如何做好人事档案的鉴别工作

如何做好人事档案管理工作　

文，刘巧平　

在人们的工作生活中．档案扮演着重要的角色，但是很多人　

误认为人事档案没用，出现了忽视人事档案管理的现象。影响了　

档案管理工作。因此，笔者就人事档案管理工作的问题及对策谈　几点看法。　

人事档案是记述和反映个人经历和德才表现．以个人为单位　集中保存起来以备考察的文字、表格及其他形式的历史记录。是　

全面考察了解正确选拔人才的一个重要依据。　人事管理部门根据人事档案为职工提供身份认定和办理社　会保险；为员工申报职称；调整工资；根据档案确定退休年龄；　

根据档案中从事有毒、有害工作的年限推算提前退休年龄；代为　

缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、出具与人事档　

案有关的证明材料等等。　

要充分认识到人事档案管理工作的重要性．加强对人事档案　

的管理．提高人事档案工作的管理水平。及时研究解决人事档案　管理工作中遇到的问题，为人事管理工作提供好的保障和服务。　

一、人事档案管理主要存在的问题　

第一，人事档案管理重视程度不够。相当一部分人认为人事　档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作．不能给单位创造经　

济效益．因此忽视人事档案管理工作．最终形成“说起来重要、　排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”的状况。人事档案工作　

长期处于被动应付的状态。难以高质量地为干部队伍建设服务。　第二，人事档案管理工作缺乏力度。一是少数管档部门没有　

形成自己的实施细则和制度，建立了制度也存在执行不严格现　

象，收集归档工作被动、不及时。二是收集归档的材料不全面、　

不真实准确，人事档案中有些材料在内容和形式上是雷同的。一　些鉴定、考核和评价材料大都是套话．内容形式相同。不能准确　反映每个人的真实情况。三是人事档案用纸规格不一。人事档案　

材料须统一使用１６开规格的办公用纸．但现行的办公材料大部　

分是Ａ４纸，纸张的大小不同。在立卷归档时进行技术加工、折　叠、剪裁及裱糊，使人事档案案卷很不美观。　

第三．人事档案管理人员业务不熟。由于机构调整、科室重　

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文案大全 人事档案审核方法

干部的基本信息，是干部历史的记录，是考察了解干部和选拔任用干部的重要依据。因此，做好干部档案审核工作非常重要。

干部档案审核的一般方法是：先依据最新的《干部任免审批表》和《干部履历表》，作为现在工作中使用的干部相关信息，再到涉及该信息的材料中反查核对，比照最新的《干部任免审批表》和《干部履历表》的信息是否与材料的记载一致，不一致要做好记录并作核实处理，差缺的材料要进行补充。

一般应重点审核干部的“三龄两历一身份”和家庭情况等信息。“三龄”即干部的出生日期、入党时间和参加工作时间，“两历”即干部的学历学位和工作经历，“一身份”即干部身份。具体审核方法如下：

一、出生日期

（一）认定依据

出生日期的认定以档案中最早形成材料记载的出生日期为依据。最早形成材料记载的出生日期有涂改的，要查找相关材料(原始户籍材料和亲属材料)予以印证。

（二）审核要点

重点审核最新《干部任免审批表》出生日期记载是否与档案中最早形成材料记载的时间一致。

出生日期记载前后是否一致的界定： 实用标准文档

文案大全 1.若最新《干部任免审批表》出生日期记载与档案中最早形成材料的记载时间一致，且大部分主要材料均一致，则该档案的出生日期不存在问题;

2.若最新《干部任免审批表》出生日期记载与档案中最早形成材料记载的日期不一致，且无相应的认定材料或有认定材料但没有更早于档案中最早形成材料记载出生日期的相关材料(档案材料或原始户籍材料)作依据，该档案中最新《干部任免审批表》等材料的出生日期存在问题，须进行相应记录及整改。

（三）审核程序

1.比对信息

首先详细审核档案材料记载的下述三个材料的出生日期，并判断最早形成材料记载的出生日期、最新《干部任免审批表》和其他主要材料记载的出生日期是否一致。

(1)最早形成材料记载出生日期; 注：根据档案目录中材料形成时间，常见的最早形成材料是中学毕业生登记表、入学(入伍、招工)政审表、《入团志愿书》、应征入伍登记表、招工登记表和体检表等。

