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【《秘书文档管理》思考题和案例分析参考答案】思考题大全《秘书文档管理》思考题和案例分析参考答案第一章文书和档案1.试从历史和现实两个角度谈谈文书和档案之间的关系。
答：文书和档案之间有着密切的关系，概括地说，文书是档案的重要来源，档案是文书的主要归宿。
具体而言，包括以下两层意思：第一，文书和档案是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓，具有相同的来源。
第二，文书有条件地转化为档案。
从历史上看，文书工作和档案工作长期处于“一体化”状态。
我国从商周时期就出现了文书，相应地，出现了文书工作和档案工作，那时的文书和档案之间、文书工作和档案工作之间没有明确界限，文书部门和文书工作者同时也是档案部门和档案工作者。
这种状况一直持续了3000年，其间虽有唐宋时期并不十分明显的分工，但文书、档案工作一直在总体上处于合一状态。
民国时期，为了提高行政效率，出现了文书档案连锁法，也就是文书和档案统一分类，统一登记、统一编号。
新中国成立以后的1956年，国务院发布的《关于加强国家档案工作的决定》指出，要在1956年内全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。
至此，新中国的文书工作和档案工作各自成为独立的系统。
进入20世纪80年代，“档案与文件管理一体化”的趋势日趋明显，随着办公自动化的不断普及，政府机构、大型企业和事业单位利用内部网络和“文档一体化”软件，将文书的制作、办理等文书程序和归档、检索、提供利用等档案工作程序整合起来，同步完成或连续完成，大大推进了文书工作和档案工作一体化的进程。
通过上面的回顾，可知在历史上，文书工作和档案工作合多分少，将文书工作和档案工作统一管理是当前和今后文件管理的基本趋势之一。
文书和档案之间有密切的关系，也有明显的差别：第一，二者在文件生命周期中所处的阶段不同，其作用和价值重点不同。
第二，不是所有文书都可以成为档案，只有一部分文书可以变成档案。
档案只是文书的主要归宿，而不是唯一的归宿。
秘书实务案例一办会案例一会前准备如何做【职业情景】波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品定货会。
参加的有本单位、外单位的人员。
总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。
而公司没有放映机。
租界放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐。
会议召开的时间是8月9日上午十点整，而资料放映的时间是十点十五分。
刘小姐打电话给租聘公司，要求租聘公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。
9日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧张到做着最后的准备工作。
刘小姐一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。
刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。
眼看着各地来宾以陆续进厂，刘小姐心急如焚``````思考题：1、假如你是刘小姐，对节下区可能发生的各种情况，应该如何处理？2、假如放映机在十点十分还未送到，你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程？3、向总经理报告后，你还应该做些什么？4、召开大型会议前各种准备工作，包括印象、电子类装置应提前多少时间安排？案例二会务准备要细致、周密【职业情景】一次某地当代表大会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌，虽得到补救，但终是一件憾事，并受到批评。
事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿）”中列有“奏（或播放）国际歌”的一项。
大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式进行，于是把此一项目在开幕式的程序中删掉了。
后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。
会务组的同志凭印象只记住已删掉奏国际歌此项程序，而对后来又被圈了回来一事，未家注意，因此对于在大会上宣布“奏国际歌”时无法奏出，一时形成了冷场。
幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。
会后领导同志捉，这一事故该给予批评，吸取教训。
但在关键时刻能得到即使不久，这是好的，这一点值得表扬。
