A4文书档案装具格式

关于档案及文字材料的格式要求各部门、单位：为迎接2008年教育部对我校本科教学工作水平的评估，对照教育部《普通高等学校本科教学工作水平评估方案（试行）》（教高厅[2004]21 号）文件精神，学校制定了《河北北方学院院（系）级本科教学工作水平评估方案（试行）》、《河北北方学院本科教学工作水平评估指标体系评建任务分解表》和《河北北方学院2004 — 2007 年“迎评促建”工作方案》。

为保证学校迎评促建工作有序、高效地进行，现将评估档案材料收集与整理工作的有关规范通知如下，请遵照执行。

一、材料准备与分类1.各责任部门和单位应根据所负责的各项材料，属本部门本单位收集整理的材料，落实具体的材料收集人员完成。

2.属本部门本单位为其它责任部门和单位提供的材料，根据其它部门和单位的材料征集要求，认真完成材料的报送工作。

3.属本部门本单位负责汇总，其它单位配合完成的材料，对其它部门和单位提出具体的材料征集要求，并限期完成。

4.评估档案材料分为四种：一种是原始的档案材料，不得改动，可复制和放大或者缩小；第二种是原有材料丢失或者保存不全，应尽量补充完整；第三种是新建材料；第四种是评估过程中形成的档案材料，如各种学习宣传材料、评估工作计划等。

二、材料的目录设置迎评材料目录共分六级：一级目录：《普通高等学校本科教学工作水平评估方案（试行）》中的一级指标。

二级目录：《普通高等学校本科教学工作水平评估方案（试行）》中的二级指标。

三级目录：《普通高等学校本科教学工作水平评估方案（试行）》中的主要观测点。

四级目录：为说明" 主要观测点" 的重要内容所需要的支撑材料目录。

五级目录：为说明" 四级目录" 所需要的具体支撑材料。

六级目录：如果五级目录下面的内容较多时，根据需要可在五级目录下设置六级目录，即为说明" 五级目录" 所需要的具体支撑材料。

三、材料的目录格式1.各级目录的字号、字体和编号一级目录：小3 号字，黑体；编号为1 、2 、3 、…等。

文书档案案卷格式1 适用范围本标准适用于我国各级档案馆(室)和文书处理部门。

2 案卷卷皮格式文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。

2．1 硬卷皮格式2．1．1 硬卷皮外形尺寸封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm(长×宽)。

封底尺寸同封面尺寸。

封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。

卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。

用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌(见图1)。

本标准推荐使用250克占皮纸制作案卷硬卷皮。

2．1．2 案卷封面项目封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名。

时间、保管期限、件、页数、归档号、档号各项目具体位置、尺寸(见图2)。

2．1．3 封面项目的填写方法2．1．3．1 全宗名称：全宗名称相同于立档单位的名称。

填写全宗名称必须用全称或通用简称。

如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”简称为“河北省人事局。

”不得简称为“本部”、“本委”、“本委人事局”等。

2．1．3．2 类目名称：类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。

在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。

2．1．3．3 案卷题名：案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟，案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。

文字应力求简练、明确。

2．1．3．4 时间：卷内文件所属的起止年月。

2．1．3．5 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。

2．1．3．6 件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。

2．1．3．7 归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。

2．1．3．8 档号的编制：封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。

全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。

目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷号。

公文部件格式
一、公文部件格式
1. 标题：
公文标题应简明、准确地反映公文的主要内容，并使用符合规范的标点符号。

标题通常应居中排列，行文时使用2号小标宋体字。

2. 秘密等级：
如需标注秘密等级，应用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第1行，并按“绝密”、“机密”、“秘密”分别标示。

