集团公司前台接待来访人员管理流程图

訪客接待管理制度1目的規範公司訪客接待流程，塑造公司企業形象，為業務活動開展營造良好條件，製訂本辦法。

2範圍本辦法適用於公司訪客的接待管理。

3词组定義（1）訪客是指需要實地進入公司經營場所(辦公區域，生產車間，飯堂，宿舍等場所），進行業務洽談、驗貨、參觀、審核、檢查、送貨、維修、施工、物流快遞等的人員的統稱；（2）接待區域：A棟一樓衛門室、B棟原料倉門口區域、B棟一樓人力資源辦公室、C棟一樓接待室；（3）批准訪問区域：第3條第（2）點接待區域以外的區域與部門需經批准，需本司人員陪同访问；（4）接待人員负责人：接受访客访厂要求，或邀请访客访厂的人员，即《客戶訪廠申請表》中联络人；（5）受訪部門：普通访客要参观、洽公、维修、交货、接收货物与购买服务的联络部门。

（1） HR-010《出入廠區管理規定》；（2） HR-052《門禁、考勤管理規定》；（3） HR-053 《工廠內外部審核應急狀態顏色標識管理規定》6訪客接待原則（1）實行對口接待，訪客的訪問需求與職责相關或对应的部門接待；（2）訪客接待工作實行“誰主導谁接待谁负责”工作制。

7接待人員工作職責7.1接待负责人（1）接待负责人需提前填寫《客戶訪廠申請表》詳見附件1，交部門經理批准后，通知HR經理準備；（2）接待负责人可按情况需求制定和落實接待計畫(包括行程、公司介紹、產品講解、參觀路線等)；（3）访客要求接送，接待人員要提前填寫《用車申請表》詳見附件2，交車輛調度組長安排司機接送；（4）访客自驾车，接待人員提前填寫《车位申请单》詳見附件3，交领导批准，車輛調度組長安排预留；（5）接待负责人根據來訪訪客的職位高低及重要性，提前安排好本公司接待與陪同人員；（6）访客首次來訪，接待负责人应安排经办人员到大門口迎接；（7）訪客要遵守公司的規章制度，發現違反相關規定時，接待负责人應及時說明並制止。

7.2人力資源部經理（1）收到接待负责人的《客戶訪廠申請表》後通知访客訪廠相關的部門，协助接待工作；（2）按照 HR-053 《工廠內外部審核應急狀態顏色標識管理規定》安排人员顏色標識標示；（3）做好訪客參觀區域及參觀路線前期準備，安排總務助理跟進衛生打掃與檢查，維持清潔；（4）對訪客参观准备事項進行檢查，發現问题要求責任部門在訪客到達前的30分鐘完成改善；（5）協助接待负责人做好訪客接待工作，維持公共區域內衛生環境，消防安全工作。

公司商务接待流程及标准一、目的为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则。

二、范围本标准适用于公司各种接待工作和相关部门。

三、管理行政部为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；公司各部门在接到重要来访预约后，可报行政部，并协助拟定接待计划，需公司领导出面、行政部协调的重要接待，应提前2天告知行政部四、计划与准备1、行政部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接待，应了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。

在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。

2、行政部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。

3、行政部根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；提前按接待标准预约好来宾下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料水果、香烟等。

4、行政部根据情况计划安排来宾游览路线、购物商场、娱乐项目。

5、因特殊会议需要行政部须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影摄像等。

6、行政部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从行政部副经理和主接待人员协调安排，统一调度。

7、行政部根据情况提前购买车票及机票。

五、接待标准一级接待标准：陪同人员：总经理、副总经理、各部门负责人1、迎接：总经理、副总经理、接待部门负责人在办公楼大厅门口迎接，注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序（遵守介绍时的先后次序。

正规的做法，是要先介绍身份较低的一方，然后再介绍身份较高的一方。

即先介绍主人，后介绍客人；先介绍职务低者，后介绍职务高者；先介绍男士、后介绍女士；先介绍晚辈、后介绍长辈；先介绍个人，后介绍集体。

来访参观接待流程一、目的：为树立公司良好形象，规对外联系的工作流程化，加强公司在参观来访接待方面的管理，特制定本流程制度。

二、适用围：适用于公司参观来访接待方面的工作管理。

三、部门权责：1、行政部为公司接待工作的管理部门，负责接待工作的安排和管理，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。