思考题：本案例中，会务准备方面存在哪些问题？案例三“时装秀”方案【职业情景】某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。
1．拜访和接待应当遵循哪些礼仪规范？答：（1）拜访应当遵循的礼仪规范分为拜访前准备和拜访过程两部分。
拜访前的准备包括：应明确拜访目的；事先和与被访者取得联系预约；事先了解对方的基本情况；修饰自己的容貌服饰，准备好需用的文件资料、名片、礼品等物品。
拜访过程礼仪包括：按照事先约定的时间准时赴约；进门后，主动与拜访对象握手问好，并向访问对象介绍己方的领导人，双方互行见面礼节。
就座时，应在主人招呼坐下后再入座，不应自行就座。
如果拜访时主人有其他客人在座，应当主动与其他人打招呼后再坐下。
与主人交谈时，要慎择话题，举止得体，未经主人的允许，不可以在其办公室或住处四处随意走动或擅自随意翻动室内的物品。
严格遵守约定，不可单方面随意延长拜访时间。
拜访期间，如果遇到主人有其他重要客人到访，应马上告退。
（2）接待礼仪包括日常接待礼仪和外来宾客接待礼仪几类。
日常接待是秘书的一项常规性的工作，迎客时，接待人员要仪表端庄，举止大方，口齿清楚，服饰要整洁、得体、高雅；女性应淡雅化妆，不可佩戴过于夸张的饰物。
客人到达时，秘书及相关人员应立即放下工作，起身热情与来客打招呼。
秘书陪同领导或独自到车站、机场等场所迎接来访的客人时，应准备写有醒目文字的接站牌，提前到达迎接。
来宾到达后，应主动迎上前去做自我介绍，热情与客人打招呼、问候，表达欢迎之意。
待客时，对于首次来访的客人，秘书应主动向对方做自我介绍表明身份，然后再询问了解对方的姓名、来意等。
如果来访者是预约的客人，则应根据来访者的地位、身份等确定相应的接待规格和程序。
如果来客要见的领导人外出不在单位，要明确告知对方领导何时能回本单位，请客人留下电话等联络方式，约定下一次双方见面的时间和地点。
客人到来时，由于种种原因不能马上见到想要见到的领导者，要向客人说明理由和需要等待的时间。
如果客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志等。
客人进入接待室后，接待人员应以手示意请客人就坐，使用一次性杯具为客人准备饮用水。
第九章谈判事务思考题及参考答案1.为什么说“谈判事务已经成为当代秘书工作的一项常规业务”？答：在市场经济环境下,谈判是各级各类组织经常性的公务活动。
在频繁的对外对内经济来往中,既需要经常运用谈判这一手段来推销商品,采购原材料,引进人才、资金、技术、设备,广泛开展经济技术协作,也要经常运用谈判来解决越来越多的利益冲突和经济纠纷,谈判在企业经营活动中的作用越来越重要。
谈判是市场经济条件下普遍存在的社会行为,是现代领导一项经常性的公务活动。
作为领导的参谋和助手，秘书要为领导的谈判提供良好的服务,承担谈判的具体事务，经常直接参加领导的谈判活动。
有时秘书还在领导的授权下作为本方的主要代表直接参加谈判。
谈判事务已经成为当代秘书工作的一项常规业务。
因此秘书有必要掌握谈判的基本知识，熟悉谈判的一般程序，以便更好地发挥秘书在谈判中的作用。
2.谈判应该坚持哪些原则？说说这些原则的具体含义。
答：（1）客观性原则，即参加谈判的各方应该尊重客观事实,服从客观真理,而不能凭自己的意志和好恶而主观用事。
谈判各方都应该以诚相待,摆事实,讲道理,不弄虚作假欺骗对方。
（2）求同存异原则，即谈判各方应该努力寻求各方意见或利益的共同点或相容点,并就已经取得一致或谅解的内容达成协议,允许保留无法弥合的分歧。
如果坚持一定要在讨论的所有事项上都取得一致,许多谈判就很难达成协议。
（3）公平竞争原则，即参加谈判的各方在谈判中的地位应该平等,讨论问题应遵循公平合理的标准,不得以强凌弱,不得强加于人。
（4）互利原则，即任何谈判都应追求双赢结果,谈判的任何一方在维护本方利益的同时,必须考虑其他各方的利益。
3.一次正规商务谈判的大致程序如何？各阶段有哪些秘书工作？答：第一阶段：谈判前的准备阶段。
主要工作有：收集谈判信息、确定谈判目标、安排和审议谈判议程、设计谈判对策、组织谈判班子、选择和安排谈判地点。
第二阶段：谈判进行阶段。
主要工作有：开局、摸底、磋商（主要活动有报价、讨价还价和议价）以及让步。
秘书实务与案例分析秘书实务是文秘和法律文秘专业的一门专业核心课程，有做过关于秘书实务的案例分析题吗?下面小编给大家介绍关于秘书实务案例分析的相关资料，希望对您有所帮助。
秘书实务分析题如下请柬发出之后某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。
接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。
一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。
几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。
事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。
