邮件归档系统提升企业邮箱安全管控

邮件存档管理制度一、目的为了规范邮件存档管理制度，保证邮件的安全、稳定、可追溯，提高工作效率和市场竞争力，特制定本管理制度。

二、适用范围本制度适用于公司的全体员工，在日常工作中发送、接收、处理邮件的过程中。

三、管理要求1.邮件发送（1）以公司邮箱发送邮件，保证邮件内容真实、准确、规范。

（2）如有重要文件附件，需在邮件正文中进行说明，并在附件名称上注明文件内容。

（3）在发送邮件时，应注意邮件的主题、收件人、抄送、密送等信息填写正确，确保邮件内容不被误解。

（4）严禁发送违法、淫秽、暴力等内容的邮件，严格履行邮件相关法律法规。

2.邮件接收（1）及时查收邮件，认真阅读邮件内容，确保了解收到邮件的重要性。

（2）对于重要邮件需要及时回复或处理，对于不重要的邮件及时删除或归档。

（3）如遇到重要邮件，需注意邮件的保密性，谨慎处理。

3.邮件存档（1）对于公司重要邮件，根据邮件的重要程度和保密程度，归档处理。

（2）对于一般邮件或无需归档的邮件，及时删除或移动至垃圾箱。

（3）归档的邮件需按照时间、类别、重要性等进行分类存储。

（4）对于无需再归档存储的邮件，可以根据公司文件管理制度进行处理。

4.邮件管理（1）对于公司的重要邮件，应建立明确的责任人和审批流程，确保邮件的安全和可追溯性。

（2）邮件管理要进行定期检查和审核，确保邮件的存储安全和有效性。

（3）对于邮件存储空间的管理，需根据公司的规定进行使用，不得私自使用或泄露。

5.邮件安全（1）对于重要邮件的存档管理，要求进行定期备份，确保数据的安全性。

（2）对于邮件的安全性，需定期进行系统的加固和更新，及时处理安全漏洞。

（3）对于邮件的外发和内部转发，要求严格执行相关规定，确保邮件内容不被泄露。

6.监督检查（1）对邮件存档管理制度的执行情况进行定期抽查和监督，及时发现并处理违规行为。

（2）对于邮件管理制度的执行情况，应及时进行评估和改进，确保制度的有效性和合理性。

四、附则本管理制度自发布之日起生效，并由相关部门进行解释和执行，对于违反规定的行为，将按公司相关规定进行处理。

网易企业邮箱提供的解决方案一、背景介绍随着互联网的快速发展，企业对于电子邮件的需求越来越高。

作为一家率先的互联网企业，网易推出了一套完善的企业邮箱解决方案，旨在匡助企业提高邮件管理效率、保障信息安全和提升工作效率。

二、解决方案概述网易企业邮箱提供了一系列的功能和服务，以满足企业在邮件管理方面的需求。

以下是该解决方案的主要特点：1. 高效的邮件管理网易企业邮箱提供了全面而强大的邮件管理功能，包括邮件收发、归档、搜索和分类等。

用户可以轻松地管理和查找邮件，提高工作效率。

2. 安全可靠的邮件保障网易企业邮箱采用了先进的反垃圾邮件和反病毒技术，确保企业邮件的安全可靠。

同时，企业管理员还可以设置安全策略，如邮件过滤、白名单和黑名单等，进一步保护企业的信息安全。

3. 挪移办公支持网易企业邮箱支持多平台的挪移设备，如Android和iOS等。

用户可以随时随地使用手机或者平板电脑收发邮件，提高工作的灵便性和效率。

4. 个性化定制网易企业邮箱提供了多种个性化定制的选项，包括企业域名、企业标识、邮件模板等。

企业可以根据自身需求进行定制，提升企业形象和品牌价值。

5. 多账号管理网易企业邮箱支持企业管理员对多个账号进行集中管理。

管理员可以设置权限、分配账号、管理通讯录等，方便企业内部的协作和管理。

三、解决方案优势与其他企业邮箱解决方案相比，网易企业邮箱具有以下优势：1. 稳定可靠作为一家有着多年经验的互联网企业，网易提供的企业邮箱服务非常稳定可靠。

用户可以放心使用，不用耽心邮件丢失或者系统故障。

2. 安全保障网易企业邮箱采用了多重安全措施，保障企业邮件的安全性。

用户可以有效防范垃圾邮件和病毒攻击，保护企业的机密信息。

3. 易于使用网易企业邮箱的界面简洁直观，用户可以快速上手。

同时，网易提供了详细的使用指南和技术支持，匡助用户解决使用中的问题。

