采购管理办法

采购管理办法

公司采购管理办法

第一章 总则

为规范公司采购行为，提高资金使用效益，合理控制相关成本，实现公司利益最大化，依据国家及集团公司法律法规和相关规定，结合公司实际，制定本办法。

第一条：本办法适用于XXX（以下简称“公司”）在工程建设和日常经营中的各种采购活动，以及按照规定应由公司决策的下属各部门部分采购活动。

第二条：本办法所称采购，是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。

第三条：本办法所称货物，是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品等。

第四条：本办法所称工程，是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。

第五条：本办法所称服务，是指除货物和工程以外的其他采购对象。

第六条：上述采购活动发生在中华人民共和国境外及港澳台地区时，涉及法律适用的，按照所适用的法律法规规定办理。

第七条：采购活动涉及固定资产、无形资产、投资类事项及“三重一大”规定中的资金使用事项等，适用公司相关管理规定。

第八条：采购活动涉及招标事项的按照集团公司招标管理有关规定执行。采购活动涉及合同、预算和付款等具体事项的，适用公司相关管理规定。采购事项涉及前臵审批的，需履行必要的审批手续后方可实施采购。

第九条：各项采购活动应制定采购计划，纳入公司预算管理，并按照批准的采购计划和预算执行。

第十条：公司进行采购活动，应当符合采购价格不高于市场平均价格、采购效率更高、采购质量优良和服务良好的要求。

第十一条：采购活动应当遵循公开、公平、公正和诚实信用原则。任何单位和个人不得随意变更或变相变更采购方式，不得以任何方式指定采购代理机构或供应商，不得以任何方式规避采购管理，不得违反相关规定干预采购工作的正常进行。

第十二条：与供应商有利害关系的采购人员、相关人员和负责人应主动说明并进行回避，审核和审批人员应上交相关权限。采购相关人员包括招标采购中评标小组的组成人员，竞争性谈判采购中谈判小组的组成人员、询价采购中询价小组的组成人员等。

第二章 机构、人员与职责

第十三条：公司总经理在总经理办公会授权范围内负责公司采购计划的组织实施，包括审批采购管理相关制度文件并监督落实，组织执行公司年度采购计划，负责预算外采购申请的审批。

第十四条：集团XXX负责讨论、研究、审核或审批公司重大采购事项，并提出建议，指导和监督相关工作。

第十三条规定，分管领导需要审批计划内采购申请，审核计划外采购申请。而第十四条规定，公司高管负责其权限范围内的采购管理事项。具体来说，下属部门归口管理部门负责管理下属部门的采购业务，财务会计部负责采购预算编制、采购账务核算和审核付款申请和款项支付，法律事务部负责审核采购行为的合法性和合规性。采购当事人包括采购执行机构、供应商和采购代理机构等，采购执行机构负责具体的采购实施事项，采购监督部门负责监督管理采购活动。

第三章则规定了采购方式及其选择。公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价、议价和公司认定的其他采购方式是主要采购方式。应以招标方式采购时需要按照公司招标管理规定执行。竞争性谈判方式采购适用于应当招标采购但没有供应商投标、技术复杂或性质特殊、采用招标时间无法满足紧急需求或者无法事先计算价格总额的情况。而单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生紧急状况不能及时从其他供应商处采购或需要保证原有采购项目一致性或者服务配套的情况。

第四章 采购程序

第一节 采购计划与申请

公司各部门负责预算编制的部门应根据实际需求，拟定年度采购计划及资金预算、项目预算，并报公司审批。年度采购计划及资金预算、项目预算内的采购事项，采购执行机构填报《采购申请表（计划内）》，报分管领导审批。超出预算和计划外的采购事项，采购执行机构填报《采购申请表（计划外）》，依次报公司分管领导、总经理审批。

第二节 确定供应商

招标采购适用公司招标管理办法。XXX在职责范围内对招标采购工作进行指导、监督和审核。采取竞争性谈判方式采购的，应遵循以下程序，确定供应商：

一）成立谈判小组。采购执行机构牵头成立至少由3人组成的谈判小组。如需有财务、公司高管参与谈判，采购执行机构与财务会计部协商并发起招标采购流程。

二）制定谈判文件。谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。

第二十三条至第二十五条规定了招标采购和竞争性谈判方式采购的程序和要求，以确保采购过程公开、公正、透明。

第三节 采购合同签订

第二十六条确定供应商后，采购执行机构应当与供应商签订采购合同。采购合同应当明确采购品种、数量、质量、价格、交货期限、支付方式、违约责任等内容。

第二十七条采购执行机构应当对采购合同的履行进行监督检查，并及时处理供应商提出的问题和异议。

第四节 采购评审和备案

第二十八条采购执行机构应当对采购过程进行评审，并将评审结果报公司采购管理部门备案。

第二十九条公司采购管理部门应当对采购过程进行监督和检查，并对评审结果进行复核和备案。

第三十条公司应当建立采购档案，保存采购文件和记录，供审计机关查阅。采购文件应当保存5年以上。

本章规定了采购计划与申请、确定供应商、采购合同签订和采购评审和备案等程序，以确保采购过程合法、规范、透明。

三）确定参加谈判的供应商名单。谈判小组应从符合资质条件的供应商名单中选定不少于三家供应商参加谈判，并约定时间和地点，并向其提供谈判文件。

四）进行谈判。谈判小组与每个供应商进行单独的谈判。在谈判过程中，任何一方不得透露其他供应商的技术资料、价格和其他信息。如果谈判文件发生实质性变动，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。 五）确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价。根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，从成交候选人中确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判但未成交的供应商。

