仪器设备档案归档要求及相关表格

设备设施档案管理制度设备档案是公司生产建设与发展的真实记载，是技术、生产、管理部门工作的重要组成部分。

为了进一步加强设备档案的管理，使生产设备工作更趋于科学化、规范化，为生产、技改服务，结合公司实际情况，特制定本制度。

第一条设备档案属技术档案范围，是本公司综合档案工作的重要组成部分，公司应指定专人负责此项工作。

第二条设备到货后，应由公司采购部通知设备使用部门、管理部门、档案人员到场参加设备开箱验收。

所有随机资料应全部由档案人员收回。

设备使用部门技术人员应在档案人员造册登记后按规定办理借阅手续。

第三条对于已经建档的设备，在管理、使用、维修和改进工作中必然会形成相关的文件材料，这些文件材料也应归档，不得随意乱放，以免丢失。

第四条设备档案工作应采用计算机辅助管理。

档案部门要积极应用现代化手段和先进技术管理档案，以适应企业信息化管理的要求。

第五条设备档案的原件一般不外借，如因特殊需要，必须借用时，应经公司档案管理部门领导同意，办理借阅手续，借出的档案材料，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，按期归还。

第六条对于设备档案保管期限，应根据设备使用寿命而定，保管期从购置到报废为止。

第七条随着设备的报废，设备使用管理和档案管理部门领导和相关工作人员，应清理相应档案，起草销毁请示，列出销毁清册，经公司领导批准后实施档案销毁。

第八条设备档案归档应包含以下内容：1、仪器设备登记表。

2、有关申请（请示）报告（有引进方案论证的材料也需归档）。

3、上级批准文件。

4、订货卡片。

5、订货合同。

6、发票复印件。

7、装箱单。

8、运单。

9、验收报告。

10、制度（使用、维修保养、操作规程等）。

11、技术资料（说明书、手册、规程等）。

12、其他（索赔文件、事故报告、报废等）。

仪器档案的管理制度一、总则为了加强对仪器设备档案的管理，依据国家有关法律法规和公司管理制度，制定本管理制度。

二、档案管理主体1. 公司设备管理部门负责仪器设备档案的全面管理和监督。

2. 各部门负责本部门仪器设备档案的管理工作，定期向设备管理部门报告情况。

三、档案管理内容1. 仪器设备档案要真实、完整地记录各类设备的购置、维修、保养、报废等情况。

2. 档案中应包括设备名称、规格型号、生产厂家、编号等基本信息。

3. 每件设备的档案应包括设备购置合同、发票、验收单、维修保养记录、报废审批等相关文件。

4. 档案中应记录设备的购置费用、使用年限、折旧情况等财务信息。

5. 档案要根据设备的情况及时更新，确保信息的及时性和准确性。

四、档案管理流程1. 购置阶段：设备购置需报请设备管理部门审批，经批准后填写购置合同，购买设备，将购置文件归档。

2. 使用阶段：设备使用中遇到问题需及时报修，维修保养记录要及时更新，非常用设备需妥善保管。

3. 报废处理：设备报废申请需经设备管理部门审批，填写报废审批表，并按规定进行设备报废处理。

4. 档案归档：每年定期整理仪器设备档案，将过期的文件予以清理，保持档案的整洁和规范。

五、档案保管1. 档案应存放在防火、防潮、防盗的设备档案室内，采取密封、保密、备份等措施，确保档案的安全性。

2. 对档案进行定期抽查和审核，保证档案的真实性和完整性。

3. 档案的管理人员应具备相关专业知识和操作技能，能够熟练处理各类档案管理工作。

六、违规处理对于违反本管理制度的行为，设备管理部门有权采取相应的处理措施，包括警告、罚款、停职等处罚方式。

七、附则1. 本管理制度自公布之日起生效，如有任何变动，需经设备管理部门审核。

2. 对于本管理制度中未涉及的情况，可参照公司相关管理制度进行处理。

以上为仪器设备档案管理制度，希望全体同事认真执行，确保公司设备档案管理工作的顺利进行。

仪器设备档案管理制度规定仪器设备档案管理制度规定仪器设备档案管理制度篇1一、归档资料范围：仪器设备图样、说明书、线路图、安装使用记录、检修记录以及与仪器设备有关的其他科技文件资料。

