人事档案的保密制度

人事档案保密制度范本第一章总则第一条为了加强公司人事档案的管理和保护，确保档案内容的保密性和完整性，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律法规，制定本制度。

第二条公司人事档案是公司重要的信息资源，包含员工的个人信息、工作经历、绩效评价等敏感信息，对公司的人力资源管理和发展具有重要意义。

第三条本制度适用于公司人事档案的收集、整理、保存、使用和销毁等环节。

第四条公司应当建立完善的人事档案管理制度，明确责任分工，加强档案的保密和安全措施，确保档案的真实性、准确性和及时性。

第二章人事档案的收集和整理第五条人事档案的收集应当遵循合法、真实、完整、准确的原则，确保档案材料的合法性和有效性。

第六条人事档案应当包括员工的个人基本信息、教育背景、工作经历、绩效评价、培训记录、奖惩情况等。

第七条收集人事档案时，应当由专人负责，对档案材料进行审核和整理，确保档案的完整性和准确性。

第八条人事档案的整理应当遵循规范化的要求，按照档案材料的性质、类别和时间顺序进行分类和编号，便于查询和利用。

第三章人事档案的保存和管理第九条人事档案应当存放在安全可靠的地方，确保档案不受损坏和泄露。

第十条人事档案库房应当实行“三室分开”，即档案库房、阅档室和档案管理人员办公室，并使用铁质档案柜存放档案。

第十一条档案库房应当安装防盗门、防盗窗，并采取防火、防潮、防虫、防光和防高（低）温等措施，确保档案的安全和保密。

第十二条人事档案的保存期限应当按照国家和公司的规定执行，及时清理过期档案，确保档案的时效性和准确性。

第四章人事档案的利用和保密第十三条人事档案是公司内部信息，仅限于公司内部使用，不得对外泄露。

第十四条查询和使用人事档案时，必须经过授权和审批，确保档案的合法性和安全性。

第十五条任何人不得私自复制、销毁或篡改人事档案，一经发现，应当及时报告并严肃处理。

第十六条人事档案工作人员应当加强保密意识，不得向无关人员谈论或泄露档案内容，违反者应当依法承担责任。

人事档案管理保密制度
为确保公司人事档案绝对安全，特作出如下规定：
1.档案工作人员必须认真地执行党和国家的保密制度，增强保密观念，接受保密教育与检查。

2.严格执行档案工作的各项规章制度，定期进行检查，发现问题及时处理，堵塞一切泄密漏洞。

3.人事档案查阅，须经集团行政总监批准。

4.档案库房禁止其他人员进入，绝密、机密档案专人单独保管，随时检查。

5.严禁用电话及其他任何方式索取、泄露或擅自向外公布档案中机密内容。

6.阅档时，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，未经允许不得复制、抄写档案内容，用后立即归还。

