董事会秘书实务

董秘必备！上市公司（拟上市）董秘工作实务史上最全指引！1./ 中国董秘职业的由来 /追根溯源，中国董秘的职业化，应该要从1996年4月由证监会和交易所联合发起的一次董秘培训算起。

当年参会的40多家B股上市公司董秘，是中国最早的一批职业董秘。

然而，当时的《公司法》中却并未提及“董秘”二字，所以董秘在企业中的地位并不高。

直到1997年12月16日，证监会发布《上市公司章程指引》，作为上市公司的“根本大法”，专门列出一章“董事会秘书”条款，要求所有上市公司都必须配备董秘，这才真正确立了董秘在上市公司中的地位和作用。

按照我国现有的法规规定，董秘是上市公司的高级管理人员，由董事长提名，董事会任免，对董事会负责，是证券交易所与上市公司的指定联系人，接受当地证券监管部门的双重领导，促进公司规范运作、管理公司证券事务、负责公司信息披露等工作。

可以说，董秘是上市公司的“窗口”。

应该说，董秘这个角色，从公司开始筹备上市的时候就开始出现。

而且，在企业上市前需要引入的各类职业经理人中，董事会秘书和财务总监往往是最为关键的，因为这两个角色，将直接决定着企业上市的工作进度和工作成效。

2./ 董秘类别及主要职责 /整体分为两大类，未上市公司董秘和上市公司董秘。

未上市公司董秘又分为IPO董秘、并购董秘。

IPO董秘：第一，考虑的关键问题就是证监会的标准是什么?如何符合标准?用好中介机构。

第二，考虑资本市场的标准是什么?相同的股权如何多融钱? 时点是一方面，包括对公司战略的解读和推进都很重要。

并购董秘：这是个新词，目前专门有这么个群体。

主要是IPO时间有很大不确定性，只要公司质地别太差，总是有人愿意买。

考虑的基本问题就是公司潜在买家是谁，选择谁不选择谁很重要，这个购买都是股份支付的，所以一定要看并购对象未来的增长空间。

另外公司价值何在?如何最大化被并购价值?等等。

上市公司董秘：除了做好信息披露的工作外，一定要学会通过资本运作、战略规划等等驱动并实现企业价值成长。

董事会秘书工作细则董事会秘书是一家公司非常重要的职位，负责为董事会提供高质量的服务，并维持董事会在公司中的合法性、有效性和合规性。

为了帮助董事会秘书有效地完成工作，制定一系列的董事会秘书工作细则，可以提高效率，确保董事会秘书的工作质量，帮助公司顺利推进业务。

一、工作准备董事会秘书需要在会议前对所有相关文件进行审阅和整理，以确保所有的材料和文件都准确无误且齐备。

这一步骤十分关键，要求董事会秘书具有真正的细心和耐心，需要认真审核所有的文件和材料，包括公司章程、临时报告、股东大会决议、公司法规等所有与董事会工作相关的文件，并将其整理为可供查阅的清单，以便与会的董事们能够全面了解所有相关的内容。