3. 紧急程度：
如需标注紧急程度，应用3号黑体字，顶格编排在版心右上角第1行，并按“特急”、“加急”、“平急”分别标示。

4. 发文字号：
发文字号由发文机关代字、年份代码和发文顺序号三部分组成。

发文代字应准确、鲜明、简短，并避免与相近的简称重复。

年份代码用4位阿拉伯数字表示，年份代码应置于方括号中。

发文顺序号不加括号，不编虚位（即1不编为0001），不加括号。

发文字号在红色反线之上居中对称排列。

5. 主题词：
主题词是用来揭示公文主题内容的词或词组。

主题词应选用能确切反映公文主题内容的常用名词术语，不得随意简化或缩写。

主题词在红色反线之下另起一行居左空2个字用3号黑体字标注。

词组间用顿号隔开，最后一个词组后不用标点符号。

6. 公文正文：
公文正文应结构严谨，层次分明，文字简练，语言流畅。

正文内容应按照要求进行分段表述，段落分明，条理清晰。

一、档案装具标准（档案装具国家行业标准DA/T6-92）1、本标准（档案装具国家行业标准DA/T6-9）适用于钢类、木类、纸类等材料的档案装具，其他材料的档案装具亦应参照执行。

2、固定架、密集架、案卷柜每层搁板承重应≥40KG。

3、常用柜类的顶板、正面板、侧面板、底板钢板厚度≥1.0mm，隔板、背板厚度≥0.8，轨道厚度≥1.5mm。

6、钢板的剪裁、弯折、机加件加工后均应打毛刺，并无裂纹和伤痕。

7、所有焊接件，应焊接牢固，焊接部位光滑、平整，露出的结合面必须磨平。

8、表面处理及深装底面必须用脱脂剂或其他方法将油脂和污物除净。

9、面板、侧板等重要零件应施以表面磷化处理，磷化后不应有油、锈斑和积水。

10、装具表面应平滑且不得有凹凸现象。

11、漆膜厚薄应均匀，无起毛、垂流、划伤、疙瘩、皱纹等影响外观的缺陷。

二、文书档案案卷格式（GB/T9705-88国家标准）硬卷皮格式：硬卷皮封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm。

封底尺寸同封面尺寸。

封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。

卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。

用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。

本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。

软卷皮格式：使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。

软卷皮外形尺寸：软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm×210mm(供A4型纸用)或260mm×185mm(供16开型纸用)的规格。

卷盒格式：卷盒外形尺寸采用300mm×220mm，其高度可设置30、40或50mm 的规格。

盒盖翻口处中部设置绳带，便于系紧卷盒。

卷内文件目录格式：目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型(260mm×185mm)或国际标准A4型(297mm×210mm)。

卷内目录用纸上白边宽20±0.5mm，卷内目录用纸下白边宽15±0.5mm，卷内目录用纸左白边宽25±0.5mm，卷内目录用纸右白边宽15±0.5mm。

档案材料排版要求第一篇：档案材料排版要求公文一般常识★发文字号中年份应标全称，用六角括号〔〕括入，如〔2006〕，不能用方括号[]括入，如[2006]。

六角括号〔〕从插入菜单的符号处选出键入。

★表示“零”的数字，要区别汉字数字“〇”与阿拉伯数字“0”，不可相混使用。

如“二〇〇六年”不能写成“二00六年”。

★标题序码的格式第一级标题序码用：一、二、三、…… 不能写成：一.二.三.……第二级标题序码用：（一）(二)(三)…… 不能写成：(一)、(二)、(三)、…… 第三级标题序码用：1.2.3.…… 不能写成：1、2、3、……第四级标题序码用：（1）(2)(3)…… 不能写成：(1)、(2)、(3)、…… 第五级标题序码用：①②③…… 不能写成：①、②、③、……凡用第一、第二、第三……或首先、其次、再次……表述的序数，序数词后一律用“，”而不用“、”。

