第十一章存货系统

第十一章存货系统第一节存货系统概述存货是指企业在生产经营过程中为销售或耗用而储存的各种资产，包括1、已购入或已完工而可借对外销售的商品或产品；2、在期末尚未完工的半成品或在成品；3、供生产与经营过程直接或间接耗用的原料和配件等。

通常存货周转期短于一个会计年度，故将其归类为流动资产。

存货管理是采购管理和生产、销售管理的一个中间的环节。

采购的完成使存货增加，销售的完成使存货减少，但同时采购要考虑存货的库存，生产和销售也是同样的。

所以说，存货管理与企业采购、生产和销售紧密相连，因此，存货管理的好坏，不仅与存货系统本身有关，也与采购和销售系统相关。

存货管理有两个方面：一方面是从资金流方面管理，是以货币计量的，采购增加了多少存货的价值，销售减少了多少存货的价值，库存剩余的存货价值是多少，占用了多少企业的资金。

另一方面是从物流方面管理，是以实物单位计量的，采购增加了多少实物单位的存货，销售减少了多少实物单位的存货，库存剩余了多少实物单位的存货。

一、存货核算概述存货的核算可以说就是从资金流的方面对存货增加、减少和节余进行反映与监督。

存货的核算应该包括：存货增加的核算，即入库成本的核算；存货减少的核算，即出库成本的核算；节余存货的核算。

在手工方式下，不同的企业采取不同的会计核算方法。

例如许多工业企业采取了计划成本法的存货核算方法；还有些企业采取了实际成本法的存货核算方法。

在计算机方式下，由于采购成本的控制与存货核算方法简化方式的不同，存货的核算主要采取实际成本法。

下面简单地加以介绍。

（一）存货增加的核算在存货增加的核算中，需要解决的问题是存货增加的金额，即对入库成本的计量。

在实际成本法下，当采购发票与采购存货同时到达时，存货增加的金额为采购发票上的金额；当采购存货先到采购发票未到时，存货增加的金额为暂估金额，采购发票收到时再作相应的处理；当采购发票先到采购存货未到时，采购存货做在途存货处理。

在计划成本法或售价金额核算时，存货增加的金额以计划价或售价计算，同时按照采购发票结转差异。

（二）存货减少的核算在存货减少的核算中，需要解决的问题是存货减少的金额，即对出库成本计量。

在实际成本法下，可用许多方法来计算存货减少的金额。

例如，可用先进先出法、后进先出法、加权平均法、移动加权平均法、个别计价法。

对于特殊的出库，例如，未入库即出库的业务或暂估入库的业务，可参照各种参考价，计算出库的成本。

在计划成本法或售价核算下，存货减少的金额以计划价或售价计算，期末结账时，对差异进行结转。

（三）节余存货的核算节余存货的核算，主要解决节余存货占压资金的问题。

在实际成本法下，通过存货增加与减少的核算，可直接确定节余存货占压的资金。

在计划成本或售价核算下，根据存货节余的金额和差异，核算实际节余存货的资金。

二、存货的管理企业的存货管理和采购管理、生产管理、销售管理密不可分，存货管理的好坏可以直接影响企业的生产经营活动，对存货系统提供的信息要求真实、可靠、及时。

企业从物流和资金流两个方面对存货进行管理。

（一）存货物流方面的管理通过对存货增加、减少和节余的详细记录，也就是库存存货的明细账，对存货进行有效的管理，也就是对物流进行管理，以防企业资产的丢失。

同时，为企业的采购业务和销售业务的合理、顺利地完成提供了信息支持。

例如，安全库存信息的提供，存货保质期的提供，存货保质期的管理等。

（二）存货资金流方面的管理通过对存货的会计核算，使企业的管理者了解了存货资金流动的情况和库存节余存货占压资金的情况，为企业资金的运作和加快资金的周转提供一个依据。

（三）保持库存最低通过对存货的管理，达到是库存节余的存货为最低的目的，尽量少地占压企业的资金，降低存货的存储成本和企业经营的风险。

第二节存货系统流程分析存货系统是企业会计信息系统中一个关键而且比较复杂的子系统。

关键体现在存货管理处于采购管理与生产、销售管理的中间环节。

存货管理的好处，可以说直接影响企业生产经营活动。

复杂体现在存货系统一要处理各种各样的业务，二要用各种各样的处理方法，三要同采购与应付子系统、成本核算子系统和总账务系统进行各种数据交换。

为了灵活地使用存货系统，处理好存货的管理与核算工作，需要进行对存货系统的业务流程及数据流程进行分析。

一、存货系统的业务流程及特点（一）存货系统的业务流程存货系统的业务流程分为如下几个环节，如图11-1所示。

图11-1 存货系统的业务流程图1、各种入库单和出库单的输入。

存货系统的数据处理起点是各种入库单和出库单。

入库单包括采购入库单、产成品入库单和其他入库单。

对于工业企业，采购入库单就是原材料的入库单，对于商业企业采购入库单就是库存商品的入库单。

产成品入库单是仅对工业企业而言的。

其他入库单主要是指盘盈入库单、调拨入库单等。

出库单包括销售出库单、材料出库单和其他出库单。

材料出库单是仅对工业企业而言的。

其他出库单主要是指盘亏出库或调拨出库等。

这些出库单据可在此输入，也可由其他子系统转入，例如，采购入库单可由采购管理子系统转入。

2、出入库成本的确定。

出入库成本的确定对存货的核算非常重要。

在实际成本法下，入库成本为存货的实际成本，以采购发票上的金额为准，对于货先到票未到的存货，可先暂估入库，然后再做处理；对于其他特殊情况，如盘盈再做相应的特殊处理。

