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电子档案管理系统建设方案2021年1月目录1. 引言................................................................. - 1 -1.1. 背景........................................................... - 1 -1.1.1. 政策背景................................................. - 1 -1.1.2. 业务目标................................................. - 3 -1.1.3. 项目实施建议............................................. - 4 -1.2. 业务术语定义................................................... - 5 -1.3. 参考文献....................................................... - 8 -2. 系统功能性需求...................................................... - 10 -2.1. 档案门类管理.................................................. - 12 -2.1.1. 电子档案门类的扩展管理.................................. - 12 -2.1.2. 实体档案门类的扩展管理.................................. - 12 -2.1.3. 分类方案的扩展管理...................................... - 12 -2.1.4. 元数据方案的扩展管理.................................... - 13 -2.2. 采集整编...................................................... - 13 -2.2.1. 数据采集................................................ - 13 -2.2.2. 整理编目................................................ - 17 -2.3. 档案管理...................................................... - 19 -2.3.1. 归档移交与接收.......................................... - 19 -2.3.2. 档案整理................................................ - 20 -2.3.3. 档案移交................................................ - 20 -2.3.4. 电子档案存储格式转换与信息组织.......................... - 21 -2.3.5. 电子档案长期保存........................................ - 21 -2.3.6. 备份管理................................................ - 22 -2.3.7. 定期鉴定................................................ - 23 -2.3.8. 销毁管理................................................ - 24 -2.3.9. 档案回收................................................ - 25 -2.4. 档案利用...................................................... - 25 -2.4.1. 档案检索................................................ - 25 -2.4.2. 档案浏览................................................ - 26 -2.4.3. 档案借阅................................................ - 26 -2.4.4. 利用效果反馈............................................ - 27 -2.4.5. 档案编研................................................ - 27 -2.4.6. 