采购发票与入库单核销及应付系统处理详解

用友U8每个模块的操作流程一、采购管理(1)整体流程:录入采购订单，根据订单生成采购入库单（或者“采购入库单（红字)”，红字入库单手工录入或参照其他采购入库单生成）,根据采购入库单生成采购发票（或者红字采购发票)，将采购入库单和采购发票做采购结算形成存货的入库成本，根据采购发票到应付款管理中审核发票,发票审核后可以生成凭证,付款时录入付款单，保存审核,生成凭证,付款单与采购发票（或其他应付单）做核销。

（2)采购订单:点击“采购订单"进入采购订单界面,点击增加,根据实际情况供货单位、存货等信息,最后保存。

(3）采购入库单：点击“采购入库单”进入采购入库单界面，点击增加选择采购订单或采购入库单（如果采购退货,则选择“采购入库单(红字）”），根据实际情况录入仓库、入库类别、供货单位、存货等信息，最后保存.（4)采购发票：点击“采购发票”进入采购发票界面,点击增加选择专用发票/普通发票（如果采购退货，则选择“专用发票/普通发票（红字）"）录入发票号，然后选单（采购订单/采购入库单)，过滤选择需要生成发票的采购订单或入库单，选择确认后生成采购发票，保存后复核。

（5)采购结算（过滤—入库-发票-结算）：点击“采购结算”进入结算界面，首先过滤需要结算的入库单和发票所在的日期范围，然后点击入库，选择需要结算的入库单后确认，再点击发票，选择和入库单对应的发票后确认，确认本次结算的数量和金额无误后，点击结算即可；重复以上至全部发票和入库单结算完成。

（6）付款结算:点击付款结算,进入付款单界面，选择本次付款的供应商，然后点击增加，录入结算方式、结算科目、金额和摘要等保存；然后点击核销，选择自动，确认核销的金额后保存,完成付款。

（7）供应商往来转账(不常用，处理特殊情况)（8）月末结账:点击月末结账，利用月末结账的月末检测功能，检查本月工作是否全部完成，若全部完成则点击结账，进行下月操作。

二、销售管理（1）整体流程：录入销售订单，参照订单生成销售发货单（或退货单），根据销售发货单（退货单）生成（红字)销售发票，根据销售发票做销售收款和收款核销，根据实际情况做某些客户转账，最后月末结账.(2）销售订单：点击销售订单进入销售订单填制界面，点击增加,录入客户名称、销售部门、发运方式、存货、出货数量和金额合计等，保存并审核。

采购发票与入库单核销及应付系统处理详解1、采购发票到达时，需要与相应的入库单据核销（表明这张发票是针对这些入库单的），然后再进行核算，把运费税金计入材料成本，然后生成凭证，整个过程就结束了。

2、在发票到达时，先大致检查一下，如果需要对入库单进行拆单(指发票数量与入库单数量不符的情况)，则先进行拆单，然后根据拆出的单据进行采购发票生成工作。

请注意拆单的规则，拆出的子单编号一般会带有ABC字样，这样给我们选单造成方便。

如果还有不需要拆单的单据，把单据号记在纸上，以便于选择。

最好是一次只录入一张发票，而不要多张发票录入后再进行处理。

3、录入采购发票。

进入采购系统的“结算”，选择“采购发票录入”，首先选择好供应商，这样可以限定单据的范围（在查看时只会出现该供应商的单据），然后，在“采购入库单”处选择“查看”，在打开的界面中，进行单据的选择，请注意刚刚提到过方便选单的技巧，就是编号中含有A或B或C的单据，还有记在纸上的未拆单单据。

按住shift键可以进行连续选择，按住ctrl键可以进行不连续选择，选择完所需单据后点按“返回”按纽，系统会将所选单据带回采购发票中，这里注意，在“选项”中有一项“入库单选单物料合并”，如果选中此项，那么所选择的单据中如果有物料相同的情况，系统会给予汇总，不选的话则不会。

下面进行金额的调整，在选项中还有一项是“调整金额后倒算单价”，选中这一项后，当对金额进行调整时，单价会自动回填，建议选中，这样，就只需要改变金额和税额就可以了。

调整完毕后，填写其他必录项，保存发票，保存后会出现“审核”，然后点按“审核”按纽。

如果采购发票与对应入库单是钩稽关系，而且在采购系统选项（在系统设置——系统设置——采购管理——系统设置）中选择了“与入库单相钩稽的采购发票审核时自动核销”，则不会调出选单界面，直接提示成功。