语言文字材料整理要求档案材料整理要注意的问题： 1.档案盒：塑料盒。

2.纸张：统一要A4纸双面打印。

3.排版格式：题目要黑体2号，正文要仿宋体三号（正式文件），一般材料要四号；左右边距原则上不少于2CM。

第二篇：二氧化硫减排档案第一部分二氧化硫减排档案一、电厂脱硫（一）档案材料目录。

（二）削减量计算书。

（三）机组投产时间的环评批复和验收文件。

（四）脱硫设施可研、设计文件、环评批复、验收文件或减排验收文件（含脱硫前后SO2浓度监测数据及脱硫效率）。

脱硫装置168小时试运行移交报告（记录）。

（五）脱硫机组核查期燃煤量、发电量、供热量的企业生产月报表（12张）。

包含进出口SO2浓度、烟气温度、流量，机组负荷、浆液循环泵电流、脱硫塔浆液液位增压风机电流等数据曲线的DCS中控图（12张）。

进出口SO2CEMS自动监测设备数据月报表（24张）。

（六）脱硫设施旁路挡板申请开启情况；脱硫装置运行事故及停运记录、处理情况、启动时间等；机组启停及检修记录。

（七）核查期入炉煤质分析报告（每月至少三份）。

档案袋正面侧面标签模板
在进行文件整理时，我们常常使用档案袋来装载文件，但是为了方便识别和管理，在档案袋的正面和侧面需要粘贴标签。

下面是档案袋正面侧面标签模板的制作方法。

材料准备
* A4纸
* 打印机
* 刀具、尺子、铅笔
制作步骤
1. 打开电脑，使用Word或其他文本编辑器打开一个新文档，选择“页面布局”，设置纸张尺寸为A4，方向为竖向。