开放利用设置............................................ - 29 -2.4.7. 复制管理................................................ - 29 -2.4.8. 档案统计................................................ - 29 -2.5. 业务管理...................................................... - 31 -2.5.1. 档案分类管理............................................ - 32 -2.5.2. 元数据管理.............................................. - 33 -2.5.3. 模板管理................................................ - 34 -2.5.4. 各类型库管理............................................ - 36 -2.5.5. 业务监督管理............................................ - 37 -2.5.6. 项目档案进度管理........................................ - 38 -2.5.7. 文件存储管理............................................ - 39 -2.5.8. 库房管理................................................ - 39 -2.6. 系统管理...................................................... - 40 -2.6.1. 日志管理................................................ - 41 -2.6.2. 流程管理................................................ - 41 -2.6.3. 基础数据维护............................................ - 42 -2.6.4. 用户管理................................................ - 42 -2.6.5. 组织机构管理............................................ - 43 -2.6.6. 多全宗管理.............................................. - 44 -2.6.7. 系统接口管理............................................ - 45 -2.6.8. 介质管理................................................ - 45 -2.6.9. 水印管理................................................ - 45 -2.7. 个性化服务.................................................... - 46 -2.7.1. 访问历史................................................ - 46 -2.7.2. 我的收藏................................................ - 46 -2.7.3. 我的订阅................................................ - 47 -2.7.4. 我的首页................................................ - 47 -2.7.5. 暂存架.................................................. - 47 -2.7.6. 待办提醒................................................ - 47 -2.7.7. 已办事宜................................................ - 48 -2.7.8. 消息通知................................................ - 48 -2.7.9. 风格定制................................................ - 48 -2.7.10. 布局设置............................................... - 48 -2.7.11. 