cx1文件控制程序

01#-文件控制程序Q/YZB-CX01-2012文件控制程序页次： 2/71 目的为确保公司QHSE管理体系运行文件的适宜和有效，并对体系文件进行控制，包括对体系运行所需的外来文件进行识别和控制，特制定本程序。

2 适用范围本程序适用于对公司QHSE管理体系运行的文件控制，包括所需外来文件的控制。

3 术语和定义（无）4 职责4.1 总经理办公室是文件归口管理部门，负责公司QHSE管理体系一、二级文件的标识、组织评审、修订、发放、归档等管理。

4.2 各职能部门按照QHSE管理体系主要职责编制程序文件，起草、审核及修订职责范围内的第三层次文件，并做好管理控制。

4.3 各基层单位负责业务范围内的第三层次文件起草、审核、修订及管理。

4.4 总经理办公室负责公司外来文件的管理，各职能部门负责各自业务范围内外来文件的签收、登记、传阅和归档等管理。

4.5 所有单位应对体系涉及到的电子文件按规定进行管理。

5工作程序文件和资料控制工作程序流程图（见2/7页）5.1 文件的分类5.1.1 内部文件内部文件是公司为保证QHSE管理体系有效策划和运行而制定并必须执行的文件，主要包括：a）管理手册——一级文件；b）程序文件——二级文件；c）作业文件——三级文件（包括公司相关制度汇编；作业指导书汇编；操作规程；施工方案；技术标准；规范图纸；检验、检测、计量文件等）；d）记录（包括用于证实符合QHSE管理体系要求及产品实现过程和结果的各种记录表格、数据报告、过程活动记录等）。

5.1.2 外来文件Q/YZB-CX01-2012 文件控制程序 页 次： 3/7外来文件主要是体系运行所需的国家或上级主管部门下发的文件，主要包括： a ）法律法规及其它要求； b ）技术标准和规范；c）其他与QHSE 管理有关的文件。

文件和资料控制工作程序流程图Q/YZB-CX01-2012文件控制程序页次： 4/7Q/YZB-CX01-2012文件控制程序页次： 5/7例如：Q/YZB—GL—年份文件顺序号（均从01、02、03……）单位代码（如总经理办公室、检维修二车间……）管理文件（也可能为ZD、ZY或XM……）企业标准/公司代号上述编号表示，由总经理办公室2012年编制的08号管理类文件。

文件控制程序（CX—1）1 目的对有限公司管理体系运行所要求的文件进行识别和控制，确保体系文件的有效性和适用性，使所有相关场所能及时获取和使用有效文件版本，保证体系正常有效的运行。

2 适用范围适用于有限公司管理体系所覆盖的所有文件的管理与控制。

3 术语和定义本程序引用集团公司《管理手册》中的术语和定义。

4 职责4.1 管理者代表负责《程序文件》的审核批准、发布。

4.2 有限公司分管领导分别负责所分管部门产生的公司文件的批准、发布。

4.3 有限公司办公室为本程序的主管部门，负责本程序的制定、修改和实施；负责有限公司所发文件和外来文件的签收、登记、编号、印发、销毁和归档；同时对项目管理部、项目部和机关各部门的文件控制负有指导、检查职责。

4.4 贯标办公室负责《管理手册》、《程序文件》等体系文件和本部门业务范围内文件的编制、审核、修改、发放和管理。

4.5施工技术科负责工程技术文件及相关文件的编制、管理和控制。

4.6 企业管理办公室、工程经营科、设备运输物资科、财务科、干部部、劳动工资科、教育科、卫生防疫科、公安分处、计量测试中心等部门负责各业务范围内文件的制定、修改、管理和控制。