二、各种资料应及时收集整理、建卡、分类保存，尤其进口仪器资料，绝对不得遗失。

三、大型精密仪器设备的资料应保持完整，单独立案。

四、各种资料一律不得外借，需查阅时应事先征得有关领导同意。

各科复制的使用资料应妥善保管，不得外借。

医疗仪器设备维修制度一、器械管理科负责医院医疗仪器设备的验收、安装、调试、维修、保养、仪器改进及报废仪器的鉴定工作。

二、各科送修仪器必须登记，并注明所属附件。

仪器修好后经使用科室试用合格，领取者签字，以示交接。

三、各维修室应设有专人值班，负责接待日常业务和应付紧急维修任务，对抢救设备优先处理，做到随叫随到。

四、仪器维修常用消耗零件一律由科长批准领取，贵重配件的领用须由分管院长批准，同时交回旧件。

五、贵重精密及抢救用仪器维修后，要详细填写修理记录，由责任工程师审阅后签字存档。

属于计量仪器应按医院《计量管理规定》执行。

六、维修技术人员应定期对所负责的仪器设备进行安全检查，及时发现问题，消除隐患，防止发生意外事故。

七、各科室仪器设备发生故障，使用人员应立即通知医疗设备管理科，除维修技术人员外，任何人不得私自修理。

贵重精密仪器的维修，需维修技术人员二人以上进行，不得个人处理。

凡违反规定造成经济损失者，按医院有关规定处理。

八、维修技术人员应对所修理的仪器设备做出鉴定，凡属使用科室违章操作或管理不当造成的损坏，要及时上报处理。

九、仪器设备发生严重故障，需到外地厂家或请专家来院修理，必须由科长提出意见，报院领导批准办理。

十、医疗仪器设备因老化或不能修复等原因需报废时，一律由科长提出理由，按照医院报废制度执行。

仪器设备档案管理制度篇2第一章总则第一条为进一步加强仪器设备档案的管理，更好地为学校教学、科研、管理等各项工作服务，根据教育部制定《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)、原国家教委制定的《高等学校仪器设备档案工作规范》和原国防科工委制定的《国防科技工业固定资产投资项目档案管理规定》的要求，结合学校实际情况，制定本办法。

建工总公司设备档案归档制度设备档案归档制度包括归档时间，归档范围及保管期限、归档要求。

一、归档时间：凡购置的设备仪器和引进项目设备在开箱验收和正式运转后三个月内将文件材料立卷归档。

正式运转后形成的档案材料，于每次大修后立卷归档。

二、归档范围及保管期限凡是各单位作为固定资产的机器、仪器、仪表等设备，从开始购入到报废为止的整个过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种载体形式的文件材料都属于归档范围。

具体归档范围可划分为三个阶段：1、购置阶段：（1）购置的请示与批复（2）可行性调查报告（3）定货的协议书、合同书、引进设备与外商谈判记录及外商提供的资料（4）设备定货验收材料（5）开箱的检验记录（6）商检单以及在供货当中违约索赔材料（7）随箱来的设备材料（8）产品出厂合格证（9）设备装箱单（10）工具单（11）使用说明书（12）易损零件图册（13）零件编号材料（14）附属装置材料（15）安全操作规程（16）维修保养规程（17）其他具有说明性的文件材料（18）设备安装、调试鉴定材料2、使用阶段：（1）设备的原始资料记录表（2）机械设备交接清单（3）机械设备试运转及验收记录（4）走合期记录（5）机械设备的运转记录、维修保养记录（6）事故记录、改装记录及其他变更记录3、设备报废阶段：（1）设备磨损报废阶段的审议材料、鉴定材料（2）申请报废的请示与批复，以及报废后的处理情况记录(报废后要进行物体清除和资产清理。

