。文件 （ Ｅ ｌ ｅ ｃ ｔ ｒ ｏ ｎ ｉ ｃ Ｗｏ ｒ ｋ Ｅ ｎ ｖ ｉ ｒ ｏ ｎ ｍｅ ｎ ｔ ） 日益 的 归档立 卷工 作是档 案 工作流 程的 起点 ，也 普 遍 。很 多机构 的文 件在 计算机 上产 生 ，在 是文 书工 作和 档案 工作 的结 合点 ，文件 形成 网上进 行处 理 ，形成 了 电子文 件。 后 ，由文 书部 门收集 立卷 后 ，交档案 部 门管 理 ，一般 一年 归档 一次 。而 电子文 件随 时产 生 ，随 时 更 改 ，存 贮在 计 算 机 磁 盘 或 光 盘 中。 因此 ，它对计 算机有 很 强的依 赖性 。如 １电子文件定义及其特点综述 所谓 电 子文 件 （ Ｅ ｌ ｅ ｃ ｔ ｒ ｏ ｎ ｉ 式 移交 ，归 办理 完毕 ，具有 保 存价 是 指 以代码 形 式记录 于磁 带 、磁盘 、光盘 等 档 范 围也 不能 只是 “ 载体 ，依赖 计算 机 系统存 取并 可在通 信 网络 值 ”的文 件 ，还应 包括该 文 件的读 取软 件甚 至 操作 系统 。 传输 的 文件 。 ２ ． ２ 由于 电 子 文件 信 息 与 载 体 的 可分 与纸 质文 件 比较 ，电子 文件有 以下 几个 离 性 ，档案 实体 分类也 可能 将被 概念 分类整 特点： １ ． １信 息的非 人工 识读性 。在 电子 文件 理 所取 代 ，因为 实体 分类的 结果 只能 体现一 产 生之前 ，人们可 以在 各种书 写载 体上 直接 种 属性 联 系 ，这种 单线 排列 的方式 是手 工操 写 入或 Ｆ ｐ ￣ Ｊ Ｊ 各 种信 息 ，生成 文件 ，也可以 直 作管理 档案 的需 要 ，但 在 当今 电子文 件的环 接 读 出文件 中的信 息 ，并理 解它 的意思 ，不 境 中，文件 的形 式特 征和 内容特 征均 发生 了 需 要任 何中介 物 。 变 化 ，电 子文件 可以通 过计 算机 系统进 行迅 １ ． ２ 系统 依 赖性 。从 文 件 的 制 作 、处 速 、有效 、多 角度的 整序 ，不再 需要对 它进 理 ，以 到 归档后 的全部 管理 活动都 必须 借 助 行象 纸质 文件那 样的 分类 整理 。不 同的用 户 于 计算 机系统 才能 实现 。不 兼容 的计算 机 系 可以根 据 不同的 需要 ，利 用办公 自动化 系统 统 和应 用软 件生成 的文 件在 转换 使用时 会遇 对 电子文件 进行 自由组 合分 类 。 ２ ． ３ 由于 电子文 件的 保存价 值 同时取决 到 很大 的困 难 。也 就是 说 ，不 同类型 的系统 干其 自身价 值 和可读 性 ，其鉴 定的方 法 、内 可 能对 文件 产生 排 斥作用 。 容 、标准 均将 发生变 化 ，原有 的档案 价值 理 １ ． ３信 息与 特定 载体之 间的可分 离性 。 电子 文件信 息与 载体 的可 分离性 ，使 电子 文 论分 析范 围也 将扩 大 ，要分析 电子 文件 的读 件 中 的信 息不 同具 有固定 的物理 位 置 ，也 不 取软 件甚 至操 作系统 。根 据传 统的档 案价 值 再 对 原记录 载体 “ 从 一而终 ” ，如 可以根 据 鉴定 理论 ，文 件应根 据其 凭证价 值和 参考 价 需要 从硬盘 拷入 软盘 、磁 带和 光盘 ，还 可以 值 确定保 管期 限 ，而 电子 文件 一方 面 由于制 作方 便 ，将产 生 比以往 更 多的 文件 ，另一 方 通过 网络转 移到 其 他地方 或提 供给利 用者 。 电子 文件 中的信 息是 可流 动的 ，具 有相对 独 面 由于用 户的 需要 ，信息 和数 据不 断地修 改 和 补充 ， 因此 很难 划定 固定 的保管 期限 ，况 立性 。 且 目前 电子文 件的 凭证价 值 尚无法 律保证 。 １ ． ４ 信息 的易 变性 。 因此 ，其 鉴定 、管 理方法 亦无 定论 。此 外 ， １ ． ５信 息存 储 的高密 度性 。 １ ． ６ 多种 信息 媒体 的集成 性 。纸质 文件 由于 电子 文件 信息 载体 的特殊 性 ，其保 管方 主要 承载 文 字和 图形信 息 ，而 电 子文件 可以 法 、要 求 以及检索 和对 外利 用等 方面 也与纸 将文 字 、 图形 、图像 、影像 、声音 等各 种信 质文件 有许 多不 同之处 。 息形 式加 以 有机组 合 ，这种文 件称 为 “ 多媒 体文 件 ” 。 １ ． ７ 信 息 的 可操作 性 。 电子 文件 中的 ３电子文件对档案学理论的影响 数 字信 息不 是静态 、固态 、消极 的 ，而 是动 ３ ． １对 档案 本质 属性 的影响 态 、可 变 、积极 的信 息 。 原 始记 录性 是 档 案 的 本 质 属性 。这 种 原始记 录性 一方 面表 现在 档案 的内容 上 ，另 方 面表 现在档 案的 形式 上 ，如当事 人的 亲 笔手 稿 、领导者 的 亲笔 签署等 ，都表 现 出真 ２电子文件对档案业务管理工作的影响 电子文 件的 出现是 一场 记录 革命 ，与传 实 的原始性 。也 正是 档案 的原 始记录 性 ，才 统的文件、档案管理相比，电子文件、档案 使得 档案 区别 于 图书 、情 报 、资料等 其 它信 的管 理具 有相 关 因素 增 多 ，各因素 之 间的相 息 ，而具 有法 律凭 证的 作用 。在办 公 自动化 关度 增高 ，变量 增 多 ， 目 标 复 杂化 ，技 术含 系统 中 ，电子 文件 从起 草 、修 改到 印 发都 在 量更 高 、更新 、更快 等新 的特 点 ，从而 对管 计 算机 上进行 ，它便于 修改 、便于 复制 的特 理活 动提 出 了更高 的要 求 ，需 要在 科学 的管 性 ，使 得最 能体现 档案 原始 记录性 的 内容 与 理思 想的 指导下 ，从政 策 、制 度 与技术 方法 形 式特征 不 复存 在 。电子文 件是计 算机 文字 处 理 系统 中的最后 一个 文本 ，没有 草 稿与 印 的 不同层 面 共同采 用新 的对 策。 ２ ． １ 传 统 的 档 案 工作 以 纸 质 文件 材 料 稿的 区别 ，也没 有正本 与 副本 的差异 ，甚至 为 工作对 象 ，而应 用计 算机 后 ，电子文 件取 文 件 与档案 之 间很难划 定一 条 人为的 界限 。
浅谈 电子文件对档案管理 工作 的影响及对策
齐小琳 新 疆 油 田 公 司档 案 中 心