但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。
尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。
思考题：这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢?会议方案制订中迅显示器有限公司是我国主要的电脑显示器生产基地之一，去年实现销售额 8 亿元人民币，产品30%出口海外，并不断保持产量连年递增的势头，质量管理也达到了同行业的先进水平。
为适应生产规模的进一步扩大，去年底，该公司又扩建了 1 万平方米厂房，增加了 3 条国际先进的生产流水线，使显示器年生产能力达到了 100 万台。
产量增加了，销售必须跟进。
目前，中迅显示器有限公司在全国设有 300 多个代理商，为了让代理商更多地了解公司的发展，同时展示其即将推向市场的新产品的优势及性能，研究如何扩大产品销售等问题，公司领导决定8 月8 日一10 日在上海市召开一次全国代理商会议，由公司总经理介绍企业的基本概况及发展远景; 研发部经理介绍、演示新产品的性能、核心技术及测试结果; 生产部总监介绍目前企业的生产能力及生产情况; 销售部总监介绍公司产品的销售情况; 公司主管副总经理就下一步销售策略、销售政策及开展销售竞赛评比等事项做专题发言。
秘书实务案例分析 Document serial number【KK89K-LLS98YT-SS8CB-SSUT-SST108】案例1：老总的隐私一、背景室，是不是知道一些这方面的情况？”事情是这样的：几天前，马总把于雪叫到自己的办公室，说：“麻烦你帮我办件事。
我马上要出差了，后天下午你去王府井某某商店的首饰柜台，你说出我的名字后，人家就会给你一包东西。
取到东西后，你再帮我送一下。
”说着，递给于雪一张写着门牌号码的纸条。
于雪在某某商店首饰柜台取到东西后准备离开，柜台里一位年纪轻大的员工在身后又特地关照于雪：“您是打出租吗？这包东西很贵重，在路上要小心一点。
”于雪当然明白，在首饰柜台前说的贵重东西，不是几百元或者一两千元能买得起的。
根据马总的纸条，于雪在亚运村找到了一栋高层公寓的××号房。
出来给于雪开门的是一位穿着睡衣的年轻漂亮女郎，她接过东西，高兴得几乎有些忘形：“啊！马哥连我的生日也没有忘记，真是太好了，谢谢马哥！”总裁问的就是这件事。
面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：a、“前几天王总的老师过生日，马总要出差，让我帮他送了点礼物给他的老师。
b、“最近一个时期马总从未找过我，对马总的事我一点也不知道！”c、“上个星期五下午，我帮马总送了件手饰给住在亚运村的一位年轻女性。
”d、“上个星期五下午，我帮马总送了件手饰给住在亚运村的小姐，看她那打扮，肯定是哪个歌厅里的小姐。
”e、“对马总我似乎不太了解。
”二、问题对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。
三、分析本题的最佳选择是c。
选a肯定是错误的。
的确，作为秘书在替上司办私事时，有责任替上司保密。
但是，当总裁问起这件事时，他代表的是整个公司的利益，这件私事也再是单纯的私事了，所以，作为秘书，于雪不能替马总隐瞒了，必须向公司的最高领导人说明事情的真相。
选b与选a一样，甚至有过之而无不及。
秘书实务与案例分析习题答案析秘书实务与案例分析第二章秘书工作基本要求案例分析案例1:上司办公桌上的机密文件琳达是费希德(上海)公司销售部经理的秘书,不过她当秘书还不到一个月。
这天上午,琳达的上司被公司市场总监叫去了,他俩站在办公室门口聊天。
上司办公桌上的电话铃响了,琳达过去接电话时,发现上司的桌子有份印有“公司机密不得外传”的文件翻开在那里。
面对这种情况,琳达应该怎么办?下面有5个选项:a、因为是在上司的办公室,公司外部的人也看不见这份文件,所以,这么放着没什么事。
b、给正在与市场总监聊天的上司发短信,请示他如何处置办公桌上的机密文件。
c、将文件放进保险柜里,上司回来后,马上向他报告。
d、给老同事艾玛打电话,问她可否在上司返回座位之前自己把文件保存起来。
e、机密文件这么摊着可能会被不该看到的人看到,所以用其它资料将文件盖上。
请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的,并说明理由。
答案e公司的机密文件让不该看到的人看到了会惹出麻烦,所以,作为助手,秘书有责任帮上司保管好文件。
但是,上司毕竟没有走多远,也许一会儿就回来了,所以,只要简单把它盖好就行了。
案例2:秘书工作的基本原则琳达是腾飞仪器(北京)公司财务总监的秘书。
她上个月才大学毕业,人力资源部请一位老同事对她进行培训。
这位老同事告诉她做秘书工作的一些基本原则。
下面有5个选项:a、在处理上司交办的工作时,如果遇到不明白的地方,不要自作主张,而是在请上司确认之后再处理。
b、在上司身边工作,肯定会比一般员工多知道一些公司机密,所以,即使知道了也要装作不知道。
