备用金管理制度及流程

备用金管理规章制度第一章总则第一条为了规范备用金的使用和管理，提高资金使用效率，保证备用金使用的合理性和便捷性，制定本规章制度。

第二条本规章制度适用于单位的备用金使用和管理。

第二章备用金的定义与范围第三条备用金是单位为应对突发事件或紧急需要而存放的资金，用于支付紧急和不可预测的支出。

第四条备用金的范围包括但不限于以下项目：1. 紧急维修费用；2. 突发事件应急处理费用；3. 意外事故的赔偿费用；4. 日常运作中突发的公务招待费用；5. 其他临时需要支付的费用。

第三章备用金的管理机构和责任第五条单位备用金由财务部门统一管理。

第六条财务部门负责备用金的准备、使用和管理工作。

第七条财务部门要组织定期的备用金使用情况报告，将备用金的使用情况及时上报上级领导。

第四章备用金的准备第八条单位备用金的准备应当根据单位的经济状况和实际需要进行合理把握。

第九条备用金的准备应当符合单位的预算规定，备用金的存放应当符合财务法规的要求。

第十条单位备用金可以通过以下方式进行准备：1. 预留中央财政拨款；2. 自筹款项进行存放；3. 使用借款方式筹集；4. 通过捐赠或赞助的形式准备备用金。

第五章备用金的使用第十一条备用金的使用应当符合财务制度和相关法律法规的要求。

第十二条备用金的使用应当经过财务部门的审批和监督，未经审批不得使用备用金。

第十三条备用金的使用范围包括但不限于以下情况：1. 紧急维修费用；2. 物资采购中出现的价格波动；3. 其他紧急和不可预测的支出。

第十四条备用金的使用必须出具相关的备用金使用申请单，并得到相关部门的审批和签字。

第十五条备用金的使用过程应当做好记录和账务的记载，确保备用金使用的透明和合规。

第六章备用金的管理第十六条备用金的管理应当建立健全相关制度和规定。

第十七条财务部门要加强对备用金的监督，定期进行备用金的盘点和核对，确保备用金不存在虚报、挪用等违规行为。

第十八条备用金的管理应当加强对备用金使用情况的监督和检查，发现问题及时处理并追责。

备用金规章制度备用金(国际上也称暂定金额)是企业、机关、事业单位或其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项。

预支备作差旅费、零星采购等用的备作金，一般按估计需用数额领取，支用后一次报销，多退少补。

对于零星开支用的备用金，可实行定额备用金制度，即由指定的备用金负责人按照规定的数额领取，支用后按规定手续报销，补足原定额。

1.备用金借支管理(1)企业各部门填制“备用金借款单”，一方面财务部门核定其零星开支便于管理;另一方面，凭此单据支给现金。

(2)各部门零星备用金，一般不得超过规定数额，若遇特殊需要应由企业部门经理核准。

(3)各部门零星备用金借支应将取得的正式发票定期送到财务部门备用金管理人员(出纳员)手中，冲转借支额或补充备用金。

2.备用金保管(1)备用金收支应设置“备用金”账户，并编制“收、支日报表”送交经理查看。

(2)备用金定期根据取得的发票编制备用金支出一览表，及时反映备用金支出情况。

(3)备用金账户应做到逐月结清。

(4)出纳人员应妥善保管各种与备用金相关的各种票据。

备用金的管理不论采用何种办法，都应严格备用金的预借、使用和报销的手续制度。

3.备用金预借、使用及报销流程4.备用金的会计核算(1)预付及补充备用金时借：其他应收款—备用金贷：银行存款(2)经审核报销时借：制造费用、管理费用等贷：其他应收款—备用金(3)收回备用金余额时借：库存现金贷：其他应收款—备用金备用金规章制度（2）是指为企业或组织建立的一套管理备用金的规范和程序。