二、会议组织董事会秘书需要为会议安排足够的时间，并对所有议程安排充足的讨论时间。

在会议前，董事会秘书需要联系董事们确认会议参加人员名单，并确保参会人员得到通知。

董事会秘书还需要与董事会的秘书主席协作，确定会议时间和地点，并为会议提供会议桌椅、会议记录本、笔、纸、投影仪等必要的设备和物资。

三、记录会议内容董事会秘书需要准确记录所有的会议讨论、决策和行动计划，并将其整理为会议纪要，这份记录将直接影响董事和公司的决策和行动。

在编写会议纪要时，应注重内容准确、简短明了，同时突出会议重点和行动计划。

董事会秘书还需通过会议纪要在下一次会议前验证所有的工作内容，以确保董事会能够按时完成所有的工作安排。

四、协助其他部门董事会秘书需要协助股东关系部门、法务部门和公司秘书部门等其他部门，并传达董事会的重要决定和行动，以便公司顺利推进业务。

协助其他部门还包括公告会议决议、协调董事会活动和工作、委托公证人对公司相关文件进行公证等。

五、保守秘密董事会秘书的职责非常重要，因为秘书需要保守所有机密信息和商业机密，确保所有的机密都得到保密处理和妥善保管。

董事会秘书应该主动规划如何保护公司的秘密，并收集和保留所有机密信息，以处理未来可能发生的机密问题。

XXXXX股份有限企业董事会秘书工作细则年月目录第一章总则............................ 错误!未定义书签。

第二章任职条件........................ 错误!未定义书签。

第三章董事会秘书旳任免................ 错误!未定义书签。

第四章重要职责和权利.................. 错误!未定义书签。

第五章董事会会议工作程序.............. 错误!未定义书签。

第六章沟通与联络...................... 错误!未定义书签。

第七章履职汇报制度.................... 错误!未定义书签。

第八章履职监管及问责制度.............. 错误!未定义书签。

第九章附则............................ 错误!未定义书签。

XXXXX股份有限企业董事会秘书工作细则第一章总则第一条按照建立现代企业制度旳规定，为深入完善XXXXX股份有限企业(如下简称“企业”)法人治理构造，明确董事会秘书旳职责、权限，规范其行为，增进董事会秘书勤勉尽责，更好地发挥其作用，提高企业规范运作水平，根据《中华人民共和国企业法》（如下简称“《企业法》”）、《XXXXX股份有限企业章程》（如下简称《企业章程》）及其他有关规定，制定本细则。

第二条董事会设董事会秘书。

董事会秘书是企业旳高级管理人员，董事会秘书对董事会负责，承担法律、法规及企业章程对企业高级管理人员所规定旳义务，享有对应旳工作职权。

第三条企业应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，董事、监事、高级管理人员及企业有关人员应当支持、配合董事会秘书旳工作。

第四条董事会办公室作为董事会常设工作机构，配置协助董事会秘书工作旳专职人员，对董事会秘书负责。

董事会秘书负责董事会办公室旳工作，并列席董事会，负责作董事会会议记录。

第二章任职条件第五条董事会秘书旳任职资格:（一）具有大学本科以上学历，从事投资、经济管理或股权事务等工作不少于三年；（二）掌握法律、财务、证券、企业管理等方面旳知识，具有良好旳个人品质和职业道德，严格遵遵法律、法规、规章，可以忠诚地履行职责，熟悉企业经营状况，并具有良好旳处理公共事务旳能力。

拟上市与上市公司董秘工作实操二○一○年九月目录第一部分董事会秘书的职责（概述）第二部分董事会秘书的日常工作第三部分董事会秘书工作实务第四部分董事会秘书的任职资格第五部分董事会秘书的权利第六部分董事会秘书的义务第七部分董事会秘书的特殊要求1、董事会秘书是上市公司与各证券监管机构（证监会、当地证监局、交易所、登记公司和信息公司等）联系的桥梁；2、董事会秘书是上市公司与保荐机构与保荐代表人（持续督导期内）联系的桥梁；3、董事会秘书要做好与其他中介机构（如律师、会计师和评估师）的沟通工作；4、董事会秘书要保持与政府部门的沟通、做好相关文件的报批工作；董事会秘书还要担负起一定的办公室的职责，及统对外宣传口径的工作；5、董事会秘书要做好与相关主流媒体（四大证券报社）的关系工作，及时掌握了解信息动态，做好媒体宣传报道工作，避免公司的负面报道；6、董事会秘书要负责好投资者（包括机构投资者）接待、电话咨询等工作，处理好投资者关系管理工作，维护好公司形象，推介公司价值。

定期组织公司年报网上业绩说明会及不定期组织其他网上说明会等；7、董事会秘书要处理好上市公司与大股东（控股股东，实际控制人）及中小股东、投资者之间的关系工作；8、董事会秘书要协调好上市公司（母公司，总部）与各分公司及其各职能部门之间的关系，尤其是要保持好和公司财务部门的随时沟通工作；9、董事会秘书要负责组织筹备“股东大会、董事会、监事会”的三会工作；准确、及时、完整对外披露公司定期报告、临时报告工作（交易所每年度会对上市公司的信息披露工作进行考核）；10、董事会秘书要负责公司内控制度的完善工作，公司的规范运作工作任重而道远，内控制度要根据相关法律法规的逐步深化完善及时建立健全并完善；11、根据监管要求，董事会秘书要定期组织公司董监高参加监管机构的培训，提高业务技能，强化规范运作意识。

