管理知识-企业文件管理系统 精品

企业人力资源管理师二级文件筐说明

一、什么是文件筐测试？

文件筐测试又叫公文处理测验。在这种测试中，受测者假定将接替某个管理者的工作，要在规定的时间内处理相当数量的文件、电话、信笺等，主要考察受测者的计划、决策能力。这是被多年实践完善并被证明为有效的管理干部测评方法之一。其具体实施程序为：

首先，向应试者发一套文件，包括下级呈来的报告、请示、计划、预算，同级部门的备忘录，上级的指示、批复、规定、政策，外界用户、供应商、银行、政府有关部门乃至所在社区的函电、传真及电话记录，甚至还有群众检举或投诉信等。这些文件经常会出现在管理人员的办公桌上。

其次，向应试者介绍有关的背景材料，然后，告诉他(她)现在自己就是这个职位上的任职者，负责全权处理文件篓里的所有公文材料。要使被测试者认识到，他现在不是在演戏，也不是代人任职，而是货真价实的当权者，要根据自己的经验、知识和性格在预定的时间内去解决问题。他不能仅仅描述自己将如何去做，而应是真刀真枪地处理每一件事。由此，每个应试者都留下一沓笔记、备忘录、信件等。这是应试者工作成效的最好记录。

最后，处理结果将交由测评组，按既定的考评维度与标准进行考评。通常不是定性式的给予评语，而是就那些维度逐一给予评分。

二、提供的信息文本

（1）背景信息：组织信息、人员、主要问题、日历表、角色要求、做答说明等；

（2）公文：信件、请示、报告、指示、建议、备忘录、电话记录、抱怨投诉、统计报表等。

三、测试的能力要素

二级文件筐的测试主要围绕人力资源模块来出题测试应试者的专业素养，适当加入一些上下沟通和对内对外的协调能力的测试。

四、评价要素

（1）是否每份文件都看过，并做了相应批复；

（2）是否利用了各种文件所提供的信息；

（3）能否分清轻重缓急，有条不紊地处理这些文件；

（4）对问题的判断是否得当，处理办法是否合理；

（5）是否依据文件所提供的事实进行判断和决策；

（6）是否对人力资源工作有专业的视角； （7）是否能做好一个人力资源经理的定位；

中国古代管理思想对现代企业的启示

引言

中华民族有五前年的悠久历史，传统文化源远流长，博大精深。以儒家、道家、法家为代表的古代哲学思想，积累了丰富的管理经验，这些管理经验对我们后人对企业的管理有着重要的意义。

一、 中国古代思想概述

(一)中国古代思想史

1.我国古代的管理思想及理论框架可以追溯到先秦至汉代时期。古代管理思想主要体现在先秦到汉代的诸子百家思想中，包括儒家、道家、法家、兵家、商家等。许多古代经典著作，如《论语》、《道德经》、《孙子兵法》、《九章算术》、《三国演义》、《红楼梦》等，充分反映了我国古代成功的管理思想和经验。《老子》主要体现了管理者的权变谋略和在管理过程中的境界、素质及管理原则的思想;《孙子兵法》主要体现了管理者在人事、决策、环境、组织等方面的战略思想;《韩非子》主要体现了管理者的统御谋略思想;《论语》、《孟子》、《荀子》主要体现了管理者如何处理人际关系的谋略思想;《三国演义》主要体现了管理者的创造性管理思维;《红楼梦》主要体现了管理者以法治家的时效管理思想;而《九章算术》则是我国古代培训管理人员及供他们日常应用的手册，其中三分之二的题目可与财政或工程官员职能相对应，堪称两千年前世界管理数学之最。①

如表1-1所示：

统御之术 1.在识人上，中国最早的兵书《六韬》中提出识人“八征法”

2在用人上，墨子认为：“奉贤者，政之本也。”《吕氏春秋》提出“得贤人，国无不安……失贤人，国无不危”。管子提出了用人的德、功、能三项基本标准

3在制人上，韩非子认为：“君无术，则弊于上；臣无法，则乱于下”“赏罚二术。君之利器”孔子认为：“其身正，不令而行；其身不正，虽令不从”

用兵之策 1兵以利动2分析态势3先谋后战4避实击虚5不战而屈人之兵

经营之道 范蠡总结经商经验，提出了计然之策。计然之策包括“待乏原则”和“积著之理”。

其他方面 1在管理哲学上，提出以人为本的思想

2在领导方式上，儒家提出“仁政德治”，法家提出“法制刑治”，道家提出“无为而治”