如果没有选中，或者采购发票与对应入库单是关联关系即数量、金额等有改变，就会调出审核界面。

T6供应链操作流程采购业务流程：请购-------订货-------到货------质检-------发票------采购结算1. 请购单：供应链—采购管理—业务—请购—请购单—点增加—输入存货编码，数量等点保存—审核2. 采购订单：供应链—采购管理—业务—订货—采购订单—点增加---输入供货单，存货编码，数量等---保存---审核。

（本单据也可以根据请购单生成。

点增加之后点生单，选择请购单---点过滤选中点确定）3. 到货单：供应链—采购管理—业务—到货—到货单—点增加---输入供应商，部门，存货编码等---点保存。

（本单也可以根据采购订单参照生成。

点增加之后点生单，选择采购订单，点过滤选中点确定）4. 采购检验单：供应链—采购管理—业务—质检—采购检验单—增加—生单—点过滤选中确定—输入合格数据等---保存。

（本单据只有在存货档案里面设置啦质检后，才能过滤出来，否则是过滤不出来的）5. 采购发票：供应链—采购管理—业务—发票---点增加---输入供货单位，等点保存，如有现付点上面的现付输入现付金额。

（本单可以根据入库单，订单生成。

点增加之后点生成，选择要参照的单据，过滤选中确定）6. 采购结算：供应链—采购管理—业务—采购结算（有自动结算，手工结算可根据需要选择）自动结算：点自动结算---输入日期，供应商点确定手工结算：点手工结算---选单—过滤---刷入，刷票---确定---分摊---结算销售业务流程：销售订货-------发货-------开票1.销售订货：供应链---销售管理----业务----销售订货----销售订单----点增加----输入客户，存货等信息点保存----审核2.发货单：供应链---销售管理----业务----发货单---点增加（会自动出现过滤窗口，可以直接点显示，选中点确定）----保存----审核3.开票：供应链---销售管理----业务----销售普通（专用）发票----点增加（会自动出现过滤窗口，点显示，选中点确认）----保存----如果是现结可以点现结----复核库存管理：入库-----出库-----调拨-----盘点1.采购入库单：供应链---库存管理----日常业务---入库----采购入库单---点生单（选择采购订单或采购到货单）----过滤----选中单据----点显示表体----输入仓库----确定----是-----审核2.销售出库单：供应链---库存管理----日常业务---出库----销售出库单----（本单据一般会自动生成，进接点审核就可以）如果不是自动生成的，点生单---选择单据点显示表体点确定----审核3.调拨单：供应链---库存管理----日常业务---调拨----输入转出仓库，转入仓库，存货名称等点保存---审核4.盘点单：供应链---库存管理----日常业务---盘点----点增加----输入盘点仓库点菜单的盘库---出现选项点是，确定-----输入盘点数量（实盘数）----保存----审核存货核算：记账----生成凭证1.正常单据记账：供应链---存货核算----业务核算----正常单据记账-----选择仓库及单据类型-----确定----选中---点记账2.生成凭证：供应链---存货核算----财务核算-----生成凭证-----点选择----选中单据点确定----选中要生成凭证的单据点确定-----生成----保存应收款管理：应收单据处理-----收款单据处理-----核销处理----制单处理1.应收单据处理：销售发票与应收单是应收款管理系统日常核算的原始单据。

采购发票与入库单核销及应付系统处理详解1、采购发票到达时，需要与相应的入库单据核销（表明这张发票是针对这些入库单的），然后再进行核算，把运费税金计入材料成本，然后生成凭证，整个过程就结束了。

2、在发票到达时，先大致检查一下，如果需要对入库单进行拆单(指发票数量与入库单数量不符的情况)，则先进行拆单，然后根据拆出的单据进行采购发票生成工作。

请注意拆单的规则，拆出的子单编号一般会带有ABC字样，这样给我们选单造成方便。

如果还有不需要拆单的单据，把单据号记在纸上，以便于选择。

最好是一次只录入一张发票，而不要多张发票录入后再进行处理。

3、录入采购发票。

进入采购系统的“结算”，选择“采购发票录入”，首先选择好供应商，这样可以限定单据的范围（在查看时只会出现该供应商的单据），然后，在“采购入库单”处选择“查看”，在打开的界面中，进行单据的选择，请注意刚刚提到过方便选单的技巧，就是编号中含有A或B或C的单据，还有记在纸上的未拆单单据。