c、秘书不能只等上司给自己交办工作,应该学会自己找事做。
d、即使上司指示你帮他处理一些个人私事,你同样要处理好。
这事到底与上司的工作有没有关系,可以在处理完之后再去确认。
e、因为秘书的工作就是帮助上司处理日常杂务,所以,秘书应仔细观察上司,了解他现在想做什么,从而提前主动为他提供帮助。
请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的,并说明理由。
秘书实务工作案例精选与评析（全集）秘书工作案例精选与评析案例1：广告公司的电话将近年底，公司特别忙，就要召开董事会了，由于销售大幅度滑坡，老总心情不太好。
这天上午10点钟左右，广告公司的赵总来电话，想就明年的广告代理问题与老总交换一下看法。
老总正忙得焦头烂额，听秘书说赵总要谈明年的广告问题，就对秘书说了一句：?不就是明年的广告吗？现在没时间！秘书应该如何回答广告公司赵总的电话？现在有几种选择：1.今天我们姜总时间安排得很满，实在抽不出时间。
回头我再给你打电话过去可以吗？2.您的事我们姜总基本知道，但是今天基本没空，下次再约时间吧。
3.我们姜总正急着赶份材料，不能接电话。
4.赵总，关于明年的广告问题，您跟我们公司企划部的张经理谈，可以吗？5.我们姜总今天身体有些不舒服，有什么事您先跟我说，我再转告他，可以吗？【案例分析】秘书选1比较合适。
广告公司和秘书的公司是合作者，因此回答赵总称自己的老板日程安排得很满，并询问是否可以回头再电话联系，显得有礼有节，易于对方理解和接受，双方的良好合作关系也能得以保持。
事后再向老板报告情况，待老板确定意见后再回复赵总。
选择2，直接回绝，给客户一个很傲慢的影响。
虽然广告业中一般都是买方市场，广告公司求广告主的情况较多，但是买卖双方在人格上是平等的，何况对方是公司长期的广告代理商，更不应该表现出一种无形的优越感，从而破坏彼此的合作关系。
你可以先再不跟对方谈，但要给人家一个理由以求得理解。
分析选3和选2犯同样的错误，直接回绝赵总，过于生硬，显得不礼貌，不可取。
选4这是自作聪明。
姜总不是没有时间，而是现在没心情，也并没有说不谈。
在这种情况下，秘书安排别人来谈，这是一种自作主张、违反工作纪律的行为。
选5的回答最为糟糕。
姜总并没有身体不适，信口说姜总身体不舒服是对领导的大不敬。
案例2：用什么方式说话，永远比说什么更重要局里就要开年度总结会了，要对今年的工作进行总结。
还有不到一周的时间，为了保证会议顺利召开，秘书处的全部人马都集中到会议室，研究讨论会议的有关文件。
秘书实务案例分析答案早晨整理上司的办公室琳达是施露化妆品(上海)公司财务总监的秘书，她每天早晨都要在上司上班之前整理好上司的办公室。
下面是她整理上司办公室时做的一些工作：a、检查上司写字台旁边的垃圾箱是否清空了。
b、检察窗前花盆里植物叶子是否枯萎，需不需要浇水。
c、检查上司写字台抽屉的物品摆放是否方便工作。
d、检查写字台桌面上的物品摆放是否整齐。
e、检查上司的记事用纸、铅笔等日常用品是否足够，需要添加。
请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。
本题答案c写字台的抽屉属于上司的私人空间，是否方便使用也只有上司本人才能知道，所以，在上司没有指示的情况下，即使是秘书，去整理上司的抽屉也是不合适的。
上司感觉身体不适琳达是莫尔食品(成都)公司总经理的秘书。
这天总经理上班后不久，就对琳达说自己的头有点胀，身体不舒服，需要休息一会。
面对这种情况，琳达应该怎么办?下面有5个选项：a、知道总经理的老毛病又犯了，马上到柜子里把备用药找了出来。
b、向总经理建议：“您太疲劳了，回家休息吧!”c、马上与公司里的有关人员打招呼，作个简要说明，今天没有急事就不要来找总经理了。
d、马上调整总经理的工作日程，取消一切约会。
e、请原来做过大夫的刘经理过来给总经理检查一下。
请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。
本题d秘书发现上司身体有些不舒服因而有些担心是很正常和自然的。
但是，不能表现得过份了，因为上司不仅事很多，有些也相当重要，作为秘书你可以表示自己的担心，但你不能替上司发号施令。
上司的身体再怎么不舒服，秘书都不能越权。
在上司上班之前琳达是施朗化工仪器(北京)公司总经理的秘书。
下面是琳达这天早上在上司上班之前做的工作：a、上司来电话说他临时有点事，要十点后才能到办公室，所以，琳达通知了各部门的经理秘书。
b、因为上司来电话说要晚一会儿到办公室，所以，琳达比平时多花些时间清扫上司的办公室。
c、查看上司当天的日程表，发现上司当天的日程安排要变更，马上打电话与有关人员确认。
《秘书人际关系与沟通实务》案例分析答案第二章基本的人际关系案例1:客户怒气冲冲找上司琳达是通用机械（沈阳）公司销售部经理的秘书。
这天琳达的上司去哈尔滨出差了，上午10点左右琳达接到长春一个客户打来的电话，对方怒气冲冲地说产品出了质量问题，要与琳达的上司直接通电话。
上司今天回不来，具体负责与对方签合同的业务员彼特正好在办公室。