在采用单一来源采购方式时，应审慎选择，并在采购申请时充分说明理由。在后续合同订立和付款等环节，应注明采购方式为“单一来源”。

第二十六条采用询价方式采购的，应遵循以下程序确定供应商：

一）成立询价小组。采购执行机构牵头成立至少由三人组成的询价小组。如果需要，应与财务会计部门协商，让财务和公司高管参与询价。发起采购流程。

询价小组应规定采购项目的价格构成、供应商资格和评定成交的标准等事项。

二）确定被询价的供应商名单。从众多供应商中，选择不少于三家符合条件的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。

三）进行询价交流。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。供应商报价文件应密封后报送。

四）确定成交供应商。在采购监督管理部门监督下，询价小组开启供应商报价文件，并根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，确定成交供应商。供应商确定后，采购执行机构将结果通知所有被询价但未成交的供应商。

第二十七条对于采用议价方式采购的项目，应按照以下步骤确定供应商：（一）至少两名采购人员直接参与议价；（二）采购人员寻找适合的供应商，进行多方比较和充分议价。若采购金额超过2万元（含）人民币，则需提供比价资料；（三）采购人员拟定能够满足采购需求且价格合理的供应商，由部门负责人审核后报分管领导批准，确定中选供应商。

第二十八条采购执行机构应根据合同管理办法与供应商签署书面意向合同后，发起合同会签流程。待完成会合同签流程后，再与供应商订立合同并实施采购。若无需签订合同，则由采购执行机构提请采购申请后直接采购。

第二十九条采购执行机构应根据合同及财务支出审批制度办理付款手续，由财务会计部按规定付款。

第三十条采购执行机构应组织验收供应商履约情况。验收人员需按照采购需求和采购标准进行验收，并在验收完成后签署验收意见并承担相应责任。

第三十一条采购执行机构应妥善保管采购活动相关文件，不得伪造、变造、隐匿或销毁。采购文件包括采购申请表、采购计划和预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明及其他有关文件和资料。

第三十二条采购活动结束后，采购执行机构应整理采购文件，并按公司相关规定存档。

第三十三条公司可根据采购项目的特殊要求，规定供应商的特定条件，但不得以不合理的条件对供应商实行差别待遇或歧视待遇。供应商参加公司采购活动时，应具备独立承担民事责任的能力、良好的商业信誉和健全的财务会计制度、履行合同所必需的设备和专业技术能力、依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录，以及在参加公司采购活动前一年内，没有重大违法记录等条件。公司可要求供应商提供有关资质证明文件和业绩情况，并对供应商的资格进行审查。

第三十四条供应商有权对采购活动事项提出质疑和投诉。

第三十五条公司应在条件成熟时建立供应商数据库，并进行动态管理。主要包括涉及大宗采购的业务，新进供应商必须进行资质审核；建立供应商动态管理机制，在每年上报采购计划时，对供应商履约情况进行检查和评估，更新供应商目录；公司优先采购现有供应商目录范围内的产品和服务。

第六章采购监督及违规处理。

公司高管和财务部门应按照职责分工，对公司采购项目进行检查，并完善对采购活动相关单位和人员的监督。监督检查的内容包括法律、行政法规、规章和公司规定的执行情况，采购范围、采购方式和采购程序的执行情况以及公司采购人员的职业素质和专业技能。

采购人员及相关人员应接受监督，如实反映情况并提供有关材料。

任何单位和个人对公司采购活动中的违法、违规行为有权控告和检举，有关部门和单位应及时处理。

采购执行机构在执行采购活动中出现违规行为，包括擅自采用其他方式采购、擅自提高采购标准、委托不具备采购业务代理资格的机构办理采购事务、以不合理条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇、在招标采购过程中与投标人进行协商谈判、中标或成交后无正当理由不及时签订采购合同、拒绝配合正常监督检查等，责令限期改正，并对直接负责的主管人员和其他直接责任人员按公司相关规定给予相应处罚。

采购人员及相关人员出现与供应商或采购代理机构恶意串通、在采购过程中接受贿赂或获取其他不正当利益、提供虚假情况以及开标前泄露标底等情形之一，构成犯罪的，依法追究刑事责任；尚不构成犯罪的，按公司相关规定给予相应处罚。

对于出现违规行为对中标、成交结果造成影响或可能影响的情况，未确定中标、成交供应商的，终止采购活动；中标、成交供应商已确定但采购合同尚未履行的，撤销合同，从合格的中标、成交候选人中另行确定中标、成交供应商；采购合同已履行但给公司或供应商造成损失的，由责任人承担赔偿责任。