按住shift键可以进行连续选择，按住ctrl键可以进行不连续选择，选择完所需单据后点按“返回”按纽，系统会将所选单据带回采购发票中，这里注意，在“选项”中有一项“入库单选单物料合并”，如果选中此项，那么所选择的单据中如果有物料相同的情况，系统会给予汇总，不选的话则不会。

下面进行金额的调整，在选项中还有一项是“调整金额后倒算单价”，选中这一项后，当对金额进行调整时，单价会自动回填，建议选中，这样，就只需要改变金额和税额就可以了。

调整完毕后，填写其他必录项，保存发票，保存后会出现“审核”，然后点按“审核”按纽。

如果采购发票与对应入库单是钩稽关系，而且在采购系统选项（在系统设置——系统设置——采购管理——系统设置）中选择了“与入库单相钩稽的采购发票审核时自动核销”，则不会调出选单界面，直接提示成功。

如果没有选中，或者采购发票与对应入库单是关联关系即数量、金额等有改变，就会调出审核界面。

采购及付款管理流程采购管理流程对供应商进行评估考核，选择出保证质量、价格合理、按期交货、服务及商务条件良好的供应商；确保采购文件正确、有效；确保及时采购到符合规定要求的物资。

1、 归口部门采购职能1．1采购部：原辅料、包装物、化学制品、部分小五金（辅料库）、生产劳保用品等等；1．2设备支持部：生产设备、生产备件、生产用小五金（五金库）；1．3市场部：各类促销用品、陈列柜及各类广告物资；1．4信息部：电脑硬件、电脑软件、电脑配件、服务器、打印机、复印机、投影仪等，包括以上各种设备用耗材；1．5公司行政办：各类办公用品及杂项（各类生活用品、后勤劳保用品、电话机等等）2、 供货商的评估及选择2．1合格供应商的条件：2．1．1有良好的质量保证体系，材料性能符合双方签订的有关技术质量协议中的规定；2．1．2价格合理，商务条件优越；2．1．3具有良好的供应能力和售后服务；2．1．4遵守合同，商誉良好；2．1．5具有相关有效的证明文件。

2．2 由归口部门采购人员根据公司物资需求信息，会同相关单位对满足条件之供应商进行评估调查，确定符合条件之供应商后，由采购人员维护「合格供货商资料表」并存档，建立完整的供应商数据。

2．3主要生产物资采购应同时选择两家以上之供应商。

2．4供应商的确定应尽可能的采取招标方式。

2．5由上海总部规定统一采购之项目应在总部指定供应商采购。

2．6供应商跟踪考核：由质量部综合判定合格与否，并由质量部不定期进行考核；采购应参考质量部对供应商之考核结果，并应注意评价过低之供应商；采购应同时参考财务部对供应商之财务信用状况考核结果，并应注意评价过低之供应商。

年终由归口部门采购填写「供应商年度评估报告」，由各部门综合对供应商进行考核，对不合格供应商应提出整改意见，必要的应终止合作。

3、商务谈判及合同的订立3．1采购人员依公司请购之需求优先选择经评鉴合格之供应商，进行商务谈判，谈判至少参考两家以上之报价，再进行比价、议价，同时参考采购历史价格，经由比价、议价达成最佳结果，确定物资采购之供应商。