2. 在文档中插入表格，设置表格为2列3行或3列4行，根据实际需要设置表格宽度和高度。

3. 在表格的第一列第一行处输入“档案袋正面”，第二列第一行处输入“档案袋侧面”。

4. 在第一列第二行处插入一张图片，该图片可以是单位的标志、英文缩写或其他能够代表单位的图标，图片大小适当，不要太大或
太小。

5. 在第二列第二行处插入一张图片，该图片可以是文件的图片、标志或与文件相关的其他图片，图片大小适当，不要太大或太小。

6. 在第一列第三行处输入文件名称，第二列第三行处输入文件
编号，可以根据实际需要添加其他信息。

7. 根据实际需要进行排版和格式调整，确保标签整洁美观。

8. 打印标签，在适当的位置，用胶带将标签固定在档案袋的正
面和侧面。

注意事项
* 制作标签时，尽量使用简洁、明了的文字和图片，以便于快
速识别和管理文件。

* 打印标签时，选择高质量的打印机和打印材料，确保打印效
果清晰、不易脱落。

* 标签固定在档案袋上时，应该注意位置和方式，避免影响档
案袋的使用或脱落。

制作档案袋正面侧面标签模板并打印出来，可以方便识别和管理文件，提高文件的整理效率和精度。

各种档案盒主要装具的国家行业标准（DA/T6-92DA/T22-2000 DB37/T181-93 GB/T9705-88）时间： 2013年05月02日(浏览：1631)各种档案盒主要装具的国家行业标准一、档案装具标准（档案装具国家行业标准DA/T6-92）本标准（档案装具国家行业标准DA/T6-9）适用于钢类木类纸类等材料的档案装具，其他材料的档案装具亦应参照执行2固定架密集架案卷柜每层搁板承重应40KG3常用柜类的顶板正面板侧面板底板钢板厚度1.0mm，隔板背板厚度0.8，轨道厚度1.5mm6钢板的剪裁弯折机加件加工后均应打毛刺，并无裂纹和伤痕7所有焊接件，应焊接牢固，焊接部位光滑平整，露出的结合面必须磨平8表面处理及深装底面必须用脱脂剂或其他方法将油脂和污物除净9面板侧板等重要零件应施以表面磷化处理，磷化后不应有油锈斑和积水10装具表面应平滑且不得有凹凸现象11漆膜厚薄应均匀，无起毛垂流划伤疙瘩皱纹等影响外观的缺陷二、文书档案案卷格式（GB/T9705-88国家标准）硬卷皮格式：硬卷皮封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm封底尺寸同封面尺寸封底三边(上下翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌卷脊可根据需要分别设101520mm三种厚度用于成卷装订的卷皮，上下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮软卷皮格式：使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存软卷皮外形尺寸：软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm×210mm(供A4型纸用)或260mm×185mm(供16开型纸用)的规格卷盒格式：卷盒外形尺寸采用300mm×220mm，其高度可设置3040或50mm的规格盒盖翻口处中部设置绳带，便于系紧卷盒卷内文件目录格式：目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型(260mm×185mm)或国际标准A4型(297mm×210mm)卷内目录用纸上白边宽20±0.5mm，卷内目录用纸下白边宽15±0.5mm，卷内目录用纸左白边宽25±0.5mm，卷内目录用纸右白边宽15±0.5mm卷内备考表外形尺寸均同卷内目录文书档案案卷格式监制：在卷皮封底下部应印上由×××档案局监制字样三、归档文件整理规则（归档文件整理规则DA/T22-2000，中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准2001-01-01实施）档案盒封面应标明全宗名称档案盒的外形尺寸为310mm×220mm，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm30mm40mm等四、科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000，发布时间19920720，公布形式：中华人民共和国国家标准）科技档案卷皮规格和制成材料：卷盒的外表面规格为：305mm×220mm，厚度分别为102030405060mm六种卷夹的外表面规格为：305mm×220mm，厚度为20mm卷皮宜采用牛皮纸板双裱压制，或黄板纸制作，外裱牛皮纸本标准推荐使用无酸卷皮卷内表格的规格和制成材料质量：卷内目录卷内备考表规格为：297mm×210mm或260mm×185mm卷内目录卷内备考表宜采用70g以上白色书写纸制作案卷脊背标签的规格和质量：案卷脊背标签与卷盒的长度和厚度相同，即305mm×10（2030405060）mm案卷脊背标签宜采用150g白色书写纸制作，案卷脊背格式也可以直接印在卷盒脊背上五、工业企业档案案卷格式（DB37/T181-93，发布时间19920720公布形式：山东省地方标准）卷皮可采用硬卷皮软卷皮卷盒卷夹四种形式硬卷皮格式：前封面封底尺寸采用280mm×210mm封底三边要有70mm宽的折叠纸舌脊背厚度尺寸为101520mm三种前封面封底左侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌硬卷皮使用250克牛皮纸制作软卷皮格式：前封面封底尺寸采用270mm×195mm封底翻口处有70mm宽的折叠纸舌软卷皮使用150克牛皮纸制作卷盒格式：卷盒上下表面尺寸采用305mm×220mm厚度尺寸为122030405060mm六种卷盒使用250克牛皮纸双裱压制案卷封面印制在卷皮卷盒的正表面上，尺寸与卷皮卷盒的前封面相同案卷脊背式样及制成材料：硬卷皮卷夹案卷脊背项目印制在卷皮脊背上卷盒案卷脊背规格与卷盒的长度和厚度相同，尺寸为305mm×12（2030405060）mm卷盒脊背使用150克白色书写纸制作卷内文件目录格式：目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型（260mm×185mm）或国际标准A4型（297mm×210mm）卷内文件目录使用70克以上白色书写纸制作软卷皮备考表印制在封三上，其外形尺寸及制成材料均同卷内文件目录六、会计档案案卷格式会计档案案卷格式，包括案卷盒卷内备考表会计档案案卷目录会计档案移交清单会计档案销毁清单格式卷盒外形尺寸：封面尺寸采用230mm×125mm，其厚度可根据需要设置为30mm40mm或50mm 的规格硬卷皮封面和封底其封面和封底采用280mm×210mm的规格报表卷内文件目录备考表格式项目同文书档案卷内文件目录备考表，其纸幅面尺寸采用265mm×190mm的规格脊卷标签同卷盒卷脊标签会计账簿的案卷格式：订本账簿维持原装原封，须在原硬账簿夹封面上加贴规定封面，活页账应加装成册，再加贴规定封面，其纸幅面尺寸采用120mm×80mm的规格卷脊标签同硬卷皮卷脊标签,在离卷脊底边20mm处粘贴会计档案案卷目录形式：会计档案案卷目录封面用纸幅面尺寸用265mm×190mm的规格会计档案案卷目录用纸幅尺寸与会计档案案卷目录封面尺寸相同会计档案移交清单格式：会计档案移交清单用纸幅面尺寸采用265mm×190mm的规格七、DA/T24-2000无酸档案盒卷皮卷盒用纸及纸板无酸档案盒卷皮卷盒用纸及纸板为卷筒纸，卷筒宽度为1600mm或按订货合同；宽度偏差不超过±5mm卷筒直径为850mm±50mm无酸档案卷皮纸卷盒纸的技术指标及试验方法应符合规定外观：纸及纸板表面应平整光洁纤维组织均匀，不允许有褶子裂口洞眼透帘分层起毛等影响使用的纸病挂面的无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板尘埃或斑痕指标应符合规定卷筒两端面应平整，弓形不超过15mm，锯齿形不超过5mm每卷筒断头不允许超过3个，断头处用胶带对接粘牢并做明显标记。