4.7 项目管理部、项目部执行有限公司程序文件规定，负责本单位文件的管理和控制。

4.8 项目管理部、项目部应根据有限公司《文件控制程序》的规定，结合本单位工作实际,对本级和外来文件进行管理控制。

5 工作程序5.1 文件的分类。

文件按管理类型分三类。

5.1.1 一类文件：体系管理文件包括：《管理手册》、《程序文件》、《项目质量、职业健康安全和环境管理计划》及方案等。

5.1.2 二类文件：技术文件。

分为专用性和通用性技术文件。

专用性技术文件包括：作业指导书、施工组织设计、设计施工图纸及会审记录、表单等。

通用性技术文件包括：国家/行业标准、规范、规程等。

5.1.3 三类文件：管理性文件。

分为法规性和事务性文件。

法规性文件包括：内部和外来与体系相关的法律、法规、规章和管理规定、管理办法、实施细则及合同文件等。

文件控制程序文件编号 RDD-CX-01-2017 1.目的为了有效控制管理体系文件,确保各有关场所都使用现行的有效版本,特制订本程序。

2.适用范围适用于公司管理体系文件控制。

3.引用标准3.1 ISO14001：2015《环境管理体系规范及使用指南》和OHSAS 18001:2007《职业健康安全管理体系要求》。

3.2 《环境职业健康安全手册》。

4.职责4.1总务部是文件控制的归口管理部门,负责与管理体系有关文件的管理与控制。

4.2各部门负责本部门使用的文件的管理与控制。

5.管理内容及控制要求5.1文件的范围和分类5.1.1受控文件范围：a)手册（包括方针、目标）；b)标准所要求的程序文件；C)三层文件；d)外来文件；e)记录格式。

5.1.2文件分四个层次a)第一层：手册（包括方针、目标）；B)第二层：程序文件；C)第三层：三层次文件；d)第四层：记录。

5.2文件的编号与标识5.2.1文件编号完整的企业标准编号格式如下：X X - X X - X X X流水号,如:01、02、03分类标准代号企业名称代号5.2.1.1门类标准代号以各门类名称英文简写大写字母表示,规定如下：分类名称手册程序文件三层文件记录标准代号SC CX GL JL5.2.1.2企业名称代号:采用本企业确定的统一编号：RDD。

a.完整的手册编号格式如下：RDD - SC - X X流水号,手册无流水号分类标准代号企业名称代号b．完整的程序文件编号格式如下：RDD - CX - X X X流水号,如:01、02、03分类标准代号企业名称代号c．完整的三层文件编号格式如下：RDD - GL - X X X流水号,如:01、02、03分类标准代号企业名称代号d.完整的记录编号格式如下：RDD - JL - XXX-XXX所属程序文件、流水号,如:01-001分类标准代号企业名称代号5.3文件的编制、批准和发布5.3.1文件的编制要有充分的依据,体现系统协调,可操作、可检查的原则。

文件控制程序 ZDⅢ-QEOHS-CX-011. 目的对与综合管理体系（含锅炉、压力容器和压力管道安装、改造、维修工程质量保证体系。

下同）有关的文件和资料进行有效控制，确保各相关单位能及时得到所需文件的有效版本，防止使用作废文件。

2. 范围本程序适用于公司所有与综合管理体系有关的文件和资料的控制（包括外来文件和记录）。

3. 相关文件《建设工程文件归档整理规范》 GB50328-2001《公司档案管理制度》《公司综合管理体系文件的分类和编号规定》《记录控制程序》 ZDⅢ-QEOHS-CX-02《法律、法规和其他要求控制程序》 ZDⅢ-QEOHS-CX-044. 职责4.1本程序文件由综合管理部负责编制、修订、监督检查及指导。

4.2公司法人代表批准发布管理体系方针和目标、《管理手册》（含锅炉、压力容器和压力管道安装、改造、维修工程质量保证体系的《质量保证手册》下同）和重要的管理制度文件。

