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文件归档规范文件归档是组织和管理文件的重要方式，它能够确保文件的安全性、可访问性和可持续性。
为了有效地实施文件归档工作，以下是文件归档的基本规范。
一、文件分类与标识1.1 文件分类根据文件的性质和用途，将文件进行分类。
常见的分类方式包括：行政文件、财务文件、人事文件、工作汇报等。
根据实际情况，可以进一步细分分类。
1.2 文件标识每个文件都应该有清晰明确的标识，以便于快速定位和检索。
文件标识应包括文件名称、日期、作者、相关部门等信息。
可以使用标签、封面或附加文件进行标识。
二、文件保存期限2.1 文件保存期限的确定根据文件的价值和法律法规的要求，确定文件的保存期限。
不同类型的文件保存期限可能存在差异，例如，合同文件通常需要长期保存，而日常行政文件可以根据需要适时清理。
2.2 文件销毁到达文件保存期限后，应按照相关规定进行及时销毁。
销毁文件时应做好记录，并确保文件内容的安全不受泄露。
三、文件整理与存放3.1 文件整理将同一类别的文件进行整理，确保文件的有序性和易查性。
可以根据文件编号、时间顺序或其他标准进行整理。
3.2 文件存放文件应该存放在干燥、通风和安全的地方，远离火源和湿度较高的地方。
存放时可以使用文件柜、密封袋或文件夹等工具，避免文件的损坏或丢失。
四、文件备份与恢复4.1 文件备份为了防止文件丢失或损坏，必须定期进行文件备份。
可以使用云存储、硬盘或光盘等手段进行备份，确保文件的多重备份。
4.2 文件恢复当文件损坏或丢失时，应及时进行恢复。
通过备份文件或其他手段，恢复原始文件的内容和格式。
五、文件权限管理5.1 访问权限根据岗位职责和需要，对文件的访问权限进行分级管理。
确保只有经过授权的人员可以访问敏感文件，防止文件泄露和滥用。
5.2 修改权限只有经过授权的人员才能进行文件的修改和编辑。
对于重要文件，应设置修改记录，以备查看和审计。
六、文件检索与借阅6.1 文件检索为了快速检索文件，可以建立文件索引和目录，便于使用者根据关键词或内容查找所需文件。
归档文件整理规则
文件归档整理规则可以根据个人或组织的需求进行调整，
下面是一些通用的规则可以供参考：
1. 分类标准：根据文件内容、类型或者其他特定属性进行
分类，例如按照主题、日期、文件类型、部门等进行分类。
2. 文件命名规范：确保文件名清晰、简洁、易于理解，避
免使用过长或复杂的文件名。
可以考虑使用日期或其他关
键词作为一部分文件名。
3. 文件夹结构：建立清晰的文件夹结构，使得文件能够有
层次地整理归档。
可以根据分类标准在根目录下建立各个
分类的文件夹，然后在每个分类文件夹内进一步细分子文
件夹。
4. 标签或关键字：为文件添加标签或关键字，以便于搜索
和查找。
可以使用文件管理软件或操作系统提供的标签功能。
5. 删除过期文件：定期审查文件，删除不再需要的文件或
者将其归档到较低访问级别的存储设备中。
6. 文件备份：定期进行文件备份，以防止数据丢失。
可以
使用云存储或外部硬盘等媒体进行备份。
7. 文件保密性：对于需要保密的文件，可以进行加密处理，以确保文件安全。
8. 文件操作记录：在归档过程中，可以建立文件操作记录，包括文件的移动、复制和删除等操作，以便追踪文件的变
动历史。
以上是一些常用的文件归档整理规则，具体的规则可以根
据个人或组织的需求进行调整和拓展。
归档文件整理规则实施细则1. 引言归档文件整理规则旨在规范文件的归档、保存与管理，提高文件检索和利用效率。
本细则为对《归档文件整理规则》的具体实施方案进行说明。
2. 文件归档的目的文件归档的目的是确保文件的安全保存和整理，以便于保护重要信息并能够快速检索和使用。
3. 文件归档的原则在文件归档过程中，应遵循以下原则：3.1 一致性归档文件的整理和保存需要保持一致性，以便于检索和利用。
3.2 可追溯性对于归档文件的整理和保存，需要记录相应的信息，以便追踪和确认文件的真实性和合法性。
3.3 存档分级根据文件的重要性和保密等级，划分存档分级，确保重要文件得到适当的保护措施。
3.4 安全性在文件归档的过程中，要确保文件的机密性、完整性和可用性。
4. 文件归档的流程文件归档的流程包括文件的准备、分类、整理和保存等步骤。
4.1 文件准备在进行文件归档之前，需要对待归档的文件进行筛选和整理，确保文件的完整性和准确性。
4.2 文件分类按照文件的类型、用途和重要性等因素，对文件进行分类，并为不同类别的文件建立相应的归档目录。
4.3 文件整理对待归档的文件进行整理，包括文件的排序、编号和标注等工作，以便于日后的检索和利用。
4.4 文件保存按照归档目录的要求，将文件进行保存，并确保文件的安全性和机密性。
5. 归档文件的管理归档文件的管理包括文件的存档、检索和销毁等方面。
5.1 文件存档将归档文件按照归档目录的要求保存在相应的存档位置，并建立相应的档案登记册。
5.2 文件检索对于需要查询的文件，可以通过档案登记册进行检索，根据相关信息快速找到目标文件。
5.3 文件销毁对于已经达到规定保存期限或者失去使用价值的文件，应按照文件销毁规定进行安全销毁，确保文件的机密性和完整性。
6. 文件归档的责任文件归档工作涉及多个部门和人员，需要明确各个环节的责任和权限。
6.1 归档负责人设立归档负责人，负责文件归档工作的组织和执行。
6.2 归档人员归档人员执行具体的文件整理和归档工作，按照规定完成归档任务。
归档文件整理规范(DB36/T 380—2016)1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于江西省各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类档案可以参照执行。
企业单位有其他特殊规定的，从其规定。
