证照管理制度

***有限公司 证照管理制度

证照管理制度

行政管理部门

2023

***有限公司 证照管理制度

第一章 总 则

第一条 为了加强***有限公司（以下简称“公司”）证照管理，规范证照使用程序，保证证照管理与使用的合法性、严肃性和可靠性，维护公司合法权益，保持正常的工作秩序，特制定本制度。

第二条 本制度适用于公司及各下属单位所有证照管理。

第三条 公司证照是指经政府职能部门核发给公司的证明企业合法经营的有效证件。包括：企业法人营业执照、行业经营许可证及其它企业有效证件等。

第二章 证照管理原则

第四条 公司证照管理本着“及时办理、及时年检、统一保管”原则，确保证照管理的效率和安全性。行政管理部门（以下统称“综合管理部”）是公司证照管理的职能部门。负责公司证照的申报、登记、变更、年检、注销；证照的保管、使用登记、备案。在办理过程中有关部门根据职责承办其中部分事项或全部事项。

第三章 证照申办和工商公示、变更

第五条 新公司的组建，企业法人营业执照办理等由公司综合管理部负责。

第六条 证照的变更由公司董事会决定。

第七条 综合管理部负责按照公司统一要求办理证照申办，工商公示、变更等工作。

（一）在证照的申办、工商公示、变更等过程中，综合管理部要高度重视，认真准备，督促各部门及时按要求提供所需资料，各类资料的收集和整理要准确无误，并严格按照政府职能部门要求，在规定时间内完成手续办理和申报等具体工作。 ***有限公司 证照管理制度

（二）公司综合管理部完成证照申办，工商公示，变更等工作后，须将相关资质文件的原件及配套资料及时归档妥善保管。

（三）各下属单位综合管理部负责人完成证照申办，工商公示，变更等工作后，需根据实际情况提交相关资质文件的原件或加盖公章的扫描件报送至公司综合管理部主管证照人员处备案。

第四章 证照保管

第八条 证照由综合管理部行政主管具体负责保管，证照要存放在加锁的铁质文件柜内，并且分类存放。谨慎保管好钥匙，确保不发生丢失。

第九条 行政主管要定期对文件柜的完好情况进行检查，做好防霉、防虫、防潮、防盗工作。

第十条 外出使用证照时，严格按照公司的有关规定办理相关手续。

（一）统一实行“先报备，经审批，后使用”原则，如有紧急情况，需获得分管副总的批准后才可使用。

（二）证照外带必须装入牢固密实的文件袋中，除文件袋需密封之外，文件夹内需配备密封条。外带和带回的证照必须都需要做到完好安全，证不离人。证照外带密封条上需要有保管人和使用人共同签字确认，缺一不可。

第五章 证照使用

第十一条 证照代表公司的权利、义务、凭信，使用和管理必须严格照章办事。凡是不符合本制度规定的，证照管理人员应坚持原则拒绝借用。

第十二条 公司各部门、各下属单位因工作需要，使用证照要严格履行分级审批手续。遵守一事一借，用毕归还，再用再借，谁用谁借的原则。规范公司证照使用流程，严格执行“先报备，经审批，后使用”之原则规定。 ***有限公司 证照管理制度

各下属单位需使用上级单位的证照，经下属单位总经理审批后向公司综合管理部负责人提出申请，公司综合管理部负责人按以上所示公司证照使用流程相关要求完成审批手续后，由公司综合管理部证照管理人员给予办理公司证照借阅手续。 ***有限公司 证照管理制度

第十三条 各下属单位与各职能部门因工作需要，能使用证照复印件的，原则上不使用原件。使用证照复印件或扫描件的，须在证照的复印件或扫描件上加盖单位公章，并加盖“XXXX有限公司仅提供****使用”的条形章，同时在复印件上注明使用范围。使用复印件时须事先在OA上与用印合并申请，具体说明使用证件的名称（标明正、副本）、目的、用途等，逐级完成审批后，到综合管理部办理借证复印手续。

第十四条 公司证照原件原则不得带离公司使用；因工作需要，确须带离公司的，须事先以OA方式提报用证申请（需用印章的可连同一起在OA上提出申请），详细注明所用证件名称及目的、用途，经分管副总批准后，由综合管理部办理证照外带手续（公司证照借用登记表）并签字确认，使用完毕后，应即刻归还。

综合管理部办理证照年审、年检、变更等业务带出使用公司证照的；财务部门业务工作中使用税务登记证的，均须由分管副总审批。

第十五条 若遇紧急情况，不能及时提报OA审批流程的，可通过手工填写申请表或电话请示相关领导审批，经证照管理人确认后，审核用证。办理完成后及时补提OA审批流程。

第六章 其它规定

第十六条 证照在申报、注册、年检办理完毕后，其相关文件和材料一律交由综合管理部妥善保管归档。

第十七条 公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失，除立即向分管副总报告外，要立即与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续。

第十八条 证照借阅人负责借阅期间证照的管理，确保公司证照的安全性、完好性和整洁性，不得将证照转借他人，也不许擅自使用公司的***有限公司 证照管理制度

证照进行担保等类似违规违纪行为。违者，公司将对责任人行政问责并追究其经济与法律责任。

第十九条 证照管理人管理所有的证照都应有清单和目录，标注明确证照类型，定期进行检查，确保证照数量的准确性。对于借阅和外带均应有相应人员的签字确认，证照管理人负有管理责任。

第二十条 证照主管人员因工作需要而调动岗位时，应填制《公司证照移交清单》，移交人、接交人按证照清单核对证照实物数目，做到账实相符后，二人均须在《公司证照移交清单》上签字，综合管理部负责人监督并签字确认（公司证照移交清单）。

第二十一条 综合管理部证照主管人员因出差、休假等原因无法履行相关职责，应提前一天办理移交手续，将相关证照转交部门负责人代为保管。保管期间部门负责人行使证照管理员职责，履行相关义务。

第七章 附 则

第二十二条 本制度由公司综合管理部负责解释与修订。

第二十三条 本制度自颁布之日起执行。

附件：

1.公司证照借用登记表

2.公司证照移交清单

3.证照外带密封条

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附件1：公司证照借用登记表

公司证照借用登记表

证照名称 证照

性质 使用部门 使用人 用 途 借出时间 归还时间 经办人 批准人 备注

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附件2：公司证照移交清单

公司证照移交清单

序号 证照名称 单位 数量 移交日期 移交人 接交人 监交人 备注

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附件3：证照外带密封条

证照外带密封条

密封时间 年 月 日 时

密封地点

保管人签字

使用人签字

启封时状态 完好□ 损坏□

用途

说明 1、外带人员为公章/证照的临时保管员，必须做到时刻章/证不离身，亲自盖章/用证或者全过程监印/证，确保用印/证安全；

2、监印/证人为同行经办人员，如有公司领导同行，则领导为监印/证人；

3、公章/证照的启封、使用和密封，必须在使用现场进行，有监印/证人监督完成。