秘书人员的能力素养

秘书具有的基本职能与素养

秘书岗位是与领导岗位相伴生的，有了领导才有秘书的存在。秘书与领导的关系是一种有别于同事关系的特殊关系。这种关系处理的好坏事关全局工作的开展和秘书工作的成败。一般机关单位的秘书皆不是某个领导的专门秘书，是要为整个机关单位领导群体服务的，工作具有综合性的特点。

职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 。职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。

一、辅助决策

秘书可在在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。协助领导确定目标 、设计方案 、评优选优 、实施反馈。

二、协调关系

秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。秘书也应本着政策指导、客观公正、平等协商、注重整体和灵活适度的做事原则。首先要摸清情况，然后找出问题的症结。之后可进行恰当协调

并督促落实，最后要注意检查反馈。

三、处理信息

信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 秘书应本着及时性、保真性、适用性和预测性的原则，积极处理各种信息。

四、办理事务

首先，这里的事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。秘书应当在被动中求主动，在原则中求灵活，在繁杂中求规范，积极认真地完成各项日常的具体事务。

在过去的几十年中，秘书的角色变化得很快，她们不再是打字员或是办事员。这个变化表明了秘书开始被归入行政管理工作范畴，秘书的工作职能将涉及项目管理、计算机软件应用、组织会议和出差、外部网和内部网的通信、文件信息整理、办公室管理等方面。这种变化使得市场对秘书人才职业素养的需要也开始发生转变。在21世纪，秘书需要有以下几个方面的素养：

秘书应该具备哪些素养

作为一名秘书，不仅需要具备良好的专业知识和技能，还需要具备一定的素养，才能更好的为领导和公司效力。本文将讨论秘书应该具备哪些素养。

1. 责任心和担当精神

负责人的行为，代表了一个公司的形象和信誉，因此，一个优秀的秘书应该具备高度的责任心和担当精神。无论遇到什么困难，秘书都应该勇于承担，并努力解决问题，让领导和公司没有后顾之忧。

2. 细致认真和高效办公

秘书职责重要，常常需要完成大量繁琐的工作，如信函撰写、文件整理、信息收集等等。因此，秘书应该具备细致认真的工作态度，以及高效的工作方式。在工作中，秘书应该合理安排时间，提高工作效率，让领导的办公室得以高效运转。

3. 出色的沟通和协作能力

为了完成各种任务，秘书常常需要与不同人员沟通、协调和合作。因此，秘书应该具备出色的沟通和协作能力，以便在公司内部各部门之间畅通无阻，更好地完成任务，同时也要在外部与客户和供应商交流合作。

4. 保持良好的形象和礼仪 秘书是公司的窗口，直接代表公司的形象和信誉。因此，秘书应该保持自己的形象和仪态，举止言行得体，同时具备一定的社交能力。需要注意的是，秘书应该以身作则，遵守公司的规定和职业道德，以高尚的行为赢得领导和员工的尊重。

5. 思维敏捷和良好的判断力

作为拉近领导与员工的桥梁，秘书需要处理各种复杂的事物，因此，秘书需要具备敏捷的思维和良好的判断力。在处理问题时，秘书需要较快的反应能力及分辨事实真相、处理复杂问题的能力。只有思维敏捷，判断准确，才能使办公室运转更加顺畅。

6. 保守机密和尊重隐私

作为领导最亲密的工作伴侣，秘书参与处理许多涉及公司机密和领导私人事务的工作。因此，秘书必须非常重视保守公司机密和尊重领导的隐私。秘书应该明确自己对机密的义务，自觉严守公司规定和职业道德。

综上所述，一个优秀的秘书应该具备责任心和担当精神、细致认真和高效办公、出色的沟通和协作能力、保持良好的形象和礼仪、思维敏捷和良好的判断力以及保守机密和尊重隐私。只有具备这些素养，才能成为一名合格的秘书，为领导和公司做出更优秀的贡献。

秘书需要具备的几种能力

能力：

(一)较高的文字水平

秘书人员工作中的一个重要任务，就是从事大量的文字工作，几乎天天都要修改或草拟文稿。因此，秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律。汉语词语浩瀚，文体广博，这为文字工作者提供了良好的条件。但是，写作是一种综合能力的表现，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内内容，并不是一件轻而易举的事。这就要求秘书人员加强写作实践，熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平。要注意文风的改革，培养洗炼的文字表达能力。

(二)较强的组织能力

现代的秘书人员，既不是那种整天伏案看文件、写文章的纯“文牍性”人才，也不是那种只会“捆捆扎扎、收收发发”的简单劳动者，而是具有一定的组织和管理能力的人才。根据职责的要求，秘书人员经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作搞好。对此，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点，统筹安排工作。

(三)准确的判断能力

皮贝克(美国人才代征聘专家)说：“最重要的才能莫过于能作出正确的判断，而这种特殊才能将是电脑永远无法取代的。”为了实现领导的指示，商务秘书必须正确领会领导意图。不论是日常的还是突然而来的工作，商务秘书必须从各个角度对问题进行思考和分析，尽快地作出判断，准确无误地应付，或者当机立断地去做，不致出现失误或漏洞。艾科卡 (美国企业界的传奇人物，美国克莱斯勒汽车公司总裁)说过：“如果你已经有了95%的资料，但想再取得其余的5%，却还得花费六个月。到了那时，市场行情已经变了，你的资料也过时了。生活的全部要点就是：选择时机。”可见在如今的“商战”中，商务秘书成熟敏捷的判断力更为重要。

秘书应具备的职业素养

秘书是一个职业需要具备多种素养的人才。在这个职业中，秘书需要具备的职业素养包括但不限于以下几点。

一、责任心强

秘书是一个重要的职位，需要负责很多事情。因此，秘书应该具备强烈的责任心，对于工作中的每一个环节都要认真负责。秘书要时刻明确自己的职责，把公司的利益放在第一位，保证公司运营的正常顺利。

二、沟通能力强

秘书需要经常和内外部人员打交道，需要具备良好的沟通能力。秘书要能够准确地理解别人的意思，并能够清晰地传达自己的观点。秘书应该具备友好的态度，善于倾听，能够和各种不同类型的人相处融洽。

三、保密意识强

秘书在工作中需要处理公司的机密信息，因此保密意识非常重要。秘书应该能够始终保持机密信息的保密性，不泄露公司的机密信息，并且需要具备应对各种突发事件的能力。

四、自我管理能力强

秘书的工作强度非常大，需要经常面对各种各样的工作压力。因此，秘书需要具备强大的自我管理能力，能够自主安排时间，高效地完成工作任务。秘书需要具备良好的时间管理能力，能够根据工作的紧急程度和重要性，合理安排自己的工作时间。

五、学习能力强

秘书的工作需要具备广泛的知识储备，并且需要不断地学习更新的知识。秘书应该具备高度的学习能力，能够快速学习新的知识和技能，提高自己的专业素养。

六、团队合作能力强

秘书的工作需要和其他团队成员密切合作，因此需要具备良好的团队合作能力。秘书需要具备协调能力，积极地和团队成员合作，共同完成工作任务。

在秘书的职业生涯中，以上职业素养是非常重要的。只有具备了这些素养，才能够成为一名优秀的秘书，为公司的发展做出更大的贡献。