物体清除包括：解体验收，估价造册，报废零部件作为废钢处理等情况)（3）、资产的清理情况三、设备档案保管期限：设备档案保管期限总的原则不能低于机械设备的使用寿命。

具体可参照《固定资产的折旧表》。

（1）通用设备最低的折旧期限为8年（2）通用设备最高的折旧期限为35年（3）机械设备的折旧期限为15—20年（4）动力设备的折旧期限为15—25年（5）传导设备的折旧期限为20—30年（6）运输设备的折旧期限为10—15年（7）自动化控制仪表折旧期限为8—12年（8）工业炉窑折旧期限为13—15年（9）生产用具的折旧期限为12—18年（10）非生产设备的折旧期限为20—22年（11）专用设备的折旧期限一般为19年因此以上设备档案的保管期限为长期(1 5年以上)或短期(1 5年以下)四、归档要求：1、设备档案归档文件材料要求齐全、完整2、填写目录项目要符合规定要求3、编目编页准确4、标题拟写标准5、装订整齐，拆除金属物归档的文件材料不得用铅笔、彩笔、圆珠笔、蓝复写纸，如复写应采用单面黑复写纸五、公司接收设备档案的范围，一般是保存高、大、精、尖设备的档案，同型号设备里保存一套完整材料，同型号设备保存设备正式运转后形成的档案材料。

第一章总则第一条为加强试验室仪器设备档案管理，确保仪器设备档案的完整、准确、系统，提高仪器设备的使用效率和管理水平，特制定本制度。

第二条本制度适用于试验室所有仪器设备的采购、验收、使用、维护、维修等环节的档案管理工作。

第三条试验室仪器设备档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保仪器设备档案的全面、真实、准确；2. 准确性原则：确保仪器设备档案信息的准确无误；3. 系统性原则：确保仪器设备档案的分类科学、条理清晰；4. 安全性原则：确保仪器设备档案的安全保密。

第二章档案管理内容第四条试验室仪器设备档案管理内容包括：1. 仪器设备采购档案：包括采购申请、合同、发票、验收报告等；2. 仪器设备验收档案：包括验收报告、合格证、说明书、操作手册等；3. 仪器设备使用档案：包括使用记录、操作规程、维护保养记录等；4. 仪器设备维修档案：包括维修记录、维修报告、维修配件清单等；5. 仪器设备报废档案：包括报废申请、鉴定报告、审批文件等。

第三章档案管理流程第五条仪器设备采购档案管理：1. 采购申请：由试验室提出采购申请，经相关部门审批后，由采购部门负责采购；2. 合同签订：采购部门与供应商签订合同，明确双方的权利和义务；3. 验收报告：采购部门组织验收，填写验收报告，确认仪器设备符合要求；4. 档案归档：将采购档案整理归档，由档案管理员负责管理。

第六条仪器设备验收档案管理：1. 验收报告：验收人员填写验收报告，确认仪器设备质量合格；2. 合格证、说明书、操作手册等资料归档；3. 档案归档：将验收档案整理归档，由档案管理员负责管理。

第七条仪器设备使用档案管理：1. 使用记录：试验人员填写使用记录，记录仪器设备使用情况；2. 操作规程：试验人员按照操作规程使用仪器设备；3. 维护保养记录：试验人员定期进行仪器设备维护保养，填写维护保养记录；4. 档案归档：将使用档案整理归档，由档案管理员负责管理。

第八条仪器设备维修档案管理：1. 维修记录：维修人员填写维修记录，记录维修情况；2. 维修报告：维修人员提交维修报告，说明维修原因和过程；3. 维修配件清单：记录维修更换的配件清单；4. 档案归档：将维修档案整理归档，由档案管理员负责管理。

实验室及仪器设备档案管理细则第一章总则第一条为了搞好实验室和仪器设备档案治理工作，依照学校档案治理有关规定和要求，结合实验室及仪器设备档案材料的特点，特制定本治理细则。

第二条档案治理是办好学校的重要基础工作。

实验室及仪器设备档案是进行实验室建设、治理和使用爱护仪器设备重要资料和条件之一，学校职能部门和各实验室及仪器设备使用单位都应高度重视实验室及仪器设备的档案工作，积极、认真、完整地收集和积存有关档案资料。

第三条实验室及仪器设备档案治理工作，应坚持集中统一治理和便于开发利用的原则，同时实行岗位责任制。

第四条为了确保档案资料的系统、完整和准确，档案工作应与实验室规划、建设、实验教学、仪器设备打算编制、采购供应和使用治理工作紧密结合，各有关单位应将这项工作纳入年度工作打算和有关人员的职责范畴，在布置、检查、总结、验收各项业务工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。