鉴于此，董事会秘书配备好一个助手（证券事务代表），打造好一个部门（董事会办公室或证券部）是非常必要的，是法人治理结构不可或缺的一个环节。

案例1：老总的隐私一、背景室，是不是知道一些这方面的情况？”事情是这样的：几天前，马总把于雪叫到自己的办公室，说：“麻烦你帮我办件事。

我马上要出差了，后天下午你去王府井某某商店的首饰柜台，你说出我的名字后，人家就会给你一包东西。

取到东西后，你再帮我送一下。

”说着，递给于雪一张写着门牌号码的纸条。

于雪在某某商店首饰柜台取到东西后准备离开，柜台里一位年纪轻大的员工在身后又特地关照于雪：“您是打出租吗？这包东西很贵重，在路上要小心一点。

”于雪当然明白，在首饰柜台前说的贵重东西，不是几百元或者一两千元能买得起的。

根据马总的纸条，于雪在亚运村找到了一栋高层公寓的××号房。

出来给于雪开门的是一位穿着睡衣的年轻漂亮女郎，她接过东西，高兴得几乎有些忘形：“啊！马哥连我的生日也没有忘记，真是太好了，谢谢马哥！”总裁问的就是这件事。

面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：a、“前几天王总的老师过生日，马总要出差，让我帮他送了点礼物给他的老师。

b、“最近一个时期马总从未找过我，对马总的事我一点也不知道！”c、“上个星期五下午，我帮马总送了件手饰给住在亚运村的一位年轻女性。

”d、“上个星期五下午，我帮马总送了件手饰给住在亚运村的小姐，看她那打扮，肯定是哪个歌厅里的小姐。

”e、“对马总我似乎不太了解。

”二、问题对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。

三、分析本题的最佳选择是c。

选a肯定是错误的。

的确，作为秘书在替上司办私事时，有责任替上司保密。

但是，当总裁问起这件事时，他代表的是整个公司的利益，这件私事也再是单纯的私事了，所以，作为秘书，于雪不能替马总隐瞒了，必须向公司的最高领导人说明事情的真相。

选b与选a一样，甚至有过之而无不及。

选d也犯了秘书工作的大忌。

作为秘书必须如实地向领导反映情况，既不能掐头去尾，也不能添枝加叶。

收礼人也许是歌厅里的小姐，但你不能在没有任何直接证据的情况去推测人家是歌厅小姐。

秘书实务基本学习资料秘书实务是现代企事业单位中不可缺少的一项工作，秘书实务的基本学习资料包括了秘书职责、秘书技能以及秘书素质等方面的内容。

接下来，我将为大家详细介绍秘书实务基本学习资料。

一、秘书职责作为一名秘书，他/她的主要职责包括了以下几个方面：1. 日常办公事务的处理：包括文件的管理、资料的整理、会议的安排、来访客人的接待等。

2. 时间安排和日程管理：秘书需要协助上级安排日常工作的时间和优先级，并提醒上级履行各项工作。

3. 文件起草和处理：秘书需要负责起草各类文件，如信函、备忘录、报告等，并进行审校、打印、分发等工作。

4. 会议组织和协调：秘书需要为会议安排场地、邀请参会人员、准备会议资料和记录会议纪要等工作。

5. 出差和活动安排：秘书需要协助上级安排出差和参加各类活动的行程、交通和住宿等安排。

6. 客户关系管理：秘书需要与内外客户保持良好的沟通，解决客户问题并提供满意的服务。

二、秘书技能为了胜任秘书这个职位，秘书需要具备一定的技能，包括但不限于以下几个方面：1. 书写和文件处理能力：秘书需要具备快速、准确地书写和处理书面文件的能力，包括字体清晰、排版整齐等。