2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 18894 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 22-2015 归档文件整理规则DA/T 25-2000 档案修裱技术规范DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1归档文件 archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
3.2件 item归档文件的整理单位。
3.3整理 arrangement将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
3.4档号 archival code在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
4 整理原则4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
4.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。
4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
4.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
5 一般要求5.1 组件（件的组织）件的构成归档文件一般以每份文件为一件。
正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）分开独立成件。
归档文件整理的基本原则归档文件整理是指对公司或个人的各种文件进行整理、分类、归档和存储，以便日后能够快速、准确地检索和使用。
对于一个组织或个人来说，归档文件的整理是一项必不可少的工作，它可以有效提高工作效率，减少工作时间和成本，同时也能够保证工作的顺畅进行。
然而，在进行归档文件整理工作时，也需要遵守一些基本原则，以确保整理的文件能够达到预期的效果。
以下是归档文件整理的基本原则：1. 制定分类规则归档文件整理的第一步是制定分类规则。
分类规则应该简单明了，容易操作，同时也要符合组织或个人的实际需求。
分类规则可以根据文件的类型、内容、来源、日期等因素进行分类。
2. 分类标准统一在制定分类规则之后，需要保证分类标准的统一性。
分类标准的统一可以避免因为不同人员的理解不同而导致的文件分类混乱。
3. 文件命名规则统一文件命名规则也是归档文件整理中非常重要的一步。
文件命名规则应该简单明了，能够清晰地表达文件的内容和重要性。
文件命名规则也需要遵守统一标准，以避免因为文件命名不规范而导致的文件管理混乱。
4. 文件归档位置统一文件归档位置的统一也是归档文件整理的一个重要步骤。
文件归档位置的统一可以避免因为文件存储位置的不同而导致的文件管理混乱。
5. 定期清理归档文件整理并不是一次性的工作，而是需要定期清理的。
定期清理可以避免因为大量无用文件的积累而导致的文件管理混乱。
6. 文件备份文件备份是归档文件整理的最后一步。
文件备份可以保证文件的安全性和完整性，一旦出现文件丢失或损坏的情况，备份文件可以起到重要的作用。
以上就是归档文件整理的基本原则。
在进行归档文件整理工作时，需要遵守这些基本原则，以确保整理的文件能够达到预期的效果。
同时，也需要根据实际情况进行灵活处理，以适应不同的需求。
归档文件整理规则一、文件分类文件分类是指将文件按照一定的标准和原则进行归纳和划分。
常见的文件分类方式有按照文件类型、主题、年份等进行分类。
1.按照文件类型分类将文件分为文书档案、合同档案、财务档案、人事档案等不同类型，方便查找和管理。
2.按照主题分类将文件按照具体的业务主题或项目来分类，如市场营销、研发项目、客户关系等。
3.按照年份分类将文件按照年份进行分类，方便对历史资料和档案进行归纳和查阅。
二、文件整理文件整理是指对文件进行规范的排列和整理，确保档案的整齐、清晰和易于管理。
1.文件编号为每个文件分配唯一的编号，方便快速查找和追溯。
编号规则可以包括文件类型、时间和序号等元素。
2.文件封面为每个文件制作封面，标明文件编号、标题、起草单位、起草日期等重要信息。
3.文件内部排列按照时间顺序和文件编号将文件依次排列，确保文件之间的逻辑顺序和完整性。
三、文件存档文件存档是指将已整理好的文件进行归档和存储，以确保文件的安全和长期可存取。
1.档案室设置建立专门的档案室，并配备相应的存储设施，如文件架、文件盒等。
2.档案柜管理为每个文件类型或主题分配特定的档案柜，并标明相应的分类和编号规则。
3.档案盒标识四、文件管理文件管理是指对归档文件进行监管和维护，以确保文件的保存、归档和使用的合规性和有效性。
1.档案借阅制度制定档案借阅的规程和流程，包括借阅申请、批准、登记和归还等环节。
2.档案定期检查定期对档案进行检查和整理，确保文件的完整性、准确性和合规性。
3.档案保密措施对涉密文件进行特殊管理，确保档案的保密性和安全性。
4.档案销毁规定确定档案销毁的标准和条件，包括文件保存期限、销毁申请、审核和执行等环节。
综上所述，归档文件整理规则是一个系统的文件管理体系，通过文件分类、整理、存档和管理四个方面的手段和方法，实现对文件的规范、有效和安全的管理。
只有建立科学的文件整理规则，才能提高档案管理的效率和准确性，减少工作的复杂度和出错的可能性。
国家档案局关于发布档案行业标准《归档文件整理规
则》的通知
文章属性
•【制定机关】国家档案局
•【公布日期】2015.10.25
•【文号】档发〔2015〕6号
•【施行日期】2016.06.01
•【效力等级】部门规范性文件