备用金是指用于解决突发事件、应急情况或未来可能发生的费用支出的资金。

下面是备用金规章制度的一些建议内容：1.备用金设置：确定备用金的具体金额、来源和用途。

可以根据企业或组织的规模和实际情况确定备用金的额度，例如按照总资产的一定比例或以固定金额来设置备用金。

2.备用金保管：明确备用金的保管责任人和备用金的存放地点。

备用金应存放在安全可靠的地方，限定备用金的使用权限，同时应建立相应的账目，记录备用金的流入和流出情况。

备用金管理制度一、目的：为了加强项目部备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本制度。

二、备用金定义：备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。

三、备用金借款和报销手续1 工作人员需临时借用备用金时，先到财务部索取“借款单”，（驻外人员发借款审批）财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，借款人按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经部门负责人和总经理签字同意，方可到财务部处办理借款手续。

财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后办理付款手续。

2 借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取“报销单”（驻外人员发报销审批），填写好“报销单”的各项规定内容，并经部门负责人和经理审批后，再将“报销单”返回财务部，财务人员根据财务制度规定认真审核，审核无误后，办理报销手续。

3 借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

四、备用金的管理1 因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。

2 财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时对账清理。

3 借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，财务部发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部将从下月起直接从工资中抵扣，不再另行通知。

4 跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销上年借款。

备用金申请流程如下备用金保管人填写备用金申请，写明具体用途部门经理审批总经理审批财务复核、付款。

备用金管理制度第一条、为了加强公司各办事处备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本制度。

第二条、备用金是各办事处工作人员用作日常办公用品开支、项目管理及实施、差旅费等以现金方式借用的款项。

第三条、实行备用金制度有利于各办事处工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，专人专账管理，不得挪用和贪污，一经发现严肃处理。

第四条、备用金的管理要求：1、备用金帐户由专人负责，实行专帐管理。

各办事处需将备用金帐户管理人员的情况报部公司备案。

2、备用金管理员及时做好备用金帐户的收支记录，每周五下班前将本周的收支情况以电子报表形式报公司人事行政部。

3、备用金帐户按月结清，备用金管理员应于每月25日结清备用金帐户，将备用金帐户的支出凭证分类整理随备用金帐户的收支情况表以快递方式报公司人事行政部。

4、公司财务部有权对各办事处的备用金帐户进行不定期清查，备用金的支出要严格遵守公司的财务制度，不得出现白条抵帐，未经同意任何人无权转借备用金。

第五条、备用金的申请：1、备用金的申请必须严格遵守公司的财务制度，由办事处负责人提出申请，经人事行政部审核，公司总经理审批后，方能划入指定帐户。

2、备用金申请时间为每月1日。

3、上月备用金帐户没有结清的，不能申请下月的备用金。

第六条、备用金的支出范围：1、办事处日常办公支出；2、办事处所辖市场的项目实施与管理支出；3、办事处所用办公设备/固定资产类支出；4、办事处所连辖市场开发支出；5、其他得到批准的支出；第七条、备用金的使用程序：1、办事处人员需支取备用金时，需填写“借款单”，借款人按规定的格式内容填写借款日期、借款人、借款用途和借款金额等事项，经项目主管经理签字同意，再由备用金专管员审核后，方可使用备用金。

2、借款人员完成业务后应在三日内到备用金专管员处，填写好“报销单”的各项规定内容，并经主管经理审批后，再将“报销单”返回备用金专管员处，专管员审核无误后，办理报销手续。

贵州林昌房地产开发有限公司备用金管理制度一、目的：为了加强项目部备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本制度。

二、备用金解释：备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。

三、实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用和贪污，一经发现严肃处理。

四、本制度规定了备用金借用和报账手续及备用金的管理要求。

五、备用金借款和报销手续5.1 工作人员需临时借用备用金时，先到财务部办事处索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，借款人按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经部门负责人和总经理签字同意，再由财务负责人签字批准后，方可到财务部处办理借款手续。

财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。

5.2 借款人员完成业务后应在三日内到财务部办事处索取“报销单”，填写好“报销单”的各项规定内容，并经部门负责人和经理审批后，再将“报销单”返回财务部，财务人员根据财务制度规定认真审核，审核无误后，办理报销手续。

5.3 借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

六、备用金的管理6.1 因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部办事处根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。

6.2 财务部办事处应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理。

6.3 借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，财务部办事处发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部将从下月起直接从工资中抵扣，不再另行通知。