个人名片............................................... - 49 -2.7.12. 推荐看看............................................... - 49 -2.7.13. 在线帮助............................................... - 49 -2.7.14. 工具下载............................................... - 49 -2.8. 数字档案馆应用平台模块........................................ - 50 -2.8.1. 共享利用平台............................................ - 50 -2.8.2. 专题档案室.............................................. - 50 -2.8.3. 多媒体档案室............................................ - 50 -2.8.4. 档案信息发布平台........................................ - 51 -3. 安全保密体系建设.................................................... - 52 -1.引言1.1.背景1.1.1.政策背景企业档案工作是企业基础性工作，在保障企业生产、经营和管理活动持续开展、资产保值增值和记录企业历史等方面具有重要地位和作用。
摘要：国家档案局颁布《档案馆应急管理规范》（DA/T84—2019），是基于科学应对突发事件多发、深度夯实档案馆功能、全面推进档案行业应急管理体系和能力现代化的现实背景提出的。
此标准在编制上作为现有相关法律、标准、规范性文件的必要补充，突出档案馆应急管理的阶段性与实操性内容，遵守标准编制的统一性与严谨性要求，形成7章30项条款，建立档案馆应急管理系统，完善突发事件内容以及风险预警、应急响应机制分级，设立监测预警和信息报告机制。
但仍存在术语疏漏和英文翻译不一致、引用标准的适用性有限、应急管理对象和评估细则还有待完善等不足。
关键词：档案馆应急管理档案行业标准《档案馆应急管理规范》（DA/T84—2019）[1]（以下简称《规范》）于2019年12月16日由国家档案局批准发布，并于2020年5月1日起实施。
这是档案行业首次推出应急管理标准，是推进档案事业可持续发展的有力保障，旨在提高档案馆对突发事件应急指挥和处置能力，保证档案抢救工作迅速、高效、有序地进行，满足突发情况下档案馆应急抢救与恢复工作的需要，确保档案业务工作的正常开展。
一、《规范》的出台背景（一）科学应对突发事件多发的迫切需要近年来，世界各地重大突发事件多发，给人类社会带来无比伤痛的同时，也导致档案馆、博物馆等保管珍贵社会记忆的主要“阵地”蒙受巨大损失。
“2004年印度洋海啸中，洪水使印尼班达亚齐省档案馆失去了80%的照片档案，Ace文献信息中心更是失去了全部文件”[2]；2018年9月2日巴西国家博物馆遭遇火灾，“持续6个小时的大火让巴西国家博物馆几乎沦为废墟，2000万件考古学和人类学文物瑰宝，约九成付之一炬”[3]，被称为“巴西记忆的切除”；2019年4月15日傍晚，法国巴黎圣母院发生大火，“造成巴黎圣母院塔尖倒塌，建筑损毁严重”，“马克龙表示，巴黎圣母院发生大火，‘整个国家都感到心情沉痛’。
”[4]我国是世界上重大突发事件多发国家之一，灾害种类多、分布地域广、发生频率高、造成损失重。
阐述我国档案信息化建设中存在的问题及对策一直以来，我国对档案的管理都在使用人力归档的方式，非常耗时耗力，并且准确性难以保证，效率也不会太高。
档案信息化建设能够改善传统档案管理中存在的许多问题，对我国档案管理具有很重要的意义，我国应该顺应时代发展，加强档案信息化建设，促使传统档案管理向信息化轉型升级，全面提高档案管理水平。
笔者从我国档案信息化建设的重要性、问题和加强我国档案信息化建设的科学举措三个方面进行阐述，促进我国档案信息化建设的发展。
标签：档案管理;信息化建设;问题;对策1 我国档案信息化建设的重要性1.1 能够提高档案管理的准确性在我国传统档案管理工作当中，主要由工作人员人工整理，而档案管理工作复杂繁重，人力管理具有很强的主观因素，可能因为工作人员的自身原因对档案工作产生其他不可控的影响，难以保证工作的准确性，并且工作效率和质量会随任务的增加递减，阻挡了我国档案工作发展的脚步。
而信息化建设对我国档案管理工作具有很大的促进作用，计算机的工作能力几乎不会受到除计算机本身外的其他因素影响，能够很大程度上提升我国档案管理工作的效率，并且信息化建设使但混里工作具备了信息检索功能，可以随时查询提取信息，节约了许多工作时间。
1.2 顺应时代发展的需要大数据时代下许多行业都积极进行信息转型，以顺应时代的变化，发现新的机遇，应用计算机网络技术的优势越发明显。
我国的计算机网络技术的快速发展，也为我国档案管理工作带来了新的发展机遇。