•【时效性】现行有效
•【主题分类】标准化
正文
国家档案局关于发布档案行业标准《归档文件整理规则》的
通知
档发〔2015〕6号各省、自治区、直辖市档案局，各计划单列市档案局，新疆生产建设兵团档案局，中央和国家机关各部委档案部门，总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国照片档案馆，中国人民大学档案学院：
档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）（代替DA/T 22—2000）经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准为推荐性行业标准，现予以发布，自2016年6月1日起实施。
国家档案局网站政策法规栏目的行业标准目录中可查到该标准全文内容。
国家档案局
2015年10月25日附件：《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）。
国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范
一、归档要求
1、国家重大建设项目文件归档要求要求文件应当按照文件类型、文件时间、文件交接移交的形式、发文机关等建立归档文件。
2、文件归档应当按照建设项目任务的顺序进行，按照文件的时间次序，严格按照文件的正确类别，根据文件的实际形式，如图片、文本等进行归档；
3、文件归档应当随着文件的产生而实时归档，归档时必须注明文件标题、发文机关、发文日期、文件类型等信息；
4、在完成归档时，应当将文件的基本信息录入档案归档系统中，便于检索和办理后续事宜；
5、文件归档完成后，应当对归档的文件逐份进行规范的保存，以保护文件的完整性和实用性，并及时定期检查归档文件的完整性和真实性；
1、文件整理要求文科文件原则上按发文机关、发文日期的先后顺序进行排列；
2、文件排列的时候要注意文件类别的划分，明确文件的实际内容，根据文件的性质，把文件中的报表、立项文件、报告、会议纪要、复印件等分别放在不同的文件夹中；
3、文件的排列要按照发文日期的先后顺序，文件标题要与文件夹中的文件标题做比对，以方便文件的检索和查阅；
4、文件经归档整理完成后，应当制作文件目录。
文书档案归档文件整理规范第一节《归档文件整理规则》的特点《归档文件整理规则》采用与传统立卷方法完全不同的思路，从“简化整理，深化检索”出发，对归档文件整理工作的许多环节进行了调整或简化，特点是：简化、兼容、灵活。
第二节整理原则归档文件整理原则：1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
2、区分不同价值。
3、便于保管利用。
第三节归档文件整理程序归档文件是指各级机关、团体、企业事业单位和其他组织在其职能活动中形成的，具有保存价值，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
归档文件整理程序：分类----确定整理单位----装订----排列----编号----装盒----编目。
一、分类分类包括确定分类方法和制定分类方案两项工作。
1、确定分类方法①采用“保管期限---年度---问题”的分类方法进行，其中“问题”按职能设置党群工作、行政管理、业务管理三个类。
此分类方法适用较大的单位。
②小单位或县级单位，每年形成的文件数量少，或者内部机构设置简单，采用“保管期限---年度”的分类方法进行。
③保管期限划定的“短期”的，统一采用“保管期限---年度”的分类方法进行。
2、编制分类方案在确定了分类方法的基础上，各立档单位应结合自身工作实际，编制全部档案分类方案。
一般单位有：党群工作、行政管理、业务管理、基本建设、设备档案、会计档案、声像档案、实物档案、人事档案和职能档案（亦叫专门档案）。
但学校档案，业务管理类为教学管理。
事业单位档案，业务管理类为经营管理。
其中，党群工作、行政管理、业务管理类属文书档案。
二、确定整理单位归档文件确定以“件”为整理单位，进行文件级整理。
即一般以每份文件为1件。
针对部分文件在文本、文种等方面关联性强的因素，将下列各组文件视作“为一件”1、正本与定稿；2、正本与附件。
当附件较多，为独立文本时，自行为一件。
3、正文与文件处理单；4、转发文与被转发文；5、原件与复制件；6、复文与来文。
上级单位的复文与立档单位的请示，因其重要的因素，应分别为一件；7、不同文字的同一文本；8、同一个人的人事调动的各种介绍信；9、组织、人事、机关工委等部门形成的全区域内的介绍信存根，按自然册的时间断分别为一件；10、会议记录：一般单位的会议记录全年为一件；三、装订装订包括确定装订方法、用品及装订前文件的取齐、纸幅要求和质量要求四项工作。
档案整理规范
1. ___第八号令规定了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。
2. 中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）。
1. 收集文件材料时，要确保“门不缺类、类不缺项、项不缺件、件不缺页”。
重点收集本单位形成的反映本单位主要工作职能以及其他部门针对本单位业务形成的文件材料。
同时，要严格做到“范围界定清晰，期限划分准确，整理规范标准”。
2. 档案室应在次年三月底前对归档材料进行整理、立卷、归档。
要清理往年的“积存”，适时抽调工作人员参与整理，按时完成年度归档文件整理工作。
3. 财务档案、人事档案、基建档案，由各承办处室整理立卷后向档案室移交。
4. 档案室应根据实际情况，对档案和资料进行分类入柜保管。
同时，档案室应有安全保密措施，做好“八防”：防潮、防尘、防光、防火、防高温、防盗、防虫、防鼠。
这样才能确保档案安全。
