大学课件:《秘书学概论》第六章秘书工作规律与方法精讲
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一、八大工作:办公室管理;通讯工作;接待工作;日程安排;督查工作;保密工作;印信工作;值班工作。
二、办公室管理的作用:1.办公室是指挥部2.办公室是工作室3.办公室是窗口:办公室又是机关和企事业单位与有关单位工作业务联系、与社会公众联系、与新闻媒介联系的中心场所,是一个窗口。
办公室的设施、装饰、环境,办公人员的工作态度和工作作风,都代表着机关或企业的形象。
树立良好形象,乃是一个组织生存发展的必备条件。
三、接待工作应遵循哪些原则?1、文明礼貌:秘书对待任何来客都应以礼相待,而不计其职务高低、衣着服饰、是否熟悉等情况。
对经常联系或上司约请的来客,秘书主动称呼,问候对方,及时通报或引见给上司,并视需要送上茶水或咖啡。
2、负责:秘书在接待来客时要对本单位负责,也要对来客负责。
对于初次来访者应该确定其身份再交谈,在交谈的过程中应注意必要的内容和范围。
在明确了客人的来意之后秘书应负责地办理,不能故意推诿、拖延或敷衍了事。
3、与人方便:秘书应尽可能给来客提供方便。
引见、提供资料、转告转办、介绍情况、提供资料等,对外地来客,秘书还应该帮助办理膳宿以及指点交通路线,代办车、船、机票等。
4、讲求实效:秘书接待时应注意不浪费客人的时间,也不浪费自己的时间,更要节省上司的时间。
善于在上司会见客人出现尴尬局面或受到无理纠缠时替上司解围。
5、按制度办事:秘书在接待工作尤其是规模较大、时间较长的会议接待或团体接待中应严格按制度办事。
6、遵守纪律:接待工作中秘书外出机会多,自由度也比较大,尤应注意自觉遵守纪律,比如保守纪律等。
四、督查:指秘书协助领导,把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查,使之落实、妥善。
督查工作的作用:(1)对领导的作用。
监督工作是贯彻落实领导决策、指示的后续步骤和保证手段;监督是促进领导决策正确、科学的必要环节;监督是改变各级领导和干部作风、克服官僚主义的有效手段。
(2)对秘书的作用。
是秘书的一项重要职责;是秘书发挥参谋、助手作用事物重要方面。
《秘书学》全套课件完整版•秘书学概述•秘书工作基础•秘书职业素养目录•秘书实务技能•秘书沟通与协调•秘书参谋与辅助决策•秘书培训与职业发展秘书学的定义与性质秘书学定义秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学,是一门综合性、应用性的科学。
秘书学性质秘书学具有综合性、实践性、应用性等多重性质,既包含理论知识,又强调实践技能。
秘书学的研究对象与任务研究对象秘书学的研究对象包括秘书工作的基本规律、秘书人员的素质与任职要求、秘书与领导的关系等。
研究任务秘书学的研究任务在于揭示秘书工作的基本规律,提高秘书人员的职业素养和综合能力,优化秘书与领导的关系,提高组织运转效率。
秘书学的历史与发展秘书学历史秘书学作为一门独立学科,其历史可追溯至20世纪初。
随着社会的不断发展和职业分工的细化,秘书学逐渐受到重视并得到深入研究。
秘书学发展近年来,随着信息技术的迅猛发展和办公自动化水平的提高,秘书学的研究领域不断拓展,研究内容不断深化。
同时,秘书学也日益与其他学科相互交叉、相互渗透,形成了多元化的研究格局。
秘书是协助领导处理日常事务、协调内外关系、提供信息服务和辅助决策的专业人员。
秘书职业定义秘书工作特点秘书工作范围具有从属性、辅助性、服务性、综合性、机密性等特点。
包括文书处理、会议组织、信息管理、接待工作、日程安排、督查催办等。
030201秘书工作概述秘书工作原则与要求秘书工作原则坚持准确、及时、保密、规范的原则,确保工作质量和效率。
秘书工作要求具备高度的责任心和敬业精神,严格遵守工作纪律和保密规定,注重团队协作和沟通协调,不断提升自身素质和业务能力。
秘书工作方法与技巧工作方法采用分类处理、轻重缓急、沟通协调、灵活应变等工作方法,提高工作效率和质量。
工作技巧掌握文字表达、信息处理、会议组织、接待礼仪等技巧,提升专业素养和服务水平。
同时,注重细节把握和时间管理,确保各项任务顺利完成。
忠诚诚信敬业公正对组织和领导忠诚,不泄露机密,尽职尽责。
01秘书学概述Chapter秘书学的定义与研究对象秘书学的定义秘书学的研究对象近现代秘书工作近现代以来,随着社会的变革和经济的发展,秘书工作逐渐从政治领域扩展到经济、文化等各个领域,秘书人员的职责和素质要求也发生了变化。
古代秘书工作古代秘书工作主要服务于宫廷和官府,具有浓厚的政治色彩和官僚主义特点。
当代秘书学的发展当代秘书学在继承和发展传统秘书学的基础上,不断吸收现代管理理论、信息技术等相关学科的理论和方法,逐渐形成了具有时代特色的学科体系。
秘书学的历史与发展秘书学的研究方法与意义研究方法研究意义02秘书的角色与职责Chapter秘书的角色定位辅助角色沟通角色协调角色秘书的职责范围文书处理会议管理信息管理时间管理接待工作良好的心理素质耐心细致、情绪稳定、应对压力能力强。
能够协调各方资源,确保工作顺利进行。
优秀的沟通能力善于倾听、表达清晰、准确传达信息。
良好的职业道德扎实的业务能力秘书的素质与能力要求03秘书的工作流程与规范Chapter文件处理接待来访会议筹备领导交办的其他任务信息收集与整理秘书的工作流程秘书的工作规范与标准文件处理规范礼仪规范注重个人形象,保持礼貌、热情、保密规范会议筹备规范确保会议通知及时、准确传达,会议资料准备充分。
信息收集与整理规范合理安排时间,制定详细的工作计划,制定工作计划合理安排休息时间,保持身心健康,保持身心健康根据工作的重要性和紧急性,合理安排处理顺序。
优先处理重要事务提高工作效率对于非本职工作或超出自身能力范围的任务,学会拒绝或委托他人处理。
学会拒绝和委托0201030405秘书的时间管理与效率提升04秘书的沟通与协调能力Chapter01020304积极倾听,理解他人观点和需求,给予反馈。
倾听技巧用简洁明了的语言传达信息,避免使用模糊或晦涩的词汇。
表达清晰运用肢体语言、面部表情和声音语调来强化口头信息。
非语言沟通掌握商务写作规范,能够撰写清晰、准确的邮件、报告和备忘录。