集团OA系统使用规范

oa系统管理规范随着企业信息化程度的不断提高，OA 系统（办公自动化系统）在企业日常运营中的作用日益显著。

为了确保 OA 系统的稳定运行，提高工作效率，保障信息安全，特制定以下 OA 系统管理规范。

一、系统登录与账号管理1、每位员工应使用分配给自己的账号登录 OA 系统，不得借用、盗用他人账号。

2、首次登录后，应及时修改初始密码，并定期更换密码。

密码应具有一定的复杂度，包含字母、数字和特殊字符。

3、如忘记密码，应通过系统提供的找回密码功能或联系系统管理员进行重置，不得随意尝试猜测密码。

4、员工离职时，所在部门应及时通知系统管理员注销其账号。

二、系统使用规范1、熟悉系统功能员工应在使用前充分了解 OA 系统的各项功能和操作流程，避免因操作不当导致的工作延误。

2、规范操作（1）在系统中填写、提交、审批各类表单时，应认真、准确、完整地填写相关信息，不得随意省略或填写错误信息。

（2）按照工作流程进行操作，不得跳过必要的步骤或私自更改流程。

（3）对系统中的通知、消息等应及时查看和处理，避免延误工作。

三、信息发布与共享1、发布信息（1）在 OA 系统中发布的信息应真实、准确、合法，不得发布虚假、违法、有害或敏感信息。

（2）遵循相关的信息发布审批流程，未经审批不得擅自发布重要信息。

2、信息共享（1）合理设置信息共享范围，确保信息的安全性和保密性。

（2）对于共享的信息，应尊重知识产权，不得随意篡改、复制或传播。

四、文件管理1、上传文件（1）上传的文件应符合系统要求的格式和大小限制。

（2）文件命名应清晰、规范，便于查找和识别。

2、下载与保存（1）下载文件时应注意保存路径，避免文件丢失。

（2）对于重要文件，应及时备份，防止数据丢失。

五、工作流程管理1、发起流程（1）按照实际工作需求发起相应的流程，并填写必要的说明和附件。

（2）发起流程前，应确认相关信息的准确性和完整性。

2、审批流程（1）审批人员应及时处理待审批的流程，不得无故拖延。

OA系统使用管理规定一、总则1.为了规范OA系统的使用行为，提高工作效率，加强信息管理，制定本管理规定。

2.本规定适用于公司所有员工，包括正式员工、临时员工、外聘人员等。

二、OA系统使用权限1.所有员工须经过授权方可使用OA系统。

2.授权范围由员工所在部门或主管决定，权限分为管理员权限和普通用户权限。

3.管理员权限包括系统管理员和部门管理员。

a.系统管理员拥有对OA系统的完全控制权限，能够进行系统设置、用户管理等操作。

b.部门管理员拥有本部门下用户的管理权限，可以进行部门内用户的设置和权限分配。

4.普通用户权限受到限制，只能访问自己所需的模块和信息，不能修改他人的信息。

三、OA系统使用注意事项1.保护账号安全a.不得将个人账号和密码泄露给他人。

b.定期更改密码，密码应由字母、数字和特殊字符组成，长度不少于8位。

c.使用个人电脑登录OA系统时，应保证电脑的安全性，禁止在他人电脑上登录OA系统。

2.合理利用OA系统资源b.不得恶意篡改、删除、破坏OA系统中的数据文件。

3.合规使用OA系统功能a.OA系统中的各项功能均应符合公司及国家相关法规。

b.禁止在OA系统中发布、传播任何非法、淫秽、暴力、种族歧视等信息。

4.注意保密要求a.OA系统中的工作文件和信息属于公司的商业秘密，员工在使用过程中需保密。

b.禁止将OA系统中的文件和信息外传给未经授权的人员或机构。

四、违规行为处理1.一旦发现违反本管理规定的行为，将视情节严重程度给予相应的处理，包括口头警告、书面警告、禁用账号等。

2.严重违反规定的员工将面临纪律处分，包括但不限于扣除绩效考核成绩、停职、辞退等。