4. 良好的兼容性网易企业邮箱与各种邮件客户端和挪移设备兼容性良好，用户可以选择适合自己的工作方式，无需耽心兼容性问题。

保证企业邮件安全的措施随着科技的不断发展，企业邮件已成为企业日常工作中不可或缺的一部分。

然而，在提高工作效率的同时，邮件泄露、病毒感染等安全问题也日益凸显。

为了保障企业信息的安全，以下是几个保证企业邮件安全的措施。

1. 自动过滤垃圾邮件垃圾邮件常常藏有病毒、诈骗链接或恶意附件等安全威胁，企业应该使用自动过滤垃圾邮件的软件。

此外，企业还可以设置邮件过滤规则，防止病毒邮件和垃圾邮件进入用户邮箱。

2. 实行严格的密码策略为保障邮件系统的安全，企业应该实施严格的密码策略。

例如，要求用户强制改变密码、设置密码复杂度，限制短时间内多次输入错误密码等。

企业还可以使用双重身份验证、指纹识别等技术措施，进一步提升密码的安全性。

3. 安装杀毒软件和防火墙企业应该安装杀毒软件和防火墙等安全保护工具，防止病毒和黑客攻击等安全威胁。

此外，为避免企业邮件系统出现漏洞，企业应定期更新安全补丁和操作系统，保持系统的最新版本。

4. 定期开展安全培训企业应该定期开展针对邮件安全的培训，向员工普及安全知识和技能。

培训内容包括，如何辨认诈骗邮件、如何避免电脑病毒攻击、如何备份重要数据等。

企业还可以通过演练等形式，不断提升员工的安全意识和应对能力。

5. 隐私保护企业应该保护用户的个人隐私，不得擅自查看、转发或泄露其邮件内容。

为此，企业应明确隐私保护政策，采取技术和管理措施，保障用户隐私权。

总结以上是保证企业邮件安全的几种措施，企业应该综合考虑自身情况和需求，选择适合的安全保护方案。

邮件安全是一项长期而不断更新的工作，企业应该与时俱进，持续提高安全意识和应对能力，确保企业的信息安全。

企业邮件归档管理制度范本一、目的和意义为了加强企业邮件的管理，确保邮件的及时、准确、完整地传达给收件人，提高工作效率，防止邮件丢失、泄露等重要信息，特制定本制度。

本制度规定了企业邮件的发送、接收、归档、查询和销毁等方面的管理要求，旨在建立一套科学、规范、安全的邮件管理体系。

二、适用范围本制度适用于企业内部所有邮件通信，包括内部邮件和外部邮件。

三、邮件发送和接收1. 企业应采用正规的邮件服务提供商，确保邮件系统的稳定性和安全性。

2. 企业应设立专门的邮件管理团队，负责邮件服务器的维护、管理和监督。

3. 企业内部员工应使用企业提供的邮件账号进行邮件通信，禁止使用个人邮件账号处理企业事务。

4. 邮件发送和接收应遵循企业内部通讯录规定的收件人范围，禁止向无关人员发送邮件。

5. 邮件发送前应进行必要的检查，确保邮件内容合法、合规，不得含有违法、违规、不良信息。

四、邮件归档1. 企业应建立邮件归档系统，对所有发送和接收的邮件进行归档管理。

2. 邮件归档应包括邮件的标题、发件人、收件人、发送时间、邮件内容摘要等信息。

3. 邮件归档系统应具备全文搜索功能，便于查询和检索邮件。

4. 企业应设立专门的邮件归档管理团队，负责邮件归档系统的维护和管理。

5. 邮件归档应按照邮件的类型、主题、时间等要素进行分类，便于管理和查询。

6. 企业应对归档邮件进行定期备份，确保邮件数据的安全性和完整性。

五、邮件查询和销毁1. 企业内部员工应按照职责和权限查询邮件归档系统中的邮件。

2. 邮件查询应遵循企业内部规定，不得擅自查询与工作无关的邮件。

3. 企业应建立邮件销毁制度，对过时、无用的邮件进行销毁。

4. 邮件销毁应经过审批程序，由邮件归档管理团队负责实施。

5. 邮件销毁应确保邮件数据的不可恢复性，防止邮件泄露和滥用。

六、违规处理1. 对违反本制度的邮件发送和接收行为，企业应进行调查和处理，对相关责任人进行追究。

2. 对违反本制度的邮件归档、查询和销毁行为，企业应进行调查和处理，对相关责任人进行追究。

据相关权威部门调查研究表明：企业邮件60%保存于办公PC、笔记本电脑中，20%保存于没有数据保护措施的邮件服务器中，10%的企业邮件保存在具有简单备份机制的邮件服务器中，仅有10%保存在磁带、光盘及其他存储介质中。