7.任何人不准携带档案进入公共场所，档案资料已输入计算机的
磁盘，除可上报主管部门外，不得借出使用。

8．除人事档案由人力资源部保存外，其它档案均有行政部保存。

万策（智业）集团
人力资源部2003年。

人事档案保密存档管理制度一、背景介绍随着企业发展和管理水平不断提升，人事档案的管理也显得尤为重要。

在现代企业中，人力资源是一个关键的竞争优势，因此保护员工的隐私和个人信息就变得尤为重要。

为了确保人事档案的保密性和完整性，制定一套科学合理的人事档案保密存档管理制度是必不可少的。

二、目的和范围该制度的目的在于规范和保护人事档案的存档和管理，确保档案的完整性、准确性和保密性。

此制度适用于所有部门的人事档案的管理工作，包括员工招聘、离职、晋升和调动等方面。

三、责任与权限1. 人事部门负责管理全公司的人事档案，并保证档案的安全性和保密性。

2. 各部门负责员工档案的定期更新和维护，并协助人事部门进行档案的存档和管理工作。

3. 人事部门有权制定和修改相关人事档案管理制度，并监督各部门的执行情况。

四、人事档案的存档程序1. 档案的收集：员工入职时，部门负责人需要向人事部门提供该员工的相关信息和资料以供建档使用。

2. 档案的存储：人事部门负责将收集到的档案信息进行整理、归档，并制定档案存储计划，确保档案的安全和完整。

3. 档案的保密性：人事档案属于敏感信息，除相应的管理人员以外，其他员工无权查阅或复印档案，必要时需经过合法授权的程序才可查看。

4. 档案的销毁：人事部门根据相关法律法规的要求，对于无效档案进行定期销毁，以保证档案的及时性和有效性。

五、档案的安全保护措施1. 建立人事档案的电子备份，确保档案的备份及时、完整。

2. 配置专门的人事档案管理系统，实现对档案的权限控制和安全管理。

3. 规定人事档案的访问权限，确保只有经过授权的人员才能够查看或修改档案的内容。

4. 建立保密责任制度，明确管理人员对档案保密的责任和义务，并进行培训。

5. 定期进行档案的备份和检查，确保档案的安全性和完整性。

六、违规处理对于故意篡改、泄露或未经授权查阅他人人事档案的行为，将严肃追究相关人员的责任，并依法进行处理。

对于档案管理不当的人员，人事部门有权采取相应的纠正措施，包括警告、停职、解聘等。

人事档案管理保密制度一、背景与目的为了保护企业和员工的个人隐私，并确保人事档案的安全和保密，制定本《人事档案管理保密制度》。

本制度的目的是规范企业人事档案的管理和保密工作，保证员工的个人隐私不被泄露，以及防止敏感的人事信息流失。

二、适用范围本制度适用于本企业所有的人事档案管理工作，包括员工的个人基本信息、职务变动、工作表现、培训记录等。

三、管理标准3.1 档案的收集与建立1.人事部门负责收集和建立员工的人事档案，并确保档案的完整和准确性。

2.在员工入职时，要求员工填写个人基本信息表，并收集相关的身份证明文件、学历证书、工作经历证明等。

3.人事档案中的信息应及时更新，并在员工离职时进行整理、归档。

3.2 档案的存储与保管1.人事部门负责人事档案的存储与保管工作，并设有专门的档案室。

2.人事档案应存放在专用的文件柜内，并每年定期进行检查和清理，确保档案的完整性和安全性。

3.人事档案室的进出应有专门人员负责，并限制非相关人员进入。

3.3 档案的使用与调阅1.人事档案的使用应遵守工作需要的原则，确保信息的准确性和及时性。

2.人事部门负责人事档案的调阅，并设置访问权限，以确保只有授权人员可以查阅档案。

3.员工可以通过书面申请的方式查阅个人的人事档案，但需事先书面告知相关的目的和范围，并由人事部门审核和提供。

3.4 档案的保密与安全1.人事部门负责确保人事档案的保密工作，并对工作人员进行保密培训。

2.人事档案内的信息不得以任何形式外传或泄露，包括但不限于电子邮件、打印文件、口头传达等。

3.人事档案室应设有防火、防潮、防盗等安全措施，以确保档案的安全和完整。

四、考核标准4.1 档案管理绩效考核1.每年对人事档案管理工作进行考核，评估人事部门对档案管理工作的有效性和准确性。

2.评估指标包括档案的完整性、及时性、准确性、安全性等方面。

4.2 档案保密工作考核1.每年对人事档案的保密工作进行考核，评估人事部门对档案保密工作的合规性和有效性。

人事档案保密存档合规管理制度一、背景介绍随着社会的不断发展和进步，人事档案管理对于企业和组织来说变得越来越重要。

而在信息化时代，如何保护人事档案的安全性和保密性，成为了一个亟待解决的问题。