采购管理与应付款管理系统业务处理一、请购与订货1.请购：在采购管理系统主界面点击【请购】菜单下的【请购单】，即可进入请购单界面。

（1）在请购单主界面，点击【增加】按钮，生成请购单；（2）录入请购信息并点击【保存】，生成请购单；（3）用鼠标单击【审核】，审核确认已生成的请购单。

【注意】·请购单中的存货只能录入具有“外购”属性的存货，存货的属性在存货档案中设置。

·请购单中的请购人员只能选择人员档案中的有权限的人员，相关权限的人员档案盒数据权限中设置。

·请购单中的供应商只能选择有货物性质的供应商，相关属性在供应商档案中设置。

·供应商的启用日期≥请购单日期≥供应商停用日期，供应商启用日期和停用日期在供应商档案中设置。

·需求日期≥建议订货日期≥请购单日期。

·已审核的请购单不能修改、删除。

如果要修改、删除。

需要先弃审。

·已关闭的请购单不能修改、删除，如果要修改、删除，需要先打开并弃审。

·有下游单据生成或被其他功能、其他系统使用的请购单，视为单据已执行，已执行单据不可弃审。

如需修改，必须将下游单据删除或取消相关操作，方可弃审。

2订货。

在采购管理系统主界面点击【采购订货】菜单下的【采购订单】，即可进入采购订单界面。

（1）在采购订单界面，单击【增加】按钮，进入采购订单录入状态界面。

（2）单击【生单】菜单下的【请购单】按钮，进入采购请购单过滤条件选择界面。

（3）在请购单过滤条件选择界面，输入过滤条件，单击【过滤】，进入拷贝并执行界面。

（4）用鼠标双击要选择的采购请购单的“选择”栏目，选择栏目显示“Y”，然后用鼠标单击【OK】按钮，请购单相关内容会自动显示在采购订单的对应栏目中，根据订货信息对栏目修改后，单击【保存】按钮（5）用鼠标单击【审核】按钮，对已保存的采购订单进行审核确认。

【注意】·采购订单式可选单据，但采购选项中选择了“普通业务必有订单”选项时，则必须填制或生产采购订单。

用友U8每个模块的操作流程一、采购管理（1）整体流程：录入采购订单，根据订单生成采购入库单（或者“采购入库单（红字）”，红字入库单手工录入或参照其他采购入库单生成），根据采购入库单生成采购发票（或者红字采购发票），将采购入库单和采购发票做采购结算形成存货的入库成本，根据采购发票到应付款管理中审核发票，发票审核后可以生成凭证，付款时录入付款单，保存审核，生成凭证，付款单与采购发票（或其他应付单）做核销。

（2）采购订单：点击“采购订单”进入采购订单界面，点击增加，根据实际情况供货单位、存货等信息，最后保存。

（3）采购入库单：点击“采购入库单”进入采购入库单界面，点击增加选择采购订单或采购入库单（如果采购退货，则选择“采购入库单（红字）”），根据实际情况录入仓库、入库类别、供货单位、存货等信息，最后保存。

（4）采购发票：点击“采购发票”进入采购发票界面，点击增加选择专用发票/普通发票（如果采购退货，则选择“专用发票/普通发票（红字）”）录入发票号，然后选单（采购订单/采购入库单），过滤选择需要生成发票的采购订单或入库单，选择确认后生成采购发票，保存后复核。

（5）采购结算（过滤-入库-发票-结算）：点击“采购结算”进入结算界面，首先过滤需要结算的入库单和发票所在的日期范围，然后点击入库，选择需要结算的入库单后确认，再点击发票，选择和入库单对应的发票后确认，确认本次结算的数量和金额无误后，点击结算即可；重复以上至全部发票和入库单结算完成。

（6）付款结算：点击付款结算，进入付款单界面，选择本次付款的供应商，然后点击增加，录入结算方式、结算科目、金额和摘要等保存；然后点击核销，选择自动，确认核销的金额后保存，完成付款。

（7）供应商往来转账（不常用，处理特殊情况）（8）月末结账：点击月末结账，利用月末结账的月末检测功能，检查本月工作是否全部完成，若全部完成则点击结账，进行下月操作。

二、销售管理（1）整体流程：录入销售订单，参照订单生成销售发货单（或退货单），根据销售发货单（退货单）生成（红字）销售发票，根据销售发票做销售收款和收款核销，根据实际情况做某些客户转账，最后月末结账。