企业邮件存在巨大数据风险！从整体看来，单位邮件数据的各种分布状况，均处于流动状态，之前的技术手段均无法对其进行合理的保护。

那么，正因为这种现状的存在，势必给邮件用户带来诸多负面影响和问题。

法规遵循2002年美国Sarbanes-Oxley法案《萨班斯法案》正式颁布，其规定，上市公司必须具有电子邮件归档手段，必须至少保留7年的数据，其中包括邮件数据。

早前，摩根士丹利就因电子邮件证据提供不及时、不充分被罚款8.5亿美元的赔偿金。

自此以后，电子邮件归档这一概念渐渐进入国人视野。

2009年，由财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合制定的被誉为"中国版萨班斯法案"的《企业内部控制基本规范》在银行、证券、保险等行业率先正式执行。

随后，《公务电子邮件归档与管理规则》、新《保密法》及政务信息安全等级保护管理等法规和指引文件陆续在各个行业陆续登台。

企事业单位邮件管理的法规遵从，势在必行。

电子举证随着电子邮件在各行各业中的广泛普及与应用，电子邮件已被明文规定可以作为法律证据，具有与录音、录像同等的法律效力。

根据调查显示，至今仍有90%的单位现有电子邮件系统对于邮件数据方面均没有相关措施进行保留及管控。

近期，苹果与唯冠之争闹得沸沸扬扬，引起世人普遍关注与热议。

据悉，双方争论的焦点即iPad在中国大陆的商标使用权归属问题。

目前，案件结果暂未宣判。

前不久，苹果将此案涉及的数十封与唯冠来往的历史商业邮件作为"呈堂证供"对外发布，并声称美国及香港法院已经认可相关举证并支持其商标拥有权主张。

据了解，"唯冠与苹果事件"只是"冰山一角"，企业邮件安全存在巨大风险和隐患。

企业邮箱作为企业日常办公的通信工具，公司的合同、方案、报表等文件大多都会通过邮件收发形式往来，因此企业邮箱的安全对于文件的安全保障至关重要，如果涉及企业机密的文件泄露，对于企业的影响是难以估量的。

为了给企业提供安全放心的企业邮箱环境，国内知名的企业邮箱服务商中资源老板邮局(全面布局了多重防护体系，在保护企业邮箱信息安全方面多管齐下，从创建账户到信息收发整个过程的安全都进行了全面设计。

在创建账户时，为了防止用户信息泄露，中资源老板邮局没有强制要求管理员填写个人信息，并且从“密码安全”和“登录安全”两方面着手，全面提升邮箱的安全性。

其中在密码安全方面的设置，中资源老板邮局要求用户设定的密码须为复杂性密码，并且提供管理员指定密码的有效时间，当密码过期后强制要求用户修改密码才可继续使用。

此外，管理员还可进行多角色权限设置，对用户进行授权和认证，以防止未经授权的用户登录和使用。

而在登录安全方面，中资源老板邮局更是构建了严密的多重防御体系，采取了登录短信提醒、异常登录提醒、登录二次验证、登录限制等策略。

邮箱用户绑定手机号码之后，每次登录都能收到短信提醒，以此监控是否本人操作;而登录二次验证，即用户在登录邮箱进行除密码之外的第二重验证，通过短信验证方可登录使用，这相当于给企业邮箱上了一把保险锁。

此外，老板邮局系统会记录用户每次登录的IP，如果发现异地登录的情况，会出现异常登录提示，帮助用户及时发现安全隐患。

如果企业对安全级别要求较高，邮箱管理员还可以限制用户登录老板邮局的IP地址、登录时间、登陆方式等，更全方位地把控登录行为的安全性。

一般来说，邮件信息的失窃除了遭遇密码被盗之外，常见原因就是邮件在传输过程中遭遇拦截或者窃听，因此，在保证信息在收发流动过程中的安全，中资源老板邮局除了利用内嵌clamAV杀毒引擎以及自主研发的反垃圾邮件引擎查杀病毒和木马外，还采用了SSL加密技术，对邮箱用户登录和邮件收发进行加密，确保账户密码的安全以及邮件在网络传输中不会被拦截和窃听。

提高企业邮件安全系数的好方法前段时间看到一条新闻：一位员工对老板不满，利用管理邮箱的职务之便窃取了几千封老板的邮件，这可真是监守自盗啊。

相信不少企业老板如果看到这条新闻，心中必会一凛：企业邮件的安全性竟然如此之低吗？其实提高企业邮件安全系数的方法有很多，比如增加监控等等，但我要说的是一种一举多得的好方法，既能增加邮件的安全系数，又能便于邮件管理。