随 着信 息 技 术的 不断 发 展 ，办 公 自 动 化 在 各 级 各 类 国 家 机 关 、社 会组 织 、企 业 、 事 业 单 位 中 的 普 及 ， 计 算 机 辅 助 设 计 （ Ｃ ＡＤ）和 计 算 机 辅 助 制 造 （ ＣＡＭ ） 在 科 研 、 工 业 领 域 的 成 熟 ， 电 子 数 据 交 换 （ Ｅ ＤＩ ） 、 电子 商 务 （ ＥＣ）在 国 内 、 国 际 贸 易 中 的 应 用 ， 使 电 子 工 作 环 境 代 了以往 的文 字材料 ，它是 由拟 稿者 直接 写 在磁 盘上 ，并在 磁盘 上进 行修改 ，一 经形 成 后 ，马上存 贮到 办公 信息数 据 中 ，由档案 人 员、技术 人 员所 共享 。这 就使得 文件 与档 案 之 间不再 有明 显的界 限 。纸 质档 案的 管理 工 作 经过长 期实践 ，已 总 结 出一 套工 作流程 及 方法 、原 则 ，如文 件的立 卷 归档制 度 。文件 （ Ｅ ｌ ｅ ｃ ｔ ｒ ｏ ｎ ｉ ｃ Ｗｏ ｒ ｋ Ｅ ｎ ｖ ｉ ｒ ｏ ｎ ｍｅ ｎ ｔ ） 日益 的 归档立 卷工 作是档 案 工作流 程的 起点 ，也 普 遍 。很 多机构 的文 件在 计算机 上产 生 ，在 是文 书工 作和 档案 工作 的结 合点 ，文件 形成 网上进 行处 理 ，形成 了 电子文 件。 后 ，由文 书部 门收集 立卷 后 ，交档案 部 门管 理 ，一般 一年 归档 一次 。而 电子文 件随 时产 生 ，随 时 更 改 ，存 贮在 计 算 机 磁 盘 或 光 盘 中。 因此 ，它对计 算机有 很 强的依 赖性 。如 １电子文件定义及其特点综述 所谓 电 子文 件 （ Ｅ ｌ ｅ ｃ ｔ ｒ ｏ ｎ ｉ 式 移交 ，归 办理 完毕 ，具有 保 存价 是 指 以代码 形 式记录 于磁 带 、磁盘 、光盘 等 档 范 围也 不能 只是 “ 载体 ，依赖 计算 机 系统存 取并 可在通 信 网络 值 ”的文 件 ，还应 包括该 文 件的读 取软 件甚 至 操作 系统 。 传输 的 文件 。 ２ ． ２ 由于 电 子 文件 信 息 与 载 体 的 可分 与纸 质文 件 比较 ，电子 文件有 以下 几个 离 性 ，档案 实体 分类也 可能 将被 概念 分类整 特点： １ ． １信 息的非 人工 识读性 。在 电子 文件 理 所取 代 ，因为 实体 分类的 结果 只能 体现一 产 生之前 ，人们可 以在 各种书 写载 体上 直接 种 属性 联 系 ，这种 单线 排列 的方式 是手 工操 写 入或 Ｆ ｐ ￣ Ｊ Ｊ 各 种信 息 ，生成 文件 ，也可以 直 作管理 档案 的需 要 ，但 在 当今 电子文 件的环 接 读 出文件 中的信 息 ，并理 解它 的意思 ，不 境 中，文件 的形 式特 征和 内容特 征均 发生 了 需 要任 何中介 物 。 变 化 ，电 子文件 可以通 过计 算机 系统进 行迅 １ ． ２ 系统 依 赖性 。从 文 件 的 制 作 、处 速 、有效 、多 角度的 整序 ，不再 需要对 它进 理 ，以 到 归档后 的全部 管理 活动都 必须 借 助 行象 纸质 文件那 样的 分类 整理 。不 同的用 户 于 计算 机系统 才能 实现 。不 兼容 的计算 机 系 可以根 据 不同的 需要 ，利 用办公 自动化 系统 统 和应 用软 件生成 的文 件在 转换 使用时 会遇 对 电子文件 进行 自由组 合分 类 。 ２ ． ３ 由于 电子文 件的 保存价 值 同时取决 到 很大 的困 难 。也 就是 说 ，不 同类型 的系统 干其 自身价 值 和可读 性 ，其鉴 定的方 法 、内 可 能对 文件 产生 排 斥作用 。 容 、标准 均将 发生变 化 ，原有 的档案 价值 理 １ ． ３信 息与 特定 载体之 间的可分 离性 。 电子 文件信 息与 载体 的可 分离性 ，使 电子 文 论分 析范 围也 将扩 大 ，要分析 电子 文件 的读 件 中 的信 息不 同具 有固定 的物理 位 置 ，也 不 取软 件甚 至操 作系统 。根 据传 统的档 案价 值 再 对 原记录 载体 “ 从 一而终 ” ，如 可以根 据 鉴定 理论 ，文 件应根 据其 凭证价 值和 参考 价 需要 从硬盘 拷入 软盘 、磁 带和 光盘 ，还 可以 值 确定保 管期 限 ，而 电子 文件 一方 面 由于制 作方 便 ，将产 生 比以往 更 多的 文件 ，另一 方 通过 网络转 移到 其 他地方 或提 供给利 用者 。 电子 文件 中的信 息是 可流 动的 ，具 有相对 独 面 由于用 户的 需要 ，信息 和数 据不 断地修 改 和 补充 ， 因此 很难 划定 固定 的保管 期限 ，况 立性 。 且 目前 电子文 件的 凭证价 值 尚无法 律保证 。 １ ． ４ 信息 的易 变性 。 因此 ，其 鉴定 、管 理方法 亦无 定论 。此 外 ， １ ． ５信 息存 储 的高密 度性 。 １ ． ６ 多种 信息 媒体 的集成 性 。纸质 文件 由于 电子 文件 信息 载体 的特殊 性 ，其保 管方 主要 承载 文 字和 图形信 息 ，而 电 子文件 可以 法 、要 求 以及检索 和对 外利 用等 方面 也与纸 将文 字 、 图形 、图像 、影像 、声音 等各 种信 质文件 有许 多不 同之处 。 息形 式加 以 有机组 合 ，这种文 件称 为 “ 多媒 体文 件 ” 。 １ ． ７ 信 息 的 可操作 性 。 电子 文件 中的 ３电子文件对档案学理论的影响 数 字信 息不 是静态 、固态 、消极 的 ，而 是动 ３ ． １对 档案 本质 属性 的影响 态 、可 变 、积极 的信 息 。 原 始记 录性 是 档 案 的 本 质 属性 。这 种 原始记 录性 一方 面表 现在 档案 的内容 上 ，另 方 面表 现在档 案的 形式 上 ，如当事 人的 亲 笔手 稿 、领导者 的 亲笔 签署等 ，都表 现 出真 ２电子文件对档案业务管理工作的影响 电子文 件的 出现是 一场 记录 革命 ，与传 实 的原始性 。也 正是 档案 的原 始记录 性 ，才 统的文件、档案管理相比，电子文件、档案 使得 档案 区别 于 图书 、情 报 、资料等 其 它信 的管 理具 有相 关 因素 增 多 ，各因素 之 间的相 息 ，而具 有法 律凭 证的 作用 。在办 公 自动化 关度 增高 ，变量 增 多 ， 目 标 复 杂化 ，技 术含 系统 中 ，电子 文件 从起 草 、修 改到 印 发都 在 量更 高 、更新 、更快 等新 的特 点 ，从而 对管 计 算机 上进行 ，它便于 修改 、便于 复制 的特 理活 动提 出 了更高 的要 求 ，需 要在 科学 的管 性 ，使 得最 能体现 档案 原始 记录性 的 内容 与 理思 想的 指导下 ，从政 策 、制 度 与技术 方法 形 式特征 不 复存 在 。电子文 件是计 算机 文字 处 理 系统 中的最后 一个 文本 ，没有 草 稿与 印 的 不同层 面 共同采 用新 的对 策。 ２ ． １ 传 统 的 档 案 工作 以 纸 质 文件 材 料 稿的 区别 ，也没 有正本 与 副本 的差异 ，甚至 为 工作对 象 ，而应 用计 算机 后 ，电子文 件取 文 件 与档案 之 间很难划 定一 条 人为的 界限 。
教育研究方法第三章文献检索与综述(重要)PPT课件
.
12
补充知识
零次文献 记录在非正规物理载体上的未经任何加工处 理的源信息叫做零次信息，
比如书信、论文手稿、笔记、实验记录、会 议记录等，
这是一种零星的、分散的和无规则的信息。
.
13
实习、见习过程中
短信？Q空间？便签感言———— 零次文献 见习笔记、实习日记——————一次文献 小组/班级实习目录/摘要————二次文献 专业/学院实习汇总—————— 三次文献
例如， …（摘自 ：《教育科学研究》2004.6，原文：“撰
写文献综述的基本要求”，作者：王俊芳 ）
.