5. 档案管理人员要严格执行保密规则，平时离室时要锁门并进行安全检查，严防泄密。
涉密文书档案要及时清退，并按保密规则管理，严格执行局系统保密制度。
文件归档模版规范文件整理和归档便于查阅文件归档模板规范文件整理和归档便于查阅随着信息技术的快速发展，各种文件和资料的数量不断增加，如何高效地整理和归档这些文件成为了一个重要的问题。
文件归档模板规范文件整理和归档便于查阅，是一种有效的解决方案。
本文将介绍文件归档模板的规范和使用方法，以便于大家更好地管理和查阅文件。
一、文件归档模板的规范1. 文件分类：首先，我们需要将文件按照不同的类别进行分类。
常见的分类包括合同文件、财务文件、人事文件、项目文件等。
每个类别下可以再进行细分，以便于更加清晰地管理文件。
2. 文件编号：为了方便查找和追踪文件，每个文件都需要有一个唯一的编号。
编号可以采用数字、字母或者组合的形式，但需要保证唯一性。
可以根据文件的类别和时间进行编号，例如合同文件可以以“HT-2022-001”这样的形式进行编号。
3. 文件命名：文件的命名也是非常重要的。
文件名应该简洁明了，能够准确地反映文件的内容。
可以采用关键词的方式进行命名，避免使用过长或者含糊不清的文件名。
4. 文件存储：文件的存储也需要规范。
可以将文件存储在电脑的特定文件夹中，或者使用云存储服务进行存储。
无论采用何种方式，都需要保证文件的安全性和可靠性。
二、文件归档模板的使用方法1. 创建文件夹：首先，根据文件的类别创建相应的文件夹。
可以按照部门、项目或者时间进行分类，以便于更好地管理文件。
2. 文件分类：将文件按照类别进行分类，放入相应的文件夹中。
可以使用文件夹的子文件夹进行细分，以便于更好地组织文件。
3. 文件编号：为每个文件进行编号，并在文件名中体现出来。
可以在文件名的开头或者结尾加上编号，以便于快速查找和追踪文件。
4. 文件命名：为每个文件进行简洁明了的命名。
文件名应该能够准确地反映文件的内容，避免使用过长或者含糊不清的文件名。
5. 文件存储：将文件存储在相应的文件夹中，并定期进行备份。
可以使用云存储服务进行文件的备份，以保证文件的安全性和可靠性。
引言:归档文件整理规范是一个组织和管理文件的过程，旨在确保文件能够被方便查找和使用。
有效的归档文件整理规范可以提高工作效率，减少文件丢失和混乱的风险。
在本文中，将介绍归档文件整理规范的重要性以及一些具体的方法和技巧来实施这些规范。
概述:归档文件整理规范对于任何组织或个人来说都非常重要。
一个良好的归档系统可以使文件更容易找到，减少重复工作，提高工作效率。
归档文件整理规范还有助于保护敏感和重要文件的安全，确保符合法规和合规要求。
正文内容:1.建立一个有效的文件分类系统确定文件的分类标准，如按日期、主题或项目进行分类。
为每个类别设置特定的文件夹或标签，方便将文件归档到正确的位置。
使用清晰的命名规则来命名文件和文件夹，以便快速识别和检索。
2.创建一个一致的文件命名约定确定一种统一的文件命名约定，比如使用日期和描述性关键词。
避免使用模糊和重复的文件名，以减少混乱和错误的发生。
命名约定应易于理解和遵循，以确保所有人都能轻松使用。
3.确定文件保留期限和销毁策略根据法规和组织的需求，确定文件保留期限，如工作文件保留1年，合同文件保留5年等。
制定文件销毁策略，包括安全地销毁文件的方法和程序。
定期审查和更新文件保留期限和销毁策略，以适应法规和组织的变化。
4.使用专业的归档软件或工具确保归档软件具有良好的搜索和检索功能，以便快速找到所需的文件。
培训员工使用归档软件或工具，确保他们了解和遵循归档文件整理规范。
5.建立文件访问和权限控制机制确立谁有权访问和修改文件的机制，以保护机密和重要文件的安全性。
设定文件的访问权限，限制对某些文件或文件夹的访问，以防止未经授权的访问。
定期审查和更新访问和权限控制机制，以确保只有授权人员可以访问和修改文件。
总结:归档文件整理规范是任何组织或个人管理文件的重要一环。
通过建立一个有效的文件分类系统、一致的文件命名约定、明确的文件保留期限和销毁策略、使用专业的归档软件或工具以及建立文件访问和权限控制机制，可以实施归档文件整理规范。
归档文件整理规范( —)1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于江西省各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类档案可以参照执行。
企业单位有其他特殊规定的，从其规定。
2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
电子文件归档与管理规范档案工作基本术语档号编制规则归档文件整理规则档案修裱技术规范电子文件归档光盘技术要求和应用规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1归档文件 ()立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
件归档文件的整理单位。
3.2整理将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
档号在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
4 整理原则4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
4.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。
4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
4.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