档案信息化建设能够充分利用我国计算机网络发展的优势，使用云计算和人工智能等先进计算机技术，对我国档案管理工作带来新的发展和可能。
档案工作是整理信息的工作，一直都是我国信息业的重要构成，因此加强档案信息化建设即顺应了时代发展，又提高了档案管理水平。
1.3 能够适应电子文件的普及我国传统档案管理的人力工作方法以处理纸质版文件为主，偶尔收到电子档案，也会处理成纸质文件进行归纳。
但随着互联网的普及和移动网络的发展，人们在日常生活中使用更多的逐渐从纸质文件转变成电子文件，许多活动和信息都使用电子文件进行记录，人力管理方法已经无法及时高效地大量的电子文件，因此我国传统的档案管理面临着巨大挑战。
档案数字化光盘标识规范1范围本标准规定了档案数字化光盘盘盒纸和光盘盘面的标识。
本标准适用于我国各级各类档案馆、室藏档案数字化的光盘。
2术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
2.1数字化 d i g i t i z a t i o n用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。
2.2档案数字化 a r c h i v e d i g i t i z a t i o n利用数据库技术、数据压缩技术、扫描技术等技术手段，将纸质档案、声像档案等传统介质的档案进行数字加工，将其转化为存储在光盘载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
2.3光盘 l i g h t d i s k用激光扫描记录和读出方式保存信息的一种介质。
2.4档案级光盘 a r c h i v a l d i s c耐久性达到特定要求和各项技术指标优于工业标准的可记录光盘。
档案级光盘的归档寿命大于20年。
2.5光盘归档寿命 a r c h i v e l o n g e v i t y o f o p t i c a l d i s c光盘从归档开始到寿命终止的技术指标这段时间。
2.6盘盒纸 c a r t r i d g e p a p e r光盘盒内用于标识光盘特征和内容的纸张。
2.7标识 i d e n t i f i c a t i o n表明特征的记号。
3盘盒纸规格3.1盘盒纸分封面和封底（含盘脊），均采用0.13m m厚的彩版纸制作。
3.2封面尺寸121m m*121m m（见附录A）。
3.3封底尺寸118m m*151m m，两侧各留7m m的折叠纸舌（见附录B）。
4标识内容4.1盘盒纸标识内容4.1.1封面标识：光盘编号、套号、全宗名称、内容摘要、保管期限、密级、保密期限、档案级光盘。
4.1.2封底标识：文件格式、类型及容量、运行环境、制作单位、制作日期、复制单位、复制日期、备注。
4.1.3盘脊标识：光盘编号。
文件制修订记录第一章总则第一条为进一步加强公司机房及信息系统运行维护管理工作，规范运维服务行为，保障服务范围内信息系统的正常运行，根据国家及行业的相关规定和要求，制订本办法。
第二条本办法所称运维服务是指综合利用各种运维手段和方法提供的确保信息系统正常、安全、高效、经济运行的服务。
以及应用系统的日常运行保障、故障排除、性能优化和应用支持服务等一系列工作。
信息系统包括机房基础设施、信息安全保障设施、应用支撑系统，以及应用系统。
第三条本办法适用于本公司运维团队开展的信息系统运维服务管理工作。
第二章管理机构与职责第四条本公司运维团队（以下简称“运维团队”）是运维服务工作的主要承担部门，负责制订运维服务管理制度、流程、技术标准和服务规范，落实运维服务工作，监督运维服务过程，对运维服务人员的服务质量进行评定。
第五条运维服务内容包含机房基础设施服务、应用系统运行环境管理服务、应用系统管理服务、信息安全保障服务。
第三章机房基础设施服务第六条机房基础设施是指机房区域内的消防系统、供配电系统、UPS系统、精密空调系统等。
第七条机房基础设施服务主要包括对以上系统的进行监视、日常维护和维修保障；巡检维护服务、应急响应服务、能耗优化服务、应急演练服务、基础设施维护报告服务等。
第八条应急响应服务。
机房运维人员须保持手机7*24小时开机，及时响应应急需求。
在得到应急通知后，须在1小时内到达现场进行应急处理并做好相关记录。
第九条基础设施维护报告服务。
机房运维人员每季度巡检后10个工作日内提交机房基础设施维护服务报告，报告内容应包含机房基础设施整体运行情况、设备维修更换情况、故障原因分析等。
第四章应用系统管理服务第十条应用系统管理服务是指运维人员监控各应用系统的日常运行状况，定期评估应用软件系统的性能和功能，根据信息中心审批结果进行系统升级，确保应用系统的安全、稳定和持续运行。
第十一条运维团队对所有维保范围内信息系统安排5*8小时的远程运维服务，7*24小时的电话支持服务。