49
如果在日常学习中有阅读的好习惯，将更加有 助于拓宽你研究的视野，有助于你的研究的进 行。
研究领域内的阅读（文史哲类的书） ↓
学科与专业内的阅读（中文、英语或美术等） ↓
研究方向的阅读（古代汉语、商务英语或设计）
1记录出处 2自己归类 3归纳小结 4…………
.
25
（1）计划性 心中有数： 所收集的文献种类、起止时间、采购标准、 经费预算、完成计划的主要保障措施等方 面
（2）针对性 根据研究的性质和人物，有针对性的搜集
.
26
（3）系统性 纵向：按学科、专业或专题收集； 横向：按文献的类型、收集。 确保搜集工作系统、连贯、完整。
B 单独成文的“综述”的写法
.
35
一、文献综述的基本结构与写法
两类： A述而不评 （三次文献） B述且评 （学术论文）
例子
结构
……，综述的写作格式，中外医疗，2013（02）
.
36
• 综述的写作格式一般包括四部分，即前言、正文、 小结、参考文献。
• 前言，要用简明扼要的文字说明写作的目的、必
浅谈对电子文件归档工作的认识
关键 词 ：
１电子文件定义及其特点综述 ３电子文件对档案业务管理工作 的影响 施 电子文件管理 战略。新型文件材料的归档势 所 谓电子 文件是指 人 们在社会 活动 形 ｔ ３１ ． 由于电子文件 的保存 价值 同时取决于 在必行 ，这就要求档案工作者必须深入到现行 成的 ， 以计算机盘片 、 磁盘和光盘等化学磁性 卡 其 自身价值和可读性 ， 鉴定 的方法 、 才 其 内容 、 标 文件工作领域 ， 对产生 的大量电子文件的接收、 料为载体 的文字材料 。 它主要包括电子文书、 电 准均将发生变化 ， 原有 的档案价值理论分析范 处置乃至存储工作进行指导 ，保护电子文 件的 子信件、 电子报表 、 电子图纸等等。 与纸质文 件 围也将扩大 ，要分析 电子文件 的读取软件甚至 原始信息， 了解文件信息重新组合的来龙 去脉 。 比较 ， 电子文件有 以下几个特点 ： 操作系统 。 根据传统的档案价值鉴定理论 ， 文件 也就是说， 过采取技术处理 ， 通 将已归档的电子 １ 电子文 件不再是 直观 的纸质文 件 ， ． １ 它 应 根据其凭证价值和参考价 值确定保管期 限 ， 文件改为 “ 只读 性” 文件 ， 即只能读不能写 的不 需要借 助现代办公设备才能阅读利用。 而电子文件一方面由于制作方便 ，将产生 比以 可更改的文件 ，从而识别和保护电子文件 的原 １ ． ２电子文件 可以直接由计算机等现代办 往 更多 的文件 ， 另一方面 由于用户 的需要 ， 信息 始结构 ， 电子文件的可靠性 ， 与纸质文 保证 使之 公设备迅速地处理和传递 。 和数据 不断地修改和补充 ，因此很难划定固定 件一样发挥社会效用 。 １ ． ３电子文 件的利用是可共享 的，也不再 的保管期 限，况且 目前 电子文件的凭证价值 尚 ４３解决好 电子文件的保存 问题 。 ． 以化学磁 受时间和距离 的影响 。 无法律保证 。 因此 ， 其鉴定 、 管理方 法亦无定论 。 性材料为载体 的电子文件 ，从理论上讲能够长 １ ． ４电子文 件的保存 条件和环境要求与纸 此外 ， 由于 电子文件信息载体 的特殊性 ， 其保管 期保存 ， 因为它 的信息读出是无接触式 的， 不存 质档案不同， 它对保存场地的面积要求不高 ， 而 方 法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸 在磨损。电子文件记录在介质层上 的信息被密 对环境的温湿度 、 防磁性等条件的要求很高 。 质文件有许多不同之处 。 封在塑料保护层 内， 不怕外界磁场 的影响 ， 不会 ２ 电子档案 的保护 ３ 传统 的档 案工作 以纸 质文件材料 为工 直接受 到空气 中的灰尘 、 份及有害气体的侵 ． ２ 水 由于归 档电子文件以脱机方式保存 ， 在实 作对象 ， 而应用计算 机后 ， 电子文件取代了以往 害。但是 ， 由于 电子文件形成的时间短 ， 缺乏实 际使用中大量 电子文件还是用软磁盘保存 。光 的文字材料 ， 由拟稿者直接写在磁盘上 ， 它是 并 际贮存 的验证 ， 以， 所 电子文件中原始信息的长 盘作为新 型的存贮载体 ，比磁盘有 良 的抗 干 在磁盘 上进行修改， 经形成后 ， 好 一 马上存贮到办 期保存 问题是有待档案工作者进行深入研究和 扰能力和结构稳定性 ，有利于归档电子文件 的 公 信息数据中 ， 由档案人 员、 技术人员所共享 。 探讨的重要课题 。 前 ， 目 对于长久保存 的电子文 长期保存 ，因此 ，提倡档案部门配备光盘刻 录 这就使得文件与档案之间不再有 明显 的界 限。 件 ， 需要定期进行复制 ， 以防止信息损失。 仪， 将归档 电子文件转储到光盘上。但是 ， 录 纸质档案 的管理工作经过长期实践 ，已总结出 刻 ４ 档案人员知识结 构的变革迫在眉睫。 ． ４ 我 仪一时还难 以普及 ， 所以 ， 软磁盘和光盘 的保护 一套工作流程及方法 、 原则 ， 如文件的立卷归档 国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展 仍是当前归档 电子文件载体保护的重点 ，必须 制度 。文件的归档立卷工作是档案工作流程的 必须采取积极措施抓 好知识更新 ， 引进 、 消化、 制定保护措施 。 起点 ， 也是文书工作 和档案工作的结合点 ， 文件 适应信息技术的成果 ，使档案人员拥有广博的 ２ 软磁盘的保护 ． １ 形成后 ， 由文书部 门收集立卷后 ， 交档案部门管 知识 ， 以适应信息技术发展 的需要 。可以肯定 ， ａ 一 把住软磁 盘质量关 。软磁 盘的质量直接 理 ， 一般一年归档一次 。而 电子文件随时产生 ， 加快档案人 员知识结构的变革 ， 多途径、 多层次 影响到磁盘信息 的保存寿命 ，高质量 的软磁盘 随时更改 ， 存贮在计算机磁盘或光盘中。因此 ， 培养人才 ，是档案工作迎接信息技术革命最根 在 良好 的保管条件下可保存近 １ ， ０年 而低质 量 它对计算机有很强 的依桢性 。 如果归档 ， 必须以 本的对策 。 软磁盘往往不到 １年 ， 就读 不出数据 。 目前市场 磁盘或光盘的形式移交 ，归档范同也不能只是 ５结论 上存在不少质量低劣产品 ，所 以在选购软磁髓 “ 办理完毕 ， 具有保存价值” 的文件 ， 还应包括该 与纸质文件相 比电子文件归档是一项更为 时要认 真把好质量关 。 文件 的读取软件甚至操作系统 。 艰 苦细致且难度较大的工作 ，主要原因是大多 ｂ ． 对加密盘 的管理。有的电子文件在存盘 ３ 由于电子文件信息与载体的可分离性 ， 数电子文件形成者或囿于传统观念 ，误认为电 ． ３ 时进行过加密或隐含文件名 ， 如果密码或文件 档 案实体分类 也可 能将 被概念 分类 整理所取 子文件不是文件而忽视其归档 ，或怕增加工作 名被遗忘， 电子文件就难以打开。 所以对这类文 代 ，因为实体分类 的结果只能体现一种属性联 量而不愿承担此项工作 ；或 由于电子文件对计 件应该 解密或显现文件名后再归档保存 。 系，这种单线排列 的方式是手工操作管理档案 算机系统 的依赖性 ， 使其必须借助计算机编 目 ｃ在条件允 许时 ， 时将存贮 电子文件 的 的需要 ， ． 及 但在 当今电子文件 的环境 中， 文件的形 归档， 这对不熟悉操作技术 的立卷人来说 ， 不像 软磁盘载体更换成光盘 ， 便于长久保存 。 式特征和 内容特征均发生 了变化 ，电子文件可 从事纸质文件立卷工作驾轻就熟 ，容易产生畏 ２ 光盘的保护 ． ２ 以通过计算机系统进行迅速 、 有效 、 多角度的整 难情绪 ； 以， 所 推动电子文件归档工作的着眼点 ａ ． 