2. 协调和组织能力：秘书需要协调上级和其他部门的工作，组织各类会议和活动，并有效地安排时间和资源。

3. 沟通和协作能力：秘书需要具备良好的沟通和协作能力，与不同层级的人员进行有效的沟通和协调。

4. 信息管理能力：秘书需要掌握信息管理技巧，包括文件归档、电子邮件管理、日程安排管理等技巧。

5. 技术应用能力：秘书需要熟练掌握办公软件和办公设备的使用，如Word、Excel、PowerPoint等。

6. 语言和外语能力：秘书需要具备良好的汉语表达能力，同时熟练掌握一门外语，以应对跨国企业的沟通需求。

三、秘书素质除了职责和技能外，秘书还需要具备一些素质，以提升工作的效果和价值，包括但不限于以下几个方面：1. 保密意识和责任心：作为一名秘书，秘书需要具备严守机密、保护公司利益的意识和责任心。

董事会秘书实务操作研修班【课程背景】董事会秘书是企业上市筹划和操作过程中不可或缺的重要职位，也是公司治理、投资者关系管理、公司市值和资本价值管理的关键岗位。

作为“对外沟通联络，对内协调管理”的枢纽岗位，这不仅要求“董秘”具备与资本市场相关的财务、法律、金融、投资、管理等多方面的专业技能，同时也须具备组织协调、决策咨询和外联等能力。

因此，优秀的董秘已经成为全面型的稀缺人才，也是上市公司及拟上市企业重点培养的核心管理人才。

拟上市公司可以通过外部招聘或内部选拔培养董秘的方式来完成公司上市相关工作，但从过往的实践看来，外部招聘董秘做法成功率很低，主要原因是引进的外部董秘存在对公司的忠诚度和认同度不高、对公司业务发展缺乏熟悉和理解、个人行为具有短期性、商业秘密泄露风险大、付出成本过高等问题。

因此，内部选拔培育优秀董秘成为越来越多公司的首要选择。

【培养对象】——拟上市公司董事会秘书、证券事务代表等管理人员；——拟改制上市企业办公室主任、人力资源总监、财务总监，拟上市小组组长等管理人——董事长助理（秘书）、总经理助理（秘书）等；——有志于成为董秘的人士；【课程目标】针对中小企业策划上市过程对董秘的工作要求，通过系统的课程学习和服务，将培训对象打造成为专业的董事会秘书，使董秘具备中小企业上市前后相关的财务、法律、金融、投资、管理等多方面的专业知识，同时具备组织协调、决策咨询和外联等工作能力。

【课程特色】——实操型培训：课程设置完全从实操和经验分享角度讲解董秘生涯中碰到的各种问题及处理方式；——名师级培训：课程均由长期工作在资本市场第一线的，全程参与多个企业改制上市及后续资本运营项目，对市场有着细致入微的了解和透彻观察的专家学者精心讲解；——咨询式培训：咨询式的培训，企业能以少量的培训费用获得更高价值的咨询，不但听课，更帮您解决问题；——平台式培训：建立董秘俱乐部，由资本学院团队支持，搭建长期的职业董秘交流平台，为企业长期发展储备人才；为学员提供优秀的券商、律师、会计师和投资商等相关资源。

董秘实务与改制上市工作经验交流与互动
证通电子许忠慈
2010年12月
1
2
目录
19董秘的工作规范三
24董秘在改制、上市过程中应该关注的要点四
３0
董秘在改制、上市过程中的如何发挥作用五8董秘的素质要求二
3董秘的定位与职责一
页码內容
3
4
5
6
7
n 董事兼任董事会秘书的，如某一行为需由董事、董事会秘书分别作出时，则该兼任董事及公司董事会秘书的人不得以双重身份作出。

n 公司董事会在聘任董事会秘书的同时，还应当聘任证券事务代表，协助董事会秘书履行职责。

在董事会秘书不能履行其职责时，由证券事务代表行使其权利并履行其职责。

n 对董事会秘书的规定适用于对证券事务代表的管理。

n 董事会秘书空缺期间，公司应当及时指定一名董事或者高级管理人员代行董事会秘书的职责，同时尽快确定董事会秘书的人选。

公司指定代行董事会秘书职责的人员之前，由董事长代行董事会秘书职责。

n 董事会秘书空缺时间超过三个月的，董事长应当代行董事会秘书职责，直至公司聘任新
的董事会秘书。

8
9二、董秘的素质
要求
n 较强的财务分析能力，了解财务数字及形成该数字背后的逻辑；n 熟悉公司公司发展思路和发展定位以及主营业务的流程、关键技术、核
心竞争能力；
n 良好的文字和口头表达能力以及熟练运用办公软件的能力；n 良好的沟通协调能力，这是董秘主要工作方式；
n 熟练掌握证券法规、交易所工作指引、备忘录、格式指引等
10三、董秘的工作规
范
11
12
13
五、董秘在改制、上市过程中的如何发挥作
用。