五、附则1.本规定由公司人事部门负责解释和修订，并在公司内部进行宣传和培训。

2.各部门要加强对员工的监督和管理，发现问题及时上报和处置。

关于规范OA使用流程的通知一、背景介绍为了提高公司整体办公效率和工作质量，规范OA系统的使用流程，特制定本通知，希望全体员工遵守并遵循相关规定。

二、OA系统简介OA系统（Office Automation System），即办公自动化系统，是公司日常办公中常用的管理工具。

通过OA系统，可以实现电子邮件、文档管理、流程审批等功能。

三、规范OA使用流程的目的和意义规范OA使用流程旨在： 1. 提高工作效率：通过明确流程和规定使用方法，减少沟通和交流成本，提高办公效率。

2. 保护数据安全：遵守规范使用流程可以有效保护公司的机密信息，防止数据泄露。

3. 优化工作环境：规范的使用流程可以减少人为错误和疏漏，提升工作质量和准确性。

四、规范OA使用流程的具体要求为了达到上述目的和意义，以下是规范OA使用流程的具体要求：1. 日常邮件使用•尽量使用OA系统发送电子邮件，避免使用个人邮箱。

•邮件主题应简明扼要，内容应准确清晰。

•对于涉及重要信息的邮件，应加密发送。

2. 文档管理•所有文档应存放在OA系统的指定目录下，避免存储在个人电脑或其他存储介质中。

•文档命名要规范，遵循命名规则，便于查找和共享。

•需要对文档进行修改时，应使用OA系统提供的版本控制功能，确保文档的更新和变更可追溯。

3. 流程审批•提交审批前，应仔细核对所填写的信息，确保准确无误。

•需要审批的文件或单据，应通过OA系统上传附件，不得使用纸质形式。

•参与审批的员工应按照规定的流程和顺序进行操作，不得私自修改审批流程。

五、违规处理措施对于违反规范OA使用流程的行为，公司将采取以下处理措施： 1. 警告或口头批评。

2. 冻结或限制相关功能的权限。

3. 记过或降职处分。

4. 涉及严重违规行为的，将依法追究责任。

六、结束语规范OA使用流程事关公司整体利益，每位员工都有责任遵守和执行相关规定。

通过规范的使用流程，我们可以提高工作效率，保护数据安全，并优化工作环境。

OA系统使用规范1. 引言OA系统（Office Automation System，办公自动化系统）是指为提高公司内部工作效率而开发的一种集成化的办公信息化系统，能够帮助企业实现信息共享、流程自动化和工作协同。

为了更好地利用和管理OA系统，以下是OA系统使用规范。

2. 登录与权限2.1 登录OA系统•使用个人账号和密码登录OA系统；•不得将个人账号和密码分享给他人或将登录态保留在公共设备上；•在公共设备登录时，务必在使用完毕后及时退出；•定期修改密码，确保账号安全。

2.2 权限管理•OA系统管理员负责分配和管理用户权限；•不得未经授权随意更改他人权限；•普通用户不得将系统管理员权限滥用。

3. 日常使用规范3.1 系统界面•OA系统界面应简洁、直观；•不得进行任何形式的界面破坏、恶意篡改；•如发现界面异常或问题，及时向系统管理员反馈。

3.2 文件管理•文件应按照一定规范进行命名，便于检索和管理；•禁止非法复制、删除、修改他人文件；•上传文件时，注意文件大小和文件格式限制；•及时清理过期、无用的文件，保持系统的整洁和有效性。

3.3 信息沟通•在系统内逐级发送邮件、留言或公告，确保信息的准确传递；•信息内容应简明扼要，避免冗长和废话；•不得发送未经审批的商业广告或违法信息。

4. 工作流程规范4.1 请假流程•请假需通过OA系统提交请假申请，包括假期类型、开始时间、结束时间等信息；•批准请假申请的上级应在24小时内予以审批或驳回，并在OA系统内进行回复；•请假期间，及时更新请假状态和返岗时间。