规范排放 和使用 。光盘 的存放应置 于盒 序，不再需要对 它进行象纸质文件那样的分类 要高，立足点要实 ， 规划 电子文件归档工作 在 中直立放置 ， 避免大量堆叠 ， 以防光 盘翘 曲 ， 在 整理 。 同的用户可以根据不 同的需要 ， 不 利用办 时 ， 应从本单位办公 自动化与信息管理工作的 使用过 程中应避 免摩 擦和 划痕造 成光 盘的损 公 自动化系统对 电子文件进行 自由组合分类 。 大局出发 ， 顺应其规律 ， 摸清信息产生 的源头 ， 伤。 ４ 档案界所应采取 的刘策 促使电子文件归档纳入办公 自 动化和信息管理 ｂ ． 良好 的温度 、 保持 湿度环境 。 高温会使 光 ４１ ． 使档案管理 向立体化方向发展。 以前的 的工作程序 ， 建立归档制度。 盘氧化 、 变形 或老化 ， 潮湿会使光 盘片基 霉变 。 档案管理是呈直线状态 的，随着人们对利用 服 参考文献 为此光盘存放的温度宜控制在 １～ ４ Ｉ ４ ２ Ｘ ，相列 务工作 的重视 ，使利用工作和其它基础工作构 【】 良． ２陈 浅谈 计算机 系统在 文书档案 管理 中的 湿度 ４ ％～ ５ ０ ６ ％。 成 一个平面。这种平面结构 只反映纸质档案的 作 ｊ【 １ ｌ ｆ Ｊ － Ｊ 辽宁工学院 学报（ 社会科 学版） ０ １ １ ， ０，） ２ （： ｃ ． 注意避光 。光盘材料 的塑料保护层对 紫 情 况 ， 随着 电子文件的介入 ， 档案种类在增 加 ， ８ Ⅷ９ ８ ８ 外光极为敏感 ， 阳光 的直射会使光盘过早老化 。 其 基础工作和利用工作也都 具有 各 自的个性 。 ｆ 曾文芳． ２ 】 论档案 的科 学��
１电子文件定义及其特点综述 ３电子文件对档案业务管理工作 的影响 施 电子文件管理 战略。新型文件材料的归档势 所 谓电子 文件是指 人 们在社会 活动 形 ｔ ３１ ． 由于电子文件 的保存 价值 同时取决于 在必行 ，这就要求档案工作者必须深入到现行 成的 ， 以计算机盘片 、 磁盘和光盘等化学磁性 卡 其 自身价值和可读性 ， 鉴定 的方法 、 才 其 内容 、 标 文件工作领域 ， 对产生 的大量电子文件的接收、 料为载体 的文字材料 。 它主要包括电子文书、 电 准均将发生变化 ， 原有 的档案价值理论分析范 处置乃至存储工作进行指导 ，保护电子文 件的 子信件、 电子报表 、 电子图纸等等。 与纸质文 件 围也将扩大 ，要分析 电子文件 的读取软件甚至 原始信息， 了解文件信息重新组合的来龙 去脉 。 比较 ， 电子文件有 以下几个特点 ： 操作系统 。 根据传统的档案价值鉴定理论 ， 文件 也就是说， 过采取技术处理 ， 通 将已归档的电子 １ 电子文 件不再是 直观 的纸质文 件 ， ． １ 它 应 根据其凭证价值和参考价 值确定保管期 限 ， 文件改为 “ 只读 性” 文件 ， 即只能读不能写 的不 需要借 助现代办公设备才能阅读利用。 而电子文件一方面由于制作方便 ，将产生 比以 可更改的文件 ，从而识别和保护电子文件 的原 １ ． ２电子文件 可以直接由计算机等现代办 往 更多 的文件 ， 另一方面 由于用户 的需要 ， 信息 始结构 ， 电子文件的可靠性 ， 与纸质文 保证 使之 公设备迅速地处理和传递 。 和数据 不断地修改和补充 ，因此很难划定固定 件一样发挥社会效用 。 １ ． ３电子文 件的利用是可共享 的，也不再 的保管期 限，况且 目前 电子文件的凭证价值 尚 ４３解决好 电子文件的保存 问题 。 ． 以化学磁 受时间和距离 的影响 。 无法律保证 。 因此 ， 其鉴定 、 管理方 法亦无定论 。 性材料为载体 的电子文件 ，从理论上讲能够长 １ ． ４电子文 件的保存 条件和环境要求与纸 此外 ， 由于 电子文件信息载体 的特殊性 ， 其保管 期保存 ， 因为它 的信息读出是无接触式 的， 不存 质档案不同， 它对保存场地的面积要求不高 ， 而 方 法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸 在磨损。电子文件记录在介质层上 的信息被密 对环境的温湿度 、 防磁性等条件的要求很高 。 质文件有许多不同之处 。 封在塑料保护层 内， 不怕外界磁场 的影响 ， 不会 ２ 电子档案 的保护 ３ 传统 的档 案工作 以纸 质文件材料 为工 直接受 到空气 中的灰尘 、 份及有害气体的侵 ． ２ 水 由于归 档电子文件以脱机方式保存 ， 在实 作对象 ， 而应用计算 机后 ， 电子文件取代了以往 害。但是 ， 由于 电子文件形成的时间短 ， 缺乏实 际使用中大量 电子文件还是用软磁盘保存 。光 的文字材料 ， 由拟稿者直接写在磁盘上 ， 它是 并 际贮存 的验证 ， 以， 所 电子文件中原始信息的长 盘作为新 型的存贮载体 ，比磁盘有 良 的抗 干 在磁盘 上进行修改， 经形成后 ， 好 一 马上存贮到办 期保存 问题是有待档案工作者进行深入研究和 扰能力和结构稳定性 ，有利于归档电子文件 的 公 信息数据中 ， 由档案人 员、 技术人员所共享 。 探讨的重要课题 。 前 ， 目 对于长久保存 的电子文 长期保存 ，因此 ，提倡档案部门配备光盘刻 录 这就使得文件与档案之间不再有 明显 的界 限。 件 ， 需要定期进行复制 ， 以防止信息损失。 仪， 将归档 电子文件转储到光盘上。但是 ， 录 纸质档案 的管理工作经过长期实践 ，已总结出 刻 ４ 档案人员知识结 构的变革迫在眉睫。 ． ４ 我 仪一时还难 以普及 ， 所以 ， 软磁盘和光盘 的保护 一套工作流程及方法 、 原则 ， 如文件的立卷归档 国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展 仍是当前归档 电子文件载体保护的重点 ，必须 制度 。文件的归档立卷工作是档案工作流程的 必须采取积极措施抓 好知识更新 ， 引进 、 消化、 制定保护措施 。 起点 ， 也是文书工作 和档案工作的结合点 ， 文件 适应信息技术的成果 ，使档案人员拥有广博的 ２ 软磁盘的保护 ． １ 形成后 ， 由文书部 门收集立卷后 ， 交档案部门管 知识 ， 以适应信息技术发展 的需要 。可以肯定 ， ａ 一 把住软磁 盘质量关 。软磁 盘的质量直接 理 ， 一般一年归档一次 。而 电子文件随时产生 ， 加快档案人 员知识结构的变革 ， 多途径、 多层次 影响到磁盘信息 的保存寿命 ，高质量 的软磁盘 随时更改 ， 存贮在计算机磁盘或光盘中。因此 ， 培养人才 ，是档案工作迎接信息技术革命最根 在 良好 的保管条件下可保存近 １ ， ０年 而低质 量 它对计算机有很强 的依桢性 。 如果归档 ， 必须以 本的对策 。 软磁盘往往不到 １年 ， 就读 不出数据 。 目前市场 磁盘或光盘的形式移交 ，归档范同也不能只是 ５结论 上存在不少质量低劣产品 ，所 以在选购软磁髓 “ 办理完毕 ， 具有保存价值” 的文件 ， 还应包括该 与纸质文件相 比电子文件归档是一项更为 时要认 真把好质量关 。 文件 的读取软件甚至操作系统 。 艰 苦细致且难度较大的工作 ，主要原因是大多 ｂ ． 对加密盘 的管理。有的电子文件在存盘 ３ 由于电子文件信息与载体的可分离性 ， 数电子文件形成者或囿于传统观念 ，误认为电 ． ３ 时进行过加密或隐含文件名 ， 如果密码或文件 档 案实体分类 也可 能将 被概念 分类 整理所取 子文件不是文件而忽视其归档 ，或怕增加工作 名被遗忘， 电子文件就难以打开。 所以对这类文 代 ，因为实体分类 的结果只能体现一种属性联 量而不愿承担此项工作 ；或 由于电子文件对计 件应该 解密或显现文件名后再归档保存 。 