应付款管理操作规程应付款管理操作规程应付款管理操作规程 ..............................................................................1. 应付款管理系统 ................................................................................1.1 业务规程图 ...............................................................................2.操作规程 .......................................................................................2.1 基础设置 .................................................................................2.1.1 参数设置 ...........................................................................2.1.2 基础资料 ...........................................................................2.1.2.1 付款条件 ......................................................................2.1.2.2 应付付款核销方案 ..............................................................2.1.2.3 应付开票核销方案 ..............................................................2.2 业务初始化 ...............................................................................2.3 应付单 ...................................................................................2.4 其他应付单 ...............................................................................2.5 付款单/付款退款单 ..........................................................................2.6 应付开票核销 .............................................................................2.7 应付付款核销 .............................................................................2.8 内部应付清理 .............................................................................2.9 期末处理 .................................................................................2.10 账务处理 ................................................................................2.11 报表分析 ................................................................................2.11.1 应付款汇总表 ......................................................................2.11.2 应付款明细表 ......................................................................2.11.3 应付款账龄分析表 ..................................................................2.11.4 到期债务表 ........................................................................2.11.5 往来对账明细表 ....................................................................2.11.6 应付单跟踪表 ......................................................................1. 应付款管理系统1.1 业务规程图应付系统业务流程图初始化日常业务期末处理基础设置付款条件应付付款核销方案应付开票核销方案初始数据录入采购应付其他应付付款/退款核销报表查询内部往来清理期末结账账务处理2. 操作规程2.1 基础设置2.1.1 参数设置应付款管理系统的参数主要有如下几个：付款单付款退款单与应付单具有关联关系时自动核销1.如果该选项勾选，则付款单/付款退款单审核时自动与有关联关系的应付单核销。

一核销规则1.1核销规则概述核销作为应收应付系统的三大功能（单据、核销和报表）之一，主要是用来对往来账款进行各种形式的核销处理。

由于收款到账的时间差异性等特点，因此核销与账龄分析表、到期债权列表、应收计息表，往来对帐（单据余额）等有直接影响，对通过单据的录入可以及时获悉往来款的余额资料，如应收款汇总表，应收款明细表等没有直接影响。

目前应收应付系统共有七种核销方式，其中前三种还可以按照金额、数量和应收单号核销。

下面将分别介绍这七种核销方式的处理规则和生成的单据情况。

1.2 到款结算1.2.1 到款结算定义到款结算就是应收款(发票+其他应收单)与到款（收款单+退款单）的核销。

基本规则就是看看哪些到款单据对应哪些应收款单据，然后输入参与核销的金额就可以了。

1.2.2 到款结算的核销规则1.3 预收款冲应收款1.3.1预收款冲应收款定义中国最庞大的数据库下载到款结算就是应收款(发票+其他应收单)与预收款（预收单+退款单）的核销。

基本就是选择（预收单+退款单）与相应的应收款(发票+其他应收单)，然后核销。

1.3.2预收款冲应收款规则1.4 应收冲应付1.4.1应收冲应付定义应收冲应付就是应收款（其他应收单和销售发票）和应付款（其他应付单和采购发票）之间的核销，解决同一客户或不同客户之间债务与债权往来处理。

1.4.1应收冲应付款核销规则1.5 应收款转销1.5.1应收款转销定义应收款转销就是将某一客户的应收款转为另一客户的应收款。

实际上属于单边核销，即从一个客户转为另一个客户，实际应收款的总额并不减少。

1.5.2应收款转销规则1.6 预收款转销1.6.1预收款转销定义预收款转销就是将某一客户的预收款转为另一客户的预收款。

实际上属于单边核销，即从一个客户转为另一个客户，实际预收款的总额并不减少。

1.6.2 预收款转销规则1.7 预收款冲预付款1.7.1 预收款冲预付款定义就是应收系统的预收款与应付系统的预付款进行核销，可以是不同的客户与供应商之间进行。

权限用户增加 112 施美琴帐套主管增加企业应用平台 112 帐套选择 2011年1月31日1、2011年1月8日，向上海钻石手表厂提出采购请求，开具请购单，要求请购钻石男表1000只，单价150元；请购钻石女表1000只，单价120元，需求日期为本月11日。

2011年1月8日，上海钻石手表厂同意采购请求，采购部开具采购订单，并签订合同。

供应链采购管理请购请购单单击增加 2011年1月8日钻石男表1000只，单价150元；钻石女表1000只，单价120元保存审核采购订货采购订单增加 2011年1月8日生单过滤确定供应商：上海钻石保存审核2、2011年1月11日，收到上海钻石手表厂的手表及专用发票，发票号码ZY00168。