这个方法就是使用企业邮件归档系统，简称EEA。

EEA安装于邮件服务器后端，将来往邮件一封不落地归档到归档服务器中。

您可能要问了，仅仅把邮件归档，就能增强安全系数吗？没错，因为归档后的邮件在安全性上增加了多重保障。

首先，每封归档邮件都会被加密，通过操作权限控制、设备钥匙、密码控制、系统日志监督、数据更新严格凭证等进行访问。

操作权限控制就是不同人员给予不同权限，普通员工只能看自己的邮件，管理员可以操作管理某些人的邮件但不能看内容，领导层可以看某些人乃至全部人员的邮件，这些在安装设置的时候都能实现。

设备钥匙是指通过技术手段使归档邮件只能在本公司的电脑上正常操作阅读，离开公司看到的只是一堆乱码。

密码控制就是指凭密码访问。

系统日志监督是指管理员或审计员的任何操作都会被记录在日志上，而且日志不可更改。

这样前文中员工随意窃取老板邮件的现象就不会发生，因为每步操作都会留下清晰的痕迹。

每一封归档邮件都是严格禁止篡改的，这样就为法律诉讼提供了真实有效的证据。

进入归档系统的邮件能够保证安全，那邮件服务器中的邮件呢？这个就要由EEA的削减功能大显身手了。

EEA将邮件服务器中的邮件定期进行削减，只保留一个邮件名称。

在用户看来，一切操作习惯都没有改变，但实际上用户读取的都是已经存在于归档系统中的邮件。

削减的好处有很多，一方面可以防止有人对邮件服务器中的邮件进行违规操作，另一方面又可以将邮件从昂贵的一级存储设备迁移到经济的次级存储设备中，优化了服务器存储，降低了运维成本。