国家标准·GB/T 9705-2008《文书档案案卷格式》·GB/T 11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》·GB/T 13967-2008《全宗单》·GB/T 15418-2009《档案分类标引规则》·GB/T 24422-2009 《信息与文献档案纸耐久性和耐用性要求》·GB/T 24573-2009《金库和档案室门耐火性能试验方法》·GB/T 25100-2010《信息与文献都柏林核心元数据元素集》·GB/T26162.1-2010《信息与文献文件管理第1部分：通则》·GB/T26163.1-2010 《信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分：通则》·GB/Z26822-2011《文档管理电子信息存储真实性可靠性建议》·GB/T 26841-2011《基于电子商务活动的交易主体企业信用档案规范》·GB/T 28042-2011《基于电子商务活动的交易主体个人信用档案规范》·GB/T 9704-2012《党政机关公文格式》·GB/T 29194-2012《电子文件管理系统通用功能要求》·GB/T 30108-2013 《信息与文献图书馆和档案馆的图书、期刊、连续出版物及其它纸质文献的装订要求方法与材料》·GB/T 30235-2013《古代壁画保护修复档案规范》·GB/T 31021.2-2014 《电子文件系统测试规范第2部分：归档管理系统功能符合性测试细则》·GB/T 50328-2014 《建设工程文件归档规范》·GB/T 31599-2015《社会保险业务档案管理规范》·GB/T 31913-2015《文书类电子文件形成办理系统通用功能要求》·GB/T 31914-2015《电子文件管理系统建设指南》·GB/T 31952-2015《企业信用档案信息规范》·GB/T 32623-2016 《流动人员人事档案管理服务规范》·GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》·GB/T 33189-2016《电子文件管理装备规范》·GB/T 33190-2016《电子文件存储与交换格式、版式文档》·GB/T33870-2017《干部人事档案数字化技术规范》·GB/T 34110-2017 《信息与文献文件管理体系基本术语》·GB/T 34112-2017《信息与文献文件管理体系要求》行业标准·GA/T 749-2008《公安档案信息数据交换格式》·HB 7837-2008《航空产品数字化文件档案管理通用要求》·DA/T 37-2008《历史图牒档案修裱技术规范》·DA/T 39-2008《会计档案案卷格式》·DA/T 40-2008《印章档案整理规则》·DA/T 41-2008《原始地质资料立卷归档规则》·WW/T 0010-2008《馆藏金属文物保护修复档案记录规范》·WW/T 0011-2008《馆藏出土竹木漆器类文物保护修复档案记录规范》·WW/T 0012-2008《石质文物保护修复档案记录规范》·WW/T 0020-2008《文物藏品档案规范》·DA/T 42-2009《企业档案工作规范》·DA/T 43-2009 《缩微胶片数字化技术规范》·DA/T 44-2009《数字档案信息输出到缩微胶片上的规定》·DA/T 45-2009《档案馆高压细水雾灭火系统技术规范》·DA/T 46-2009《文书类电子文件元数据方案》·DA/T 47-2009《版式电子文件长期保存格式需求》·DA/T 48-2009《基于XML的电子文件封装规范》·WW/T 0023-2008《陶质彩绘文物保护修复档案记录规范》·WW/T 0027-2008《馆藏纸质文物保护修复档案记录规范》·JGJ25-2010《档案馆设计规范》·DA/T 49-2012《特殊和超大尺寸纸质档案数字图像输出到缩微胶片上的技术规范》·DA/T 12-2012《全宗卷规范》·DA/T 14-2012《全宗指南编制规范》·CJJ/T 187-2012《建设电子档案元数据标准》·LY/T2020-2012《林业科学技术研究课题档案数字化管理规范》·GA/T977-2012《取证与鉴定文书电子签名》·DA/T 49-2012《特殊和超大尺寸纸质档案数字图像输出到缩微胶片上的技术规范》·DA/T52-2014《档案数字化光盘标识规范》·DA/T53-2014《数字档案COM和COLD技术规范》·DA/T54-2014《照片类电子档案元数据方案》·DA/T56-2014《档案信息系统运行维护规范》·DA/T57-2014《档案关系型数据库转换为XML文件的技术规范》·DA/T58-2014《电子档案管理基本术语》·DA/T 31-2017《纸质档案数字化规范》（代替DA/T 31—2005）·DA/T 35-2017《档案虫霉防治一般规则》（代替DA/T 35—2007）·DA/T 59-2017《口述史料采集与管理规范》·DA/T 60-2017《纸质档案真空充氮密封包装技术要求》·DA/T 61-2017《明清纸质档案病害分类与图示》·DA/T 62-2017《录音录像档案数字化规范》·DA/T 63-2017《录音录像类电子档案元数据方案》·DA/T 64.1-2017《纸质档案抢救与修复规范第1部分：破损等级的划分》·DA/T 64.2-2017《纸质档案抢救与修复规范第2部分：档案保存状况的调查方法》·DA/T 