会议室使用管理制度

会议管理制度

第一章 总体规定

第一条 目的与依据

1.1 本会议管理制度的目的是为了规范和有效管理企业内部的会议，确保会议的高效性、有效性和有序进行，以促进信息共享、决策协调和工作推进。

1.2 本会议管理制度的制定依据包括公司章程、法律法规以及相关管理制度和规定。

第二条 适用范围

2.1 本会议管理制度适用于公司内所有部门和人员召开的各类会议，包括但不限于总经理办公会议、部门会议、项目会议等。

2.2 特殊情况下需要召开的会议，应按照实际情况进行规定，并报备公司领导备案。

第三条 主要原则

3.1 公正公平原则：会议的召开和参与应公正公平，所有与会人员在会议中享有平等的发言权和表达权。

3.2 高效性原则：会议应高效有序，避免冗长无效的讨论，重点解决问题和推动工作进展。

3.3 信息共享原则：会议应提供一个信息共享的平台，各部门和人员可以分享相关信息、经验和最佳实践。

3.4 决策导向原则：会议应以决策为导向，针对重要问题进行讨论和决策，并明确责任人和时间节点。 第二章 总经理办公会议制度

第一条 会议组成和参与人员

1.1 总经理办公会议由公司总经理主持，相关部门负责人作为常规参会人员。

1.2 公司总经理可以根据需要邀请其他部门负责人、专家或顾问参加总经理办公会议。

1.3 行政办公室秘书担任会议记录员，负责做好会议记录和后续文件的整理和归档。

第二条 会议召开时间和频率

2.1 总经理办公会议原则上每月召开一次，时间由公司总经理确定。

2.2 遇特殊情况，总经理可提议随时召开总经理办公会议。

第三条 会议议程和主持

3.1 总经理办公会议的议程由总经理提前确定，并通知参会人员。

3.2 总经理办公会议由总经理主持或由总经理委派的人员主持。

3.3 会议主持人负责引导会议讨论、控制发言顺序，确保会议秩序井然。

第四条 会议要求

4.1 会议议题的确定：各部门在提交总经理办公会议议题前，应以书面形式上报行政办公室。行政办公室经过审核后，将议题提交给总经理审定是否列入会议议程。 4.2 问题调研和方案准备：涉及重大经营决策、销售策略、设备更新、项目投资等问题的议题，应在充分调研的基础上提出方案供领导决策参考。