4.2 任务分配•任务应通过OA系统分配给相应负责人；•负责人应及时接收任务、明确任务的具体内容和完成期限；•完成任务后，及时在系统内更新任务状态和备注。

4.3 会议管理•会议应提前在OA系统内发布会议通知，并邀请相关人员参加；•会议记录、会议纪要等相关文档应上传至OA系统；•参会人员应准时参加会议，并在会议纪要中签字确认。

OA使用管理规定1. 引言本文档旨在规范和管理公司内部使用OA系统，确保其有效运作和安全性。

所有员工在使用OA系统时，必须遵守以下规定。

违反规定可能会导致纪律处分。

2. OA系统的定义OA系统是公司用于办公自动化的软件系统，包括但不限于电子邮件、日程管理、文档管理、人力资源管理等模块。

3. OA系统的使用权限1.每位员工都将获得一个个人账号和密码，仅限于自己使用。

不得与他人共享账号和密码，也不得以任何方式获取他人的账号和密码。

2.除非经过授权，员工不能访问和操作与其工作职责无关的模块和功能。

3.管理层有权根据员工工作职责的变化，调整其对OA系统的使用权限。

4. OA系统的安全性1.员工在使用OA系统时，应使用安全的网络环境，不得使用公共无线网络或其他不安全的网络。

2.员工应定期更改自己的账号密码，并使用强密码。

强密码要求包括至少8位字符，包括数字、字母和特殊字符。

3.员工不得采用弱密码，如生日、电话号码等容易被猜测的密码。

4.员工应定期备份自己在OA系统中存储的重要数据，以防止数据丢失。

5.员工不得故意传播病毒、恶意软件或进行非法的攻击行为，以确保OA系统的安全运行。

5. OA系统的使用规范1.员工在使用OA系统时，应遵循公司的信息安全政策和保密协议。

2.员工不得利用OA系统从事任何非法活动，包括但不限于泄露公司机密信息、传播虚假信息等。

3.员工应妥善处理收到的电子邮件，不得随意删除或篡改他人邮件。

4.员工不得在OA系统中发布恶意或攻击他人的言论，不得发布违反公司价值观或道德规范的内容。

5.员工在使用OA系统进行工作协作时，应尊重他人的意见和权益，以一种和谐、积极的态度与他人合作。

6. 违规处理1.对于违反OA系统使用规定的员工，公司将采取相应的纪律处分措施，包括但不限于警告、记过、降职、开除等。

2.对于故意攻击OA系统的员工，公司保留追究其法律责任的权利。

7. 结束语OA系统是公司高效运作的重要工具，每位员工都应本着合法、规范、安全的原则使用该系统。

oa系统使用规范OA系统使用规范目的●1、为了提高公司工作效率，保障信息传递畅通，根据公司的实际，制定本制度。

●2、公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是以通达OFFICE ANYWHERE网络智能办公系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。

OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。

●3为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》、《国家机关公文处理实施细则》、《中华人民共和国保密工作规定》、《计算机系统管理规定》、《公司公文处理办法》等有关规定，结合公司实际，制定本制度。

目录一、登陆规范 (3)二、安全保密 (3)三、网络维护 (3)五、不良记录 (4)六、应急措施 (4)七、其它要求 (5)八、附则 (5)一、登陆规范1、系统正式运行后，系统所有用户至少在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次并在签到处进行签到（签到将由人事进行考核，没有达标者将有人事部公布处罚。

