办公室文秘的日常工作与时间管理

第 1 页 共 11 页 纪委办公室文秘工作制度

一、背景介绍

近年来，随着反腐败斗争的深入推进，纪委办公室的工作任务日益繁重，对文秘工作的要求也越来越高。为了加强纪委办公室文秘工作的管理与规范，制定一套科学有效的工作制度就变得尤为重要。

二、工作时间

1. 工作时间为每天上午9点至12点，下午1点30分至6点，周一至周五。根据具体工作任务的需要，可适当调整工作时间。

2. 工作时间内，文秘人员要保持良好的精神状态，保证工作效率和质量。

三、工作内容

1. 办公室文件的起草、整理与归档。

2. 会议的筹备与记录。

3. 领导公文的起草、审核与发文。

4. 邮件、传真等传达与处理。

5. 办公室资料的收集与整理。

6. 接待来访人员，记录来访事项并做好相关汇报。

7. 其他与文秘工作相关的相关事宜。

四、工作要求

1. 保密意识：

（1）文秘人员要严格遵守保密制度，保证办公室文件、资料的安全。 第 2 页 共 11 页 （2）在处理机密文件时，应采取相应的措施，确保文件传递过程中不泄露机密信息。

（3）不得在工作时间外将工作内容、文件等信息通过社交媒体等方式进行传播。

2. 严谨认真：

（1）对于工作任务，文秘人员要专心致志，认真负责，确保工作质量。

（2）对于文件起草、整理等工作，要注意细节，确保文档的准确性和规范性。

（3）会议筹备与记录工作中，要做到提前准备，准确记录会议内容，并及时整理归档。

3. 团队合作：

（1）办公室文秘是一个团队，成员之间要相互协作，互相支持。

（2）在处理工作中遇到问题时，可以向其他团队成员寻求帮助和意见，共同解决问题。

（3）共享资源，形成合力，提高整个团队的工作效率。

4. 学习进取：

（1）文秘工作需要不断学习和积累，了解相关法律法规和政策，提高自身综合素质。

（2）定期参加培训，不断提升专业能力和知识结构，为工作提供更好的支持。

（3）关注国内外时事动态，积极分享与工作有关的信息和经验。

1 销售部办公室日常工作管理条例

为使大家有一个温馨、良好氛围的办公环境，促进各项工作有序，高效的开展。各自以身做责，同心协力配合一线业务充分做好后勤保障工作；协调客户做好“汉生”产品销售服务工作；成为企业与市场融合的媒介，沟通的桥梁；树产品宣传窗口作用，成为企业发展的中坚力量。特拟定以下条例，望销售部办公室人员严格执行、长期遵守、互相监督。

一、遵守国家法规及公司各项规章制度，对公司忠诚、对领导忠诚，保持高昂的工作态度，具有企业主人翁精神和事业责任感。

二、办公室工作时间：遵循公司后勤人员考勤时间。如有迟到、早退每次罚款10元。请假需经领导同意批准方可离岗。无故旷工者，一次罚款项50元，三次以上予以开除处理，遵循公司考勤制度。

三、午休时间：（实行轮班制）另附午休表。

四、岗位定位：张瑞巧负责物流部工作，工作内容详见《物流部工作流程》，张颖配合张瑞巧做好日常工作，靳学玲负责销管助理工作。工作内容详见《销管助理工作流程》要各尽其责、各尽其能，在搞好个人工作的同时也要互相配合，为整体销售部出力献策。

五、工作中严以律己，对上级要服从分配，对客户要尊重，对同事要谦逊随和，言行举止要大方得体，穿着干净利落，不易暴露。时刻树立和培养个人形象气质，不得讲粗话、脏话。接打电话时注意语言美，要机智灵活。

六、努力完成分内工作及上级下达的工作任务，配合公司搞好对外宣传及产品销售工作；搞好与业务、客户、领导、同事之间的关系；避免重大问题的发生；做好公司形象窗口。一旦出现因个人失职对公司造成的损失，除包赔偿失外视情节轻重处以50---500元相应的处罚，情结严重者劝退。

七、严守公司各项商业机密，保障公司一切利益不受损失，对不是自己份内的工作要尽量配合或向同事转接。对自身权利以外的事情要及时向上级请示汇报,不得擅自越权处理。建立登记制度，工作要及时做日常记录，保证日常事务能作出及时处理。