做到每项重要工作都有完整、系统、准确的文件材料归档储存。

第二章实验室及仪器设备档案归档范畴第五条凡是能反映实验室工作和仪器设备治理工作。

并对日后工作具有查考、利用价值的各种文件、材料、图表、工作打算、总结、会议记录等文件材料及其它各种载体形式（包括照片、光盘、磁盘、录像等）的记录材料，均属归档范畴。

具体可分为两类：1、实验室建设与治理类：要紧包括实验室治理部门和基层实验室在实验室建设（包括条件建设和队伍建设）、实验教学、实验室综合治理工作过程中所形成的文件材料、文字材料和声像材料等。

2、仪器设备类：要紧包括仪器设备治理部门、使用部门在设备购置和治理工作中形成的文件材料与各种国产和国外引进的周密、贵重、稀缺仪器设备（价值在5万元以上）的全套随机技术文件及在采购、接收、使用、修理和改造工作中所产生的文件材料。

第六条实验室及仪器设备档案内容的依据为《长安大学各类档案归档范畴和保管期限表》校综合档案室印发。

实验室及仪器设备档案内容要紧包括在该文件以下各类目中：（一）JX12 学科与实验室建设（二）JX15 课堂教学与教学实践（三）SB11 综合上级有关仪器、设备（包括外资贷款项目）、物资1长期—短期方面的文件材料本校仪器、设备、物资及外资项目治理工作规定、长期2方法3本校设备工作打算、总结、统计报表永久4本校仪器、设备购置打算、报告及经费分配方案长期本校仪器、设备订货、供应、分配、调拨、报废等长期5方面的综合性登记表、移交清册（四）SB12 仪器设备项目序号类目名称保管期限1申购报告、打算、论证报告（论证会文件、记录）长期2上级或主管领导批复和准购批示长期3定购合同，会谈纪要、记录长期4进口设备过程中有关商务文件长期5开箱记录及装箱单长期6安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单长期7验收报告及其它验收材料长期8索赔来往函件及结果文件长期9设备说明书及全套随机文件与设备共存10使用、检修、故障、事故记录（设备履历书）与设备共存11重大事故的调查分析及处理材料与设备共存12技术改造、开发过程事形成的技术文件材料与设备共存（五）JJ12—1 工程治理文件序号类目名称保管期限1工程申请报告、上级批文永久2规划定点平面图永久3施工执照（新建建筑许可证）永久4招标、投标、中标文件及承包合同、协议书永久5工程概算、预算、决算永久6要紧材料清耗、器材治理短期7交付使用的固定资产清册永久8工程概况介绍永久以上类目中没有包括到的有关文件、文字材料，若符合《长安大学各类档案归档范畴和保管期限表》中的归档范畴，或经签定对学校和社会当前和长远具有查考、利用价值、参考价值和凭证作用的，也应归入档案储存。

设备档案归档工作规范、原则、内容与要求一、设备档案工作的基本原则：1、凡是作为公司固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机材料均属设备档案。

公司设备和固定资产管理部门均为设备档案归档文件整理单位。

2、设备档案的管理，必须坚持集中统一管理的原则，确保完整、准确、系统、安全，便于开发和利用。

3、设备档案是国家的重要技术储备，是公司仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节。

设备档案工作必须纳入公司设备管理工作之中，与设备计划管理，设备采购供应和设备使用等工作紧密结合，保证设备文件材料的完整、准确、系统，应作为公司设备管理部门的职责之一。

4、公司设备和固定资产管理部门要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的档案人员，协同综合档案馆(室)认真做好仪器设备档案的积累、立卷和移交工作。

二、设备档案归档原则、主要内容、重点和不归档范围1、归档原则：归档的设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，必须对企业有史料和研究价值，有参考或凭证作用；能够反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程，保证完整、准确、系统；必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，必须与实物一致并有成套性。

2、归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面，具体范围见《仪器设备类档案归档范围和保管期限表》。

3、归档的重点是仪器设备项目（特别是价值5万元以上的）各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。

4、本校自制、作为公司固定资产符合建档条件的仪器设备，除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外，其余均按仪器设备类档案要求处理。

5、作为公司固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备，均须归档。

6、不归档的文件材料：⑴、上级普发（非专指高校）、不办的文件；⑵、未定稿的管理性文件材料；⑶、未生效的合同、协议书；⑷、重份文件、校内单位发来的文件；⑸、无查考价值的一般性函件；⑹、仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。