5 一般要求5.1 组件（件的组织）5.1.1 件的构成归档文件一般以每份文件为一件。
正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）分开独立成件。
有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
5.1.2 件内文件排序归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后。
有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。
5.2 分类5.2.1 立档单位应按归档文件的某些特征对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。
5.2.2 归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限分类法进行三级分类。
立档单位内设机构比较健全，职责分工比较明确的，采用年度—机构—保管期限分类法；内设机构比较简单或职能交叉不便于按机构分类的，采用年度—问题—保管期限分类法；规模较小，年度形成归档文件数量少的或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度—保管期限分类法进行两级分类。
a)按年度分类将文件按其形成年度分类。
跨年度一般应以文件签发日期为准。
对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。
跨年度形成的会议文件归入闭幕年。
跨年度办理的文件归入办结年。
当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。
b)按机构(问题)分类将文件按其形成或承办机构(或按其内容所反映的问题)分类。
同一全宗，机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。
采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入单位承办部门或综合部门。
采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。
c)按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。
依据本单位制定的档案保管期限表，对归档文件进行分类。
5.3 排列5.3.1 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。
5.3.2 同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。
5.3.3 会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件可集中排列。
5.4 编号5.4.1 归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。
档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。
5.4.2 档号的结构宜为：全宗号档案门类代码·年度机构（问题）代码保管期限代码件号。
档案门类代码与年度之间用“·”隔开，其他代码之间用“”连接。
如“·”、“·”。
5.4.3 档号按照以下要求编制：a)全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用位数字或者字母与数字的结合标识，按照编制。
b)档案门类代码·年度：归档文件档案门类代码由“文书”位汉语拼音首字母“”标识。
年度为文件形成年度，以位阿拉伯数字标注公元纪年，如“”。
c)机构（问题）代码：机构（问题）代码一般采用位汉语拼音字母或位阿拉伯数字标识，如办公室代码“”或“”等。
归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。
行业另有规定的，从其规定。
d)保管期限代码：保管期限分为永久、定期年、定期年，分别以代码“”、“”、“”标识。
e)件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用位阿拉伯数字标识，不足位的，前面用“”补足，如“”。
5.4.4 归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容，文件首页无法加盖归档章的要另附空白纸，填写文件题名后加盖归档章。
电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。
5.4.5 归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项，见附录图。
归档章中全宗号、年度、保管期限、机构（问题）按照编制，件号、页数用阿拉伯数字标识。
为便于识记，归档章保管期限宜使用“永久”“年”“年”简称标识，机构（问题）宜使用“办公室”等机构（问题）名称或规范化简称标识，见附录图。
5.5 编目5.5.1 归档文件应依据档号顺序逐件编制归档文件目录。
编目应准确、完整、便于检索。
5.5.2 归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。
a)序号：填写归档文件顺序号。
一个年度一个保管期限的归档文件编制一个序号。
b)档号：档号按照编制。
c)文号：文件的发文字号。
没有文号的，不用标识。
d)责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