4.3公司总经理负责组织拟定管理体系方针和目标，制定《管理手册》，批准第三层次文件。

4.4 管理者代表负责《管理手册》的审核、《程序文件》的批准。

4.5质量安全部负责组织《管理手册》、《程序文件》的编制、修改及运行情况的监督和检查。

4.6综合管理部负责国家、地方政府及相关部门制定颁布的法律、法规、技术标准及其他要求等资料的购买和保管。

4.7综合管理部负责外来行政文件和公司所有受控文件的编号、控制、登记、发放、签收、传递、借阅、回收，作废文件销毁，文件原稿的保存。

4.8各职能部门负责编制与本部门有关的作业指导书、岗位职责、规章制度、管理办法等，由部门负责人审核、主管领导审定、公司总经理批准，并负责本部门文件资料的管理。

4.9 分公司负责与综合管理体系有关的所有内部及外部文件、资料的签收、分发、传递和登记管理。

4.10项目部负责控制质量计划、图纸、设计变更、工程洽商、记录等工程文件管理。

5. 工作程序5.1文件、资料的分类5.1.1公司文件:指由综合管理部正式发布的与综合管理体系有关的行政文件、管理文件。

1. 目的对本公司质量管理体系、食品安全管理体系、卫生质量体系有关的文件进行控制，从而达到确保各相关部门所使用的文件均为有效版本，并能及时撤回作废的文件。

2. 适用范围适用于与本公司产品有关的管理性文件、技术性文件和公司所确定的策划和运行质量管理体系所需的外来文件的控制和管理。

3. 职责3.1 办公室是公司文件控制的主管部门。

负责质量管理手册、食品安全管理手册、程序文件、质量计划、HACCP计划、公司管理性文件以及外来文件的发放、管理和控制。

3.2办公室负责外部主管部门文件的接收、发放等管理。

3.3各部门负责本部门相关文件的使用维护和管理。

4. 工作程序4.1 文件的分类（1）管理体系文件分为三个层次：第一层次为质量管理手册、食品安全管理手册；第二层次为程序文件、管理文件、技术文件、质量计划、规章制度、外来文件等；第三层次为各种记录表格。

（2）技术性文件指：包括为完成某项具体工作或活动规定的作业指导书、技术要求、工艺要求、检验规程等。

（3）外来文件指：公司所确定的策划和运行质量管理体系所需的外来文件，包括与质量管理体系有关的政策性文件、法律法规文件、国际标准、国家标准、行业标准以及上级有关部门下发的管理性文件等。

4.2 文件的编写与审批（1）第一层次文件和第二层次文件即质量管理手册、程序文件等由管理者代表组织编写并审核，报总经理审批。

（2）第三层次文件即各种记录表格由各责任部门负责编写、修订，报管理者代表审批。

（3）外来文件和法律法规由办公室接收、收集、编号、报管理者代表批准后发放。

（4）技术性文件由质检部编制，管理者代表批准后由本部门统一编号发放。

（5）生产操作性文件由生产部编制，管理者代表批准后由办公室统一编号发放。

（6）为使本公司发布的文件是充分与适宜的，第一层次文件和第二层次文件文件发布前必须得到总经理批准，第三层次文件报管理者代表审批后才准许发布执行。

4.3 文件编号（1）质量管理体系质量管理手册编号HN/QMS——SC——20092009年版表示质量管理手册即第一层次文件表示质量管理体系为海南食品有限公司名称缩写（2）质量管理体系程序文件编号（说明：除质量管理体系程序文件编号按此编号外，其他的二级文件编号按4.3(3)的规定编号）HN/QMS ——CX——XX表示顺序号表示程序文件即第二层次文件表示质量管理体系XD为海南食品有限公司名称缩写（3）本公司卫生质量体系管理文件、操作规程和记录表格的编号方法为：HN/ （A 、 B 、C ）（0～3）-顺序号（01～99）修订号~记录表格操作规程、规章制度等卫生注册质量手册本公司名称拼音简写（4）外来文件的编号：延用其本身编号；（5）公司对所有管理体系文件编制《文件清单》和《质量记录清单》。

文件控制程序(Q/TMXG-CX-01-2010)1. 目的为了确保对质量管理体系所需用的文件实施有效的控制，特制定本程序。

2. 适用范围适用于对质量管理体系所需文件的编制、审核、批准、发放、使用、评审、修订、保存、失效文件的销毁、外来文件识别与使用的控制。

3. 术语和定义本程序采用GB/T19000-2008 idt ISO9000:2005标准给定的术语和定义。

4. 职责4.1计划处负责本程序的制定、修订，并负责质量管理手册、程序文件的管理；4.2公司办公室负责行政文件的管理；4.3生产技术处负责技术文件的管理；4.4公司其他各处室及各厂矿负责本部门文件的管理；4.5计划处负责对质量管理体系文件使用、保管情况的监督检查。

5. 过程控制5.1质量管理体系所需的文件5.1.1质量管理体系文件是体系运行、持续改进及员工培训的依据，质量管理体系文件应包括：a)形成文件的质量方针、质量目标；b)《质量手册》、程序文件；c)支持性文件，包括：各项管理制度、安全操作规程、作业规程、检验规范及各种记录表格等；d)记录，记录属于特殊文件，按《记录控制程序》的规定予以控制；e)外来文件，包括：适用的法律法规及国家或行业主管部门颁布的标准、规范。