备用金管理制度一、目标：为了加强项目部备用金管理，提升资金利用效率，有效控制资金占用，特制订本制度。

二、备用金定义：备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方法借用款项。

三、备用金借款和报销手续1 工作人员需临时借用备用金时，先到财务部索取“借款单”，（驻外人员发借款审批）财务人员依据实际需要向借款人发放“借款单”，借款人按要求格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经部门责任人和总经理签字同意，方可到财务部处办理借款手续。

财务人员审核签字后“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后办理付款手续。

2 借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取“报销单”（驻外人员发报销审批），填写好“报销单”各项要求内容，并经部门责任人和经理审批后，再将“报销单”返回财务部，财务人员依据财务制度要求认真审核，审核无误后，办理报销手续。

3 借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销超支款项应立即付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

四、备用金管理1 因业务原因长久借用备用金人员可由财务部依据实际情况核定，拨出一笔固定数额现金并要求使用范围；使用部门必需设置专员经管定额备用金，备用金经管人员必需妥善保留支付备用金收据、发票和多种报销凭证，并设备用金登记簿，统计多种零星支出。

2 财务部应该根据借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月立即对账清理。

3 借用备用金人员应立即冲账，对无故拖延者，财务部发出最终一次催办通知后还不办理者，财务部将从下月起直接从工资中抵扣，不再另行通知。

4 跨年度使用备用金时，年底必需重新办理借款手续，并冲销上年借款。

备用金申请步骤以下备用金保管人填写备用金申请，写明具体用途部门经理审批总经理审批财务复核、付款。

1、各部门备用金支出需取得对应发票和单据立即到财务部报销，如备用金是作一次性支出，部门备用金保管人需在支出后七天内报销，如备用金作为常常零星支出，部门备用金保管人需在每个月月底前到财务部报销。

备用金管理制度一、目的：为了加强项目部备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本制度。

二、备用金定义:备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。

三、备用金借款和报销手续1 工作人员需临时借用备用金时，先到财务部索取“借款单”,（驻外人员发借款审批）财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，借款人按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经部门负责人和总经理签字同意，方可到财务部处办理借款手续。

财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后办理付款手续。

2 借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取“报销单”（驻外人员发报销审批），填写好“报销单"的各项规定内容，并经部门负责人和经理审批后,再将“报销单"返回财务部，财务人员根据财务制度规定认真审核,审核无误后，办理报销手续。

3 借款人办理报销手续时,财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人,对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

四、备用金的管理1 因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围;使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出.2 财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时对账清理。

3 借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，财务部发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部将从下月起直接从工资中抵扣，不再另行通知。

4 跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销上年借款。

备用金申请流程如下备用金保管人填写备用金申请,写明具体用途部门经理审批总经理审批财务复核、付款。

餐饮门店备用金管理制度1. 前言为加强餐饮门店备用金的管理，规范备用金的存放、发放、使用流程和责任制，特制定本制度。

2. 备用金的定义、种类及金额1.备用金指餐饮门店设立的备用现金，用于日常少额零用支出，供特定的人员管理和使用。

2.备用金分为日常备用金和总备用金两种：–日常备用金可用于日常支出，其金额应控制在门店日常零用支出的额度之内，每个月初准备200元，由门店负责人及相关财务人员掌管和管理。

–总备用金可以用于餐饮门店临时应急贷款，因此，总备用金需要大一些，在1000元至2000元之间为宜，由门店店长及相关财务人员管理。

3. 备用金的管理流程1.餐饮门店备用金由门店店长及相关财务人员共同管理，在备用金存放方面应严把关卡，防止出现财务纠纷，通过以下流程进行管理：–存放：门店应设立专门的备用金保管室，并由特定财务人员保管备用金箱，钥匙只由备用金管理人员掌握。