出库成本可分别按先进先出、后进先出、加权平均、移动加权平均、个别计价的方法进行计算，对于先出库后入库的业务，可进行特殊处理。

在计划成本或售价核算时，入库成本按计划成本或售价计算，同时按采购发票结转差异。

出库成本也按计划价格或售价计算,期末结账时，一次结转差异。

有些出入库业务不需要会计核算，例如，调拨出入库业务。

有些需要特殊会计核算，例如，委托代销商品的出入库业务。

3、各种账簿及报表的输出。

根据输入的出入库单据数据进行各种统计分析或其他的处理，形成如出入库流水账、收发存汇总表、库存资金占用分析表、库存台账等账簿或报表。

4、向其他子系统传递数据。

在出入库成本确定的基础上，根据不同的出入库业务，生成相应的凭证传递到总账子系统，以进行会计核算。

对于材料出库，出库成本也可传递到成本核算子系统，以进行成本核算。

5、期末盘点。

根据实际库存，输入盘点单，系统自动与库存台账进行核对，以形成盘盈和盘亏单。

（二）存货系统的特点1、数据量大：数据大体现在两个方面。

第一，出入库业务频繁，采购引起入库，生产、销售引起出库，因此，可以笼统地说，存货系统处理业务量，应该是采购与生产、销售管理系统处理业务量之和。

第二，存货的种类繁多，当然，这也不能一概而论，有些企业相对多些，有些企业相对少些，但对大部分企业来说，存货的种类都可以用“繁多”这个词来描述。

2、对存货系统提供的数据要求准确及时：存货的入库、出库和结存数据不仅仅关系到对存货本身的管理，而且关系到企业管理者对采购、生产、销售及资金运用等的管理与决策，过时的或不准确的数据对管理与决策是无用的或是有害的。

3、存货系统处理的业务较复杂：这体现在要求存货子系统不但要处理一般常规的业务，还要处理很多比较特殊的业务。

例如，入库业务不但要处理一般的“采购入库”，还要处理“委托代销入库”；不但要处理票货一起到的业务，还要处理货先到票未到的业务。

出库业务不但要处理一般生产、销售出库业务，还要处理企业常出现的“未进库就出库”的特殊业务。

4、存货系统数据处理的方法较多样：在存货系统中，除了与其他的子系统一样，使用了一般的统计分析的数据处理方法外，在确定存货的出入库成本时，既可使用实际成本方法，还可使用计划成本或售价核算的方法。

实际成本法中又有例如先进先出、后进先出、加权平均、个别计价等。

5、存货系统要与其他多个子系统相联系：不管采购入库单的形成，还是入库成本的确定都要与采购管理子系统相联系。

出库成本确定后，数据可分别传递到总账、成本核算系统等。

二、存货系统的数据流程输入到存货系统的数据包括：各种出入库单、存货的初始数据、存货、仓库等档案资料、盘点单数据。

各种不同的数据将被存在不同的数据库文件中，做相应的处理。

各种出入库单据数据输入后，首先存在一个“临时文件”中，待审核确认后，再存入正式的“出入库单文件”，同时更新“存货库存余额文件”。

“出入库单文件”不仅包括可直接输入的出库存货的信息，而且包括需要系统经过一定处理后才形成的出库成本信息，这个文件从数量和金额两个方面反映存货出入库的情况。

存货的初始数据输入后，可直接存入“存货库存余额文件”，这个文件从数量和金额两个方面反映节余存货的情况。

存货、仓库等的档案资料数据输入后，分别存入各自“档案资料文件”，这些文件存储着关于存货、仓库等的各种基本信息，例如，存货编码、存货名称等。

盘点单数据输入后，存入“盘点单文件”。

系统根据“出入库单文件”中的出入库成本数据，形成记账凭证传递到总账子系统，或直接传递到成本核算系统。

系统根据“出入库单文件”、“存货库存余额文件”、“各种档案资料文件”，通过统计分析等数据处理后，输出反映存货收发存情况的各种账簿与报表。

“盘点单文件”与“存货库存余额文件”相比较后，形成的盘盈、盘亏数据存入“盘盈、盘亏单文件”。

以上仅仅对存货系统的数据流程做了一个大致的描述，仅仅给出了一个大致的思路。

实际软件设计中，涉及的数据库文件相当的多，而且数据流程也相当复杂。

存货系统的数据处理流程如图11-2所示。

图11-2 存货系统的数据处理流程图第三节存货系统的功能模块一、存货系统功能模块存货系统一般设置：系统初始设置、业务处理、查询、统计报表输出、转账处理和系统维护等功能模块，存货系统功能结构如图11-3所示。

其中系统维护模块的主要功能，例如，操作员管理、数据的备份和恢复等功能与各个子系统并无区别，因此在功能结构图中没有重复列出。

但需要注意的是，在存货系统中一般都设有历史数据清除功能。

该功能用来清除已完成并结清的出入库业务，目的是减少硬盘的数据存储量。

在使用该功能前为了保存历史记录将要清除的数据应作备份。

设计较完善的系统在使用此功能时，系统会给用户以提示或强制用户备份，该功能通常设置在系统维护菜单中。

图11-3 存货系统的功能结构图以下介绍各种功能模块的基本作用。

(一)系统初始设置存货系统初始设置的主要作用有3个。

第一是为此系统的日常运行建立一个运行环境，这种运行的环境首先是指建立了处理日常业务所需数据库文件的基本结构，其次是指设置了处理日常业务的方式和方法，这通过初始建账来完成。

第二是建立系统的基础数据，为下一步的日常业务处理做准备。

这些基础数据包括：存货资料、仓库资料、出入库类型等；第三是手工工作方式和计算机工作方式的接口，这通过输入初始数据来完成。

（二）业务处理存货系统能够处理的业务有各种出入库业务、调拨业务和盘点业务。