发票载明钻石男表1000只，单价150元；女表1000只，单价120元，增值税17％。

全部验收入库，尚未支付款项。

同时附带运输发票（ZY00283）一张，运费2000元，税率为7%。

财务部门确认该笔存货成本和应付账款1、库存管理-入库业务-采购入库单生单(采购订单篮子 ) 修改入库日期保存审核基础设置单据设置单据编号设置采购管理采购专用发票采购运费发票修改完全手工改动推出采购发票专用采购发票增加生单入库单选中上海钻石确定 2011年1月11日手动 ZY00168运输发票：：：ZY00283 供应商代垫单位：上海钻石 015 运输费 1 2000元 2011年1月11日保存2、采购管理-采购结算-手工结算选单过滤（上三下二）是按数量分摊-结算3、应付款管理-应付单据处理-应付单据审核确定审核成功应付款管理-制单处理发票制单收款凭证改成转账凭证全选制单日期改制单保存就变成已生成存货核算-业务核算-正常单据记账过滤双击选中记账存货核算-财务核算-生成凭证选择采购入库单（报销）确定 [21710101 212101 1243 21710102 212101 1243]点生成日期3、2011年1月13日，财务部给上海钻石手表厂开具电汇票据一张（DH003374）系付1月11日的手表及运费。

应付会计工作流程一、供应商采购1. 采购员根据采购计划选择供应商，确定供应商的类型：（1）预付供应商（2）货到付款供应商（3）账期付款供应商。

2. 与供应商对账，并催要采购发票：1) 对账：（1）预付供应商：根据财务部的预付报表及时沟通供应商，与供应商对账，清理预付账款。

预付报表如下表Ⅰ（2）货到付款及账期付款供应商：①根据财务部提供的AP清单中的发票信息，核对已从供应商处收到发票但未交给财务部的情况。

ＡＰ清单如下表Ⅱ②与应付会计核对已暂估入库但财务未勾稽的情况，分1、发票已到采购处，采购未交至财务。

2、供应商已发货但未开出发票。

2)催要采购发票：根据与财务和供应商的对账结果，催要采购发票。

并尽快将已到采购员处的发票交至财务部。

二、采购A.采购→应付会计（一）外购原材料（采购部交来材料入库单和采购发票）1、将采购发票抵扣联单独留存认证。

2、在K3系统进入供应链---采购管理---采购发票----采购发票-维护，审核发票并勾稽。

3、进入K3系统存货核算---入库核算---外购入库核算，进行分配和核算。

4、对于委外入库需要于月底成本模块产品出库后到委外加工入库核算中分配和核算。

5、生成凭证：借：原材料应交税费-应交增值税-进项税贷：应付账款转主管审核对于已预付过款的，到K3财务会计---应付款管理---结算中，进行对等核销后生成凭证：借：应付账款贷：预付账款-预付材料款转主管审核对于未付过款（账期付款）的，月初编制AP付款清单，等采购部编制了每次付款计划后，加工表格后需各事业部老总签字后交至财务，最后财务李总签字完毕后，按照领导要求的付款时间交出纳进行付款。

（二）外购研发样件（采购员交来研发样件的入库单、发票）此部分材料需要注明研发项目，并做其他应付单1、将采购发票抵扣联单独留存认证。

2、进入K3系统财务会计---应付款管理---其他应付单---其他应付单新增：（1）改往来科目为：应付账款（2）写摘要：研发用样件-发票号（3）录入金额、税率、并检查自动生成的税额是否和增值税票一致。

第九章应付款管理系统应付款管理系统，通过发票、其它应付单、付款单等单据的录入，对企业的往来账款进行综合管理，及时、准确地提供供应商的往来账款余额资料，提供各种分析报表，帮助您合理地进行资金的调配，提高资金的利用效率。

根据对供应商往来款项核算和管理的程度不同，系统提供了“详细核算”和“简单核算”供应商往来款项两种应用方案，可供选择。

具体选择哪一种方案，可在应付款管理系统中通过设置系统选项“应付账款核算模型”进行设置。

1.名词释义1.1采购发票确认采购业务及应付账款形成的依据。

1.2其他应付单确认其他应付供应商款项的依据。

1.3付款单（收款单）付给供应商款项及收到供应商退回款项时在系统中录入的单据。

2.产品接口2.1详细核算产品接口如果您的采购业务以及应付款核算与管理业务比较复杂；或者您需要追踪每一笔业务的应付款、付款等情况；或者您需要将应付款核算到产品一级；那么您可以选择此方案。