–批准：备用金发放应由门店店长及相关财务人员共同批准，确保备用金的合法、规范和正当性。

–纪录：发放时，应详细记录备用金的用途、发放时间、金额、发放人员、收据编号等相关信息，并保存好备查。

2.备用金的使用流程如下：–领用程序：备用金的领取应有明确的用途和原因，配合相关单据（如领用、借用、还用单等）方可领取。

–领用金额：日常支出必须控制在门店日常零用支出的额度之内，及时归还，严禁超出限额使用。

–领用证明：发生备用金的领用，应当签署借用单，并在签字金额与借用的实际金额一致时才发生交付。

4. 备用金的责任制1.门店店长及相关财务人员作为备用金的管理责任人，应严格按照备用金制度执行，并对门店备用金的使用和管理负责。

2.若备用金遗失、变更或被盗，责任人应第一时间报告上级管理人员，并及时向警方进行报案。

3.餐饮门店在发放备用金时应当记录餐饮门店的名称、日期、领款人、发款人、用途及金额等信息，并经过领款人和发款人的签字盖章确认。

若领款人私自更改、篡改记录，应当对其进行责任追究。

第1页共11页 公司备用金管理制度范本 为了加强公司对有关部门及各项目部备用金的管理，规范借款行为，提高资金利用效率，夯实成本费用核算，减少资金损失，特制定本制度。 一、本制度适用于公司各部门及所有项目部。 二、备用金范围 1、采购员零星采购备用金； 2、个人因公出差零星开支备用； 3、经常性的零星开支备用金； 4、项目兼任财务人员备用金； 5、其他备用金。 三、实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途，一经发现，将严肃处理。 四、备用金借款和报销手续程序 1、工作人员需临时借用备用金时，先到财务部索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，一式两联，借款人按规定的格式内容填写借款单，并按流程办理签字手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。 2、借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取“报销单”，填写好“报销单”的各项规定内容，并经主管领导审批后，再将“报销第2页共11页

单”返回财务部，财务人员根据财务制度规定认真审核无误后，办理报销手续。 公司财务____文件 3、借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查____销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。 4、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、____以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。经管人员必须按月定期向公司财务部申报备用金使用情况，前账未清，不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的，须提前向财务负责人说明原因，经财务负责人同意后，方可延期。 五、备用金额度 1、采购员借用的零星采购用款，单次不得超过____元，超过____元的材料采购，应由供货方持合法、真实、完整的原始资料，按规定的程序经审核批准后，到公司财务部或项目部财务人员处办理货款支付、结算手续。单笔超过____元的采购，必须按照工程部制度规定，走合同审批程序采购。 2、员工因公出差借款，按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度。 第3页共11页

备用金的管理制度备用金的管理制度一、制度目的：为确保公司备用金的合理、规范、安全运作，明确备用金管理责任和程序，保证备用金的正常使用，减少财务风险。

二、适用范围：适用于公司备用金的各个环节，包括备用金的设立、使用、管理和监督等方面。

三、制定程序：本制度由公司总经理审批并正式生效。

部门经理及主管负责执行本制度，并对本制度的下属子部门和个人负责，所有相关人员必须按照本制度执行。

四、制度内容：1、备用金的设立范围：公司按照本制度规定设立备用金，所有部门及其工作人员均不得以任何理由以及方式擅自设立备用金。

2、备用金的使用范围：备用金必须为紧急、特殊用途而设立，原则上仅用于公司经营过程中突发事项、临时紧急支出。

备用金不得用于个人、小额消费、礼品索贿等方面。

3、备用金的管理原则：备用金必须经过出纳、主管部门的审批、签字，备有合法凭证。

备用金每月须按要求报出具体用途，如有剩余，原则上应及时归还财务部门。

4、备用金的使用方式：备用金的使用需先明确定义具体用途和金额，并由主管部门向出纳打款，出纳打款前必须经过主管部门工作人员的签字、审核。

出纳人员在接收到对应文件时，检查小礼物是否携带相关同意书，每张凭证必须开具完整的发票和票据加盖公司公章，并在记账簿上进行账务登记，在日常管理中使用制度指定的账户进行清算。

5、备用金的监督和检查：财务部门将对备用金进行定期的内部审计，负责对备用金的使用、管理情况进行专项审计，各部门负责人应积极配合财务部门工作，对财务部门提供的问题或意见应积极答复并改正。

五、责任主体：1、公司总经理：负责制定备用金管理制度，并对各部门进行指导和检查。

2、主管部门：按备用金管理制度和要求对备用金进行使用、管理及检查。

3、财务部门：按要求进行备用金的内部审计，并对备用金的使用、管理情况进行专项审计，并向总经理及主管部门及时汇报备用金的使用情况。

六、执行程序：1、新员工必须经过一定的财务、管理培训后，方能在公司内部表格中进行备用金的相关操作。