董事会秘书工作指南什么是工作指南呢? 下面是小编为你整理的董事会秘书工作指南，希望对你有用!董事会秘书工作指南一、负责每天、每周、每月的常规汇总工作。

二、负责起草社联的各项工作汇报。

三、负责社联文件的印发(如：、总结书等)。

四、负责各项会议的记录工作协调主席健全社联各项。

五、负责各种例会的考勤。

六、负责办公室的值班情况及处理相关的日常事务。

七、负责传达各项通知，包括口头传达、手机传达等方式(如开会的时间、场地等)八、加强各部之间的联系，搜集同学的意见，及时反馈，取长补短。

九、制定社联的工作方针政策，协调和督促各部门履行职责。

十、定期的向老师、主席汇报有关工作等。

一、值班要求值班时间：周日至周四晚7:00—8:30 周五12:30—13:30值班地点：南山书院社联办公室(南山书院208教室)值班人员：秘书处成员及各部成员(一)值班规定1、值班人员不得无故迟到，早退或旷到，因故不能及时值班需事先向秘书长申请调岗，否则一律按旷到处理。

遵守值班秩序，不得吵闹、喧哗，维护社团联合会的形象。

2、要保持值班记录本的整洁条理性，认真做好值班记录3、不得把与工作无关的人员带到办公室逗留。

不得随意翻看相关资料，不得将同学的个人资料透露给其他人。

4、对外来人员及电话需做好接待工作，对于所提问题或要求的工作及时解决，不能解决的要及时传达给秘书长或主席，并做好详细记载。

5、值班人员有责任管理和爱护办公室的公物，如有借用，在确定借者身份后方可借出，并做好相关记录(借出物品名称，日期，数量，借出人，归还时间，若在当时没有归还的应催还或移交下一值班人员)，并向办公室汇报。

6、作好交接班工作，本班未完成的工作与下一班进行准确无误的交接。

值班结束时保证办公室内卫生和物品摆放整齐，注意关掉各种电器，锁好门窗。

二、人员通知(一)通讯录更新1、定期确认各中心主要成员有无人员和联系方式的变动，及时修改。

2、在右下角标注日期，方便日后整理。

XX股份有限公司董事会秘书工作细则第一章总则第一条为进一步明确公司董事会秘书的职责、权限、规范其行为，更好地发挥其作用，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）、《中华人民共和国证券法》（以下简称“《证券法》”）等有关法律法规和《XX股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”）的规定，特制订本工作细则。

第二条公司设董事会秘书1名。

董事会秘书为公司的高级管理人员，对公司和董事会负责。

在公司股票在全国中小企业股份转让系统公开转让之前，负责筹备股东大会和董事会会议，准备和提交有关会议文件、资料和记录，并负责组织、协调公司挂牌的筹备工作。

在公司股票在全国中小企业股份转让系统公开转让后，作为公司与主办券商、全国中小企业股份转让系统有限责任公司之间的指定联络人，依据有关法律法规及《公司章程》履行职责。

第二章董事会秘书的任职资格第三条公司董事会秘书须具有以下任职资格：董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律等专业知识，具有良好的职业道德和个人品质。

第四条具有下列情形之一的人士不得担任董事会秘书：（一）《公司法》第一百四十七条规定的情形；（二）最近三年受到过中国证监会的行政处罚；（三）最近三年受到过交易所公开谴责或者三次以上通报批评；（四）本公司现任监事；。