2、公司各部门在接到参观来访预约后，须报行政部。

3、需公司领导出面或行政部协调的重要接待，应提前2天告知行政部。

4、行政部需要及时把来访参观者的信息上报公司分管领导，确定接待规格及标准及作陪领导。

5、对于重要宾客来访，行政部要协助对口部门拟定接待计划，根据集团接待相关规定，提前作好各项工作的事先安排。

6、原则上是不允许过多的外来宾客到生产车间参观。

7、宾客若有参观生产车间的需求，对接部门要向分管领导请示，批准后方可进入车间参观。

8、集团行政部或其它集团二级企业有需到车间参观，需要通知青峰行政部，青峰行政部再进行相应的安排与准备9、对于所需要去的参观车间，行政部要提前通知车间负责人，车间负责人根据宾客身份和人数做好相应的生产安排和准备。

四、参观路线1、A（行政参观路线）：大门迎接→会客室→厂区环境参观→食堂（宿舍）参观→荣誉室参观→质量检验室参观→重点项目（车间）参观→会议室洽谈→用餐安排或送客安排。

2、B（生产参观线路）：大门迎接→会客室→车间参观（针剂、提取、原料药和口服固体车间针对性的选择）→用餐安排或送客安排。

3、C（技术实力参观路线)：大门迎接→会客室→质量检验室参观→重点设备参观→重点产品工艺流程参观→样品室（实验室）参观→用餐或送客安排。

五、准备事项1、提前一个小时对厂区环境卫生进行巡查，及时纠正需改善的地方，对接部门提前对参观路线进行相应的考察确认。

2、提前20分钟在前台做好LED显示屏的欢迎标语，有欢迎条幅或者参观指示牌的，要提前20分钟挂和摆放好。

3、根据来访宾客情况，行政部提前协调预留车位，对于重要宾客，要提前安排好保安在大门外的公路两边指挥人车分流，以免造成堵塞和乱停乱放现象。

公司接待标准及流程一、目的为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则。

二、适用范围本标准适用于公司各部门因业务发生的各种接待工作。

三、管理行政部为公司接待工作的归口管理部门，负责协调相关部门接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；公司各部门在接到重要来访预约后，首先填写《接待申请表》报总裁审批，行政部备案并协助拟定接待计划，需公司领导出面、行政部协调的重要接待，应提前1天告知行政部。

四、计划与准备1、在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接待，应了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。

在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。

2、行政部根据来宾情况按计划通知公司相关部门，通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。

2、行政部根据来宾的重要性，安排拍照留影环节，事前要安排好场地，由企划部负责，具体如下：1、、现场拍摄：主要人物会前拍摄：活动前一定要和主办方和承办方的负责人沟通，确定拍摄人物重点（包括主办方领导以及受邀主要来宾等），并且记录主要领导或重要来宾交谈的场面，包括寒暄和互赠名片，尽量能够结合背景的陈设，交代会议场所和环境。

2、活动过程拍摄：A、领导讲话拍摄：如果条件允许，尽量抵近拍摄。

这样可以将主席台的横幅、投影等反映会议内容的信息拍摄在画面当中。

拍摄时机需要摄影者掌握，一般在讲话者抬头与参会者眼神交流活有手势时按下快门，这样可使讲话者显得更加生动。

也有的领导自始至终不抬头交流，这样的讲话者拍摄一般可在讲话开始时活结束时会出现讲话这抬头的机会。

但是为了保险起见，低头的时候一定要拍上几张以免内容缺失。

拍摄角度一般要与讲话者同高，尽量不使用仰角或俯角拍摄，并和讲话者保持45度左右的角度；B、会场拍摄：主席台拍摄一定要有全景和单人的特写。

制定目的：为加强来访人员管理，规范来访人员接待程序，加强公司安全秩序，保护公司人员财产安全，特制定本制度.适用范围：适用与全体员工与来访人员。

职责与权限：门卫负责来访人员身份确认、受访者是否会客确认、来访人员出入登记、来访车辆停放安排.前台负责来访人员引领、等待时的接待、会客场所安排,被访者负责来访人员的接待，拜访结束确认.规定内容：来访人员的分类重要访客：公司高层来访客人；公司重要客户;政府部门领导。

一般访客：一般客户;供应商；应聘者；员工亲属。

特殊访客：广告推销者;蓄意滋事者.有人员来访时，值班门卫应先询问来访人，确定来访人员属于哪一类别。

重要访客来访重要访客，重要来访人员不需填写《会客单》，由门卫填写《来访人员出入登记表》，并立即电话通知受访人或相关人员,指引来访人员至二楼前台处，并指挥安排车辆停放;来访人员至前台时，由前台引领访客在会客接待处等候而受访者接到门卫受访电话通知时，也应立即前往前台，接待访客；来访人员离开时，受访者必须在《来访人员出入登记表》上签字，门卫看到《来访人员出入登记表》上签字再放行，另外记录出门时间。