会议室使用规范及管理制度

为规范会议室的使用及管理，为各种会议提供充分的后勤保障和接待服务，特制定本制度。

一、 会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方，未经允许不得挪借他用。

二、 各专业申请使用会议室时，需明确使用时间、参加人员等，如有需要综合办协办的事项需提前注明，综合办可根据实际情况做好相关服务工作。

三、使用会议室前，由组织会议人员提前布置会议室，必要时综合办可提供协助。

四、 临时召开的紧急会议需要占用会议室时，要及时向综合办说明。

五、 各部门如需使用会议室的设备，应提前向综合办说明，以便提前准备，确保会议顺利进行。

六、 开会期间，请爱惜会议室的设备及物品，如投影仪等，贵重物品由专人负责操作,其他人不得擅自使用和操作。

七、 会议结束后相关人员应及时整理会议场地，关闭各种电器，如发现设备故障和公物损坏应及时报综合办，以便及时修理，保证其他会议的准时进行。

八、 会议室在使用中要维持室内清洁，使用完毕后及时清理打扫，将移动的桌椅及时放回原位，以方便其他会议使用。

九、 注意事项：

1、严禁在会议室打牌、嬉戏打闹、聚会等。

2、室内物品未经综合办批准，不得私自转借他人或挪借他用。若要借用会议室内的物品，需填写物品借用申请表，并要及时归还原处。

3、综合办负责定期检查会议室卫生，每天上、下午上班前对会议室进行清理。

4、与会人员要爱护室内公物，保持室内清洁，损害公物照价赔偿。

5、会议室使用后，应及时关闭灯、空调，擦净白板，清理垃圾，摆放用水，摆正座椅，将会议室恢复到使用状态。

十、本制度自2016年6月起施行。

图一：

图二：

图三：

会议室使用须知

①本会议配有会议桌1张、座椅12个、白板1个，空调1台，一般摆放位置如图，可因会议需要调整位置。

②进门右手处放有垃圾桶,方便接待时使用。

③会议如需使用电脑、投影等设备，请向办公室借用。

④电源插座及网线位于会议桌下，同时，本会议室设有免费WIFI 。

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会议管理制度

- 2 - 目 录

第一章 总则

第二章 会议分类及审批

第三章 会议管理

第四章 奖惩

第五章 附则

第一章 总则

第一条 引言

为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。

第二条 适用范围

本制度适用于公司所有部门的会议管理。

第三条 管理权责

一、人事行政部负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督;

二、会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚建议;

三、会议的审批权限详见“第五条 会议发起与审批”;

- 3 - 第二章 会议分类及审批

第一条 会议分类，见附表

会议分类

序号 会议名称 主题/特点 类别 主持人 参加人

1

周例会

1总结本周工作/安排下周工作

2总结上周会议决议的落实情况

3公司例会每周五下午3点在3号会议室进行

4部门例会应避免与公司例会冲突

1公司例会

2部门例会

1人事部负责人或指定会议主持人

2部门负责人或指定会议主持人

1主管以上人员或会议指定参会人员；

2部门例会、组长以上人员或指定参会人员。

2

动员会 发言固定，没有讨论程序。

公司临时召开

行政会议 部门负责人、指定会议主持人 会议发起人提拟参会人员

3

研讨会

对某一课题或问题切磋、探讨，不一定有结果。

公司临时召开

行政会议 部门负责人、指定会议主持人 会议发起人提拟参会人员

4

评审会

对某事物的价值、性能、质量鉴别，必须有结论。

公司临时召开

行政会议 公司总经理或其指定会议主持人 会议发起人提拟参会人员

5

专题会 为某一专题而开，必须有结论。

公司临时召开

行政会议 会议提拟人或会议提拟人指定会议主持人 会议发起人提拟参会人员

精心整理

集团会议管理制度

一、目的

规范集团公司各类会议的准备、召集、决议、记录、执行、归档等工作，提升会议效率，切实解决问题，有效推进各项工作开展。

二、适用范围

本制度适用于集团各公司召开的各类会议。

三、会议分类

（一）固定例会：经营分析会、月/周公司例会、月/周部门例会、月/周系统例会、早晚班会等。

（二）不固定会议：董事长会议、专题会、临时处理突发事件的会议等。

四、会议管理责任部门

集团办公室、各公司办公室（地产公司为计划运营部）。

五、会议管理要求

（一）主持人要求

1、主持人一般为会议的主讲人；

2、会前明确会议主题（原文：开会目的）、会议议程、时间安排等；

3、控制会议进程和时间，按照议程进行，减少与议题无关的争辩和讨论；

4、正确讨论总结内容，达成会议目标，形成决议方案。

（二）参会者要求

1、会前了解会议主题，做出建议准备，提出本部门问题；

2、会中发言，要求思路明确言简意赅，直奔主题；

3、做好会议记录：公司重要决议及本部门具体工作指示。

（三）会议要求

1、会议原则：议题明确，决议明确，有记录，有落实，有反馈，高效务实。

2、会议记录：会议纪要应在第二天提报董事长，要求有明确的会议时间、内容及决议等。

3、保密规定：会议中涉及公司保密信息，因事先限定参会人员，要求参会人员严禁对外传播会议内容及公司保密信息；

4、会议时长：提高效率，严禁拖沓，开无效会议，会议一般不超过2小时。

4、会议通知要求： 精心整理

（1）发布会议通知，应明确告知参会人员相关参会信息，包括会议议题、议程、时间、地点、参与人员、参会需准备资料或发言等，并确认通知到位。

（2）会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为参会人员、会务服务提供部门。

六、会议召开流程

（一）会前准备

1、 明确会议要求及主题，确认会议时间、地点、参加人员

2、 通知参会人员，做好相关参会准备

3、 做好会议日程安排及资料准备