64.3-2017《纸质档案抢救与修复规范第3部分：修复质量要求》·DA/T 65-2017《档案密集架智能管理系统技术要求》·DA/T 66-2017《城市轨道交通工程文件归档要求与档案分类规范》·DA/T 67-2017《档案保管外包服务管理规范》·DA/T 68-2017《档案服务外包工作规范》地方标准·DB32/T 《1894-2011档案数字化转化操作规程》（江苏省质量技术监督局和江苏省档案局制定）·DB65/T 3637-2014《组织机构代码电子档案采集规范》（新疆维吾尔自治区质监局发布）·DB44/T 1313-2014《组织机构代码电子档案管理规范》（广东省质量技术监督局发布）·DB22/T 2237-2015《质量技术监督行政处罚案卷电子档案制作及管理规范》（吉林省质量技术监督局发布）。
文件制修订记录1、总则为了规范本部门的信息系统安全集成管理工作，使得相关工作具有持续改善性及相互协作性，能够支撑公司系统的健康可靠的运行，由此制定本规范。
本规范适用于产品中心所有岗位人员。
2、部门职能产品中心：（1）负责信息化基础设施安装、调试、维护，包括网络、机房、服务器系统、数据安全等技术支持；（2）负责所有服务器系统的技术服务工作（3）负责核心数据库的性能调优及技术服务工作（4）负责各种网络设施、线路的技术运维保障工作（5）负责其他设施的运维保障工作，如机房设施、一卡通、考勤机等智能化设施。
（6）负责信息化安全的建设与执行；3、岗位职责（1）部门经理：负责信息化基础设施的技术保障，包括，电脑终端、网络、机房、服务器系统、数据安全等技术支持；负责信息化安全的建设与执行；负责本部门的组织管理，包括，修订组织职责、架构编制、岗位职级、分工授权等；负责本部业务制度流程规范的制定和监督执行；负责本部团队建设，包括，新员工入职、员工培训、绩效考核、员工心政、团队活动等；负责本部门工作管理，包括，预算编制与管控、计划管理、汇报管理、会议管理等；（2）系统技术师：负责所有服务器系统的技术服务工作负责核心数据库的性能调优及技术服务工作（3）网络技术师：负责各种网络设施、线路的技术运维保障工作负责其他设施的运维保障工作，如机房设施、一卡通、考勤机等智能化设施。
（4）安全技术师：负责信息化安全的建设与执行；（5）其他说明事项：系统技术师、DBA、网络技术师、安全技术师，以下统称运维技术师；权限控制：除负责基础设施的网络技术师，其余技术师不得拥有进入数据中心机房的权限。
网络技术师不得拥有系统技术师的管理权限。
4、服务操作规范4.1 行为规范(1)遵守用户的各项规章制度，严格按照用户相应的规章制度办事。
(2)与用户运行维护体系其他部门和环节协同工作，密切配合，共同开展技术支持工作。
(3)出现疑难技术、业务问题和重大紧急情况时，及时向负责人报告。
1、系统总体要求1．1总体目标围绕数字档案馆建设的目标，突出档案资源的价值，把档案馆建设成学校档案数字资源数据中心，实现档案存量数字化和增量电子化。
建设一个标准统一、体系结构开放、易扩充、易维护、安全、稳定、可靠的档案业务管理平台。
该系统平台涵盖档案收、管、用的整个业务流程，能够实现电子文件档案远程归档和服务利用，包括档案的采集（含征集）、整理、归档、保管、鉴定、发布、利用及编研等全部业务环节，能与学校共享数据进行集成，实现分布式异构数据的集成管理与资源共享，推进实体档案流程化管理和电子档案在线管理的目标。
提供‘一站式’档案服务平台，推动档案业务的远程在线服务，提供7*24小时自助档案服务。
1.2建设原则1.2.1规范性原则，遵循国际通用的软件开发标准，并按照国家标准及档案行业标准执行。
1.2.2先进性原则，系统应采用主流技术和架构，所提供的技术在近期内具有先进性，并与当前或未来的新技术、操作系统、数据库以及应用服务器具有兼容性。
1.2.3可靠性原则，系统稳定可靠，具有较强的容错性，在完成初始设定后可长时间稳定运行。
能提供方便的数据备份和恢复措施。
1.2.4扩展性原则，系统采用模块化、组件化的体系结构，在技术架构和设计模式上保证技术的延续性、灵活的扩展性和广泛的适应性，确保系统能满足用户在数据及业务功能扩展方面的需求。
1.2.5开放性原则，提供开放的数据接口，不仅考虑系统本身功能模块的扩充与维护，同时要充分考虑与其它系统的接口和二次开发。
1.2.6易用性原则，根据用户的使用习惯和要求，提供灵活易用的界面设置、业务流程设置、管理维护的手段和机制，以及美观、友好、简便的使用界面。
1.2.7安全性原则，具备统一完善的多级安全机制设置，符合国家安全及保密部门要求，避免系统数据遭到破坏，防止系统数据被窃取和篡改。
对于关键信息使用加密传输，传输的数据文件提供不可抵赖性确认。
保证数据从传输、存储到利用全过程的真实性、完整性、安全性。
档案信息系统运行维护规范（DA/T 56-2014）前言本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：国家档案局档案科学技术研究所、中央档案馆、沈阳东软系统集成工程有限公司。
