网络视频会议系统管理办法(草稿)v1.0

附件：中交XXX工程局有限公司视频会议系统管理办法第一条为规范中交XXX工程局有限公司（以下简称公司）视频会议系统的管理，保证公司视频会议系统的正常运行，特制定本办法。

本办法适用于公司总部及公司所属各单位使用公司视频会议系统的管理。

第二条公司视频会议系统是指公司总部——公司所属各单位——工程项目部（专业分公司）之间互联互通的视频即时通讯平台。

第三条视频会议采取两种方式（一）租用外部视频会议系统服务器；（二）使用自建视频会议系统服务器。

第四条公司以租用外部视频会议系统服务器为主，使用自建视频会议系统服务器为辅。

第五条使用会议系统的单位包括公司总部（部门）、公司所属各单位。

第六条视频会议是提高工作效率，适应节约、便利办公的有效方式，各单位应积极利用视频会议系统召开会议、组织讲座和培训等，充分发挥其效能。

第七条公司办公室是公司视频会议系统的管理部门，公司企业发展部信息中心为公司视频会议系统的技术保障部门。

公司所属各单位应明确视频会议系统的具体管理部门及其职责，并须指定两名以上系统管理员。

各单位的每个部门都必须要有2 名以上的人员（以下称视频会议系统协助员）能够熟练使用视频会议系统，并能够进行简单的故障排除。

第八条视频会议的日常操作及保养按照《视频会议系统操作规范》（附件1）的要求进行。

第九条会议发起单位申请使用公司总部视频会议系统须经公司办公室批准，按以下程序办理。

（一）会议发起单位（部门）提前2 个以上工作日在协同办公平台的会议管理申请会议室。

视频会议的联调工作，主要涉及音频、视频和幻灯片准备等，由召开会议的单位（部门）负责，信息化管理部门提供必要的协助；（二）除了总部发起的会议外，各单位使用公司自建视频会议系统，应提前申请，以免冲突；（三）紧急情况下，会议发起单位可先将视频会议有关信息告知公司办公室和信息中心，并在会后补办相关手续。

第十条会议期间故障处理（一）如分会场视频会议终端出现故障，分会场系统管理员应尽快予以排除，并避免影响会议的正常进行。

1.2.10 良好的易操作性。
在权限控制下，用户可以通过系统客户端对每个监控点方便地进行控制和设置，系统还集成了电 子地图功能。
1.2.11 集成度高。
系统集成了其它相关信息，如报警信息、语音信息等。 1.2.12 可靠性高。
第五章 系统设置........................................................................................................................... 16 5.1 监控点设置 .......................................................................................................................... 16 5.2 客户端配置 .......................................................................................................................... 20 5.3 设备配置 .............................................................................................................................. 24 5.4 用户管理 .............................................................................................................................. 36 5.5 客户端日志 .......................................................................................................................... 37

网络会议系统管理制度第一章 总则第一条 目的与依据：为了加强网络会议系统的管理，提高会议效率与质量，确保信息传达的及时性和准确性，依据我国相关法律法规及公司章程，特制定本管理制度。

第二条 适用范围：本管理制度适用于公司内部所有通过网络会议系统召开的会议，包括但不限于视频会议、语音会议等形式。

第三条 会议性质：网络会议分为定期会议和临时会议。

定期会议主要包括董事会、管理层例会等；临时会议主要包括专题讨论会、项目协调会等。

第四条 基本原则：1. 会议应遵循高效、务实、节俭的原则；2. 会议组织应确保信息安全，保护参会人员的隐私；3. 会议内容应具有针对性和可操作性，避免形式主义；4. 会议时间应合理安排，尽量避免影响正常工作。

第五条 责任分配：1. 会议主持人负责组织、引导会议进程，确保会议目标的实现；2. 参会人员负责按时参加、积极参与会议，并提出建设性意见和建议；3. 会议记录人负责记录会议内容，整理会议纪要，并跟踪落实；4. 会议室管理员负责会议室设备、网络环境的检查和维护，确保会议的顺利进行。

第六条 制度修订：本管理制度如有变更，由公司董事会或总经理办公会审议通过，并以公告形式通知全体员工。

第七条 解释权：本管理制度的最终解释权归公司董事会所有。

第二章 会议流程一、会议筹备1. 会议主持人根据工作需要，确定会议主题、目标、议程和参会人员范围。

2. 会议主持人提前至少三个工作日将会议通知发送给参会人员，通知中应包含会议时间、地点（网络会议室地址）、议程、预参会人员名单及会议准备要求等。

3. 参会人员收到会议通知后，应及时回复是否参会，如有特殊情况不能参加，需提前向会议主持人请假并说明原因。

4. 会议主持人根据回复情况，调整参会人员名单，并确保关键人员参会。

二、会议召开1. 会议开始前15分钟，会议室管理员应检查网络会议系统设备运行情况，确保音视频传输正常，并协助参会人员解决技术问题。

2. 会议主持人应在会议开始前5分钟进入网络会议室，提醒参会人员准时参加会议。

视频会议系统管理与运行规定视频会议系统管理与运行规定为了保障视频会议系统的正常运作和数据安全，特制定以下管理与运行规定：一、系统管理员视频会议系统的管理与维护工作由系统管理员负责。

系统管理员应接受专业培训，具备相关技能和知识。

系统管理员的职责包括但不限于：1、定期维护视频会议系统硬件设备，确保其正常运作；2、定期更新软件版本并进行系统备份；3、保障视频会议系统的安全与可靠性，定期进行安全审计工作；4、指导用户操作，为用户提供技术支持；5、定期对视频会议系统的使用情况进行监督和评估。

二、用户视频会议系统的使用应遵循使用规定。

用户应严格执行以下要求：1、实名注册，确保身份真实和信息准确；2、使用正版软件，不得使用未经授权的软件及其他违规行为；3、遵守数据保密制度，不得将会议内容外泄；4、不得利用视频会议系统进行非法活动和传播有害信息；5、遵守网络道德规范，不得发布攻击性、辱骂性言论和不良信息。

三、系统安全视频会议系统的安全由系统管理员负责。

在使用视频会议系统过程中，用户应注意以下事项：1、避免通过未知来源的链接或附件安装软件，以防病毒入侵；2、定期更改用户密码，并确保密码不易被猜测；3、避免使用弱密码，密码应包含至少8个字符，包括数字、字母及特殊字符；4、不得在公共网络环境下登陆视频会议系统，应使用安全可靠的网络环境；5、不得违规使用黑客攻击或反向扫描等技术手段，不得进行非法行为。

四、管理办法为了便于有效管理视频会议系统，特制定以下管理办法：1、用户需预约会议室或视频会议时间，未经预约不得占用；2、每次会议室或视频会议的使用时间，不得超过2小时；3、用户必须按时结束会议，避免影响其他用户的使用；4、用户不得在会议中使用镜头以外的背景或图案，避免影响其他用户的体验。

五、违规处理对于违反以上规则和办法的用户，将面临组织离开会议、停用账户等处理。

对于恶意攻击视频会议系统的行为，追究其法律责任。

同时，视频会议系统的管理者将对用户所有的行为进行记录，以备追责。