２０１４年ｌ７期　科技一向导　◇科学管理◇　浅谈干部人事档案材料鉴别工作的几点体会　李丹丹　（黑龙江省区域地质调查所　杨帅　黑龙江哈尔滨１５００８０）　【摘要】干部档案材料的鉴别工作，是干部档案管理部门按照有关规定和原则，对收集起来准备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，　判定材料的保存价值，确定其是否归入干部档案的工作，是一项政策性很强的工作。就每一份干部人事档案材料来说，鉴别工作就是判断它应　不应该归入干部人事档案的工作，主要包含三层意思，一是判定材料是否属于干部人事档案所需材料；二是判定材料的真伪；三是判定材料是　否符合归档要求。　【关键词】干部人事档案；鉴别工作；体会　１．鉴别干部人事档案材料的依据及原则　必须根据国家有关文件精神．以《干部人事档案材料收集归档规　定》和《干部档案工作条例》及干部人事工作相关文件政策为依据，认　真严肃地进行。依据形成材料的主要内容、保存价值及用途．确认材料　的取舍，概括地说，要做到：取之有理．舍之有据，去伪存真，具体问题　具体分析。　２．鉴别归档材料的具体方法及要求　（１）看材料是否是“本人”的材料。归档材料必须是属于同一人．避　免张冠李戴归人他人档案　同名同姓的的材料是最容易搞混而且也是　较难发现的．辨认的方法是对材料逐份地进行核对．重点核对材料上　的出生年月、籍贯、入党（团）时间、工作单位、参加工作时间、简历等基　本情况是否相同．主要经历是否一致．要尽量多核对一些内容．反复对　照，比较分析，使鉴别的结论建立在充分可靠的基础上。一个人多名的　材料，有的人早期用乳名、学名，后期又用笔名或其他名字。还有字和　名有时是音同而字不同，如斌字有时写成“滨”．君字有时写成“军”，这　种情况如果不认真鉴别．就很可能把同一人的材料抽分开　辨别这类　情况：一要查阅档案内是否有更名材料．二要认真核对基本情况和经　历来辨析。　（２）看材料是不是应归人干部档案的内容　要按照干部管理权限　和材料归档范围来鉴别是否应归人档案。例如．一个干部是本级组　织人事部门管理的．但反应这个干部职务任免情况的文件、请示报　告等材料，就不属于干部归档管理的范围．只有干部任免表、考察材　料才是应该归人干部档案材料　对不需归档或重复多余的材料．应　及时清理出来。对清理出来的有保存价值的材料，可转交有关部门　或本人保存：无保存价值的．又不宜退还本人的．应登记报主管领导　批准销毁　（３）看材料是否完整、齐全。同系列材料要系统成套，特别是结论　性的材料，主要是证明、证据等重要材料．都必须全部收集　有头有尾。　如处分材料一般应具备处分决定（包含免予处分的决定）、调查报告、　本人检查或对处分的意见等；每份归档材料．必须完整，无损坏、不缺　页，对头尾不清，出处和时间不清的材料，要查清注明后再归档。另外，　我们要注意看材料是否按规定填权　比如．干部任免审批表规定的内　容一定要填全，不全的请干部任免部门重新填写　考察材料有无民主　推荐人等，得票和名次情况；有无考察谈话情况．同意人数等等。没有　的请任免部门重新填写，如不填写应明确责任　（４）看材料是否手续完备。凡规定需要组织审查盖章的材料，必须　要有组织印章。最终审批结果、审（复）查结论、处分决定等材料需要与　本人见面并由本人认可签字：本人见面后未签字的．由组织注明其原　因。出国（境）审批表，须要注明出访的任务、目的及出去与返回的具体　时间。凡不符合归档要求．手续不完备的档案材料．须要补办完手续后　再归档。如鉴别中发现涉及干部政治历史问题或其他相关重要问题．　需要查清而没有查清的材料及未办理完毕的材料．不能归人干部档　案．应及时退回材料形成部门审核处理　（５）看归档材料内容是否可靠、真实　材料的原始性、真实性是材　料的生命。“真实”是指归档材料必须由法定作者形成，材料字迹清楚、　所指对象明确，材料内容符合干部本人客观实际情况。档案材料没有　更改造假，没有与实际情况不符的信息　归档材料上的出生时间、姓　名、参加工作时间、民族、籍贯等自然情况应当与原始档案记载一致　一经鉴别确认不真实的材料及未经上级组织核实的材料．要清出处　理。发现与档案记载不一致的归档材料．应当通知材料形成部门重新　制作，补办手续，或者由具有干部管理权限的人事部门审核或出具组　１０６　织说明并加盖公章　（６１看档案材料是否符合规定的规格和要求。干部人事档案材料　的载体和记录材料应当符合档案保护要求。载体使用１６开型（长２６０　毫米，宽１８４毫米）或国际标准Ａ４型（长２９７毫米，宽２１０毫米）的公　文用纸．左侧留出２Ｏ一２５毫米装订边。归档材料不得使用铅笔、圆珠　笔、水彩笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸等不符合档案保护要求的记　录材料书写　归档材料一般不得使用复印件．三种情况例外：一是各类　证件、证书、二是全国统考科目成绩单，三是补充收集的历史久远的材　料。复制件必须标明复制时间、出处．并加盖出具材料单位和干部人事　关系所在单位人事部门的印章。以确保复制材料真实、有效。　３．鉴别档案材料实践中遇到的一些具体问题的处理办法　３．１历史上形成的一些手续不完备的材料的处理方法　干部人事档案材料应该手续完备．但是历史上形成的一些材料由　于受到当时环境和物质条件限制．或形成材料过程中工作人员不认　真．使已归档的材料手续不完备，如有历史问题审查结论未盖公章等。　对于这些材料，只要内容真实，仍应存人干部档案，而不能以现在的有　关规定为根据弃之不要　３．２历史上形成的不符合撰写要求的材料的处理办法　由于当时物质条件的制约．历史上形成的一些材料撰写不符合目　前的有关要求．如有的用铅笔或圆珠笔书写，还有的是打字蜡纸附页，　这些记载材料上有的字迹开始变淡、消褪。对于这些年代久远的材料　不能按现有的规定丢弃不要的．应采取新旧有别的方法．对其进行认　真的核查和鉴别．凡对考察了解干部有绝对参考价值的．要进行必要　的裱糊或复制．存入干部人事档案。　３．３任免通知已存入干部人事档案中的的处理办法　干部档案材料的收集范围不包括任免通知。实践中，往往一些单　位由于干部档案中缺少《干部任免审批（呈报）表》，而把任免通知存入　干部人事档案　中组部对此有明确要求．对已归档的任免通知可根据　不同情况进行处理：（１）如原来没有填写《干部任免审批（呈报）表》．或　因年代久远或单位变迁等原因无法补填《干部任免审批（呈报）表》的，　任免通知可留在档案中。对于复制《干部任免审批（呈报）表》和任免通　知，耍注明复制标识和复制时间，并加盖组织印章；（２）缺少《干部任免　审批（呈报）表》的，要仔细查找，尽可能找到原件，确实找不到的，可通　过文书档案复制．同时将任免通知抽出转交文书档案或销毁　３．４干部人事档案中的有关于证件的处理办法　干部人事档案中有时出现学位证、毕业证、准考证、户口转移证、　培训结业证等不同类型的证书。上述各种证书，不需要存入本人档案．　可取出退还本人。　４．结语　干部人事档案是考察干部的重要依据．因此，干部人事档案的取　舍至关重要　鉴别工作是确保干部档案精炼、真实的关键措施和重要　手段．它决定着档案的质量．影响着档案的使用．是干部人事档案材料　的最后一次检查．是开展系统整理的基础和前提。不同的干部人事档　案材料鉴别工作会遇到不同的问题．需要在实际工作中在遵循相关规　定的前提下．灵活处置．对归档材料进行认真的鉴别．确保干部档案完　整、真实、条理、精炼、实用。　【参考文献】　［１］何素芳．浅谈人事档案归档材料的鉴别．档案时空，２ｏ０５０２）　［２］罗利菁．干部人事档案工作管理研究．中国高新技术企业，２００９（１５／．　［３］李春花．干部人事档案工作中存在的问题及对策．科技信息，２０１０（２７）