琳达在向对方道歉说上司的不在家之后，接下来应该怎么办？下面有5个选项：a、上司出差了今天回不来。
如果是合同上的事，让具体负责业务的彼特马上过您那里去处理，您看这样可以吗？b、现在上司在外地出差，如果事情确实很紧急，我请上司直接与您联系，您看可以吗？C、上司在外地出差，具体的业务负责人彼特正好在办公室，要不您先跟他说说，反正这事不能就这么干等着。
d、我马上请上司与您联系，您能否先告诉我到底发生了什么事情？e、上司在外地岀差，今天回不来，我马上与他联系，让他明天上午与您联系，您看可以吗？请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。
答案C上司不在家，让具体负责业务的人出面来处理不是不可以，但是还要看对方的反应，因为现在对方很生气，指名要与上司直接通话。
在不了解事情真相和未征得对方同意的情况下，你马上让具体业务员替代上司是不适合。
案例2：上司变更日程之后琳达是东泰医疗设备（上海）公司营销总监的秘书。
这天上午11点多钟，琳达接到上司从外面打回来的电话，说原计划下午1点之前返回公司，现在急着要去拜访另一个客户，所以要到下午3点以后才能冋来。
那么，上司今下午原定的工作应该如何处理？琳达要向上司问清楚。
下面有5个需耍上司确认的几个问题：a、原定1点钟与销售部经理商量工作，要对他说情况有变吗？b、原定2点客人来访，是打电话告诉他变更时间还是请销售部经理接待？C、原定3点钟开部门内部会议，对销售部经理说推迟到3点半开始吗？d、市场部经理说下午一上班有份急件想让您签字，我不接收，让他等您回来后直接交给您，可以吗？e、您与财务总监定好4点半商量工作，还是按原计划进行？请从上而5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。
秘书实务案例分析题（精选4篇）秘书实务案例分析题篇1有位刚毕业的大学生，到一家公司应聘秘书，老总问她：“会什么”?她说会很多的活，比如动画、计算机、写作，老总问她，你会做卫生吗?秘书气了一句话：我是大学生，我怎么能去做卫生呢?老总再问：碰过办公室的桌面脏了，该谁去做呢?秘书无言以对。
秘书实务案例分析题篇220xx年5月31日，丞心商务中心的前台秘书，相貌不错，体材也很好，当时，全公司的人都在开会，就招呼端来开水，她就使出“十指浃的真功夫”，两手拿着五个装满开水的一次纸杯，端到公司领导面前，领导见完大笑，她还不知道是什么原因笑。
将心比心地想，见到这样的开水，你们也敢喝吗?秘书实务案例分析题篇3有位中专学校教学秘书的老师，后来不甘心当老师，怀着激动的心情加盟秘书公司，没想到刚来几天，就碰地一挡灰。
跑业务，他放不下架子，做文书，他又不让老总满意。
最后呆了两个月又回学校了。
回学校后又不甘心，出来跑遍北京、上海几大城市，想学习人力资源。
一年后，又感觉不对，还是回到秘书公司搞人力资源，说要成为职业秘书教练。
公司就安排在商务中心上班，手下带着几名实习秘书人员。
号称职业秘书教练，他所教出的前台秘书还会在上班时间穿超短裙和背带，搞了老总很不自在，公共接待区的的垃圾也是五天以上不倒了。
老总就火了，反问：你说你能成为职业秘书教练，连自己公司的员工都训练不好，怎么训练别人了，这位“职业秘书教练”无言以对。
秘书实务案例分析题篇420xx年11月，丞心公司刚成立，有个网络部的秘书人员，老总在办公室里面的门开着，秘书人员站在离老总15米的地方站了起来，喊了一声，“过来一下”，意思要老总过去，他要把做出来的动画给老总看，老总纳蒙了，叫老总“过来一下”本身就不对了。
这个秘书人员在一个月后被炒鱿鱼了。
秘书工作案例精选与评析案例1：广告公司的电话将近年底，公司特别忙，就要召开董事会了，由于销售大幅度滑坡，老总心情不太好。
这天上午10点钟左右，广告公司的赵总来电话，想就明年的广告代理问题与老总交换一下看法。
老总正忙得焦头烂额，听秘书说赵总要谈明年的广告问题，就对秘书说了一句：“不就是明年的广告吗？现在没时间！秘书应该如何回答广告公司赵总的电话？现在有几种选择：1.今天我们姜总时间安排得很满，实在抽不出时间。
回头我再给你打电话过去可以吗？2.您的事我们姜总基本知道，但是今天基本没空，下次再约时间吧。
3.我们姜总正急着赶份材料，不能接电话。
4.赵总，关于明年的广告问题，您跟我们公司企划部的张经理谈，可以吗？5.我们姜总今天身体有些不舒服，有什么事您先跟我说，我再转告他，可以吗？【案例分析】秘书选1比较合适。
广告公司和秘书的公司是合作者，因此回答赵总称自己的老板日程安排得很满，并询问是否可以回头再电话联系，显得有礼有节，易于对方理解和接受，双方的良好合作关系也能得以保持。
事后再向老板报告情况，待老板确定意见后再回复赵总。
选择2，直接回绝，给客户一个很傲慢的影响。
虽然广告业中一般都是买方市场，广告公司求广告主的情况较多，但是买卖双方在人格上是平等的，何况对方是公司长期的广告代理商，更不应该表现出一种无形的优越感，从而破坏彼此的合作关系。
你可以先再不跟对方谈，但要给人家一个理由以求得理解。
分析选3和选2犯同样的错误，直接回绝赵总，过于生硬，显得不礼貌，不可取。
