公文的说明格式

行政办公系统培训内容

——集团公文格式

（2013年4月整理 ）

集团机关公文一般分为文头、主体和文尾三大部分。

一、文头格式

文头又称‚文首‛，集团公司公文的文头一般包括发文机关标识、发文字号等。

（一）发文机关标识。俗称‚红头‛或‚版头‛，即‚公司全称或规范化简称+‘文件’二字‛，用28号、加粗、红色宋体标识，字间距1.3磅，居中排布。

（二）发文字号。简称‚文号‛，由‚发文机关代字+发文年度+发文顺序号‛组成，在发文机关标识下空两行，用三号仿宋体，居中排布标识，发文年度必须用六角括号‚“”‛括住。如稔村分公司2013年第1号文件的发文字号为：温氏稔“2013”1号。

（三）红色反线。发文字号之下4mm处（文头和主文之间）画1条红色反线，长16cm，磅数2.25。

注意: 文件的第1页有眉首部分，第2页开始不设眉首。

二、主体格式

文件主体也叫‚主文‛，是指文件标题至成文日期、附件部分，包括：标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章。

（一）文件标题。就是文件的题目。标题应当准确简要概括文件的主要内容，除书名号外，标题中一般不加标点符号。 - 2 - 要标明文件种类，如《关于做好应对雨雪灾害天气后续影响有关工作的通知》，文件的主要内容是‚做好应对雨雪灾害天气后续影响有关工作‛，文件种类是‚通知‛。文件的标题位于红色反线下1行，2号宋体，加粗。可分1行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（二）主送机关。俗称‚台头‛，指受理文件的主要机关，要用全称或规范化的简称或者同类型机关的统称。位臵在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

决议、决定、条例、意见、规定等的文件不标明主送机关。

（三）正文。正文是表述文件内容的部分，位于标题或主送机关下方，字体为3号仿宋体。位臵在主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。

公文 说明的格式

公文说明的格式一般分为以下几个部分：

1. 页眉：在纸张的上方左右两侧设置公文的名称、页码等信息。

2. 发文机关：写明发文机关的全称、地址以及邮编等基本信息。

3. 发文日期：列出正式发出公文的日期。

4. 密级：根据需要标注公文的密级，如绝密、机密、秘密等。

5. 题目：清晰明确地写出公文的题目，表示该公文的主题和目的。

6. 正文：正式陈述公文的内容，要求文笔简练、富有条理，内容要准确、完整。

7. 盖章：发文机关应该以公章或其他使用章为公文的标记之一。

8. 签发：由一名具有代表性的责任人签发，表示机关对该公文的表决通过。

9. 印发：公文完成后，应使用公文专用信封或文件加以整理，加盖机关印章后分发。

10. 附件：在公文结束后，用“附：”注明正文附件的名称和数量。

11. 核稿、审稿、批阅、校稿：按照机关的内部规定，对公文的内容进行核对、审查、审批、校对等环节。

- 1 - 国家行政机关公文格式

〘国务院关于发布〖国家行政机关公文处理办法〗的通知〙（国发〔2000〕23号）

一、纸型、纸质

复印纸A4型（国际标准210mm×297mm）,厚度定量60—80g/m2。

二、封面

文件必须按《国家行政机关公文格式》执行。材料10页以内的一般不加封面，确需加封面的材料可以加上，如规划、纲领性文件、规章制度、材料汇编等。封面可使用必要的文字和徽标，但不使用花边和图案。加封面的材料同时应加封底。

三、标题

标题使用2号小标宋体或宋体加粗，顶行。副标题居中排列，使用3号宋、仿宋或楷体，但不与正文字体重复，破折号占2格。

四、正文

1．正文文字字体、字号

正文使用3或4号仿宋、宋体。

2．正文内标题字体、字号

1级标题文字使用3或4号黑体，2级标题文字使用3或4号楷体，3级标题文字使用3或4号宋或仿宋体，4级标题文字使用3或4号宋或仿宋体。标题单独成行时，均无需标点。

不提倡正文内标题使用加粗或艺术字体，如行书、隶书、魏书、细圆体、综艺体、琥珀体、瘦金体等，以保持公文严肃、文 - 2 - 面整洁。

3. 结构层次序数、标点

第1层为“一、”，第2层为“（一）”，第3层为“1.”，第4层为“（1）”。不使用不规范的序号，如：1）、A、a等。

4.段落

每段文字前空2格，第2行起均顶格。

5.表格

正文中表格一般作附件，置后。小于文面半幅的，可随文就位，与正文同宽。表内字体同正文，字号可略小。

6.数字

数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

五、落款、盖印

在正文后空2行，单位名称按印章全称。盖印，可不写单位名称。成文日期中“○”用插入符号里的几何图形，或用区位码0180，不能用阿拉伯数“0”。最后一个字离右边沿4格。盖印跨年月日，上2/3，下1/3，左右居中，端正清晰。

上行文版记：

下行文版记：

全角数字跟半角数字的对比：

全角：（个位数）１．２．３．４．５．６．７．８．９．

（两位数及以上）1０．1１．1２．1１．1２．……

11１．11３．345４．2555５．……

半角：1.2.3.4.5.……10.11.122.133.

党政公文对公文的层次有严格的要求：

一级标题：黑体，三号，后面无标点，一般不接正文。

如：一、严格执行党政公文格式规定

二级标题：楷体GB2312,三号，后面必须有标点，可接正文，也可不接正文。 民勤县人民政府办公室 2013年11月6日印

公开属性：主动公开

抄送：县委办，人大办，政协办。

民勤县人民政府办公室 2013年11月6日印发 如：（一）严格执行党政公文格式规定。

三级标题：仿宋GB2312，序号为全角数字+全角圆点，后面必须有标点，可接正文，也可不接正文。

如：１．严格执行党政公文格式规定。

四级标题：仿宋GB2312，序号为中文括号，内为全角数字，后面必须有标点，可接正文，也可不接正文。

如：（１）严格执行党政公文格式规定。

因此，党政公文中严禁出现诸如“一是”“一要”等字眼。各级标题的排列一般存在并列关系或递进关系，严格意义上讲，平级标题要求对仗。一般来说，公文不得擅自分层，非须分层不可的，必须存在一定的逻辑关系。