为了确保人事档案的保密，提高管理效率，制定并执行合规的管理制度势在必行。

二、目的和适用范围1. 目的：本制度的目的是为了确保人事档案的安全性和保密性，规范人事档案的管理流程，防止泄露、丢失和滥用档案信息。

2. 适用范围：本制度适用于所有涉及到人事档案存储和管理的企事业单位。

三、档案保密原则1. 需要知悉原则：人事档案信息只能够被那些确有需要知悉档案信息的工作人员所查阅，其他人员无权查询。

2. 限制原则：严格限制人事档案信息的查询和使用范围，确保信息的合理使用和保密性。

3. 审核授权原则：建立严格的审批和授权机制，确保档案信息的访问和修改都经过授权和审查。

四、档案存储和查阅管理1. 档案存储要求：人事档案应以纸质和电子形式存档，确保存储环境干燥、通风良好、安全可靠。

2. 档案分级管理：根据档案的密级和重要性，实行分级管理，明确不同级别档案的访问权限。

3. 档案借阅和查阅：档案的借阅和查阅必须以书面申请和授权审批为基础，记录借阅者的身份信息和借阅时间，并进行跟踪管理。

五、档案信息安全保障1. 网络安全：建立完善的网络安全措施，确保人事档案的电子存储和传输安全，包括数据加密、防火墙、反病毒等措施。

2. 备份与灾备：定期对人事档案进行备份，确保数据在灾难或故障中的完整性和可恢复性。

3. 访问权限控制：建立完善的权限控制机制，对人事档案的访问权限进行精确分配，严格控制非授权人员的访问。

4. 监控与审计：建立人事档案信息的监控和审计机制，对档案访问、修改、备份等进行记录和审计，及时发现和处理异常情况。

六、人员培训和责任追究1. 培训教育：组织相关人员定期参加人事档案保密管理的培训和教育，提高其保密意识和操作技能。

2. 责任追究：对于违反保密制度，泄露、篡改、滥用人事档案信息的行为，将依法追究责任，涉及刑事责任的将移交司法机关处理。

人事档案与保密管理制度一、总则为规范企业的人事档案与保密管理工作，保护企业的人事信息和经营机密，提高人事管理的效率和安全性，特订立本制度。

二、适用范围本制度适用于企业的全部部门、员工以及与企业有合作关系的供应商、合作伙伴等。

三、人事档案管理3.1 档案建立和归档1.每位员工在入职时，要依照规定的要求供应个人基本信息，并填写入职申请表。

2.人力资源部门负责建立和维护员工的人事档案，包含个人基本信息、合同、履历、奖惩记录等。

3.档案应以电子形式和纸质形式同时保管，电子档案应定期进行备份，确保数据安全和可靠性。

4.个人隐私信息应妥当保管，除工作需要外，不得随便调取或外泄。

3.2 档案查阅和使用1.档案的查阅和使用应遵从实名制原则，需要查阅档案的人员必需经过授权，并记录查阅目的和时间。

2.查阅档案的人员应对所查阅内容保密，不得将档案复制、外传或用于其他非工作目的。

3.涉及个人隐私的档案信息，对外供应时必需经过本人同意，并依照相关法律法规进行处理。

3.3 档案保管1.人事档案应由专人负责保管，定期进行档案整理和检查，确保档案的完整性和安全性。

2.档案室必需配备安全设施，防止未经授权的人员进入。

3.纸质档案应存放在防火、防潮、防虫等恶劣环境下，定期进行检查和保养。

4.电子档案应定期进行备份，并保管在安全的网络服务器或存储设备中。

四、保密管理4.1 保密意识培训1.新员工入职时应接受保密意识培训，了解保密制度的内容和紧要性。

2.全员定期进行保密培训，并进行相关考核，确保员工对保密规定的了解和遵守。

4.2 保密责任与义务1.企业内部全部人员都有保密的责任和义务，包含员工、管理人员、合作伙伴等。

2.任何人员在离职后，仍应承当对保密信息的保密义务，不得泄露、利用或带走任何机密文件或信息。

3.违反保密规定的人员将受到相应的纪律处分，甚至追究法律责任。

4.3 保密措施1.企业的商业机密和紧要信息应明确标识，并采取相应的保密措施，限制知悉范围。

一、目的为加强公司人事档案的管理，确保人事档案的机密性、完整性和准确性，保障公司及员工的合法权益，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案，包括在职员工、离职员工及退休员工的人事档案。

三、管理职责1. 人力资源部负责公司人事档案的保密管理工作，具体职责如下：（1）制定和实施人事档案保密管理制度，确保人事档案的安全；（2）对人事档案进行分类、整理、归档，确保档案的完整性和准确性；（3）对人事档案的查阅、借阅、复制等行为进行审批和管理；（4）对违反人事档案保密规定的行为进行查处。