（五）交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。

第三章董事会秘书的职责第五条董事会秘书应当履行如下职责：（一）公司股票在全国中小企业股份转让系统公开转让之前：1、按照法定程序筹备股东大会和董事会会议，准备和提交有关会议文件和资料；2、参加董事会会议，制作会议记录并签字；3、负责与为公司筹备股票在全国中小企业股份转让系统公开转让的各个中介机构、政府部门进行联络；4、负责组织、协调、实施公司股票在全国中小企业股份转让系统公开转让的各项筹备工作；5、《公司章程》及股东大会、董事会赋予的其他职责。

（二）公司股票在全国中小企业股份转让系统公开转让之后：1、负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制订公司信息披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；2、负责公司投资者关系管理和股东资料管理工作，协调公司与全国中小企业股份转让系统有限责任公司、股东及实际控制人、保荐人、证券服务机构、媒体等之间的信息沟通；3、组织筹备董事会会议和股东大会，参加股东大会、董事会会议、监事会会议及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字；4、负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息出现泄露时，及时向全国中小企业股份转让系统有限责任公司报告并办理公告；5、关注媒体报道并主动求证真实情况，督促董事会及时回复全国中小企业股份转让系统有限责任公司的所有问询；6、组织董事、监事和高级管理人员进行证券法律法规、本规则及相关规定的培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的权利和义务；7、督促董事、监事和高级管理人员遵守法律、法规、规章、规范性文件及公司章程，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司作出或可能作出违反有关规定的决议时，应予以提醒并立即如实地向全国中小企业股份转让系统有限责任公司报告；8、《公司法》、《证券法》要求履行的其他职责。

秘书工作案例精选与评析案例1：广告公司的电话将近年底，公司特别忙，就要召开董事会了，由于销售大幅度滑坡，老总心情不太好。

这天上午10点钟左右，广告公司的赵总来电话，想就明年的广告代理问题与老总交换一下看法。

老总正忙得焦头烂额，听秘书说赵总要谈明年的广告问题，就对秘书说了一句：“不就是明年的广告吗？现在没时间！秘书应该如何回答广告公司赵总的电话？现在有几种选择：1.今天我们姜总时间安排得很满，实在抽不出时间。

回头我再给你打电话过去可以吗？2.您的事我们姜总基本知道，但是今天基本没空，下次再约时间吧。

3.我们姜总正急着赶份材料，不能接电话。

4.赵总，关于明年的广告问题，您跟我们公司企划部的张经理谈，可以吗？5.我们姜总今天身体有些不舒服，有什么事您先跟我说，我再转告他，可以吗？【案例分析】秘书选1比较合适。

广告公司和秘书的公司是合作者，因此回答赵总称自己的老板日程安排得很满，并询问是否可以回头再电话联系，显得有礼有节，易于对方理解和接受，双方的良好合作关系也能得以保持。

事后再向老板报告情况，待老板确定意见后再回复赵总。

选择2，直接回绝，给客户一个很傲慢的影响。

虽然广告业中一般都是买方市场，广告公司求广告主的情况较多，但是买卖双方在人格上是平等的，何况对方是公司长期的广告代理商，更不应该表现出一种无形的优越感，从而破坏彼此的合作关系。

你可以先再不跟对方谈，但要给人家一个理由以求得理解。

分析选3和选2犯同样的错误，直接回绝赵总，过于生硬，显得不礼貌，不可取。

选4这是自作聪明。

姜总不是没有时间，而是现在没心情，也并没有说不谈。

在这种情况下，秘书安排别人来谈，这是一种自作主张、违反工作纪律的行为。

选5的回答最为糟糕。

姜总并没有身体不适，信口说姜总身体不舒服是对领导的大不敬。

案例2：用什么方式说话，永远比说什么更重要局里就要开年度总结会了，要对今年的工作进行总结。

还有不到一周的时间，为了保证会议顺利召开，秘书处的全部人马都集中到会议室，研究讨论会议的有关文件。

董事会秘书制度*****集团董事会秘书实务工作指导细则第一章总则第一条为进一步加强*****集团（以下简称集团）董事会秘书实务基础工作，有效规范并完善公司治理行为，根据《中华人民共和国公司法》等法律法规有关规定，结合集团实际，拟订本指导细则。