详细核算主要与总账系统、应收系统、财务分析、UFO、存货核算等有接口。

如图9-1118图9-1●应付款管理系统向总账系统传递凭证数据，并能查询其生成的凭证。

●应收款管理系统与应付款管理系统之间进行转账处理。

●应付款管理系统向财务分析系统提供各种分析数据。

●应付款管理系统向UFO提供应用函数。

●若存货核算系统对采购结算单制单了，则应付款管理系统对该结算单对应的发票和付款单不允许再制单。

详细核算操作流程如图9-2119图9-2详细核算主要帮助您实现应付账款的核算和管理，系统的功能主要包括如下几点：●根据您输入的单据记录应付款项的形成。

包括由于商品交易和非商品交易所形成的所有应付项目。

●帮助您处理应付项目的付款及转账情况。

●对应付票据进行记录和管理。

●对应付项目的处理过程生成凭证,并向总账系统进行传递。

●对外币业务及汇兑损益进行处理。

●根据您所提供的条件，提供各种查询及分析。

2.2简单核算产品接口如果您的采购业务以及应付账款业务比较简单，或者现购业务很多，则您可以选择此方案。

采购入库单与应付单生成凭证操作规范一、“材料采购”“原材料（库存商品）”“应付账款”科目在采购业务过程中的运用：（一）、当月采购入库，当月采购到票，并且当月进行结算：1）、“采购入库单”生成凭证，在“存货核算”模块中生成凭证借：原材料贷：材料采购2）、采购发票审核后,在“应收应付”模块中“应付单”生成凭证借：材料采购应交税金-进项税贷：应付账款两笔凭证中材料采购抵销，材料采购科目月末余额=0例（1）、本月入库：B物料20个，仓库采购入库单不含税单价7元/个，金额14元，当月收到采购发票，开票数量20个，不含税单价8元/个，货款160元，税额27.2元，进行采购结算时，系统将以采购发票金额替换仓库采购入库单金额，生成“采购入库单”，财务处理结果如下：1）、“采购入库单”生成凭证：借：原材料160贷：材料采购1602）、“应付单”生成凭证：借：材料采购160借：应交税金--进项27.20贷：应付账款--应付货款187.20（二）、当月采购入库，当月未到发票，月末暂估处理例（2）、本月采购A物料100个，仓库采购入库单不含税单价为5元/个，金额为500元，当月未到票，月末暂估处理，系统以仓库入库单金额产生采购入库单，财务处理结果如下：借：原材料（库存商品）500贷：应付账款—应付暂估款500（三）、期初暂估、当月到票、当月结算执行“(采购)手工结算”功能，根据发票结算单自动生成一张红字、一张蓝字采购入库单1）、根据红字采购入库单，冲销期初采购暂估借：原材料（库存商品）（期初暂估金额红字）贷：应付账款—应付暂估款（期初暂估金额红字）2）根据蓝字采购入库单，生成正式的采购入库借：原材料（库存商品）（发票货款金额部分）贷：材料采购（发票货款金额部分）以上二笔分录，系统合并处理，产生一张实时凭证（在“采购入库单”中生成凭证）借：原材料(库存商品) （暂估金额与收票金额的差额部分）贷：应付账款--应付暂估款红字（期初暂估金额红字）贷：材料采购（发票货款金额部分）3）、根据发票在应付系统产生实时凭证（在“应付单”中生成凭证）借:材料采购（发票货款金额部分）借：应交增值税--进项税（发票税款金额）贷:应付账款--应付货款（发票货款金额+税款金额）例（3）、延续例（2），本月收到上月采购A物料的采购发票，发票数量100个，不含税单价为6元/个，货款金额600元，税款102元，本月根据采购发票进行采购结算，系统根据期初暂估金额500元产生一张红字采购入库单，根据发票金额产生一张金额为600元的蓝字采购入库单，系统财务处理结果如下：1）、根据红字采购入库单生成分录：（“入库单”生成凭证）借：原材料-500贷：应付账款--应付暂估款-5002）、根据蓝字采购入库单生成分录：（“入库单”生成凭证）借：原材料600贷：材料采购600在系统中，分录（1）与分录（2）合并会计分录借：原材料100贷：应付账款--应付暂估款-500贷：材料采购6003）、根据发票在应付系统产生实时凭证（在“应付单”中生成凭证）借：材料采购600借：应交税金--进项102贷：应付账款--应付货款702（四）、当月收到的同一张采购发票中，既包含期初暂估入库部分、也包含当月采购入库部分，一起在当月进行采购结算，出现这种情况时，最简单的理解就是将当月收票拆分成二部分或看成是收到二张票，它们分别代表当月采购入库、当月收票、当月结算情况和期初采购暂估、当月收票、当月结算情况，但是做完采购结算后，在系统中进行财务处理时，无需特意将其分开，系统会根据采购入库情况和采购结算情况进行综合处理，结果如下：例（4）、延续上述例（1）—例（3），假设上面A物料和B物料系向同一个供应商采购，A物料是在以前月份采购入库的，B物料是在当月采购入库的，当月收到一张包含以上二个物料的采购发票，并在当月完成采购结算，财务处理结果如下：1）、根据所有采购入库单（包括结算产生的红字、蓝字采购入库单和当月采购入库产生的采购入库单）合并生产会计分录（在“采购入库单”中生成）借：原材料（库存商品）260 （A材料暂估金额与发票金额的差异100+B材料发票金额160元，A材料原暂估入库金额500元在以前月份已进入原材料或库存商品科目，故在此以差额部分补记）贷：应付账款—应付暂估款-500（A材料期初暂估款红字）贷：材料采购760（当月B材料入库160元+A材料发票金额600元）2）、根据发票在应付系统产生实时凭证（在“应付单”中生成凭证）借：材料采购760（当月B材料入库160元+A材料发票金额600元）借：应交税金—进项税129.2贷：应付账款—应付货款889.2二、“应付单”与“采购入库单”生成凭证操作说明：材料采购科目月末应无余额，建议将“采购入库单”与“应付单”一一对应生成凭证，以便于核对（即做好一张入库单凭证、再做一张应付单凭证）。