系，这种单线排列 的方式是手工操作管理档案 算机系统 的依赖性 ， 使其必须借助计算机编 目 ｃ在条件允 许时 ， 时将存贮 电子文件 的 的需要 ， ． 及 但在 当今电子文件 的环境 中， 文件的形 归档， 这对不熟悉操作技术 的立卷人来说 ， 不像 软磁盘载体更换成光盘 ， 便于长久保存 。 式特征和 内容特征均发生 了变化 ，电子文件可 从事纸质文件立卷工作驾轻就熟 ，容易产生畏 ２ 光盘的保护 ． ２ 以通过计算机系统进行迅速 、 有效 、 多角度的整 难情绪 ； 以， 所 推动电子文件归档工作的着眼点 ａ ． 规范排放 和使用 。光盘 的存放应置 于盒 序，不再需要对 它进行象纸质文件那样的分类 要高，立足点要实 ， 规划 电子文件归档工作 在 中直立放置 ， 避免大量堆叠 ， 以防光 盘翘 曲 ， 在 整理 。 同的用户可以根据不 同的需要 ， 不 利用办 时 ， 应从本单位办公 自动化与信息管理工作的 使用过 程中应避 免摩 擦和 划痕造 成光 盘的损 公 自动化系统对 电子文件进行 自由组合分类 。 大局出发 ， 顺应其规律 ， 摸清信息产生 的源头 ， 伤。 ４ 档案界所应采取 的刘策 促使电子文件归档纳入办公 自 动化和信息管理 ｂ ． 良好 的温度 、 保持 湿度环境 。 高温会使 光 ４１ ． 使档案管理 向立体化方向发展。 以前的 的工作程序 ， 建立归档制度。 盘氧化 、 变形 或老化 ， 潮湿会使光 盘片基 霉变 。 档案管理是呈直线状态 的，随着人们对利用 服 参考文献 为此光盘存放的温度宜控制在 １～ ４ Ｉ ４ ２ Ｘ ，相列 务工作 的重视 ，使利用工作和其它基础工作构 【】 良． ２陈 浅谈 计算机 系统在 文书档案 管理 中的 湿度 ４ ％～ ５ ０ ６ ％。 成 一个平面。这种平面结构 只反映纸质档案的 作 ｊ【 １ ｌ ｆ Ｊ － Ｊ 辽宁工学院 学报（ 社会科 学版） ０ １ １ ， ０，） ２ （： ｃ ． 注意避光 。光盘材料 的塑料保护层对 紫 情 况 ， 随着 电子文件的介入 ， 档案种类在增 加 ， ８ Ⅷ９ ８ ８ 外光极为敏感 ， 阳光 的直射会使光盘过早老化 。 其 基础工作和利用工作也都 具有 各 自的个性 。 ｆ 曾文芳． ２ 】 论档案 的科 学��
办公室管理文献综述
办公室管理文献综述办公室管理作为一项必要的管理工作，对保证工作效率、提高工作品质有着重要的影响。
因此，在企业日常经营过程中，办公室管理也是非常重要的一项工作。
本文将从若干方面对办公室管理进行综述，以期对办公室管理工作者提供一些借鉴和启发。
一、办公室管理的含义和作用办公室管理是指对办公室日常经营活动的整体管理，以高效、规范、安全、经济地管理办公室的运营流程，从而保障企业生产经营的顺畅进行。
办公室管理对保证工作效率有着重要的作用，同时能够提高员工的工作质量和素质，促进企业的长远发展。
二、办公室管理的基本要素1.办公室管理制度：办公室管理制度是保证办公室管理高效、规范的基础，仅仅靠管理人员的经验和素质等因素是难以保证办公室管理的有效性和规范性的。
2.办公室管理流程：合理的办公室管理流程，能够高效地将企业的各个流程衔接起来，确保所有流程的有机衔接和流畅运行。
3.人力资源管理：积极管理企业的人力资源，可以提高办公室管理的效率。
对员工进行有效的培训和管理工作，能够提高其工作的质量，促进其个人发展。
三、办公室管理存在的问题与解决方案1.办公室管理存在的问题：工作交接不清，文件管理无序，行政流程繁琐等问题，都影响着办公室的效率和管理水平。
2.办公室管理的解决方案：制定专业的文件管理制度，加强工作交接的培训与制度建设，简化行政流程，提供良好的工作环境等，都能够解决上述的问题。
四、办公室管理中常见的问题和对策1.文件管理问题：办公室日常工作中仍然存在一些文件管理的问题，化解这些问题是办公室管理的必要工作。
2.对策：制定文件管理制度，对不同种类的文件做出相应的处理，实现文件的完好保存，清晰的查找使用等。
3.沟通管理问题：在办公室管理过程中，沟通管理也是非常重要的一项工作。
但有时候管理者和员工之间的沟通出现问题，也会给工作带来一些不必要的麻烦。
4.对策：加强员工的沟通培训，改善员工与管理者之间的关系，增强沟通的效率。
综上所述，办公室管理作为一项重要的工作，需要加强制度建设和流程管理，强化人力资源管理和解决常见问题等，从而提高办公室管理效率，对企业生产经营起到积极的促进作用。
电子档案系统特点及功能综述
关键词 ： 电子档案 中图分类号 ： Ｚ ９ ８ 文献标识码 ： Ａ
１ 电子档案的特征
１ １ 电子档案的信息形态是数字化的 ， ． 对设备及标准有依赖性。电子档案 的生成、 传输 到存储都是通过电子计算机实现的 ， 离开电子计算机软、 硬件平台 ， 电子档案看不见也摸不着。 另外 ， 电子档案的运作环境对标准化的要求很高 ， 无论是信息３ Ｔ、 ｎ 存储 、 、 ， 传递 检索 还是软件 的运行 、 载体的更换都会受到标准的制约。如果不遵守标准 ， 或者是标准不健全、 不统一 ， 就会
方面， 要对二者统筹安排 ， 不能局 限于原来的规定 ， 应该增加二者之间的联系 ， 发挥现代信息技 术的优势， 提倡电子文件边形成 、 边归档 ， 归进档案室。 ２ ３ 确立新的档案标准。 目 ． 前国家和一些地方发布的电子文件归档规范 ， 为纸质文件和
原件 。
首先 ， 是由于电子档案内容不可能永远 固定在某一载体上， 有时为 了适应计算机软硬件技
术的不断更新 ， 还得人为地将 电子档案在结构上 和形式上进行转换 。
其次 ， 是电子档案不再具有特定的字迹， 无法从字迹上分辨其原始性。 第三 ， 目前电子文件的签署技术还不普及 ， 是 我们还不能为每一份 电子文件盖印或亲 自 签 名， 也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子档案是否为原件 。 第四， 是电子档案易于修改， 如果不采取特殊的技术措施 ， 就容易被修改而不 留痕迹。因
持其原始性和真实性 ， 在正常条件下保存寿命长 ， 又不易增删 ， 但 存储量 （ 小 ， （ 共享 性差。所
以， 二者都是有利有弊的。并且在现阶段 ， 由于办公室 自动化程度不高 ， 在相当长的一段 时期 二者会并存 ， 这就要求我们应该把二者配套管理 ， 摄取它们各 自的精华 ， 推动档案管理现代化。 在一定时期 内， 它们之间很多方面都存在可替代性。 对于纸质档案来说 ， 原始性体现为 内容和形式的统一 ， 原件就成为集两种原始性 于一身
１ 电子档案的特征
１ １ 电子档案的信息形态是数字化的 ， ． 对设备及标准有依赖性。电子档案 的生成、 传输 到存储都是通过电子计算机实现的 ， 离开电子计算机软、 硬件平台 ， 电子档案看不见也摸不着。 另外 ， 电子档案的运作环境对标准化的要求很高 ， 无论是信息３ Ｔ、 ｎ 存储 、 、 ， 传递 检索 还是软件 的运行 、 载体的更换都会受到标准的制约。如果不遵守标准 ， 或者是标准不健全、 不统一 ， 就会
方面， 要对二者统筹安排 ， 不能局 限于原来的规定 ， 应该增加二者之间的联系 ， 发挥现代信息技 术的优势， 提倡电子文件边形成 、 边归档 ， 归进档案室。 ２ ３ 确立新的档案标准。 目 ． 前国家和一些地方发布的电子文件归档规范 ， 为纸质文件和
原件 。
首先 ， 是由于电子档案内容不可能永远 固定在某一载体上， 有时为 了适应计算机软硬件技
术的不断更新 ， 还得人为地将 电子档案在结构上 和形式上进行转换 。