），以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送，最好能长期登陆进OA办公。

2、系统用户必须建立个人密钥，填写个人信息，保护好个人登陆密码、电子签名密钥，并定期更换。

多人共用一台计算机，如暂停OA 办公需及时注销或退出OA系统，以免他人介入工作环境。

3、登陆OA系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。

二、安全保密1、所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》，严格遵守公司《计算机管理制度》有关规定。

oa系统管理规范OA 系统管理规范一、引言随着企业信息化建设的不断推进，OA 系统（办公自动化系统）在企业日常运营管理中扮演着越来越重要的角色。

为了确保 OA 系统的稳定运行，提高工作效率，保障信息安全，特制定本管理规范。

二、系统使用规范（一）账号管理1、员工入职时，由人力资源部门统一向 OA 系统管理员提交账号开通申请，申请中需包含员工姓名、部门、职位等信息。

2、员工离职时，人力资源部门应及时通知 OA 系统管理员注销其账号。

3、员工不得将自己的账号转借他人使用，如发现账号被盗用，应立即通知系统管理员进行处理。

（二）登录与密码1、员工应使用分配给自己的账号和密码登录 OA 系统，不得尝试使用他人账号登录。

2、密码应定期修改，建议每三个月更换一次，密码强度应符合系统要求，包含字母、数字和特殊字符。

3、如忘记密码，员工应通过系统提供的密码找回功能或联系系统管理员进行重置。

（三）操作规范1、员工应按照系统操作指南进行操作，不得随意更改系统设置和流程。

2、在使用 OA 系统进行文件处理、审批等工作时，应认真填写相关信息，确保准确无误。

3、对于重要的文件和数据，应及时进行备份，以防丢失。

三、信息发布规范（一）内容要求1、发布的信息应真实、准确、完整，不得发布虚假、误导性或违法信息。

2、信息应具有相关性和实用性，不得发布与工作无关的内容。

3、遵守公司的保密制度，不得发布涉及公司机密的信息。

（二）格式规范1、信息标题应简明扼要，能够准确反映信息的主要内容。

2、正文应条理清晰，语言通顺，排版整齐。

3、如有附件，应注明附件的名称和内容概要。

（三）审核与发布1、信息发布前，应经过相关部门或人员的审核，确保信息符合规范要求。

2、审核通过后，按照系统规定的流程进行发布。

四、文件管理规范（一）文件分类1、根据文件的性质和用途，将文件分为不同的类别，如行政文件、业务文件、技术文件等。

2、每个类别下再细分具体的文件夹，以便于文件的查找和管理。

OA办公系统使用规范OA办公系统是一种基于网络的企业管理系统，它的出现极大地提高了企业的管理效率和工作效率。

然而，要充分发挥OA办公系统的作用，确保它能够为企业带来最大的效益，就需要大家严格遵守OA办公系统的使用规范。

接下来，我将从OA办公系统的使用规范、数据安全、信息共享等方面进行详细介绍。

一、OA办公系统的使用规范1.合理使用系统权限：不同岗位的员工对系统的使用权限是不同的，大家需要严格按照自己的权限范围内进行操作，不得越权操作或者恶意获取他人权限。