●一般访客来访若来访人员为一般访客，门卫应询问来访事由、部门、受访人等信息，并电话告知受访部门受访人员，在征得同意后，来访人员须详细填写《会客单》;门卫根据《会客单》填写《来访人员出入登记表》；门卫须核对来访人员有效证件；向来访人员发放《访客证》及《会客单》，指引来访人员大楼一楼前台处等候;若受访人为车间一线员工，则来访人员在门卫室等候，由受访人本人至门卫室接洽；来访人员至前台时，由前台引领、安排访客在会客区或进入洽谈室等待，或者直接由受访人带领来访人员进入洽谈室会客.受访人只能在会客区或洽谈室与来访人员会谈，可以带领来访人员进入展厅参观，但不能带领来访人员进入办公室和参观其他部门;若来访人员需要参观生产车间、仓库或其他部门，参观前须通知相关部门领导，经同意后才能参观。

接待工作流程一、目的为树立公司良好形象，做好客户接待，规范接待的行为、流程，做到有律可循。

二、原则接待工作原则：统一协调、有序，服务热情、周到、贴心。

三、范围接待事务适用于公司日常工作中发生的为开展各类经营业务和其他活动需要而产生的招待，如参观、来访、业务洽谈等方面。

四、职责1、综合部为公司接待工作的归口服务部门。

公司层面的作为主接待；部门层面的作为配合接待（副接待），保障接待过程的通畅；2、公司领导、各部门发出邀请或所属客户提出前往公司的，负责做出接待安排。

需要综合部协助的，公司层面的由综合部按领导提供的信息和要求填《接待单》；部门层面接待的客户则由部门填写《接待单》报至综合部。

五、分类为规范做好接待工作，对来访客人不同目的进行不同接待级别划分：贵宾级别：有一定的影响力；重要客户；对公司经营发展有推进作用；嘉宾级别：主要客户；主要合作伙伴；常规级别：普通的业务来访、检查、面试；六、接待程序接待流程：客户提出前往公司学习参考接待前：1、前来公司客户 /客人的信息 ，由主对接人（公司领导、各部门经理 ）提前通知综 合部 ，填写接待单 ，综合部按单做好接待工作 ；信息包括：来访人员身份 、姓名（根据需要提供 ）、职务、人数、时间、目的； 综合部根据信息及要求做好接待前的准备工作 ：1）会议室、卫生间、洗手池的卫生保持干净整洁 ，洗手液、用纸量充足 ； 2）是否打出 LED 的欢迎辞 ； 3） 是否需要备好桌牌 ；4）是否需要果盘 、餐巾纸 ，数量； 5）是否需要投影仪 、电脑 ；6） 茶水（茶叶 、茶杯数量及清洁 ）； 7） 相机（充电情况及内存 ）；8）其他：公司宣传资料 ；礼品；车接车送 ；就餐、住宿等。

接待通用备品 ：茶水 、公司宣传资料 ；环境标准：干净卫生无脏物 ，空气流通 ，室温适度 ，灯光合适，所需物品摆放 整齐；2、 综合部根据信息 、要求着手准备 ：来宾接待要掌控好时间节点 。

在来宾入司 前 ，以下工作全部到位 ：1）环境卫生要达标 ，包括会议室 、洗手间等 ；公司发出邀请填报接待工作接待接待表单准备会后工作 整理、核算、总结欢送2）打开LED 欢迎屏；3）会议室空调、电脑、投影打开（查看电脑投影显示情况）；4）主、客双方桌牌（若有需要）、茶杯、果盘按人员数排齐：A. 桌牌在位置的正前方；B. 茶杯在右手方向，伸手可拿到的位置，内备茶叶，客人入座，倒水沏茶，水至七、八分满；或根据需要按客人数量准备好干净茶杯、内置茶叶，在客人到达入座后，沏茶双手端至客人面前（2 人以上用茶托盘）；C. 果盘按人员数量准备，平均两座中间放一盘，果盘摆放在人员伸手可触位置；果盘中的水果按季节配置，若有西瓜、葡萄之类的水果则需配置纸巾；5）相机与拍照人员随时等候客人的到来进行会客现场的拍摄。

团队客人入住登记程序：做好团队抵店前的准备工作请团队领队登记集体陪伴人员分房及发放房卡、餐券与集体陪伴人员确认房数、押金收取状况并署名与领队确认团队用餐、叫早以及收行李时间将分房表交给行李生疏刊行李通知有关部门跟进各项服务完美团队资料，散发有关部门客人原由酒店原由认识客人换房原由向客人致歉并解说、求体谅查找客人需要的房间查找能否有同种类房间或免费升级排房、介绍房型和房价填写换房单咨询客人能否需要行李服务行李员辅助客人换房，回收客人原有的房卡回收行李员取回的钥匙，注销改正电脑资料电话通知有关部门，并将转房单发至有关部门注意：当天入住宅间禁止高价房换廉价房，如属酒店设备、设备原由没法修复的一定无条件给客人换房。