医疗仪器、设备档案管理制度是指对医疗机构所拥有的医疗仪器、设备进行档案管理的一套规章制度。

该制度的目的是确保医疗仪器、设备的安全、有效、规范使用，并能够及时获得相关信息和记录。

以下是一份医疗仪器、设备档案管理制度的基本内容：1. 档案管理的基本要求：- 对医疗仪器、设备进行分类，建立相应的档案- 档案应包含仪器、设备的基本信息、购买记录、安装与验收记录、维修与保养记录等相关内容- 采用电子档案和纸质档案相结合的方式进行管理2. 档案的建立与归档：- 新购买的医疗仪器、设备应立即建立档案- 档案应以形成完整、准确的记录为原则- 档案应按照一定的分类和编号进行归档，方便查找与管理3. 档案的更新与维护：- 医疗仪器、设备信息有变动时，应及时更新档案- 定期对医疗仪器、设备进行档案调整、清查和整理- 档案的维护需保证档案的完整性、可读性和安全性4. 档案的查询与借阅：- 医疗机构内部人员可以申请查询档案内容，但需提供相应的申请材料- 档案的借阅需经过审批，并按照一定的出借期限进行管理5. 档案的保存与销毁：- 医疗仪器、设备档案的保存期限应根据法律法规和相关规定进行确定- 到期的档案应及时销毁，销毁过程需记录并进行备份6. 违规处理与责任追究：- 对于不按照医疗仪器、设备档案管理制度进行操作的人员，应依法进行追责处理- 对于档案管理不规范、造成严重后果的情况，应追究相关责任人的法律责任以上是医疗仪器、设备档案管理制度的一些基本内容，具体可以根据医疗机构的实际情况进行调整和补充。

医疗仪器、设备档案管理制度（二）第一章总则第一条目的和依据为规范医疗仪器设备档案的管理，确保医疗仪器设备档案的完整、准确和安全性，提高医疗仪器设备的管理水平和使用效能，制定本制度。

本制度依据相关法律法规和国家标准制定，适用于全院范围内所有医疗仪器设备的档案管理工作。

第二条术语定义1. 医疗仪器设备档案：指医疗机构通过采集、整理、归档对医疗仪器设备及其使用状况、操作记录、维护保养情况等相关信息进行永久性保存的文件或电子记录。

医疗仪器、设备档案管理制度模版1. 概述1.1 目的1.2 适用范围1.3 定义2. 管理机构及职责2.1 总体负责2.2 质量管理部门2.3 仪器设备管理部门2.4 档案管理部门3. 档案管理流程3.1 设备档案建立3.1.1 档案编号3.1.2 档案内容3.2 档案录入3.2.1 录入方式3.2.2 录入信息3.3 档案存储3.3.1 存储位置3.3.2 存储条件3.4 档案查询3.4.1 查询权限3.4.2 查询方式4. 档案管理要求4.1 完整性4.1.1 档案完整性的定义4.1.2 完整性的保证措施4.2 保密性4.2.1 档案保密性的定义4.2.2 保密性的措施4.3 可追溯性4.3.1 档案可追溯性的定义4.3.2 可追溯性的实施步骤4.4 定期检查4.4.1 档案定期检查的目的4.4.2 检查内容和方法5. 档案管理记录5.1 建立档案记录5.1.1 档案建立记录表5.1.2 档案编号记录表5.2 档案录入记录5.2.1 录入记录表5.2.2 录入信息审核记录5.3 档案存储记录5.3.1 存储位置记录表5.3.2 存储条件记录表5.4 档案查询记录5.4.1 查询记录表5.4.2 查询权限审批记录5.5 档案定期检查记录5.5.1 档案定期检查记录表5.5.2 检查结果记录表6. 相关控制文件6.1 档案管理制度6.2 仪器设备使用及维护规范6.3 档案管理操作规程7. 附录7.1 相关术语解释7.2 相关标准和法规引用这是一个医疗仪器设备档案管理制度的模板，用于规范医疗机构对仪器设备档案的管理流程及要求。

通过建立档案管理制度，确保设备档案的完整性、保密性和可追溯性。

此外，制度还包括了相关的记录表和控制文件，以及附录中的术语解释和引用的标准和法规。