5.1.2质量管理体系文件的载体可以是纸张、图片、胶片、磁带、磁盘等。

5.2文件的编制、审核、批准5.2.1《质量手册》的编制、审核、批准按《质量手册管理规定》要求执行。

5.2.2程序文件及所需记录的表格由各职能部门编制，部门负责人审核，管理者代表批准。

5.2.3公司各项管理制度由各职能部门拟订，公司办公室负责核稿，分管副总或总工程师批准。

5.2.4公司下发的行政文件由各职能部门负责拟稿，公司办公室核稿，分管副总或总工程师签发。

5.2.5质量计划、作业规程、检验规范由生产技术处负责编制，处长审核，总工程师批准。

5.2.6安全管理制度、安全操作规程由安监局负责编制，局长审核，公司主管领导批准。

文件和资料控制程序1 目的对与产品质量、质量管理体系有关的文件进行控制，以确保公司各有关场合使用文件为有效版本。

2 范围适用于质量管理体系运行中涉及的与质量有关的所有文件。

3 职责3.1 总经理负责批准《质量手册》及其他质量管理体系文件。

3.2 办公室负责管理类的体系文件的管理，组织其他质量管理体系文件的编制，并负责管理类质量管理体系文件发放、归档和管理。

3.3 试验室负责技术类的质量管理体系文件的管理，组织编制产品标准、工艺文件、检验文件、绘制产品图纸等。

并对其的收、发和归档进行管理。

3.4 各职能部门负责相关文件的收集、整理、保管和实施。

4 工作程序4.1 文件的分类本公司质量管理体系文件按结构层次分可形成下面四个层次：a) 形成文件的质量方针、质量目标；b) 质量手册、程序文件；c) 产品标准、产品图纸、检验文件、管理制度、操作规程等支持性文件；d) 记录。

本公司的文件可以是书面、硬拷贝或磁盘、光盘或照片、样件等形式。

4.2 文件的标识4.2.1 为保证文件具有标识的唯一性，文件应有唯一的编号，并标识文件的生效（起用日期）或版本号。

4.2.2 外来文件沿用原编号。

4.2.3 文件的编号4.2.3.1质量手册：QM/GSDH-□□□程序文件：QP/GSDH-CX□□三个□为质量体系手册号001 两个□为流水号码4.2.3.2工作文件：Q/GSDH-WI-□□-□□前两个□为文件制定部门（主要使用部门）的代号，后两个□为流水号。

4.2.3.3记录表单：QR/GSDH-□□-□□□-□前两个□为文件制定部门（主要使用部门）的代号，中间三个□为流水号，后一个为表单的版本号。

4.2.3.4部门代号：4.3 文件的编写、审批4.3.1 质量手册（包括程序文件）由管理者代表组织编写，并经其审核后报总经理批准执行。

4.3.2 各责任部门负责组织其他质量管理体系文件的编写，并由部门负责人审核、总经理批准。

4.4 文件的发放4.4.1 主管部门按文件发放范围进行相关文件的发放，文件领用人在“文件发放回收登记表”上签名领取，可行时在文件首页注明相应文件持有者，以便于追溯。

1.目的对公司内所有与管理体系有关的文件进行控制，确保文件的充分性、适宜性，确保在各有关场所使用的文件均为有效。

2.范围适用于公司与管理体系有关文件的控制(包括适用的外来文件的控制)。

3.职责3.1行政管理部负责文件标识、作废处理和更改等活动的控制管理。

确保在使用处获得有效版本文件。

3.2行政管理部负责与管理体系相关外来文件的控制。

3.3行政管理部负责对电子媒体形式的文件和管理体系相关文件进行管理。

4.工作程序4.1文件的分类、编号和标识4.1.1管理体系文件分为以下几类：a、手册、方针、目标、职责等。

b、程序文件。

c、作业指导文件，包括内部产生的工艺文件、技术标准、检验规程和外部提供的技术文件；技术性的作业指导书；与管理体系运行过程中有关的各类制度、考核等管理标准。

4.1.2文件的编号文件的编号按附录《文件编号办法》执行。

4.1.3文件的标识管理体系文件用编号、修改标识及“受控”、“非受控”等印章进行标识：a、修订：00代表首发；01代表第一次修订。

b、作废文件以“作废”印章标识，作为资料保留的作废文件。

4.2文件的编写、审批4.2.1手册、方针、目标、职责等由HACCP小组组织编写，总经理审批。

4.2.2程序文件由HACCP小组组织编写，HACCP组长审批。

4.2.3作业指导文件由HACCP小组组织相关部门编写，由HACCP组长批准。

4.3文件的发放凡与管理体系运行紧密相关的文件应为受控文件，需加盖“受控”印章。

手册、程序文件、作业指导文件由行政管理部填写《文件发放回收登记表》。

其中工艺文件、技术标准、检验规程和外部提供的技术文件，包括技术性的作业指导书报总经理批准，其他文件报HACCP组长批准。

行政管理部按《文件发放回收登记表》规定的范围发放。

4.4文件的领用4.4.1文件领用人在《文件发放回收登记表》上签字。

4.4.2各使用部门对本部门领取的文件妥善保管。

4.4.3当文件破损影响使用时，当事人应到行政管理部办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。