2.定期更新数据和文件：OA系统中存储的数据和文件是公司的重要资产，要求员工定期更新数据和文件，并进行备份，以免数据丢失造成损失。

3.严禁私自修改系统设置：员工在使用OA系统的过程中，不得私自修改系统设置，以免影响系统正常运行和数据安全。

4.注意保密：OA系统中存储了公司的机密信息和数据，员工在使用过程中要注意保密，不得泄露公司的机密信息。

5.及时处理任务和事务：OA系统是用来提高工作效率的工具，员工应及时处理任务和事务，不得拖延或懈怠。

6.注意系统性能：使用OA系统时，应注意系统的运行性能，避免因为操作不当导致系统崩溃或运行缓慢。

二、数据安全1.加强密码管理：OA系统的入口往往是账号和密码，员工要加强密码管理，定期更换密码，确保账号安全。

2.备份重要数据：在使用OA系统存储重要数据时，需要及时备份数据，以防止数据丢失造成不必要的损失。

4.限制外部访问：OA系统中存储着公司的重要信息，要限制外部访问权限，避免被未授权的人员获取公司信息。

5.加强监控和审计：对OA系统的使用情况进行监控和审计，及时发现问题并加以解决，确保数据安全。

三、信息共享1.积极分享信息：OA系统是企业内部信息共享的平台，员工应积极分享信息，促进团队合作和工作效率。

2.尊重知识产权：在信息共享过程中，要尊重他人的知识产权，不得盗用他人的作品或信息。

3.做好分类管理：OA系统中的信息繁杂多样，员工要做好分类管理，方便他人查阅和利用信息。

关于OA管理系统的使用管理规定OA（Office Automation）管理系统是一种用于管理和协调办公室工作流程的软件系统。

它能够集成和自动化各种办公室任务和流程，提高工作效率和管理水平。

为确保OA管理系统的正常使用，下面制定了一些使用管理规定。

一、系统使用权限管理1.系统管理员负责对系统用户的权限进行设置和管理，并定期进行权限审查。

2.按照岗位职责和工作需要，将不同的用户分配到相应的权限组。

并在必要时，对特殊权限进行独立设置。

3.离职员工或调岗员工的权限必须及时撤销或调整。

4.严禁将个人账号和密码泄露给他人使用，如发生泄露，需及时更换密码并上报管理员。

二、系统使用行为规范1.用户在使用系统时，必须遵守国家相关的法律法规，不得进行非法操作，不得传播和使用违法、淫秽、暴力等信息。

2.严禁在系统中传播和存储病毒、恶意软件等有害信息，确保系统的安全稳定。

3.严禁私自篡改或删除他人提交的数据，如有需要，需征得相关人员的同意并有合法依据。

4.用户需保守系统中的商业秘密和个人隐私数据，不得私自泄露和传播。

三、系统应用规范1.用户在使用系统时，需了解系统的功能和使用方法，确保正确和高效地完成工作任务。

2.用户应熟练掌握系统操作技巧，并根据需求进行适当的培训和学习。

3.用户在使用系统进行任务处理时，需按照流程和规范进行，确保数据的准确性和完整性。

4.用户需按照规定时间和方式进行备份和存储相关数据，确保系统数据的安全性和可恢复性。

5.用户需及时反馈系统的问题和建议，以便管理员进行及时处理和改进。

四、系统维护与保障1.系统管理员需定期检查系统的运行状态，确保系统的稳定性和性能。

2.维护人员需及时处理系统异常报警信息，如服务器故障、数据丢失、网络中断等。

3.员工在使用系统时，如发现异常情况或系统故障，应及时上报给系统管理员，协助解决问题。

五、违规处理与监督1.对于违反规定的用户，管理员有权采取相应措施进行惩处，包括但不限于警告、限制权限甚至停用账号等。