档案材料的基本装订要求档案材料的基本装订要求省、市级规范化学校档案材料的文件格式基本要求为进一步规范省、市级规范化学校档案材料的准备工作，现根据《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704-1999）、《中华人民共和国国家标准出版物上数字用法的规定》（GB/T15835—1995）等文件要求，将有关文件格式的基本要求通知如下：一、行文格式要求1.排版规格：正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。

2.制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚，尺寸标准，版心不斜。

3. 装订要求：公文应左侧装订。

骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处。

4. 组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

臵于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；臵于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；臵于主题词以下的各要素统称版记。

5. 眉首。

（1）发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。

（2）发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。

发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“…‟”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

6. 主体。

（1）公文标题：红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（2）公文正文。

主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

7. 附件。

公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

档案装具排放编号与存放位置索引1. 引言档案装具是组织和管理大量文件和档案的重要工具。

每个档案装具都有一个独特的编号和存放位置。

准确记录和管理档案装具的编号和存放位置索引对于提高档案管理的效率和准确性至关重要。

本文将介绍如何设置档案装具排放编号和存放位置索引。

2. 档案装具排放编号设置档案装具排放编号是对档案装具进行识别和定位的标识。

设置合理的档案装具排放编号有助于提高档案管理的效率。

以下是一些建议：2.1 采用有序编号对每个档案装具进行有序编号，例如使用数字、字母或二者组合。

可以按照装具的类型、大小、用途等特征进行分类，然后为每个分类分配特定的编号范围。

2.2 使用唯一标识符为每个档案装具分配一个唯一的标识符，以防止重复的编号。

可以使用特殊字符、组合词或其他独特的方式来构建标识符。

确保标识符易于辨识并与其他装具编号区分开。

2.3 标记装具编号在每个档案装具上清晰地标记其编号，可以采用贴纸、标签、永久性墨水等方式。

确保标记不会轻易脱落或模糊，以免导致编号不可识别。

3. 档案装具存放位置索引设置档案装具存放位置索引是记录档案装具存放位置的清单或数据库。

有效的存放位置索引可以帮助快速定位所需档案装具。

以下是一些建议：3.1 分配存放位置编号为存放档案装具的每个位置分配一个编号，可以按照位置的地理、功能或其他属性进行分类。

例如，可以使用数字、字母或二者组合作为位置编号。

3.2 记录位置信息对每个存放位置记录详细信息，包括位置名称、描述、容量等。

这些信息有助于管理者了解每个位置的特点并做出合理的安排。

3.3 更新存放位置索引对于每个档案装具的变动，如移动、搬迁或调整，及时更新存放位置索引。

确保索引的准确性和可靠性。

3.4 使用电子索引工具借助电子文档或数据库软件，可以创建更高效的档案装具存放位置索引。

这些工具可以方便地进行搜索、排序和更新，提高索引的可操作性和管理效率。

4. 档案装具管理的重要性建立良好的档案装具排放编号和存放位置索引对于档案管理的顺利进行非常重要。