文件控制程序1目的对与本公司质量、职业健康安全管理体系有关的文件进行控制，确保各相关部门使用的文件为有效版本。

2适用范围适用于与质量、职业健康安全管理体系相关的文件和资料的控制。

3职责3.1总经理负责批准发布企业管理手册和程序文件；3.2管理者代表负责审核企业管理手册、程序文件；3.3质量科负责管理手册、程序文件以及其它管理文件的更新维护，行政办负责相关文件的保管；3.4各职能部门负责与本部门职能有关的管理文件、技术文件的管理。

4程序4.1文件分类：4.1.1 管理手册；包括形成文件的管理方针和管理目标；4.1.2 程序文件；4.1.3 其他管理文件（支持性文件）等；4.1.4 标准要求的记录；4.1.5 国家、省、市有关法律、法规、标准。

4.2文件的编号4.2.1企业管理手册编号Q/HK-SC-××××企业标准苏州汉卡新型建材有限公司管理手册年代号4.2.2程序文件编号Q/HK-CX-××-××××企业标准苏州汉卡新型建材有限公司程序文件序号年代号4.2.3其它管理文件（支持性文件）Q/HK-QT -××-××××企业标准苏州汉卡新型建材有限公司其他质量文件序号年代号4.2.4记录编号R--×××--××————管理记录对应标准条款号序号4.3文件的编写、审核、批准：文件发布前应得到批准，以确保文件的有效性。

4.3.1方针与目标由总经理主持制订，质量科负责编制形成文件，最高管理者批准；4.3.2管理手册（一层次管理文件）由质量科组织我公司文件编写组编写，最高管理者批准；4.3.3程序文件（二层次管理文件）由管理者代表组织各主管部门编制，最高管理者批准；4.3.4其他文件（三层次管理文件）由各主管部门编写，部门负责人审核，管理者代表批准。

1.0目的确保公司每个部门使用文件为最新的有效版本,防止失效或作废文件的非预期使用。

2.0范围凡公司与质量管理体系有关的各类文件的管制均适用于本程序。

3.0定义一级文件：管理手册即指导及纲领性文件,规定组织的结构、资源、质量方针、质量目标、描述质量体系的结构及需要控制的内容。

二级文件：程序文件即计划及管理性文件,支持管理手册,是管理手册的展开,具体规定质量体系所覆盖、控制内容的实现。

三级文件:指导文件（含外部文件）即操作及规范性文件,对某项工作的具体操作（含工作细节和标准工作方法）进行详细叙述的文件,它包括作业指导书、生产规范、管理规范、技术标准、图样等文件。

四级文件：表单格式记录即追溯性文件,通过对质量活动及情况或结果的记录,向客户或第二、三方评审提供组织实质,所规定质量活动及达到要求的证据,并为产品实现追溯提供线索。

包括所有的质量记录。

内部文件:公司所有设计图纸、规划或参考外部资料制定发行的文件。

外部文件:非公司内部所编制的文件,包括顾客提供的与产品相关的图纸、规格等技术资料；国家、国际标准；政府及社会管理机构颁布的法令、法规和规章；行业技术标准；与产品相关的安全规格与标识。

4.0 权责4.1 行政部文控负责公司质量体系文件的受控管制。

4.2 各部门负责具体依文控做法实施本部门职能范围内文件的受控管制。

4.3 总经理、管理者代表及部门经理（主管）负责有关文件的审批，具体责权见5.1.5章节内容。

5.0程序5.1文件的编写与审核5.1.1质量文件的编写顺序1、目的（WHY）2、范围（WHAT）3、定义4、权责（WHO）5、程序（WHERE、WHEN、HOW）6、记录7、相关文件8、附录5.1.2质量职业健康体系文件的精神5.1.2.1制度须有涵盖性。

5.1.2.2制度合理化、具有说服力。

5.1.2.3制度简单化,具有执行力。

5.1.2.4文件内容简单扼要,清楚明白。

5.1.3管理手册、程序文件编有页码的每一页均须包含下列项目。