其次 ， 是电子档案不再具有特定的字迹， 无法从字迹上分辨其原始性。 第三 ， 目前电子文件的签署技术还不普及 ， 是 我们还不能为每一份 电子文件盖印或亲 自 签 名， 也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子档案是否为原件 。 第四， 是电子档案易于修改， 如果不采取特殊的技术措施 ， 就容易被修改而不 留痕迹。因
持其原始性和真实性 ， 在正常条件下保存寿命长 ， 又不易增删 ， 但 存储量 （ 小 ， （ 共享 性差。所
以， 二者都是有利有弊的。并且在现阶段 ， 由于办公室 自动化程度不高 ， 在相当长的一段 时期 二者会并存 ， 这就要求我们应该把二者配套管理 ， 摄取它们各 自的精华 ， 推动档案管理现代化。 在一定时期 内， 它们之间很多方面都存在可替代性。 对于纸质档案来说 ， 原始性体现为 内容和形式的统一 ， 原件就成为集两种原始性 于一身
电子档案管理工作总结(优秀4篇)
电子档案管理工作总结（优秀4篇）电子档案管理工作总结篇一局办公室：《关于报送2017年档案工作情况及2018年工作计划的通知》已收悉。
中心办公室组织对2017年中心的档案工作进行了全面检查总结并结合中心重点工作和国家、省、市档案工作发展趋势，对2018年的档案工作进行了研究讨论，制定了中心档案工作计划。
具体情况如下：一、2017年档案工作总结1、我中心根据工作实际，修改完善了中心综合档案管理制度。
先后建立修改了档案移交审核责任制、工程档案归档、档案借阅、档案保管、档案鉴定销毁等管理规定，重点修订完善了《深圳市灯光环境管理中心档案管理规定》，进一步规范了档案管理工作。
2、加强综合档案库房软硬件建设，做好“八防”工作。
2017年，硬件方面，中心为综合档案室更新了两台智能空调，实现了库房温湿度控制，有利于档案的长期保存。
软件方面，中心对档案管理软件进行了升级，实现了电子全文分级检索功能和分类制表等功能。
同时，中心还对综合档案库房的布局进行了科学调整，提高了单位面积的使用率。
中心档案员按要求每日对档案库房环境及温湿度情况进行检查记录，认真做好“八防”工作。
3、严格执行档案借阅登记审批制度。
中心综合档案室在为中心机关各部室及管理所、上级主管部门、服务对象、相关业务往来部门等提供档案利用便利的同时，严格按照档案借阅管理规定做好登记审批，确保档案利用的安全性、保密性。
2017年，中心综合档案室为业务工作提供档案利用52人次，基建工程档案96卷，381件次，文书档案39件次，实物档案9件次，声像档案64件次。
此外，中心还为深圳市公共艺术与栖居设计促进会筹办的“光”公共艺术展提供深圳市城市亮化（夜景）发展历史资料12件。
4、按“省特级”档案管理标准组织整理归档了2016年形成的文件、工程材料，其中基建工程档案2241卷，即25174件，文书档案261件，实物档案12件，声像档案4册，即116件。
同时，在我中心OA上实现了电子文件归档功能。
电子文件分类综述
２ ０ １ ７年 １月
内 蒙 古 科 技 与 经 济
Ｉ ｎ ｎ ｅ ｒ Ｍｏ ｎ ｇ ｏ ｌ ｉ ａ Ｓ ｃ ｉ ｅ ｎ ｃ ｅ Ｔｅ ｃ ｈ ｎ ｏ ｌ ｏ ｇ ｙ ＆ Ｅｃ ｏ ｎ ｏ ｍｙ
Ｊ ａ ｎ ｕ ａ ｒ ｙ ２ ０ １ ７
Ｎｏ． ２ Ｔｏ ｔ ａ １ ＮｏБайду номын сангаас．３ ７２
响 。 为 系统 性地 总 结 现有 的研 究 成 果 ， 对 电 子 文 件
分类 的相关研 究 内 容进 行 专 题 性 呈 现 ， 笔 者 就 该 问 题对 国内外 研究 成 果 展 开 综 述 。概 念 上 ， 采 用 大 文 件 的概 念ｌ ＿ 】 ］ ， 即涵 盖整个 文 件生命 周 期 的文 件 概念 ， 文件 的来源 采 用 “ 新来源观” ｌ ２ ］ ， 即 文 件 来 源 不 仅 指
第 ２期 总 第 ３ ７ ２期
电 子文 件 分类 综述
李 静
（ 武 警 警 种 学 院训 练 部 图 书 馆 ， 北 京 １ ０ ２ ２ ０ ０ ）
摘 要 ： 通过 对 关于 电子 文件 分类相 关 文献 的综 述 ， 总 结 了 电子 文 件 分 类 的 意 义 、 现 行 的 电 子 文 件
１ 电子 文 件 分 类 意 义 综 述
Ａｔ ｌ ｅ Ｓ ｋ ｊ ｅ ｋ ｋ ｅ ｌ ａ ｎ ｄ指 出 ， 通过分类管理 ， 可 以 使 文 件管 理 系统有 效地 对 某 类 文 件 进行 访 问控 制 ， 进 而 实现 安全 管理 。而且 提 出搜 索 引擎 ， 要 求 每 一 个 文 件都 能被单 个 有效地 保 护起来 。 １ ． ４ 支 持 区别 化 的 管 理 （ 保 留调度 、 权 限管理 、 分 发
内 蒙 古 科 技 与 经 济
Ｉ ｎ ｎ ｅ ｒ Ｍｏ ｎ ｇ ｏ ｌ ｉ ａ Ｓ ｃ ｉ ｅ ｎ ｃ ｅ Ｔｅ ｃ ｈ ｎ ｏ ｌ ｏ ｇ ｙ ＆ Ｅｃ ｏ ｎ ｏ ｍｙ
Ｊ ａ ｎ ｕ ａ ｒ ｙ ２ ０ １ ７
Ｎｏ． ２ Ｔｏ ｔ ａ １ ＮｏБайду номын сангаас．３ ７２
响 。 为 系统 性地 总 结 现有 的研 究 成 果 ， 对 电 子 文 件
分类 的相关研 究 内 容进 行 专 题 性 呈 现 ， 笔 者 就 该 问 题对 国内外 研究 成 果 展 开 综 述 。概 念 上 ， 采 用 大 文 件 的概 念ｌ ＿ 】 ］ ， 即涵 盖整个 文 件生命 周 期 的文 件 概念 ， 文件 的来源 采 用 “ 新来源观” ｌ ２ ］ ， 即 文 件 来 源 不 仅 指
第 ２期 总 第 ３ ７ ２期
电 子文 件 分类 综述
李 静
（ 武 警 警 种 学 院训 练 部 图 书 馆 ， 北 京 １ ０ ２ ２ ０ ０ ）
摘 要 ： 通过 对 关于 电子 文件 分类相 关 文献 的综 述 ， 总 结 了 电子 文 件 分 类 的 意 义 、 现 行 的 电 子 文 件
１ 电子 文 件 分 类 意 义 综 述
Ａｔ ｌ ｅ Ｓ ｋ ｊ ｅ ｋ ｋ ｅ ｌ ａ ｎ ｄ指 出 ， 通过分类管理 ， 可 以 使 文 件管 理 系统有 效地 对 某 类 文 件 进行 访 问控 制 ， 进 而 实现 安全 管理 。而且 提 出搜 索 引擎 ， 要 求 每 一 个 文 件都 能被单 个 有效地 保 护起来 。 １ ． ４ 支 持 区别 化 的 管 理 （ 保 留调度 、 权 限管理 、 分 发
电子文件的存储与保护
电子文件的存储与保护随着时代的不断进步,科学的不断发展,电子文件也在大量的形成。
电子文件的存储对当前的档案工作来说是一个新的难题,对于档案工作者来说是一个新的考验。
一、电子文件定义及其特点综述所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。
它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。
与纸质文件比较,电子文件有以下几个特点:1、电子文件不再是直观的纸质文件,它需要借助现代办公设备才能阅读利用;2、电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;3、电子文件的利用是可共享的,也不再受时间和距离的影响;4、电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
二、电子文件的存储与保护由于归档电子文件以脱机方式保存,在实际使用中大量电子文件用软磁盘或光盘保存。
二者相比较,光盘比软磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性,有利于归档电子文件的长期保存,因此,提倡档案部门配备光盘刻录仪,将归档电子文件转储到光盘上。