八、工作中，不得做与本部门工作无关的事情，（上级领导分配除外）。不得做与工作无关的私事，杂事。不得打私人电话，上网聊天，听音乐等非工作 2 事宜。

跑赢时间，增强办公室工作时效性

办公室做为机关的重要职能科室，在工作中起着承上启下，协调左右的重要作用。办公室要做好服务领导、服务机关、服务群众的三服务工作，每天要处理的事情是非常多且繁杂的，这也是办公室工作的显著特点。如何能够在繁杂的事务中找出重点，兼顾其它，做到抓大不放小，力求圆满完成各项工作，成为我们在工作中不断讨论和探索的问题。为此我们办公室人员经过多次探讨和交流，认为可以通过借鉴大型企业的先进管理手段来改进和提高我们的工作效率。根据办公室工作的特点，我们决定引入时间管理手段来改进我们的工作。

一、时间管理的核心

时间管理，就是对时间的运筹和控制，它具有让每一分、每一秒、每一小时、每一天都发挥其最大效益与最大效率的能力。时间管理的核心既是分清工作的轻重缓急，并且通过各方面的组织协调让工作圆满完成。

我们可以通过下面这张表格对各项工作进行性质划分，确定其优先次序，并根据其排序对工作进行合理安排，以达到最大的时间利用率。 以办公室会务接待工作为例，根据全年的工作计划和往年会议情况，我们可以大致将全年可能的会议和接待工作进行分配，每个月有可能开哪些会，在月初既进行准备工作，这属于工作性质分类 可能出现的情况 解决方案

重要又紧急

A 危机

急迫的问题

有限期的任务、会议

准备事项 避免扩大此类事务，要把它们放在第一位，将时间和精力先放到解决这类事务上。

重要但不紧急

B 准备及预防工作（防患未然）

制订计划

建立人际关系

培训、创新 我们的大部分时间应该花在这类事务上，为实现目标的行动过程实际上绝大部分都是在处理这类事务。

不重要但紧急（具有干扰性但作用不大）

C 他人来访

不重要的电话

没有多大实质意义的会议

不重要的应酬活动 减少此类事件的发生，排除这些事务的干扰，节省时间，把时间放到处理重要事务上。

不重要又不紧急

D 细琐的工作

浪费时间的闲聊

无关紧要的电话和信件 避免发生此类事件 “重要但不紧急”的工作，要在此类工作上进行有效的准备和安排，以应对各种会议。同时，在实际工作中，有很多会议是临时安排的，这时候这种会议既成为“重要又紧急”的工作，为组织好会议，我们要把此工作排在最重要的位置，将时间和人力先投入到此项工作中，以确保会议的正常进行。

秘书实务与案例课程教案

授课题目 第二章 办公室日常事务管理

第二节 收发邮件 课时安排 1

教学

目标 1.了解各种邮政服务项目的内容、电子邮件的管理方法

2.掌握接收、寄发邮件的程序

教学重点 掌握邮件的基本知识和类型。

掌握接受和寄发邮件的基本程序。

教学难点 掌握正确的接收和寄发邮件程序。

授课类型 理论加实践

教学方式 讲授法、案例法、讨论法、实践法

教学资源 多媒体、案例

教学基本内容与教学设计 步骤一：案例导入

秘书孙小姐上班刚一周，上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮件到了，孙小姐正忙着打电话，她让送信人把信就堆放在已有的一些信件的办公桌上一边打电话，一边拿过笔签了字。打完电话，孙小姐心不在焉地把所有的信都剪开了，其中一封信被剪掉了寄信地址的一角，她也没有注意。她抽出所有的信纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一边。邓小姐拿起一张信纸看了起来，只见上面写着：“好久不见的小梅……”她意识到拆错了信，匆匆看完了信，她把信塞回信封，又用胶水粘了起来（但是外表还是有些痕迹）。她又看了几封信，其中有一封急件，觉得应该由上司回信，于是她把几封信混在一起放在上司的办公桌上。

问题：

1.请指出秘书孙小姐处理邮件的不当之处? 如果换成是你，你要怎么办？

步骤二：学习新知

一、邮件的基础知识

邮件是一个泛指的概念，主要指通过邮政系统收寄的信件或物品。随着互联网的兴起，电子邮件也成为邮件的重要类型。

1.邮件的基本类型

根据内容划分，有业务邮件、广告邮件等；根据紧急程度划分，有急件、

平信等；根据形态划分，有信件、印刷品、包裹等；根据收件人划分，有私人邮件、公务邮件等。

2.邮件的传递渠道

邮件的传递主要有邮政系统、快递公司、互联网电子邮件系统等三种主要渠道。

二、处理收到邮件

1.签收

收发人员的职责仅限于邮件的分拣、登记和分发，而不能对邮件进行拆封和呈(送)办。

2.分拣

分类的原则是；将私人邮件与公务邮件分开；将办公室内部邮件与外部邮件分开；将优先考虑的邮件放在一起，包括出现的挂号、保价、快递、机要和带回执等特殊邮寄标示的邮件；此外，电报、电传和传真等也比较重要。