SAP_QM目录主数据维护流程
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流程编号 HY_BP_QM_103
流程名称 目录主数据维护流程
目录主数据维护流程
1/8 批准与签署
公司 部门 姓名 签署 日期
流程负责人
项目经理
2/8 版本控制
版本号 更新日期 说明 作者
3/8 流程图图例说明
开始 流程开始,
结束 流程结束
其它系统 在SAP中操作的流程步骤,其它系统中操作的步骤,系统外操作的流程
SAP内业务操作判断, SAP以外业务操作判断
流程连接
其它系统 SAP内文档及报表,其它系统内文档及报表,
手工文档及报表
其它流程
4/8 1. 流程概述
1.1. 流程说明
本流程目的是统一并规范SAP系统目录主数据维护过程，统一申请格式，并归口管理确保目录主数据在全集团的唯一性和准确性，为报表分析奠定基础。
所属流程组：
基础数据
1.2. 适用范围
组织范围：
触发事件：
当检验员使用系统时发现目录主数据维护错误、制定新标准或修订标准后需要新增或变更系统中的目录主数据。
1.3. 详细描述
1.3.1. 术语解释和概念说明
目录：目录是为了方便输入和更好的统计分析将文本描述进行编码化形成的一组数据目录。目录分为代码组和选择集两种。
代码组：把检验过程可能出现的描述性的检验结果在系统中可以预设编码，以达到统一描述检验结果的目的，并根据相应维度分组，即为代码组。
选择集：从多个代码组中选取多个代码进行组合后形成的集合即为选择集。与代码组及代码不同，选择集被定义在工厂级别上。
1.3.2. 流程相关的制度与规范
在业务中会使用如下几种类型的目录：
1--特性结果：用来描述定性检验特性的结果的目录，例如色差检验特性（01-一级，02-二级，03-三级）；
3--决策代码：用来描述检验批判定的目录，例如：01合格，02让步接收，03返工，04退货；
5/8 5--缺陷原因：用来描述造成不合格的原因，例如：01人为原因，02设备原因，03运输原因；
9--缺陷代码：用来描述检验特性的不合格内容，例如：01颜色偏深，02重影，03字体模糊。
检验目录设计原则：按每个特性创建一个特性结果代码组，每个特性创建一个缺陷代码组，每个特性创建一个缺陷原因代码组，对于无法具体化结果描述、缺陷和缺陷原因的检验项目创建一个通用的代码组，其具体内容根据实际检验情况由检验员填写到备注文本中。
编码原则：
代码组编码规则：D+1位目录类型+3位流水，例如：D1001。
选择集编码规则：X+1位目录类型+3位流水，例如：X1001。
目前所用到的决策代码如下：
代码 决策描述
01 合格
02 返工
03 返工后合格
04 让步接收（工厂返工后合格）
05 让步接收（供应商现场返工后合格）
06 让步接收（品牌特采）
07 退货
08 报废
01--首次检验合格。
02--首次检验不合格，根据可操作性判定返工处理（主要为自产半成品、成品）。
03--首次检验不合格，返工后检验合格（主要为自产半成品、成品）。
04-首次检验不合格，工厂通过挑选、灭菌等方式返工后合格（主要为包材、原料）。
05-首次检验不合格，供应商通过到厂挑选、标贴等方式返工后合格（主要为包材）。
6/8 06-首次检验不合格，品牌/研究院依据不合格情况提出特采使用（主要为包材、原料）。
07-首次检验不合格，做退货处理（涉及所有外购物料）。
08-首次检验不合格，或经返工不合格，经判定做报废处理（涉及所有物料）。
特性结果、缺陷代码和缺陷原因数量较多后期会根据主数据专项收集计划跟踪执行。
流程关注点：
1、缺陷和缺陷原因的分组要参考目前品质工程部的报表分析维度设置，系统可根据单个缺陷或缺陷组形成分析报表。
2、在修改目录代码时需要慎重，应尽量避免修改已存在的代码，这样会影响历史数据，例如原D9001为水份含量过高，后修D9001为微生物超标，那么原来当成水份含量过高记录的数据后期会当成微生物超标统计进去。
目录主数据维护申请单格式：
目录主数据维护流程.et
7/8 2. 业务流程
2.1. 业务流程图
HY_BP_QM_103:目录主数据维护流程检验员质量部门负责人主数据维护员开始是结束否否是现有目录主数据无法满足需求10审核是否通过30确认是否需要维护40维护目录主数据50提出目录主数据维护申请20反馈至发起人60目录主数据维护申请表
2.2. 流程步骤与说明
步骤 步骤说明 岗位角色 系统/操作 操作时点
10、现有目录主数据无法满足需求 当现有目录主数据不能满足需求时，需新增、修改、删除或冻结目录主数据，由检验员识别并发起流程 检验员 SAP 目录主数据无法满足需求时
20、提出目录主数据维护申请 由分析员或包材检验员填写《目录主数据维护申请表》，交由质量部门负责检验员 目录主数据无法满足需求时
8/8 步骤 步骤说明 岗位角色 系统/操作 操作时点
人审核
30、审核是否通过 审核申请是否合理且必要，审核通过转步骤40，否则直接结束流程 质量部门负责人 收到申请起1个工作日内
40、确认是否需要维护 复核系统目录主数据内容，确认是否需对相关内容进行维护，需要维护转步骤50，否则转步骤60 主数据维护员 SAP 审核通过后1个工作日内
50、维护目录主数据 执行目录主数据维护操作 主数据维护员 SAP 审核通过后1个工作日内
60、反馈至发起人 将已维护完成或系统中已有数据不需维护的结果反馈至发起人 主数据维护员 维护完成后1个工作日内
2.3. 流程差异与业务提升分析
分析点 现行做法 未来方案 变化的优缺点分析
目录主数据管理 针对检验特性、结果、缺陷、缺陷原因等信息未形成代码、建立目录，无系统管理 整理质量相关信息、创建代码，作为基础数据清单纳入系统，形成目录主数据并由专人统一维护管理 优点：数据标准化，报表分析更准确，数据系统化可实时进行报表分析。
缺点：形成目录后选择范围受到限制，如果系统中未维护则无法选择，需要走流程申请维护，数据录入时间会稍有延长。
9/8 3. 系统开发与实现
3.1. 表单清单
编号 表单名称 实现方式
无
3.2. 报表清单
编号 报表名称 备注
无
3.3. 功能开发清单
编号 开发名称 备注
无
3.4. 增强开发清单
编号 开发名称 备注
无
3.5. 系统接口清单
编号 接口名称 备注
无
3.6. 权限设计
10/8 岗位 所属部门 流程中的操作步骤 操作权限限制
检验员 品质工程部 查询目录主数据 目录主数据查询
主数据维护员 品质工程部 验证申请是否需维护目录主数据 目录主数据查询
主数据维护员 品质工程部 维护目录主数据 目录主数据维护