施工企业文件管理制度

1.目的 对与公司质量/环境/职业健康安全综合管理体系要求有关的文件进行控制，确保文件的更改和现行修订状态得到识别，并在使用处可获得有关版本的适用文件。 2.适用范围 适用于公司与质量/环境/职业健康安全综合管理体系有效运行有关的文件的控制。 3.相关文件 3.1《记录控制管理程序》 4.定义

5.责任领导 5.1责任领导 本制度的责任领导是总工程师，其职责为：负责本制度实施的监督指导。 5.2本制度的责任部门是办公室，其职责为：负责本制度实施的监督检查，建立受控文件总清单。 5.3相关部门 本制度的相关部门是公司各职能部门，其职责为：负责本部门文件的使用和管理；建立本部门受控文件清单；负责规定的文件的编制、发放管理。 5.4执行层 本制度的执行层是项目部，其职责为：负责本项目部文件的使用和管理，建立本部门受控文件清单；负责规定的文件的编制。 6.工作程序 6.1质量/环境/职业健康安全综合管理体系中使用的文件类型： 6.1.1第一类型：质量/环境/职业健康安全综合管理手册：向组织内部和外部提供关于综合管理体系的一致信息的文件。

6.1.2第二类型：质量/环境/职业健康安全综合管理目标指标、管理方案等：表述综合管理体系的目标指标和如何实现和应用于特定产品、项目或合同的文件。 6.1.3第三类型：规范：阐明要求的文件。 6.1.4第四类型：指南性文件：这类文件阐明的方法或建议。 6.1.5第五类型：形成文件的程序、作业指导书和图样：这类文件提供如何一致地完成活动和过程的信息。 6.1.6第六类型：管理记录：这类文件为完成的活动或达到的结果提供客观证据。 6.2文件的编号 6.2.1综合手册的编号 /S —2019

批准年号 手册 明大公司代号 6.2.2综合管理体系程序文件编号 /X—XX—2019 批准年号 程序编号 程序文件 明大公司代号 6.2.3各部门/项目部产生的文件（如：指导书、指南、规章制度等） / GL（GY）—XX—XXXX 批准年号

TECHNOLOGY AND INFORMATION管理与信息化

科学与信息化2020年9月上 139文件管理系统DMS在集团化医药企业的规划和应用

过明祺 邵扬

上海医药集团股份有限公司 上海 200020

摘 要 医药工业企业的GMP文件普遍是以纸质形式保存，随着历史版本的文件越来越多，人工管理出现很多问题

从而带来合规性风险。本文阐述了从集团层面，如何推动下属医药企业共同参与，集中部署一套经过计算机化系统

验证的文件管理系统，以及集中部署的优势及意义。

关键词 文件管理系统；集中部署；计算机化系统验证；集团型医药企业

引言

（1）制药企业文件管理水平参差不齐：上海医药的集团

化工业体系由三个层级、30个生产企业、50个生产基地组成。

每个药品生产企业与GMP相关的文件包括：生产工艺、质量

标准、管理类文件、操作类文件、各类记录等，单个企业与质

量相关文件超过3000个。原先采用纸质及人工管理出现很多问

题，海量文件存储占用空间，造成文件管理困难、版本混乱、

易出错、易遗失、查找缓慢、效率低下、无法协作共享、审批

过程不受控、安全性缺乏保障等一系列弊端，难以满足GMP合

规和管理的要求。有部分生产企业已尝试使用一些信息化软件

来支持相关的药品生产和质量管理，但集团发现各个企业的成

效并不相同，有的子公司对质量管理理解程度比较高，做得就

相对比较全面，在接受监管检查的时候，这样的子公司能够对

答如流，满足监管的相关要求。但有的企业相对来说水平会差

一些，就不能完全符合监管要求。如果能统一用一套符合行业

高标准的系统来管理，就能确保相应子公司能够高水平、高质

量地应对监管的检查。

（2）集团发展的战略要求：随着近几年集团业务发展及

信息化整体建设快速推进，集团已在决策层、管控层、属地层

同步推进信息化建设。目前，智能工厂的推进已成为集团战

略，信息化是支撑智能工厂的五大支柱之一，而文件管理系统

（DMS）是工业板块信息化架构中不可或缺的组成部分，更是