一、外购入库管理根据系统中的外购入库单下推生成采购发票再生成凭证传递到总账（存货核算系统—凭证管理---—生成凭证--—勾选外购入库——--重新设置—-—确定）根据系统中的采购发票下推生成付款单再生成凭证（应付系统)传递到总账;仓库保管员:外购入库单的录入、查询、修改、一级审核、作废、及时库存查询、相关报表查询等i.财务签帐人员：外购入库单查询、及时库存查询、相关报表查询等1、外购入库单制作采购到货,保管员在收到检验合格单后，在K3系统中进入【供应链】→【采购管理】→【外购入库】，双击明细功能【外购入库单－录入】，进入外购入库单录入界面录入入库日期、供应商，可以按F7进行查找注:单据头必填项:采购方式（默认赊销）、供应商、日期单据体必填项：物料代码、实收数量、单价（不含税）、金额（不含税)、收料仓库（自动携带默认仓库信息，不一致时需改正）单据脚必填项：保管、采购部门、验收、业务员选择【供应链】页面→【采购管理】选项→【入库】子功能→【外购入库单—查询】处双击进入外购入库单查询条件设置界面，设置关键查询条件注意：条件设置标签中的各种过滤条件的组合。

（1）“名称”过滤字段设置处各种过滤条件的选择；（2）单据状态的搭配选择：“时间”，“审核标志”，“红蓝字”等选项。

设置完查询条件后，“确定”,进入外购入库单序时簿。

在该界面选中需要审核的入库单，注意：按shift可连续选择需要审核的单据；按ctrl可分散选择需要审核的单据，按【审核】快捷键，即可审核入库单二、采购发票1、采购发票单操作的对应人员i.采购发票审核：财务应付岗位2、采购发票相关操作人员权限i.采购发票的录入、查询、修改、作废、和采购发票相关的报表查询等ii.财务应付岗位签帐人员：采购发票查询、审核、和采购发票相关的报表查询等3、采购发票的制作：发票到达时，由外购入库单生成采购发票。

选择【供应链】页面→【采购管理】选项→【外购入库】子功能→【外购入库单—维护】处双击进入外购入库单筛选条件设置界面，如图2中“查询”操作所示。