多机关联合发文的，责任者个（含）以下如实著录，个以上可只著录前个，后加“等”，责任者之间用“，”隔开，立档单位本身是责任者的必须著录。
e)题名：文件标题。
没有题名、题名不规范，或者题名不能反映文件主要内容、不方便检索的，应自拟题名，题名字数一般不得超过个字，其中每个标点符号占半个字符，自拟题名外加方括号“[ ]”。
f)日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如。
g)密级：文件密级按文件实际标注情况填写。
没有密级的，不用标识。
h)页数：每一件归档文件的页面总数。
文件中有图文的页面为一页。
i)备注：注释文件需说明的情况。
5.5.3 归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。
目录表格采用幅面，页面宜横向设置，见附录图。
5.5.4 归档文件目录除保存电子版本外，还应打印按年度装订成册。
装订成册的归档文件目录，应编制封面，见附录图。
封面设置全宗号、全宗名称、年度，其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。
归档文件目录应编制索引，置于目录前面，其内容包括保管期限、机构（问题）、机构（问题）代码、起止件号、所在页数、备注等项，见附录图。
6 纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架6.1 修整6.1.1 归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。
6.1.2 归档文件已破损的，应按照予以托裱、修复；字迹模糊或易褪变的，应予复制，复制件附于原件后一并归档。
6.1.3 归档文件应去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。
6.1.4 幅面大于的归档文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。
6.2 装订6.2.1 归档文件一般以件为单位装订。
归档文件装订应牢固、安全、简便，做到不损页、不倒页、不压字，装订后平整，有利于保护和管理。
装订应尽量减少对归档文件本身的影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。
6.2.2 应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。
为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。
6.2.3 用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。
不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。
6.2.4 永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。
页数较少的，采取直角装订，见附录图、图，文件较厚的，采取“三孔一线”装订。
永久保管的归档文件，采取不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。
6.2.5 永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套等不能将归档文件完全固定的方法装订。
6.2.6 定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式按照执行。
定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式可以按照执行，也可以使用不锈钢夹或封套装订。
6.3 编页6.3.1 纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。
6.3.2 页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右下角或背面左下角的空白位置。
6.3.3 文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以不重编页码。
6.4 装盒6.4.1 将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒封面及盒脊等项目。
不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。
6.4.2 档案盒的外形尺寸为×（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为、、、等，见附录图。
6.4.3 档案盒封面应标明全宗名称。
盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项，见附录图。
其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按档案馆进馆要求编制。
6.4.4 档案盒应采用克以上无酸牛皮纸制作。
6.5 归档文件整理说明归档文件整理完毕，应按年度填写“年度归档文件整理说明”，见附录图。
主要说明分类方案、年度归档文件的总数量、不同保管期限归档文件的数量，该年度归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，并填写归档文件的整理人、检查人和日期。
“年度归档文件整理说明”一式两份，填写完毕后分别放入归档文件目录后和全宗卷中。