可见EEA 的削减功能使邮件的安全性进一步增强，又对邮件服务器进行了维护。

企业内部邮件系统升级通知尊敬的各位员工：为了提升企业内部沟通效率及信息交流的安全性和稳定性，我们决定对企业内部邮件系统进行升级。

这次升级将带来新的功能和改进的用户体验，并且能够更好地满足我们不断增长的业务需求。

本通知将向大家详细介绍升级计划、时间安排以及操作指引，敬请查阅。

1. 升级概览1.1 目标本次升级的目标是提升企业内部邮件系统在以下几个方面的能力：安全性：加强邮件传输过程中的加密措施，确保邮件内容和附件的机密性和完整性。

稳定性：优化系统架构，提升邮箱服务器的处理能力和稳定性，减少系统崩溃和邮件丢失的风险。

便利性：引入新的功能和界面改进，提升用户体验，降低使用门槛，缩短培训成本。

1.2 影响范围本次升级将影响到所有员工使用企业内部邮箱。

为了确保顺利完成升级过程，请大家务必按照指引进行操作，并注意以下事项：邮箱账号和密码不会发生变化，请根据公司规定妥善保管好自己的账号信息。

邮件系统临时关闭期间可能会导致无法收发邮件，请提前做好调整和准备。

邮箱数据将在升级过程中进行迁移，请确保自己的重要邮件已经备份到本地或其他存储方式。

2. 升级计划2.1 时间安排为了尽量减少对员工日常工作的影响，我们将在周末进行升级操作。

具体时间安排如下：日期：XXXX年XX月XX日（星期X）时间段：上午8:00至下午6:00请各位员工提前做好时间安排，以免因为升级而造成不必要的工作延误。

2.2 升级流程为了确保升级过程顺利，在此提供操作指引如下：步骤一：备份重要邮件在升级之前，请各位员工根据需要备份自己重要的邮件内容到本地或者其他存储设备上。

步骤二：登录系统在升级完成后，请使用原有邮箱账号和密码登录新版本邮件系统。

步骤三：验证账号根据新版本系统的提示，验证自己的邮箱账号是否正确。

如果验证成功，则表示账号正常；如果验证失败，请及时联系IT 部门获取技术支持。

步骤四：检查邮件登录成功后，请仔细检查自己的邮箱是否正常显示所有文件夹和已有邮件，并确认收发邮件功能是否正常。

网易企业邮箱提供的解决方案一、背景介绍随着企业信息化的发展，电子邮件作为一种重要的商务沟通工具，对于企业内部和外部的沟通交流起着至关重要的作用。

然而，传统的个人邮箱已经无法满足企业对于安全、稳定和专业性的需求。

为此，网易企业邮箱应运而生，提供了一套完善的解决方案，旨在帮助企业提高邮件管理效率、保障邮件安全、提升企业形象。

二、解决方案的特点和优势1. 安全可靠：网易企业邮箱采用多重安全防护机制，包括SSL加密传输、反垃圾邮件、反病毒等功能，有效保护企业的邮件安全。

2. 稳定高效：网易企业邮箱基于稳定可靠的邮件服务器架构，具备高可用性和高稳定性，确保企业的邮件系统始终保持畅通。

3. 容量大：网易企业邮箱提供大容量的存储空间，满足企业对于邮件存档和备份的需求。

4. 管理简单：网易企业邮箱提供了易于操作的管理后台，企业管理员可以方便地管理企业邮箱账号、权限设置、邮件规则等。

5. 多终端支持：网易企业邮箱支持多种终端设备，包括PC、手机、平板等，用户可以随时随地访问和管理自己的企业邮箱。

三、解决方案的具体功能和应用场景1. 邮件管理功能：- 邮件收发：支持发送和接收邮件，包括文本邮件、附件、HTML邮件等。

- 邮件归档：提供邮件归档功能，方便用户对重要邮件进行备份和存档。

- 邮件过滤：支持设置邮件过滤规则，过滤垃圾邮件和其他无关邮件。

- 邮件搜索：提供强大的邮件搜索功能，用户可以快速找到需要的邮件。

2. 组织管理功能：- 账号管理：企业管理员可以方便地管理企业邮箱账号，包括新增、删除、修改账号等。

- 权限设置：支持对企业邮箱账号的权限进行灵活设置，保证信息安全。

- 组织架构：提供组织架构管理功能，方便企业管理员管理员工的邮箱账号。

3. 安全保障功能：- SSL加密传输：通过SSL加密传输技术，保护邮件在传输过程中的安全性。

- 反垃圾邮件：网易企业邮箱内置强大的反垃圾邮件技术，有效过滤垃圾邮件。

- 反病毒：网易企业邮箱内置反病毒引擎，对邮件进行实时扫描，确保邮件的安全性。

办公邮箱整治工作方案一、背景与目的随着互联网的发展，电子邮件成为了办公场景中必不可少的沟通工具之一。

然而，由于个人使用习惯的差异以及电子邮件系统存在的漏洞，办公邮箱的规范使用变得尤为重要。

本整治工作方案旨在提出一套完备的措施，以整治办公邮箱乱象，并最大程度地提升邮件的效率和安全性。

二、整治内容及措施1. 邮箱注册与权限管理为确保邮箱使用的有效性及安全性，所有办公人员将通过邮箱注册来获取邮件账号。

具体措施如下：（1）通过公司内部专用邮箱注册入口，限制申请邮箱的条件；（2）对新注册的邮箱账号进行审核，确认申请者身份及工作需求；（3）分配不同的权限给不同岗位的员工，限制只有授权人员才能查看和修改部分邮箱设置，如自动转发、自动回复等功能。

2. 邮件规范和管理为确保邮件内容的准确性、高效性与安全性，需要制定并严格执行邮件规范和管理制度。

具体措施如下：（1）明确邮件主题，避免使用模糊或无关的标题；（2）提倡简洁明了的邮件内容，避免长篇大论或冗长的附件；（3）禁止在发送和回复邮件时涉及敏感信息的传递，特别是客户隐私信息；（4）设立定期清理机制，删除无用邮件，保持邮箱容量合理；（5）加强对邮件的备份工作，确保遗失邮件的恢复可行性；（6）对重要邮件进行分类管理，方便员工查找和归档。

3. 垃圾邮件过滤为减少垃圾邮件的干扰，提升工作效率，需要设置垃圾邮件过滤规则。

具体措施如下：（1）根据垃圾邮件的特征和规律，设定过滤算法，并及时更新；（2）对未标记为垃圾邮件的误判情况进行记录和反馈，以不断完善过滤规则；（3）鼓励员工主动报告垃圾邮件，提供违规邮件的案例分析。

4. 邮箱安全保护保护办公邮箱的安全性是保障企业信息不被泄露和攻击的重要环节。

具体措施如下：（1）定期更换并强化登录密码，建议使用包含字母、数字和特殊字符的复杂密码；（2）设置安全策略，限制登录尝试次数，并设定账号锁定时间以防止暴力破解；（3）及时升级和更新邮箱系统，修复已知漏洞，并加强系统日志记录以追踪安全事件；（4）提供对不同形式的钓鱼邮件进行识别和防范的培训，提高员工的安全意识。