集团O A办公系统运行管理规定The document was prepared on January 2, 2021××集团O A办公系统运行管理办法第一章总则第一条为确保××集团OA办公系统以下简称“OA系统”安全、有效、规范运行,充分发挥OA系统的作用,提高工作效率,特制定本管理办法.第二条OA系统运行是指在××集团范围内,使用致远协同办公软件处理日常办公业务,实现本单位移动办公、资源共享、高效协同的事务处理机制.第三条OA系统运行应坚持优化业务办公流程、提高办公效率和降低管理成本原则,利用OA系统处理办公业务应符合公司流程管理及其它业务管理的有关规定.第四条OA系统内容主要包括内网门户、流程表单、文档管理、公共信息、会议管理、公文管理、致信桌面端、移动协同等功能,旨在实现流程在线审批、移动办公、信息共享和交流,规范管理流程,提高办公效率和降低管理成本.第五条本办法适用于××集团、项目公司经批准使用的各部门以及各部门人员.第六条系统的应用分两个阶段：第一阶段自2015年×月×日至2015年×月×日为试用期,集团公司和项目公司OA系统通过集中培训后试用,问题反馈,使用提升,试用期周期为一个月.第二阶段自2016年×月×日起,系统投入正式运行,将进入优化提升、运行管理阶段,各部门所有梳理到OA系统中的流程表单均需在线上运行.目前尚不适合通过OA系统流转的流程表单,仍按纸质单据流程审批.第二章管理机构第七条集团人力行政部负责OA系统的管理、规划、实施、培训、日常维护、总体检查考核工作,对系统实行统一部署,分级管理.其主要职责:一办理系统使用单位的新用户注册、变更、密码修改等相关手续；二制定系统运行的具体工作规范和管理制度；三负责OA系统流程的修改及修订工作.四征询各使用单位的意见和建议,协调解决各使用单位在使用系统中出现的新情况、新问题；五定期培训各使用单位系信息管理员和使用人员；六做好其他相关工作.第八条项目公司总经办负责项目公司OA系统的督导、问题集中反馈、本单位检查考核工作,其主要职责:一办理项目公司OA系统的注册、名称变更、密码修改等相关审核工作；二集中反馈项目公司使用过程中存在的问题和跟进；三征询各部门的意见和建议,协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题；五定期培训各使用部门系统管理人员和使用人员；第九条各使用部门负责人主导OA系统建设工作,同时确定一名信息管理人员负责日常管理.各信息管理员的职责是：一负责本部门OA系统的日常管理；二指导和监督该系统在本部门的运行；三负责与集团人力行政部、项目公司总经办的工作衔接.第三章使用规范第十条公司员工应熟练掌握OA系统的操作方法,在使用OA 系统处理办公业务时,应遵守以下规定：1、通过OA 系统发布的信息、发起的协同,OA使用人员视同知晓,应及时登录系统获取办公信息,处理相关业务.2、公司员工应保证OA系统处理办公业务的响应时间.网上协同处理流程涉及到的相关人员处理时间原则上不超过１个工作日.如有出差、请假、培训等特殊原因不在公司时,须通过手机端移动审批处理；如有长期请假、出差、休假等,须通过代理人设置功能委托相关人员代为办理.第十一条OA系统公共信息管理实行审核发布制度,不得在OA系统上发布与公司工作无关的通知公告或调查；不得在文档中心上传与工作无关的文件.第十二条员工身份认证.系统通过用户名和密码进行身份管理和认证.用户名是每个员工的手机长号,个人的密码是安全的保证,账号密码必须设6位以上字符最好包含字母、数字、符号等.OA系统提供了用户自我更换密码的功能,用户应自己定期更换密码,不得泄露给他人,防止他人非法使用.由于密码泄漏造成的损失由本人负责.第十三条各使用人员要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确,并对所发布的内容负责.第十四条为保证OA系统运行的高效性,已配备电脑的员工在工作时间内应保持开机登录OA系统,未配置电脑的员工须每天在手机上登录协同办公移动端,以保证及时动态接收、知晓、处置和办理相关文件、通知和会议.第十五条如有重要文件需要领导审批,如果分管领导有事没有使用OA系统,相关人员可通过发送手机短信提醒领导进行移动审批.第十六条因个人原因未登录和使用OA系统,不能及时处理相关工作,造成的责任由自己负责.