本标准主要起草人：马淑桂、刘伟晏、冯丽伟、李玉民、郝晨辉、程春雨、曹燕、徐亮、黄静涛、杜琳琳、李华峰、宋涌、林祥振。
档案信息系统运行维护规范1 范围本标准规定了档案信息系统在运行维护工作筹备、策划、实施、检查和改进等方面的要求。
本标准适用于各级、各类档案部门的档案信息系统运行维护工作，为开展相关工作提供指导。
2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 20984-2007 《信息安全技术信息安全风险评估规范》GB/Z 20986-2007 《信息安全技术信息安全事件分类分级指南》GB/T 22239-2008 《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》GB/T 22240-2008 《信息安全技术信息系统安全等级保护定级指南》GB/T 28827.1-2012 《信息技术服务运行维护第1部分：通用要求》GB/T 28827.2-2012 《信息技术服务运行维护第2部分：交付规范》GB/T 28827.3-2012 《信息技术服务运行维护第3部分：应急响应规范》3 术语和定义GB/T 20984-2007、GB/Z 20986-2007、GB/T 22239-2008、GB/T 22240-2008、GB/T 28827.1-2012、GB/T 28827.2-2012、GB/T 28827.3-2012界定的以及下列术语和定义适用于本文件。
3.1档案信息系统 archival information system由基础环境、网络、硬件、软件和数据等相关信息技术基础设施组成的，对档案信息的收集、管理、保存、利用等进行管理和控制的人机一体化系统。
3.2例行操作 routine operation日常的预定运行维护工作，包括巡检、备份等。
3.3响应支持 response support对运行维护请求或故障申报提供的即时运行维护工作。
3.4优化改善 optimization and improvement对运行维护对象进行的功能和性能的调优工作。
3.5调研评估 investigation and evaluation通过对运行维护对象的调查研究或分析评价，给出报告或建议。
4 总则4.1 应针对档案信息系统进行运行维护工作，确保档案信息系统安全、持续、可靠的运行，以提高工作效率和质量，使其更好地服务于档案信息管理工作。
4.2 应针对档案信息系统运行维护工作进行整体规划并提供必要的资源支持，建立和完善运行维护保障体系，按照规划实施运行维护工作，并对运行维护的结果、过程以及相关管理体系进行监督、检查、分析和评估，并实施改进。
4.3 对档案信息系统的运行维护操作，都应留有记录、可追溯，以便于事后回顾各种操作的时间、流程及内容。
5 工作筹备5.1 组织建立5.1.1 应结合档案信息系统所属单位实际工作情况建立档案信息系统运行维护工作的组织机构，并明确其职责。
5.1.2 运行维护组织由管理、业务、技术和行政后勤等人员组成，外包情况下可吸收外部运行维护服务提供方的技术或管理人员参加。
运行维护组织可划分为：运行维护领导小组和运行维护实施小组。
5.1.2.1 运行维护领导小组运行维护领导小组是档案信息系统运行维护工作的组织领导机构，其职责是领导和决策档案信息系统运行维护的重大事宜，包括但不限于以下事项：a）提供必要的运行维护资源；b）审核并批准运行维护策略；c）审核并批准运行维护计划；d）批准和监督运行维护计划的执行；e) 启动定期评审、修订运行维护计划；f) 审核信息系统应急响应预案，处理重大应急响应事件；g) 负责运行维护组织与外部的协作工作。
5.1.2.2 运行维护实施小组运行维护实施小组的主要职责包括但不限于以下事项：a）分析运行维护需求（如风险评估、业务影响分析等）；b）制定运行维护计划细则；c）制定具体角色和职责分工细则；d）制定运行维护协同调度方案；e）执行运行维护计划，负责日常操作的实施；f）负责处理应急响应事件，保障信息安全并对处理结果负责；g）总结运行维护工作，提交运行维护总结报告；h) 执行运行维护计划的评议、修订任务。
5.2 运行维护模式选择5.2.1 运行维护模式5.2.1.1 自主模式档案信息系统所属单位自主承担档案信息系统的运行维护工作。
5.2.1.2 部分外包模式档案信息系统所属单位承担一部分运行维护工作，同时，通过签署外包协议委托具有相应资质的外部运行维护服务提供方承担运行维护的部分工作。
5.2.1.3 完全外包模式通过签署外包协议委托具有相应资质的外部运行维护服务提供方承担运行维护的全部工作。
5.2.2 模式选择5.2.2.1 应根据档案信息系统所属单位的档案信息系统安全要求、人员、技术、资金等情况，综合考虑选择运行维护模式。
5.2.2.2 若选择部分外包或完全外包模式，外部运行维护服务提供方在人员、资源、技术和过程方面应具备的条件和能力应符合GB/T 28827.1－2012的规定。
若档案信息系统在安全方面需满足信息系统安全等级保护或涉密信息系统分级保护的相关要求，则外部运行维护服务提供方应具有相应的安全资质。