选4这是自作聪明。
姜总不是没有时间，而是现在没心情，也并没有说不谈。
在这种情况下，秘书安排别人来谈，这是一种自作主张、违反工作纪律的行为。
选5的回答最为糟糕。
姜总并没有身体不适，信口说姜总身体不舒服是对领导的大不敬。
案例2：用什么方式说话，永远比说什么更重要局里就要开年度总结会了，要对今年的工作进行总结。
还有不到一周的时间，为了保证会议顺利召开，秘书处的全部人马都集中到会议室，研究讨论会议的有关文件。
秘书实务案例解析题及答案上司与客人的会谈超时琳达是唐龙投资 ( 中国 ) 公司总经理的秘书。
按昨天下午下班从前定好的日程安排，总经理今上午九点半到十点一刻与河北大地公司的刘总会谈 ; 从十点半到十一点半跟青岛海洋公司的李总会谈。
十点一刻，青岛海洋公司的李总履约而至，琳达请李总在会客室稍等，自已以给客人加水的名义到达总经理办公室，向总经理表示别的的客人已到 ; 可总经理对琳达的表示一点反响也没有，还是从足球到汽车，前五百年后八百年地与刘总在穷侃，忧如完好忘了还有约会。
到十点四十了，见青岛李总等得有些不耐烦了，琳达只好又一次到达总经理办公室，她递给了总经理一张纸条：a、“总经理，李总已到。
你已经高出30 分钟了 ! ”b、“总经理，李总已到。
还让李总等多久?”c、“总经理，李总已到。
李总已经等得有些不耐烦了，我怎么答复人家 ?”d、“总经理，李总已到。
你去款待李总吧，刘总我来款待。
”e、“总经理，李总已到。
我怎么向他讲解?”请从上面 5 个选项中优选出 1 个你认为合适的，并说明原由。
本题 b总经理在看到你的“还要让李总等多久 ?”纸条后，既不会感觉你给他压力，也不会感觉很犯难，他只要在你的纸条上写上“5 分钟”或“ 30 分钟”就行了，而不要回答“怎么办”或“怎么答复对方”这类问题。
接受指示时来电话琳达是冰川钢铁 ( 中国 ) 公司总经理的秘书。
下周就要召开全国经销商大会了，这天上午琳达正在就会议的筹备工作接受上司的指示的时候，她办公桌上的外线电话响了。
琳达只好对上司说了声“对不起”后回自己办公室接电话，结果这电话是找上司的。
而对这类情况，琳达应该怎么办 ?下面有 5 个选项：a、问对方是什么事情，若是是急事就转给上司。
b、说上司现在很忙，问对方可不可以先找公司的其他人。
c、像平时相同问对方是什么事情，她帮助转达给上司。
d、告诉对方说上司正在商讨工作，完了此后就马上打电话给他。
e、说上司现在正在商讨工作，完了今后再转达给上司。
《秘书学概论》第九章思考题参考答案本文为《秘书学概论》（高等教育出版社2011年版高等学校秘书学专业系列教材）第九章的思考题参考答案。
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（CQ资料）1.简述美国秘书的种类与职级？种类：美国政府秘书：即在美国联邦、州、市、县政府和驻外使、领馆、军事基地等处工作的秘书。
美国法律秘书：指在美国司法机关、律师事务所、工商企业法务部门，作为法官和律师助手的秘书。
美国公司秘书：指在美国公司中接受并执行董事长指令的秘书，属行政秘书中领导职位的秘书。
美国经理秘书：指美国公司经理的高级秘书。
美国技术秘书：也称工艺秘书，美国政府技术部门、科研机构和工程技术公司中作为高级科学研究人员助手的秘书。
美国医学秘书：也称医药秘书，指在美国医疗系统中作为医生助手的秘书。
美国教育秘书：指在美国教育系统担任秘书工作，分别为高等院校校长、院长、系主任、教授等服务的秘书，绝大多数为女性，属于教职编制。
美国财经秘书：指协助雇主管理财务的秘书。
美国通信秘书：也称文字处理员，美国公司中专事文字处理的秘书。
美国行政管理协会将通信秘书划分为首席文字处理员和文字处理员两类。
职级：2至15级秘书职责举例如下2级，送信；3级，文件收发、管理，文书兼打字，操作办公设备，电话接线员等；4级，文书兼速记、记录、录音、复制等；5级，来往函件文书处理，印刷文书等；6级，一般文书管理，一般通讯管理，密码编制，译码设备操作；7级，电脑操作，通讯中转设备操作；9级，后勤管理；12级，日程分析、管理分析、通讯管理；15级，日程安排、辅助综合管理。
2.简述日本秘书的种类与职级？种类：根据模式划分“日本型”秘书：指日本国内以传统方式从事工作的秘书。
“欧美型”秘书：指日本国内具备欧美国家秘书一般特征的秘书，以与“日本型”秘书相区别。
根据系统与服务对象划分公务秘书：也称政治秘书，指精通国会或政党、内阁等结构的公务员性质的秘书。
第一章文字工作思考题及参考答案1.与其他人员的文字工作相比,秘书的文字工作有何特点？答：可以概括为“四性”：写作活动的受动性、思维形式的抽象性、表达方式的综合性、成文过程的程序性。
2.秘书经常需要撰写的文稿主要有哪些？答：(1)各种法定公文。
(2)其他通用文书：包括信息简报类的政务简报、情况反映、信访动态等；规章制度类的章程、办法、细则、规则、公约；工作计划类的月、季、年工作计划,以及专项工作计划如调查提纲、会议预案、某项中心工作实施方案等；工作总结类的年终工作总结、专项工作总结、调查研究总结等。