在目前刻录仪未能普及的情况下,软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点,必须制定保护措施。
1、软磁盘的保护A、统一软盘的规格,使用3.5寸高密盘保存。
B、把住软磁盘质量关。
软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命,高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年,而低质量软磁盘往往不到-年,就读不出数据。
目前市场上存在不少质量低劣产品,所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。
C、规范保管条件。
要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里,环境空气相对湿度控制在40%一50%,温度控制在14-24℃。
D、加强病毒防范。
要求各业务部门加强计算机的病毒检测,确保保存电子文件的磁盘不带病毒,并将磁盘经常置于保护状态。
F、对加密盘的管理。
有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名,如果密码或文件名被遗忘,电子文件就难以打开。
办公室工作综述
办公室工作综述
办公室工作是指在一定的办公场所使用各种办公设备和工具进行的工作活动。
主要包括文件管理、档案资料整理、数据处理、信息传输、公文处理、会议组织等等。
下面是办公室工作的具体综述：
1. 文件管理：办公室工作需要处理和排列大量的文件，包括电子文档和纸质文档。
文件管理需要对文件进行分类、整理、存储和安排。
2. 档案资料整理：档案资料需要按照规定的格式进行整理和存储，以便随时查阅和使用。
在实际操作中，需要对档案资料进行分类、标示、编码和归档。
3. 数据处理：在办公室工作中，经常需要进行数据处理和统计。
对数据进行分析、报表制作和异常处理等，可以帮助管理人员及时掌握工作动态。
4. 信息传输：除了日常工作，办公室工作还需要进行信息传输。
这包括通过网络传输数据、信函往来、电话联系等等。
有效的信息传递可以提高信息沟通和工作效率。
5. 公文处理：公文处理是办公室工作中比较重要的一项工作。
需要对公文进行起草、审核、签署和传递等一系列操作，保证公文的正确无误。
6. 会议组织：在办公室工作中，需要组织各种类型的会议。
包
括日常开会、工作总结、项目汇报等等。
会议组织需要提前策划、准备会议材料、安排场地等。
除此之外，办公室工作还需要进行日常办公用品的采购、办公室环境的维护和管理等等。
总之，办公室工作需要有较强的组织能力、协调能力和积极进取精神。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
第三章 电子文件管理概述
第三章电子文件管理综述
1
第三章 电子文件管理概述
1、 电子文件管理的内容 2、 电子文件管理的原则 3、 电子文件管理的模式 4、 电子文件管理的法律法规
第三章电子文件管理综述
2
1、 电子文件管理的内容
微观管理 电子文件的生成 电子文件的采集 电子文件的传送 电子文件的鉴定 电子文件的存储 电子文件的利用 电子文件的处置
电子文件，因为电子文件的本质是动态的和可重复的。
第三章电子文件管理综述
10
后保管模型
英国档案学者特里·库克提出后保管模型（第十三届国 际档案大会上）： 从文件本身转向文件形成过程 从文件实体转向它所包含的信息 从个体管理转向宏观管理 从事后管理转向前端控制
第三章电子文件管理综述
11
2.3 真实性、完整性和有效性保障原则
第三章电子文件管理综述
14
3.2 档案馆电子文件的管理模式
1、分散式保管模式（匹兹堡大学方案） 政府机构及各级社会组织产生的电子文件分散保存于各机构内部，而不 是集中移交至各级档案馆。但档案馆对电子文件信息加以控制，并对其保管 加以指导和帮助。 实践这种方案的典型是澳大利亚（目前也开始转向集中模式） 实行电子文件分散式保管的最初理由： 便于留存最初的技术环境（“树”存于原“土”） 集中存储容量过大 网络可以方便的实行“虚拟”集中（“虚拟档案馆”概念） 分布式保管的缺陷： 缺乏法律授权与社会责任 分散保管物理隐患更大
对电子文件实行统一管理 国家标准《电子文件归档与管理规范》中明确规定：“文件形成
部门或信息管理部门应定期把符合归档条件的电子文件向档案部门 移交，并按照档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的 脱机载体上。
实行文件、档案一体化管理 电子文件、档案一体化管理的最佳实现方式是建立功能涵盖电
子文件生命周期全部管理活动的电子文件管理系统。
第三章电子文件管理综述
3
电子文件的微观管理的新变化
范围拓展： 向前、向后延伸，实现了文档一体化
内容改变： 增加了许多新的内容，如系统设计、文件迁移、元数据采集等
流程改变： 电子文件的管理流程不仅在时间、内容上不同于传统文件，而
且在顺序上也发生了很大的变化：线性流程变为非线性流程
流程：整个文件生命周期中一系列相关联的管理环节
第三章电子文件管理综述
15
3.2 档案馆电子文件的管理模式
2、集中式保管模式（的具有永久保存价值的电子文件集中移交至各级档 案馆保存，即档案馆对电子文件实体和信息实现双重控制。 美国、加拿大、英国、瑞士、法国、北欧等一些国家采用这一方案。
目前建议实行电子文件集中式保管的理由： 更符合文件生命周期理论 集中存储容量已经不是问题 电子文件长久保管的关键在于合理采集文件信息而不是保存环境（元数据标准问世） 避免分散式保管的责任与安全缺陷
是指文件具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的 可靠性、载体的完好性和兼容性。
第三章电子文件管理综述
12
3、电子文件管理的模式
机构内部电子文件管理模式 档案馆电子文件管理模式
管理模式：管理机构和组织机制
电子文件运行流向
电子文件 生成部门
档案室
档案馆
第三章电子文件管理综述
13
3.1 机构内部电子文件管理模式
电子文件的真实性 是指文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，
与形成时的原始状态一致。 电子文件的完整性
包括两个方面的含义：一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的 电子文件及其他形式的相关文件完整齐全；二是每一份电子文件的内容、结 构和背景信息没有缺损。 电子文件的可读性（有效性）
第三章电子文件管理综述
16
4、电子文件管理的法律规范
电子文件管理的法规与标准 电子文件的法律地位
第三章电子文件管理综述
17
4.1 电子文件管理的法规
1、电子文件管理的法规 是按照规定的程序由国家或地方的立法、行政机构制定、批准
并实施的有关或涉及电子文件管理和利用的法律、行政法规、地方 法规、行政规章和规范性文件等。
迁移
备份
销毁 电子文件档案库 电子文件备份库
第三章电子文件管理综述
5
2、 电子文件管理的原则
全程管理原则 前端控制原则 真实性保障原则 完整性保障原则 可读性保障原则
第三章电子文件管理综述
6
2.1 全程管理原则
1、全过程管理
通过过程控制实现结果控制
2、全面的管理
要统筹兼顾所有管理活动和管理要素
“在文件形成前采取行动” —— 国际档案理事会《电子文件管理指南》
第三章电子文件管理综述
8
前端控制原则的必要性