5.2.2.3 若选择部分外包或完全外包模式，应按照一定周期与外部运行维护服务提供方签订服务合同和相关协议，如服务级别协议、信息保密要求等。
从服务级别协议签署到结束的过程中，外部运行维护服务提供方交付运行维护服务的内容、方式和成果应符合GB/T 28827.2－2012的规定。
5.2.2.4 运行维护工作由档案信息系统所属单位、硬件及基础软件集成商、档案信息系统开发公司等分别维护的，应建立多家合作运维的机制，共同建立明确的责任体系，必要时可同时到达维护现场，合作攻关解决问题。
6 运行维护策划6.1 确定运行维护对象运行维护对象应包括以下内容：a）档案应用系统。
完成特定档案业务功能的系统，包含档案信息管理系统、档案信息共享利用系统等；b）基础环境。
为档案信息系统运行提供基础运行环境的相关设施，包含温湿度监控系统、弱电智能系统等；c）网络平台。
为档案信息系统提供安全网络环境相关的网络设备、电信设施，包含路由器、交换机、防火墙、入侵检测系统、负载均衡设备、通信线路等；d）硬件平台。
档案信息系统中的各类计算机设备，包含服务器、存储设备等；e）软件平台。
安装运行在计算机硬件中的软件程序，构成档案信息系统的软件程序，包含系统软件、支撑软件、应用软件等；f）数据。
档案信息系统中处理的数据和信息，包含档案数据、软件系统配置信息、操作记录等。
6.2 策划内容运行维护领导小组应负责并领导运行维护实施小组，针对运行维护的对象，调研运行维护的需求，识别、整合各类资源，确定运行维护的业务范围并进行运行维护的整体规划。
运行维护策划包括但不限于以下内容：a）制定运行维护工作的总体策略和具体内容；b）编制实施计划、检查计划和改进计划；c）明确具体角色和职责分工，提出关键技术要求；d）规范管理流程和协同调度方案；e）准备必要的资源；f）明确考核要求、计算方法和奖惩措施；g）明确安全要求，并采取保障措施；h）明确可能存在的各种风险，制定风险规避计划；i）针对应急响应事件制定预案，相关要求应符合GB/T 28827.3－2012的规定。
针对不同级别的信息安全事件制定对应的处理预案，信息安全事件分级方法参见GB/Z 20986-2007的规定；j）制定运行维护制度，例如人员管理制度、信息安全管理制度、日常运行维护管理办法等。
7 运行维护实施7.1 例行操作7.1.1 监测和预警7.1.1.1 运行维护实施小组应负责加强运行维护相关信息的监测、分析和预警工作，建立事件报告和通报制度。
7.1.1.2 发现档案信息系统隐患的部门，应立即向运行维护实施小组报告。
运行维护实施小组接到隐患报告后，应当经初步核实后，进行隐患情况的综合汇总，研究分析可能造成损害的程度和影响范围，提出初步行动对策，并根据隐患严重情况向运行维护领导小组报告。
运行维护领导小组负责召集协调会，决策行动方案，发布指示和命令。
7.1.2 巡检管理运行维护实施小组负责组织档案信息系统相关的机房环境、计算机硬件、配套网络、基础软件和应用软件的巡检，协调各部门、系统集成商、相关厂家的关系，管控巡检进度和质量。
7.1.3 问题管理7.1.3.1 应建立档案信息系统运行问题库，在系统运行维护中或在故障处理中发现的系统隐患或暂时不能解决的故障应列入问题库进行持续的跟踪管理。
7.1.3.2 问题可由任何人在运行维护例会、故障分析会、维护分析报告上以多种形式提出。
问题一经提出，由运行维护领导小组组织讨论，明确问题的责任人、配合人员，制定解决方案、工作计划和时限要求。
7.1.3.3 应分析问题出现的根本原因，必要时变更管理或控制流程以预防同样问题的再次发生，并采取有效措施将未能解决的问题造成的影响降到最低。
7.1.3.4 问题责任人根据解决方案、工作计划组织开展工作，并按照工作计划进度要求向系统运行维护领导小组定期汇报工作进度。
7.1.3.5 问题责任人认为问题已经解决，应由提出人测试验证后，从问题库中删除，问题处理中产生的所有文档应进行统一管理。
7.1.4 配置管理运行维护实施小组应负责建立配置管理数据库，并参照配置管理流程对档案信息系统资产（软件、硬件、文件、合同等）及其配置进行管理，确保系统、服务和部件等配置项的完整性，保证配置项的变更是可追踪和可审核的。
7.1.5 备份及日志管理7.1.5.1 对各项操作均应进行日志记录，内容应包括操作人、操作时间和操作内容等详细信息。
运行维护人员应定期对操作日志、安全日志进行审查，对异常事件及时跟进解决。
7.1.5.2 运行维护实施小组应负责针对每个子系统，依据数据变动的频繁程度以及业务数据重要性制定备份计划，经过运行维护领导小组批准后组织实施。
备份数据应包括系统软件和数据、业务数据、操作日志。
7.1.5.3 运行维护实施小组应按照备份计划，对档案信息系统进行定期备份，原则上对于系统实施每周一次的数据库级备份、每月一次的系统级备份。
对所有备份的数据，应每月进行不少于一次的数据完整性校验。
对于需实施系统升级等变更的系统，在变更实施前后均应进行数据备份，必要时进行系统级备份。
7.1.6 技术资料管理系统运行维护实施小组负责技术资料的管理，应建立健全必要的技术资料和原始记录，包括系统资料、配置数据资料和运行记录资料等。