第十七条个人信息的完善：在OA系统的个人设置里面,必须对自己的个人信息进行添加和完善,包括个人真实头像、联系方式等,个人信息发生变化时应及时修改,以便同事之间联系时查找方便.第十八条 OA系统流程模板涵盖集团及项目公司范围内的办公流程,涉及的相关部门应按照系统模板使用说明实行网上流程签批,流程归属部门应督促系统流程模板的使用.第十九条 OA系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度,按照工作权限,认真完成本人在系统中所承担的工作任务.第四章业务管理规则第二十条OA系统功能包括：协同工作、表单管理、会议管理、文档管理、公文管理、公共信息、通讯录等.第二十一条协同工作涵盖集团和项目公司范围内各部门第一期梳理上线的流程表单：所有已上线流程表单均需按照使用说明实行OA 流程发起,线下纸质文件审批取消；暂未上线流程表单仍按线下纸质文件审批模式运行.第二十二条表单应用表单应用涉及表单模板查询、表单使用情况查询,根据各部门表单情况,做流程表单使用情况查询和统计工作.第二十三条会议管理召开会议前,由各部门人员填写会议通知或方案,描述会议相关信息对应告知集团总裁办、项目公司总经办,集团总裁办、项目公司总经办根据会议时间安排在OA系统中发布会议通知.参会人员需密切关注会议内容和会议时间,并在收到会议通知后,回复是否能参加会议. 第二十四条文档管理1、集团文档集团文档用于集团统一对所有员工公开的目录,目前主要包括集团公司工作日报、项目公司工作日报,后续所有工作日报将取消在微信工作群及工作群中发布.2、一般文档管理各部门文档管理员应对本部门需保存、共享的资料进行分类整理,并归档到“单位文档”对应目录中；并根据查询权限授权其它员工查询或借阅.重要文档需另外备份.3、流程归档流程表单处理完成后,文件自动归档到电子档案库,形成流程归档文件,按部门及年份存储,供相关人员查询或借阅.第二十五条公文管理1、各管理部门发文,由各部门内业拟稿,交由部门负责人审核后,提交人力行政部项目公司为总经办核稿,由人力行政部项目公司为总经办根据文件性质和领导工作分工,把文件提交给相关领导签发,领导签发后文件传递给人力行政部项目公司为总经办文员,文员对文件进行存档,并分发到各相关部门和人员.2、公司收文,人力行政部项目公司为总经办收文后登记,并把外来文件扫描成电子件,发起收文流程,系统流程中传递给相关领导阅示,领导阅览后批示意见,人力行政部项目公司为总经办根据领导批示意见转交相关部门办理.3、部门收文,由部门文员完成收文登记、部门负责人拟办、分管领导批示、转到具体办事人办理自动归档.第二十六条公共信息通知公告、新闻、调查等公共信息,由本部门文员内业起草标题和内容等信息,提交部门领导审核后在OA系统中直接发布.第二十七条通讯录通讯录作为集团内部员工联系方式的集中体现,如本人联系方式发生变化,应及时通知系统管理员在OA系统中变更.第五章应急处理第二十八条如遇系统出现故障、长时停电、网络问题等应急情况,导致流程表单和信息无法在系统中进行正常交换的,应及时通知集团人力行政部.由信息专员组织OA软件供应商尽快查明原因,排除故障,并在4-6小时内做出响应.若24小时内仍未排除故障,造成系统不能正常运行的,由集团人力行政部提出解决办法,同时报告集团相关领导并通知各使用部门,以保障流程表单与信息交换工作的正常运行.第二十九条系统运行中遇到的其他问题或使用意见,应及时向集团人力行政部反馈.第六章罚则第三十条 OA系统自动对协同工作进行跟踪,对每位员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录.每月进行使用情况统计通报,并将使用情况纳入本部门年度考核范围.第三十一条 OA系统作为公司内部办公系统,为了方便内部沟通交流,需要上传本人真实头像真实头像需要使用个人清晰真面照,新员工在入职后三个工作日内必须完成上传.集团将定期检查OA系统中头像上传情况,如未上传或没有按照要求上传头像的情况,将处以50元/次罚款.