第二条董事会秘书由董事会聘任、解聘，其工作对董事会负责。

第三条董事会秘书实务工作这里主要包括：筹备会议（董事会及股东会会议）、参加会议、资料保管、信息沟通等四个方面。

第四条本指导细则适用于集团所属有限责任公司制成员企业，已转制为股份有限公司的企业可参照本指导细则，结合股份有限公司（包括上市公司）的有关要求执行。

第五条本指导细则自XX年1月1日起开始执行。

第二章筹备会议第六条协助召集会议(1) 协助董事长召集董事会会议集团对董事会会议按定期、临时会议编次管理，其中：定期会议一年两次即年初年度、年中半年董事会会议，临时会议则可根据需要适时召开。

a、定期会议：按“××公司第××届董事会第××次会议”方式召集，至少提前5日书面通知全体董事；b、临时会议：会议召集及召开方式相对比较灵活，一般按“××公司第××届董事会××年第××次临时会议”方式召集，也可根据实际需要经全体董事同意，采取传阅、电话、传真等方式直接表决形成决议（临时会议有关决议由全体董事签名通过，则视同会议召开方式已征得全体董事同意）。

召开会议需于会前适时（一般提前1日）通知全体董事。

(2) 协助董事会召集股东会会议集团股东会会议分定期会议和临时会议，其中：定期会议主要指一年一次的年度股东会会议，简称“年会”，临时会议则根据议事决策需要，适时举行。

a、年会：按“××公司××年度股东会会议”召集，会议召开时间应于会前15日书面通知全体股东（在实际操作过程中，可以通过章程规定调整通知时间；如董事会、股东会同时召开或召开时间比较接近的情况下，可以在股东会有关会议材料将时间适当后延）；b、临时会议：按“××公司××年第××次临时股东会会议”召集，会议召开时间要求与年会一致。

董事会秘书工作细则董事会秘书是公司董事会的重要职位，负责协助董事会的运作和管理。

下面是董事会秘书的工作细则：1. 组织会议：负责组织董事会和董事会委员会的会议，包括确定会议时间和地点，发送会议通知，准备会议议程和文件，并确保会议顺利进行。

2. 记录会议纪要：负责记录会议的讨论内容和决策结果，编写会议纪要，并及时分发给董事会成员和相关人员。

3. 保管重要文件：负责保管和管理董事会的重要文件和记录，如公司章程、股东协议、董事会决议和会议记录等。

确保文件的安全性和机密性。

4. 协助制定议程：与董事长和高级管理团队合作，协助制定董事会议程，确保董事会讨论的议题与公司战略和目标保持一致。

5. 提供法律和法规支持：了解和跟踪相关法律和法规的变化，确保公司董事会的运作符合相关法律和法规的要求。

6. 协调与监督：协调董事会和高管团队之间的沟通与合作，监督公司董事会的决策执行情况。

7. 准备报告和文件：负责准备各类报告和文件，如董事会报告、决议文件、年度报告、股东大会文件等。

8. 参与公司治理：参与公司治理事务，提出建议和意见，为公司董事会提供决策和治理方面的支持。

9. 保持机密性：对董事会的讨论内容和决策结果保持机密，确保信息的安全和保密。

10. 学习与发展：不断学习和提升专业知识和技能，紧跟公司治理和秘书工作的最新发展，为公司董事会提供更好的支持。

以上是董事会秘书的主要工作细则，不同公司可能有不同的具体要求，董事会秘书需要根据公司需要灵活调整工作内容。

董事会秘书工作细则（二）第一章总则第一条为规范公司行为，明确董事会秘书的职责权限，根据《中华人民共和国公司法》、本公司章程及有关法规，特制定本细则。

第二条董事会秘书为公司的高级管理人员，由董事会聘任，对董事会负责。

法律、法规及公司章程对公司高级管理人员的有关规定，适用于董事会秘书。

第二章任职资格第三条董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律专业知识，具有良好的职业道德和个人品德，并取得证券交易所颁发的董事会秘书资格证书。