2. 各部门负责人负责本部门人事档案的保密工作，具体职责如下：（1）对本部门人事档案进行分类、整理、归档，确保档案的完整性和准确性；（2）对本部门人事档案的查阅、借阅、复制等行为进行审批和管理；（3）加强对本部门员工的保密教育，提高员工的保密意识。

四、保密要求1. 人事档案属于公司机密，未经批准，任何人不得查阅、复制、泄露或转借他人。

2. 人力资源部应建立人事档案查阅登记制度，对查阅、借阅、复制人事档案的行为进行登记，并定期检查。

3. 严禁将人事档案用于与工作无关的活动，不得泄露员工个人信息。

4. 离职员工的人事档案，在办理离职手续后，由人力资源部统一归档管理，未经批准，任何人不得查阅。

五、保密措施1. 人力资源部应设置专门的人事档案保管室，配备必要的安全设施，确保档案安全。

2. 人力资源部应定期对人事档案进行清理、整理和归档，确保档案的完整性和准确性。

3. 人力资源部应加强对档案管理人员的保密教育，提高其保密意识。

4. 人力资源部应建立健全人事档案查阅、借阅、复制等审批制度，确保档案安全。

六、违规处理1. 对违反本制度，泄露、复制、查阅、转借他人人事档案的，一经发现，立即停止其查阅、借阅、复制等行为，并视情节轻重给予警告、记过、降级等处分。

2. 对泄露公司机密，给公司造成严重损失的，依法承担法律责任。

七、附则1. 本制度由人力资源部负责解释。

人事档案与数据保密制度一、总则为确保公司人事相关信息和数据的安全性与保密性，规范员工个人信息的管理和使用，本制度旨在明确相关规定和责任，加强对人事档案和数据的保护。