第三十二条 OA办公是非常严肃的事情,对处理延误造成工作积压3-5次以内时每次考核责任人100元,6-10次时每次考核300元流程处理时限延误是指以系统的记录时间计超过1个工作日时仍未处理待办事宜.第三十三条对长期不登录使用OA系统、不按统一要求提供共享数据,对工作造成不良影响的,视情况处以50-500元罚款如因特殊情况无需使用OA系统,需以书面申请报公司审批.第三十四条遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息,造成公司损失的,对责任人处以严重警告以上行政处罚并处罚款1000元,并纳入年终考核.第三十五条对侦测、盗用他人账号和密码,刺探网络配置、服务器配置和数据库信息,造成公司保密文件泄密的对责任人处以行政处罚,损失重大的开除公司.第三十六条违反OA运行制度上的其他规章条理的处罚将另行规定.所有员工使用OA情况将纳考核范围.××人力行政部二〇一六年一月八日附：OA系统常规管理细则一、系统使用权限及应用的有关规定1、协同工作：广泛用于内部的请示、计划、行政财务类流程审批、项目协调、工作安排、信息传递及采集、归档等应用,是OA系统中最经常、最重要的功能.授权使用范围：所有操作人员处理权限解释：在待办处理事项时会出现“知会”“协同”“审批”“知会”：属于最低权限,只有了解事项权限,无流程处理权力.“协同”：属于中级权限,可进行对流程“加签”,流程回退、撤销、终止权限.“审批”：属于最高权限,可进行更高级流程改变,以“转发”“归档”“知会”“加签”等处理,具有对事项处理以流程“回退”“继续”“撤消”“终止”等权力.2、公文管理：通过收发文管理,进行公文拟办、签审、核校、签发、来文登记、批阅、办理、归档、查询等应用.授权使用范围：领导高层、总裁办、项目公司总经办、相关部门文职人员.3、文档管理：分为个人文档、单位文档和集团文档.个人文档可对个人协同事项进行归档保管,借阅、检索.单位文档和集团文档由专人管理和文档权限分配,分级管理.实现自动归档、档案分类、清理、文档移动、映射、共享借阅等常见应用.授权使用范围：公司全体员工4、会议管理:提供会议管理功能.会议管理：会议组织部门将会议时间安排发给集团总裁办、项目公司总经办在系统中登记会议安排,参会人员收到会议通知后需作会议回执、会议记录员作会议纪要上传共享.授权使用权限：集团总裁办、项目公司总经办均有会议发布权限.所有员工具有会议通知查看权限.5.公共信息公共信息是批量发布信息和使用者参与讨论的场所.◆新闻：实现公司内部新闻、图片新闻的快速发布；◆公告：能够以如全体、部门、职务级别等不同的方式实现信息的快速批量发布；◆调查：能实现投票式调查并立即以统计图方式显示结果；授权使用范围：其中新闻只有集团人力行政部、奉节公司总经办具有发布权限；公告只有相关部门具有公告栏目信息的信息管理员被授权,调查发起者只有集团人力行政部、集团销售管理部、项目公司总经办、项目公司营销部,其他职工有公共信息查看和调查投票的权限.二、信息的发布1、所有在OA办公系统发布的公共信息必须是非涉密内容,必须经部门负责人审批签发后才能发布.2、未经批准,任何部门、个人不得采取非法手段盗用他人密码发布信息.3、对违反上述规定,产生不良后果的,公司将按国家有关保密法规和公司制度,追究当事人和有关人员责任.三、权限及变更申请1.人员入职、离职、异动申请：集团、项目公司人力资源专员通过入职报到流程、离职流程、员工异动流程将新入职或离职人员名单、岗位、职务、联系方式等信息通过OA协同发给系统管理员来设置,并反馈新增人员登录信息.2.流程表单使用/增加申请：各部门如有流程模板需要改动、增加等,需附修改后表单模板和流程、模板使用人员或部门等信息通过OA系统发给系统管理员,系统管理员、OA技术人员共同商讨确定后修改或添加.3.文件夹使用权限申请：如各部门需要授权单独建立/新增文件夹,发申请至系统管理员,由其统一授权.四：系统管理人员名单1.信息管理员文档管理员、表单管理员：2.系统管理员：。