这些文书除信息简报类外,大多只用于组织内部。
(3)商务文书和公关礼仪类文书：包括谈判协议书、商务合同、商务信函以及外贸业务中的各种单证等。
公关礼仪文书主要指贺信(电)、喜报、慰问信、表扬信、感谢信、开(闭)幕词等。
(4)上司讲话稿，主要有：法定会议的工作报告(如政府工作报告、公司经营状况的报告)、部署工作的讲话、总结表彰大会上的讲话、纪念庆祝大会上的演讲、宣传动员教育辅导性会议上的演讲、各种礼仪性讲话(如祝酒词、欢迎词、答谢词、悼词)等。
(5)媒体署名文章：供报刊发表的文章（通常署本单位领导的名或直接署单位名)。
(6)新闻报道。
3.一篇高质量的文稿应该具备哪些特征？答：(1)准确反映上司意图。
(2)内容符合法律政策。
(3)观点明确、逻辑严密。
(4)内容实在、篇幅简短。
(5)语言规范、行文得体。
4.简述文稿撰拟的一般过程。
答：(1)文稿起草前的准备（包括思想准备、材料准备、拟定提纲）。
(2)初稿的撰拟。
(3)文本的校核、检查和修改。
(4)文稿的审核、签发和定稿。
5.秘书的文字记录工作包括哪些种类？有何具体要求？答：文字记录工作主要包括：电话记录、值班记录、信访记录、接待记录、会议记录、谈判记录、大事记录、上司讲话记录等。
具体要求有：（1）备好记录工具，准备随时记录，（2）培养倾听和判断能力，快速做出记录，（3）及时补充和修改，认真整理记录，（4）科学地制作表格。
秘书实务与案例分析秘书实务是文秘和法律文秘专业的一门专业核心课程，有做过关于秘书实务的案例分析题吗?下面小编给大家介绍关于秘书实务案例分析的相关资料，希望对您有所帮助。
秘书实务分析题如下请柬发出之后某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。
接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。
一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。
几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。
事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。
但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。
尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。
思考题：这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢?会议方案制订中迅显示器有限公司是我国主要的电脑显示器生产基地之一，去年实现销售额 8 亿元人民币，产品30%出口海外，并不断保持产量连年递增的势头，质量管理也达到了同行业的先进水平。
为适应生产规模的进一步扩大，去年底，该公司又扩建了 1 万平方米厂房，增加了 3 条国际先进的生产流水线，使显示器年生产能力达到了 100 万台。
产量增加了，销售必须跟进。
目前，中迅显示器有限公司在全国设有 300 多个代理商，为了让代理商更多地了解公司的发展，同时展示其即将推向市场的新产品的优势及性能，研究如何扩大产品销售等问题，公司领导决定8 月8 日一10 日在上海市召开一次全国代理商会议，由公司总经理介绍企业的基本概况及发展远景; 研发部经理介绍、演示新产品的性能、核心技术及测试结果; 生产部总监介绍目前企业的生产能力及生产情况; 销售部总监介绍公司产品的销售情况; 公司主管副总经理就下一步销售策略、销售政策及开展销售竞赛评比等事项做专题发言。
第九章谈判事务
思考题及参考答案
1.为什么说“谈判事务已经成为当代秘书工作的一项常规业务”？
答：在市场经济环境下,谈判是各级各类组织经常性的公务活动。
在频繁的对外对内经济来往中,既需要经常运用谈判这一手段来推销商品,采购原材料,引进人才、资金、技术、设备,广泛开展经济技术协作,也要经常运用谈判来解决越来越多的利益冲突和经济纠纷,谈判在企业经营活动中的作用越来越重要。
谈判是市场经济条件下普遍存在的社会行为,是现代领导一项经常性的公务活动。
作为领导的参谋和助手，秘书要为领导的谈判提供良好的服务,承担谈判的具体事务，经常直接参加领导的谈判活动。
有时秘书还在领导的授权下作为本方的主要代表直接参加谈判。
谈判事务已经成为当代秘书工作的一项常规业务。
因此秘书有必要掌握谈判的基本知识，熟悉谈判的一般程序，以便更好地发挥秘书在谈判中的作用。
2.谈判应该坚持哪些原则？说说这些原则的具体含义。
答：（1）客观性原则，即参加谈判的各方应该尊重客观事实,服从客观真理,而不能凭自己的意志和好恶而主观用事。
谈判各方都应该以诚相待,摆事实,讲道理,不弄虚作假欺骗对方。
（2）求同存异原则，即谈判各方应该努力寻求各方意见或利益的共同点或相容点,并就已经取得一致或谅解的内容达成协议,允许保留无法弥合的分歧。
如果坚持一定要在讨论的所有事项上都取得一致,许多谈判就很难达成协议。