二、适用范围本制度适用于公司内部全部员工、顾问以及外包人员，包含但不限于招聘、劳动合同、薪酬福利、绩效评估、培训发展，并涵盖企业内外的人事数据。

三、人事档案管理1. 档案归档责任•人力资源部门负责整理、归档和管理公司全部员工的人事档案。

•各部门主管负责依照公司的档案管理要求，及时向人力资源部门供应员工的相关信息。

•员工个人对本身的档案负有保管责任，不得擅自窜改或删除档案信息。

2. 档案内容与更新•人事档案应包含员工的基本信息、入职资料、合同信息、培训记录、绩效评估结果、晋升记录、离职手续等关键信息。

•档案信息应及时更新，以保证员工个人信息的准确性和完整性。

3. 档案保密措施•人力资源部门和相关人员应严格遵守保密规定，不得非法取得、使用、披露员工的个人信息。

•人事档案应存放在安全的地方，未经许可不得随便复制或外借。

•员工离职后，其人事档案应尽快进行封存，并加以保管。

四、数据保密管理1. 数据分类公司数据包含但不限于财务数据、市场数据、客户信息、产品研发数据等，数据按紧要程度和保密级别进行分类，分为机密级、内部级和一般级。

2. 数据访问权限•各部门负责人需依据员工工作需要，授予员工相应的数据访问权限。

•员工只能取得与其工作职责相关的数据权限，不得擅自查看、修改或复制与本身工作无关的数据。

3. 数据传输与备份•数据传输应使用安全通道，确保数据在传输过程中的安全性。

•公司数据应定期备份，并存储在安全可靠的位置，以防止数据丢失或损坏。

4. 数据的使用与保密•员工在接触和使用公司数据时，应严格遵守保密协议，不得将数据用于私人用途。

•员工不得擅自向外部人员披露或泄露公司数据，包含口头、书面以及电子形式等。

•员工应加强个人信息安全意识，妥当保管个人账号和密码，避开数据被非法取得和利用。

员工人事档案保管保密制度1. 目的本制度的目的是确保员工人事档案的安全保密，防止未经授权的查阅、使用或泄露。

2. 适用范围本制度适用于所有公司员工及相关部门，涉及所有员工的人事档案。

3. 定义- 员工人事档案：指包括员工个人资料、合同、薪酬信息、绩效评估、培训记录等与员工相关的文件和资料。

- 保管：指妥善保管员工人事档案，确保其安全可靠。

- 保密：指不向未经授权的人员披露员工人事档案的内容。

4. 保管责任4.1 公司人力资源部门负责员工人事档案的保管工作，并指定专人负责具体操作。

4.2 涉及员工人事档案的其他部门和员工应积极配合公司人力资源部门进行相关操作，并确保保密。

5. 保管措施5.1 员工人事档案应以电子形式和纸质形式同时存在，分别保存在内部网络和保险柜中。

5.2 访问员工人事档案的权限应根据工作职责进行分级管理，确保权限适当，并定期进行审查和确认。

5.3 员工人事档案的电子备份必须进行定期备份，并保存在安全可靠的服务器中，确保数据不丢失。

5.4 保险柜应设置在安全可控的区域，仅授权人员可进入，并应定期检查保险柜的锁具和安全状态。

6. 保密措施6.1 员工人事档案的查阅、使用和复制必须经过授权，未经授权不得私自查阅、使用或泄露。

6.2 人力资源部门应制定查阅申请制度，并记录查阅人员、查阅时间和目的。

6.3 访问员工人事档案的电子系统必须设置密码访问，并定期更新密码。

6.4 员工人事档案不得外借、送交、复制或以任何方式泄露给非授权人员。

7. 处理失误和违规行为7.1 对于因保管不当或泄露员工人事档案而造成的损失，责任人应承担相应责任，并给予相应的处理。

7.2 对于未经授权查阅、使用或泄露员工人事档案的行为，将给予相应的纪律处分，并视情况追究法律责任。

8. 监督和评估8.1 公司人力资源部门应定期对员工人事档案的保管和保密情况进行监督和评估，并报告公司管理层。

8.2 相关部门和员工应配合公司人力资源部门进行监督和评估工作，并提供必要的支持和协助。

人事档案与保密制度第一章总则第一条目的和依据为规范企业内部人事档案管理和保密工作，加强信息安全，确保员工的合法权益和企业的正常运营，订立本制度。

本制度依据《中华人民共和国劳动法》《个人信息保护法》等相关法律法规，以及企业内部管理要求为依据。

第二条适用范围本制度适用于企业内全部员工的人事档案管理，以及信息保密工作。

第三条定义1.人事档案：指企业对员工的个人信息及工作经过、学历等相关资料的整理和保管。

2.保密工作：指企业对员工的个人信息、商业机密、技术秘密等紧要信息的保护和管理工作。

第二章人事档案管理第四条人事档案的建立1.员工入职时，企业应在员工档案中建立个人档案，包含个人基本信息、身份证明文件、学历、职称等相关资料。

2.公司须保证员工供应的个人信息真实、准确、完整，并进行及时更新。

第五条人事档案的保管1.企业应建立完善的档案管理系统，采用电子档案管理和实物档案管理相结合的方式进行管理。

2.电子档案需进行定期备份，并采取有效措施确保数据的安全性和完整性。

3.实物档案应存放在特地的档案库房中，以确保档案的安全和完整。

第六条人事档案的查阅和使用1.对于员工的个人隐私部分，公司严禁未经员工同意，将其档案内容向外泄露或透露给其他人员。

2.员工有权查阅本身的档案，并可以要求对档案内容进行增补、更正或注销。

3.涉及企业机密和商业秘密的内容，仅限授权人员在需要的情况下才可查阅和使用。

第七条人事档案的销毁1.档案管理部门应依照相关规定，对于失去使用价值的人事档案，及时进行销毁。

2.在销毁人事档案时，应采取安全可靠的方式，确保档案内容不被泄露。

第三章信息保密制度第八条保密责任1.公司对员工进行信息保密教育培训，明确员工的保密责任。

2.全体员工有义务严守公司的商业机密、技术秘密等紧要信息，不得泄露、复制、传播相关信息。

第九条保密措施1.公司应建立完善的信息保密管理制度，分类管理和限制接触敏感信息的权限。

2.公司应采取技术手段和管理措施，确保信息系统的安全。