电子文件“稍纵即逝”，防止失误、控制差错的最佳时机是在其发 生之前
"业务流程重构"
第三章电子文件管理综述
9
连续保管体理论
澳大利亚档案学者弗兰克·厄普沃德提出连续保管模型： ——纸质文件的那种从生成到处置的线性过程并不适用于
第三章电子文件管理综述
4
电子文件（微观）管理流程图
电子文件的生成 收集、登记
电子文件的采集、积累 鉴定、著录、标引、编目
电子文件归档
网络流转
电子文件信息库 （电子文件中心） 移交档案室、档案馆
电子文件保护
电子文件永久保存
电子文件处置
用户
采电 取子 安文 全件 措利 施用
再生性保存 电子文件硬拷贝
拷贝
第三章电子文件管理综述
7
2.2 前端控制原则
前端控制原则
——自电子文件管理系统设计阶段开始，将预先设定的管理功能纳入系统 之中
前端控制是现代文件、档案管理理念
“档案工作者要重新考虑他们在文件生命周期中进行干预的时机，甚至重
新思考这种生命周期本身”
—— C. 诺加雷
“电子文件时代的新思维”
—— 冯惠玲
宏观管理 建立组织机制 制订法规、制度和标准 制订管理策略和规划 控制管理过程
主体：文件和档案管理人员 客体：电子文件 手段：运用一定的技术和方法 内容：文件生成、采集、传送、鉴定、最终处置等 目标：实现文件流转、利用和保管的安全有序
维护文件的真实性、完整性和有效性
主体：文件和档案行政机构 客体：电子文件管理 内容：组织、规范、控制、协调 目标: 确保微观管理的规范、有序和高效
第三章电子文件管理综述
1
第三章 电子文件管理概述
1、 电子文件管理的内容 2、 电子文件管理的原则 3、 电子文件管理的模式 4、 电子文件管理的法律法规
第三章电子文件管理综述
2
1、 电子文件管理的内容
微观管理 电子文件的生成 电子文件的采集 电子文件的传送 电子文件的鉴定 电子文件的存储 电子文件的利用 电子文件的处置
电子文件，因为电子文件的本质是动态的和可重复的。
第三章电子文件管理综述
10
后保管模型
英国档案学者特里·库克提出后保管模型（第十三届国 际档案大会上）： 从文件本身转向文件形成过程 从文件实体转向它所包含的信息 从个体管理转向宏观管理 从事后管理转向前端控制
第三章电子文件管理综述
11
2.3 真实性、完整性和有效性保障原则
第三章电子文件管理综述
14
3.2 档案馆电子文件的管理模式
1、分散式保管模式（匹兹堡大学方案） 政府机构及各级社会组织产生的电子文件分散保存于各机构内部，而不 是集中移交至各级档案馆。但档案馆对电子文件信息加以控制，并对其保管 加以指导和帮助。 实践这种方案的典型是澳大利亚（目前也开始转向集中模式） 实行电子文件分散式保管的最初理由： 便于留存最初的技术环境（“树”存于原“土”） 集中存储容量过大 网络可以方便的实行“虚拟”集中（“虚拟档案馆”概念） 分布式保管的缺陷： 缺乏法律授权与社会责任 分散保管物理隐患更大
对电子文件实行统一管理 国家标准《电子文件归档与管理规范》中明确规定：“文件形成
部门或信息管理部门应定期把符合归档条件的电子文件向档案部门 移交，并按照档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的 脱机载体上。
实行文件、档案一体化管理 电子文件、档案一体化管理的最佳实现方式是建立功能涵盖电
子文件生命周期全部管理活动的电子文件管理系统。
第三章电子文件管理综述
3
电子文件的微观管理的新变化
范围拓展： 向前、向后延伸，实现了文档一体化
内容改变： 增加了许多新的内容，如系统设计、文件迁移、元数据采集等
流程改变： 电子文件的管理流程不仅在时间、内容上不同于传统文件，而
且在顺序上也发生了很大的变化：线性流程变为非线性流程
流程：整个文件生命周期中一系列相关联的管理环节
第三章电子文件管理综述
15
3.2 档案馆电子文件的管理模式
2、集中式保管模式（的具有永久保存价值的电子文件集中移交至各级档 案馆保存，即档案馆对电子文件实体和信息实现双重控制。 美国、加拿大、英国、瑞士、法国、北欧等一些国家采用这一方案。
目前建议实行电子文件集中式保管的理由： 更符合文件生命周期理论 集中存储容量已经不是问题 电子文件长久保管的关键在于合理采集文件信息而不是保存环境（元数据标准问世） 避免分散式保管的责任与安全缺陷
是指文件具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的 可靠性、载体的完好性和兼容性。
第三章电子文件管理综述
12
3、电子文件管理的模式
机构内部电子文件管理模式 档案馆电子文件管理模式
管理模式：管理机构和组织机制
电子文件运行流向
电子文件 生成部门
档案室
档案馆
第三章电子文件管理综述
13
3.1 机构内部电子文件管理模式
电子文件的真实性 是指文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，
与形成时的原始状态一致。 电子文件的完整性
包括两个方面的含义：一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的 电子文件及其他形式的相关文件完整齐全；二是每一份电子文件的内容、结 构和背景信息没有缺损。 电子文件的可读性（有效性）
第三章电子文件管理综述
16
4、电子文件管理的法律规范
电子文件管理的法规与标准 电子文件的法律地位
第三章电子文件管理综述
17
4.1 电子文件管理的法规
1、电子文件管理的法规 是按照规定的程序由国家或地方的立法、行政机构制定、批准
并实施的有关或涉及电子文件管理和利用的法律、行政法规、地方 法规、行政规章和规范性文件等。
迁移
备份
销毁 电子文件档案库 电子文件备份库
第三章电子文件管理综述
5
2、 电子文件管理的原则
全程管理原则 前端控制原则 真实性保障原则 完整性保障原则 可读性保障原则
第三章电子文件管理综述
6
2.1 全程管理原则
1、全过程管理
通过过程控制实现结果控制
2、全面的管理
要统筹兼顾所有管理活动和管理要素
“在文件形成前采取行动” —— 国际档案理事会《电子文件管理指南》
第三章电子文件管理综述
8
前端控制原则的必要性
电子文件“稍纵即逝”，防止失误、控制差错的最佳时机是在其发 生之前
"业务流程重构"
第三章电子文件管理综述
9
连续保管体理论
澳大利亚档案学者弗兰克·厄普沃德提出连续保管模型： ——纸质文件的那种从生成到处置的线性过程并不适用于
第三章电子文件管理综述
4
电子文件（微观）管理流程图
电子文件的生成 收集、登记
电子文件的采集、积累 鉴定、著录、标引、编目
电子文件归档
网络流转
电子文件信息库 （电子文件中心） 移交档案室、档案馆
电子文件保护
电子文件永久保存
电子文件处置
用户
采电 取子 安文 全件 措利 施用
再生性保存 电子文件硬拷贝
拷贝
第三章电子文件管理综述
7
2.2 前端控制原则
前端控制原则
——自电子文件管理系统设计阶段开始，将预先设定的管理功能纳入系统 之中
前端控制是现代文件、档案管理理念
“档案工作者要重新考虑他们在文件生命周期中进行干预的时机，甚至重
新思考这种生命周期本身”
—— C. 诺加雷
“电子文件时代的新思维”
—— 冯惠玲
宏观管理 建立组织机制 制订法规、制度和标准 制订管理策略和规划 控制管理过程
主体：文件和档案管理人员 客体：电子文件 手段：运用一定的技术和方法 内容：文件生成、采集、传送、鉴定、最终处置等 目标：实现文件流转、利用和保管的安全有序
维护文件的真实性、完整性和有效性
主体：文件和档案行政机构 客体：电子文件管理 内容：组织、规范、控制、协调 目标: 确保微观管理的规范、有序和高效