（3）公平竞争原则，即参加谈判的各方在谈判中的地位应该平等,讨论问题应遵循公平合理的标准,不得以强凌弱,不得强加于人。
（4）互利原则，即任何谈判都应追求双赢结果,谈判的任何一方在维护本方利益的同时,必须考虑其他各方的利益。
3.一次正规商务谈判的大致程序如何？各阶段有哪些秘书工作？
答：第一阶段：谈判前的准备阶段。
主要工作有：收集谈判信息、确定谈判目标、安排和审议谈判议程、设计谈判对策、组织谈判班子、选择和安排谈判地点。
第二阶段：谈判进行阶段。
主要工作有：开局、摸底、磋商（主要活动有报价、讨价还价和议价）以及让步。
第三阶段：谈判完成阶段。
主要工作有：回顾分析、拟订谈判协议、签订协议或合同、谈判工作总结。
4.什么是谈判文书？谈判文书有哪几种基本类型？
答：狭义的谈判文书指谈判最终形成的书面协议。
它既是衡量谈判成功与否以及谈判取得成果大小的唯一依据,又是约束双方行为的唯一法律依据。
广义的谈判文书则指整个谈判过程中(包括谈判准备阶段)所产生的一切文字材料。
根据谈判性质的不同,谈判协议书大致可分为公报类、协约类和合同类三大基本类型。
5.为什么谈判必须作详细记录？
答：（1）谈判记录是起草谈判最终协议的基础。
（2）谈判记录是本方在谈判间隙分析对方意向和战术,以确定下一步对策的依据。
（3）谈判记录反映谈判原过程,是总结谈判经验不可缺少的原始材料；对于一些重要谈判来说,它还是重要的档案材料。
案例分析及参考答案
阅读下面的案例，回答后面的问题。
中方某公司向韩国某公司出口丁苯橡胶已1年，第2年中方又向韩方报价，以继续供货。
中方公司根据国际市场行情，将价格从前1年的成交价每吨下调了120美元(前1年1200美元/吨)。
韩方感到可以接受，建议中方到韩国签约。
中方人员一行二人到了韩国首尔该公司总部，双方谈了不到20分钟，韩方
人员说：“贵方价格仍太高，请贵方看看韩国市场的价，3天以后再谈。
”
中方人员回到饭店感到被戏弄，很生气，但人已来首尔，谈判必须进行。
中方人员通过有关协会收集到韩国海关丁苯橡胶进口统计，发现从哥伦比亚、比利时、南非等国进口量较大．中国进口也不少，中方公司是占份额较大的一家。
价格水平南非最低但高于中国产品价。
哥伦比亚、比利时价格均高于南非。
在韩国市场的调查中，批发和零售价均高出中方公司现报价30％～40％，市场价虽呈降势，但中方公司的给价是目前世界市场最低的价。
为什么韩方人员还这么说?
中方人员分析，对方以为中方人员既然来了首尔，肯定急于拿合同回国，可以借此机会再压中方一手。
那么韩方会不会不急于订货而找理由呢？
中方人员分析，若不急于订货，为什么邀请中方人员来首尔?再说韩方人员过去与中方人员打过交道．有过合同，且执行顺利，对中方工作很满意，这些人会突然变得不信任中方人员了吗?从态度看不像，他们来机场接中方人员，且晚上—起喝酒，保持着良好气氛。
通过上述分析，中方人员共同认为：韩方意在利用中方人员出国心理再压价。
根据这个分析，中方人员决定在价格条件上做文章，首先，态度应强硬(因为来前对方已表示同意中方报价)，不怕空手而归。
其次，价格条件还要涨回市场水平(即1100美元/吨左右)。
再次，不必用两天给韩方通知，仅1天半就将新的价格条件通知韩方。
在1天半后的中午前，中方人员电话告诉韩方人员：“调查已结束，得到的结论是：我方来首尔前的报价低了，应涨回去年成交的价位，但为了老朋友的交
情，可以下调20美元/吨，而不再是120美元/吨。
请贵方研究，有结果请通知我们。
”
韩方人员接到电话后1小时，即回电话约中方人员到其公司会谈。
韩方认为：中方不应把过去的价再往上调。
中方认为：这是韩方给的权利，我们按韩方要求进行了市场调查，结果应该涨价。
韩方希望中方多少降些价，中方认为原报价已降到底。
经过几个回合的讨论，双方同意按中方来首尔前的报价成交。
这样，中方成功地使韩方放弃了压价的要求，按计划拿回合同。
(1)分析上述谈判中的各项构成要素。
答：本谈判是典型的双边谈判。
它由以下几个要素构成：首先中方某公司和韩国某公司都是谈判主体，谈判内容即丁苯橡胶的进出口贸易，具体议题主要在丁苯橡胶的价格问题上。
我方的谈判目的是以来首尔前的报价出口丁苯橡胶，而对方的谈判目的则是以较低的价格进口丁苯橡胶。
谈判的结果是以双方基本满意的价格成交，达到了双赢的预期效果。
(2)中方谈判人员在谈判过程中，运用了哪些谈判的原则？
答：在这个案例中，中方谈判人员之所以能够成功，主要是他们在谈判中贯彻了以下原则：
a.目标原则：在中方人员赴韩之前，就设定了与韩方交涉的目标，即将价位从前1年的成交价每吨下调了120美元（前1年1200美元/吨），这就为进一步谈判设定了方向。
b.客观原则：在中方人员到达韩国以后，又作了相关的调查，了解了市场信息，在尊重客观事实的基础上，中方在谈判中做出了正确的决定。
c.弹性原则：中方的可接受的最低价位是1000美元/吨，即比前一年下降120美元/吨，但经过调查，中方决定可以下调20美元，而不再是120美元。
d.互利原则：在经过几个回合的讨论后，中韩两方都同意将价位定在1080
美元/吨，这个决议，对双方的发展都有益处。