董事会秘书工作指南董事会秘书是为董事会服务的专业人员，负责各项会议和活动的组织、策划，维护公司文档并担任董事会的记录人和中心协调者。

董事会秘书是董事会成员最重要和最可信赖的伙伴之一，也是确保公司董事会顺利运作的关键人员。

本文将为董事会秘书提供工作指南，以确保其工作能够高效、顺畅地完成。

1. 建立良好的沟通机制作为董事会秘书，建立良好的沟通机制非常重要。

董事会秘书需要与公司高层管理人员、董事会成员以及公司职员之间建立良好的沟通关系。

首先，董事会秘书必须了解公司的运营和战略计划，以确保他们在议会讨论中发挥有效作用。

此外，董事会秘书也要与董事会成员就议事日程、会议提前通知等事宜进行沟通，确保会议可以按时、有效地进行。

2. 保护公司机密作为保护公司重要信息的代表，董事会秘书必须保持机密性和透明度。

他们必须熟悉公司管理规定，充分了解公司规则。

为保证公司的机密信息不被泄露，董事会秘书要特别注意保护公司秘密文件的安全，如离线存储和备份、加密、定期检查电脑或其他存储信息设备等。

3. 制定与会议相关的文件和资料董事会秘书需要为每个议会会议制定一份完整的议程，包括会议时间、地点和主要讨论内容。

在会议前，董事会秘书必须向所有与会人员分发议程和相关文件以提高会议效率。

议程通常包括相关材料和报告，以便所有与会人员在会议开始前阅读和了解。

董事会秘书需要提前收集和整理这些文件，以确保与会人员在会议开始前能够熟悉主题并作出积极反应。

此外，董事会秘书必须管理公司的记录和资料并保持其完整。

因此，董事会秘书要创建良好的记录系统，以确保信息按照正确的方式保存，记录所有议会的内容。

4. 提供对董事会的支持作为董事会成员和高级管理团队的支持者，董事会秘书必须确保董事会每次会议都能够顺畅进行。

为了确保顺畅进行，董事会秘书必须提前计划，并准确查看会议预算。

同时，他们要做好帮助董事会成员理解事务和流程的准备工作。

除此之外，董事会秘书还需帮助面对有时复杂的法律、财务和人员管理问题。

现代秘书实务第一章秘书实务概述1、秘书实务的含义理解（职能四个方面的关系）含义：秘书工作的实际事务。

从秘书学科体系的角度来看，秘书实务是秘书学科的一门分支学科、从秘书工作的职能角度来看，秘书实务是指秘书工作中具体办理事务的职能。

秘书工作职能的四个方面：辅助决策、处理信息、协调关系、办理事务（办文、办会、办事过程）秘书工作职能的四个方面的关系：办理事务职能是秘书实务的具体内容。

秘书实务是秘书工作的一个组成部分，与辅助决策、处理信息、协调关系的职能相互联系和渗透，互为条件，构成秘书工作的整体。

秘书实务是实现秘书工作各项职能的充分必要条件。

2、秘书实务的内容（1）拟写文书（2）处理文书（3）组织会议（4）安排领导活动（5）接待工作（6）信访工作（7）督查工作（8）协助领导处理危机（9）其他办公室日常事务：保密工作、值班工作、完成领导交办事项、管理办公用品和用房、接打电话、收发传真、管理印章与介绍信3、秘书实务的作用理解（危机管理案例中）（1）推动管理信息环流领导管理过程是动态控制系统，由研究、决策、执行、监督、反馈五个子系统构成，各子系统由信息连接。

（2）实现秘书工作职能（3）提高领导管理效率4、秘书实务的性质（从属性）（1）从属性秘书实务应领导工作需要而发生，从属于领导工作，呈现被动性（2）服务性5、秘书实务的特点（潜隐性）综合性、繁复性、程序性、突击性、潜隐性（具有潜在隐蔽的特点，包括活动名义的假借性、活动过程的幕后性、劳动成果的利他性）、机要性6、秘书实务的原则理解（1）主动原则①随时掌握领导工作的目标、思路和发展脉络，在思想上与领导保持高度一致，不断增强做好秘书实务的自觉性，提高秘书实务的针对性②加强工作的预见性，掌握工作的主动权。

首先，对领导工作的需求（当前需求、可能性需求）进行预测；其次，对过去、将来突发危机早做准备。

③善于总结秘书实务的经验和规律，不断提出改进秘书事务的新方法，努力提高秘书实务的水平，以适应形势的发展变化和领导工作的新要求、新标准。