通明 1 咨询客人姓名讯确 2 咨询客人入住日期联 3 订咨询房型、数目系房要求YES确认预定、复述预定要求查看房态留下客人联系方式以及确认保存时间、感谢预定预订情况记录储藏订房资料NO委宛拒绝或介绍其余酒店客人到达前的准备工作客人撤消预定客人改正预定要求散客抵店入住流程客人抵店准备工作NO NO辨别有无预定检查有无空屋YES YESNO查找订房记录介绍、确立房价、选房拒绝客人YES查察客人能否有留言礼貌请客人出示有效证件为客人介绍其余查对并扫描证件酒店的客房填写 R/C单，确认入住天数、付费方式请客人署名并确认名贵物件存放、电话、挂账事宜通知收银员收取押金制作房卡、填写餐券介绍赠券使用、房间号、电梯方向将房卡交给行李生，预祝客人居住快乐！达成客人资料的录入来宾查问前台查问电话查确认被查客人姓名以及房号查问客人信息免查、保密房间确认访客身份YES委宛拒绝客人NO 致电被查客人房间，获得受权YES咨询客人能否留言请客人与住客通话致送留言至房间引导客人注意：★ 全部酒店住客的资料和信息都是个人隐私，酒店工作人员有责任为客人守旧奥密！★ 全部查问都一定征得住客赞同后方可见告访客住客的信息或转入电话！★免查、保密房禁止流露任何信息给访客，可见告“没有您要查找客人的登记记录”！★职能部门查问，需要出示有效身份证件，在保安部允许下方可见告！。

客户接待流程图客户接待流程图：1. 客户到达：客户到达公司门口，进入大堂。

2. 大堂接待：客户在大堂遇到一名接待员，接待员向客户问好并询问客户的需求。

3. 身份确认：接待员要求客户出示有效证件，以确认客户的身份。

4. 需求了解：接待员与客户进行沟通，了解客户的具体需求和要求，并记录在客户接待表格中。

5. 安排预约：接待员根据客户的需求，为客户安排预约时间，并向客户提供必要的信息，如预约时间、地点等。

6. 等待区域：接待员将客户引导至等待区域，安排客户在此等待预约时间的到来。

7. 安排会议室：如果客户需要与公司的员工进行会面，接待员会帮助客户安排会议室，并提供必要的设施和服务。

8. 等待会议开始：客户在会议开始前等待会议室内，接待员会提前通知会议开始的时间，并在此期间为客户提供必要的服务，如饮料、杂志等。

9. 会议进行：会议开始后，客户和公司的员工进行会面，并进行必要的商务谈判、合作洽谈等。

10. 会议结束：会议结束后，接待员与客户道别，整理会议室，并提供必要的服务，如打印文件、整理会议记录等。

11. 结束接待：接待员将客户送至大堂门口，并告知客户本次接待结束，感谢客户的光临。

12. 反馈收集：接待员会将客户接待的过程进行记录，并向客户提供反馈表格，以收集客户对接待过程的意见和建议。

13. 整理工作：接待员整理工作场所，记录接待过程中的问题和改进的建议，并向上级汇报。

14. 客户档案更新：接待员会将客户的接待记录整理归档，并更新客户的档案。

以上是客户接待流程图的简单描述，流程中可能存在细节差异和变动，具体的流程根据不同公司和行业的实际情况而定。

流程的核心是为客户提供有礼貌、高效和满意度的服务。

企业集团综合部前台接待来访人员管理流程图（10.3）
流程图说明：
一、前台接待预约来访人员时，接待人员应礼貌大方、热情周到。

客人到来进行来后，前台接待人员要立即通
知被访者。

二、来访人员大至分类：1、新老客户2、贵客3、面试人员4、快递5、推销员6、维修员 7、其他人员等
三、对于新老客户，一般安排在公司会客区内接待。

对于贵宾，应由具体接待者安排接待地点。

对于面试人
员，由综合管理部安排接待。

快递、推销员者都在一楼接待，维修人员可协助综合管理部接待。

来访者没有具体受访人，应了解来访事由后方可告知相关部门协助接待。

四、针对不同的来访者做好接待工作。

对外来人员访者进行《外来人员登记表》填写登记留档。

如来访不配
合完成填写来访登记者，应换其他柔和的方式。

尽力做好接待的工作。