人事档案管理规定规则

(一)人事档案材料鉴别、归档制度

1.严格按照中组部《人事档案材料收集归档规定》，明确收集范围，认真做好人事档案材料的收集与补充工作;

3.人事档案材料的形成部门，应在形成正式材料后的一个月内，将材料送交校档案馆人事档案室归档;

4.档案工作人员对收集的人事档案材料，要认真进行核对，对缺少的材料要逐一进行登记，及时催要，对不符合归档要求的材料，要及时通知形成档案材料部门补送材料或补办手续，形成材料的部门要按规定认真办理;

5.对不属于归档的材料要及时退回材料形成部门。

(二)人事档案材料鉴别、归档制度

1.严格把好人事档案材料“入口关”，对收集的档案材料要认真鉴别，严格审核;

2.归档材料必须是办理完毕的正式材料;

3.归档材料必须齐全完整、真实、文字清楚、对象明确、手续完备，有承办单位的签章或个人署名，有形成材料的日期;需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入档案;

4.残缺不全、头尾不清、不符合归档要求的材料，不能归入档案，不属于归档范围的材料不得擅自归档; 5.人事档案材料应统一使用16开纸(19×26.5厘米)，材料左边应留出2—2.5厘米的装订边，不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写，不得用计算机打印签名;

6.凡属于应归入档案的材料，应按照中组部《档案整理工作细则》进行整理立卷，零星档案材料每两年装订入卷一次。

(三)人事档案查(借)阅制度

1.查(借)阅人事档案必须是中共党员，并填写《查阅档案审批表》，由查阅单位负责人签字，档案馆领导审批后，方可查(借)阅;

2.任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案;

3.查(借)阅档案时，档案工作人员应根据规定，确定是否提供或是确定提供材料的范围，凡与查阅内容无关的材料，不得翻阅，并对提供查阅的档案进行登记;

4.查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散布档案内容;

5.查阅人员未经许可，不得擅自摘录或复制档案内容;