招投标档案管理制度范本（2篇）

招标代理技术档案管理制度

一、管理原则

‘规范管理、规范流程、有效利用、服务经营’。提供简便、清晰的资料查询

二、归档范围

本单位承担代理的房屋建筑和市政基础设施工程勘察设计、监理、施工、专业工程分包、重要材料和设备采购招标投标活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。

招标投标档案存档内容包括：

（一）招标代理合同及招标项目摘要

（二）工程报建资料及相关附件材料

（三）招标工作全过程资料

三、归档程序

（一）资料移交：由项目负责人在项目招标工作结束在5个工作日内，按要求整理安装的资料一份，向档案资料员（各部门指定的人作为资料员）办理移交手续。 （二）资料归档保存：档案资料员从接收档案资料后5个工作日内，按要求进行分类归档。

（三）涉及到以本公司名义签订的合同/协议需提交电子文档和纸质文档交行政人事部统一编号和存档，考虑到因履行合同进行的款项结算事宜，由财务部存原件，各职能部门保留复印件一份并建立电子文档和纸质文档查阅表。

备注：合同编号规则：各职能部门名称首字母+顺序号（三位）。

例：ZBB-001（招标部第1号合同）

（四）未中标单位投标文件作为短期保存资料，由项目负责人清理之后移至档案资料员，由档案资料员指定位置上架存放。

以上部分资料进行定期销毁，销毁前由项目负责人分别向部门负责人提出申请并获得批准后以函件形式通知招标人或采购人，待招标人或采购人确认（如函告送达15天无回复的）后，方可统一销毁。【并保存销毁记录】

四、保存期限

招标投标档案的保存期限，按照下列项目划分，从工程竣工之日起至少保存十五年。 （一）大型基础设施、公用事业等关系社会公共利益、公众安全的项目；

（二）全部或部分使用国有资金投资或者国家融资的项目；

（三）使用国际组织或者国外政府贷款、援助资金的项目。其他招标项目的档案保存期应不少于五年。

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公司档案管理制度范本（通用6篇）

公司档案管理制度1

一、总则

1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。

2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。

3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定专人负责文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。

三、归档范围

1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

四、归档要求

1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

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2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

第1篇

第一章 总则

第一条 为规范招标文件档案管理，确保招标文件档案的完整、准确、系统，提高招标文件档案的利用率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

第二条 本制度适用于本单位所有招标文件档案的管理工作。

第三条 招标文件档案管理应遵循以下原则：

（一）真实性原则：招标文件档案应真实反映招标活动的全过程，不得伪造、篡改；

（二）完整性原则：招标文件档案应包括招标活动涉及的所有文件和资料，不得遗漏；

（三）准确性原则：招标文件档案内容应准确无误，不得有误导性信息；

（四）安全性原则：招标文件档案应采取有效措施，确保档案的安全、保密；

（五）便捷性原则：招标文件档案应便于查询、使用和保管。

第二章 档案分类与编号

第四条 招标文件档案分为以下类别：

（一）招标公告；

（二）招标文件；

（三）投标文件；

（四）评标报告；

（五）合同；

（六）其他相关文件。

第五条 招标文件档案编号由档案类别编号、年度编号和流水编号组成。

第三章 档案收集与整理

第六条 招标文件档案的收集应做到全面、及时、准确。 第七条 招标文件档案的收集范围包括：

（一）招标公告；

（二）招标文件；

（三）投标文件；

（四）评标报告；

（五）合同；

（六）招标活动相关的会议纪要、通知、函件等；

（七）其他相关文件。

第八条 招标文件档案的整理应按照以下要求进行：

（一）分类整理：按照档案类别对收集到的文件进行分类整理；

（二）编目整理：对每份档案进行编目，包括档案名称、编号、日期、页数、存放位置等；

（三）装订整理：将整理好的档案装订成册，并标明册数；

（四）归档整理：将整理好的档案归档存放。

第四章 档案保管与维护

第九条 招标文件档案的保管应采取以下措施：

（一）设立专门的档案室，配备必要的档案保管设备；

（二）档案室应保持整洁、通风、干燥，防止档案受潮、霉变、虫蛀；

（三）档案室应配备防火、防盗、防尘、防虫等安全设施；

一、总则

第一条 为加强招标代理档案管理工作，确保招标代理活动规范、有序进行，根据《中华人民共和国档案法》、《招标投标法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。

第二条 本制度适用于我单位所有招标代理项目的档案管理工作。

第三条 招标代理档案管理工作应遵循以下原则：

（一）依法管理原则：严格按照国家法律法规和行业标准，规范招标代理档案管理。

（二）真实性原则：档案资料必须真实、准确、完整地反映招标代理活动过程。

（三）完整性原则：确保招标代理档案的完整性和连续性。

（四）保密性原则：对招标代理档案中的保密信息进行严格管理。

二、档案管理职责

第四条 招标代理部门负责人为本部门档案管理第一责任人，负责组织、指导、监督本部门档案管理工作。

第五条 档案管理员负责招标代理档案的收集、整理、归档、保管和销毁等工作。

第六条 项目经办人负责在招标代理活动中，按照规定收集、整理、保存相关档案资料。

三、档案收集与整理

第七条 档案收集：

（一）招标代理项目立项批复、招标文件、投标文件、评标报告等文件资料。

（二）招标代理合同、委托代理合同等法律文件。

（三）招标代理活动中形成的会议纪要、通知、函件等内部文件。

（四）其他与招标代理活动相关的文件资料。

第八条 档案整理：

（一）按照招标代理项目名称、时间、类别等进行分类。

（二）对档案资料进行编号、装订，确保档案资料的完整性和连续性。 （三）对档案资料进行归档，按照档案保管期限进行分类存放。

四、档案保管与使用

第九条 档案保管：

（一）档案库房应保持干燥、通风，防止档案资料受潮、霉变。

（二）档案资料应按照规定进行防虫、防鼠、防火、防盗等措施。

（三）档案管理人员应定期检查档案资料，确保档案资料的安全。

第十条 档案使用：

（一）查阅档案资料应履行审批手续，不得擅自复制、摘抄、外借档案资料。

（二）查阅档案资料应做好登记工作，确保档案资料的安全。