私募基金管理公司公司股东会、董事会、监事会工作细则
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基金经营机构及其工作人员廉洁从业实施细则第一章总则第一条为促进基金行业健康发展,保护投资者合法权益,切实加强对基金经营机构及其工作人员廉洁从业的自律管理,根据《证券投资基金法》《证券投资基金管理公司管理办法》《私募投资基金监督管理暂行办法》《证券期货经营机构及其工作人员廉洁从业规定》等法律法规及部门规章,制定本细则。
第二条本细则所称基金经营机构是指基金管理公司及其从事基金相关业务的境内子公司、其他公募基金管理人和私募基金管理人,工作人员是指以公司名义开展业务的人员,包括与公司建立劳动关系的正式员工、及建立劳务关系或劳务派遣至公司的其他人员等。
第三条中国证券投资基金业协会(以下简称协会)对基金经营机构及其工作人员廉洁从业情况进行自律管理。
第二章内控要求第四条基金经营机构承担廉洁文化建设、廉洁从业风险防控主体责任,应当在公司重要制度中以专门章节明确廉洁从业要求,建立健全涵盖所从事的业务及各个环节的廉洁从业内部控制制度,制定具体、有效的事前防范体系、事中管控措施和事后追责机制,明确董事、监事、高级管理人员和各级负责人的廉洁文化建设和廉洁从业管理责任,并对廉洁从业风险防控工作的相关底稿留档保存。
第五条基金经营机构董事会决定本机构的廉洁从业管理目标,对廉洁从业管理的有效性承担责任,履行下列廉洁从业管理职责:(一)听取本机构廉洁从业管理情况及廉洁从业相关的重大违规行为或风险事项的报告,督导管理层及时妥善处置或持续改进;(二)董事会在对高级管理人员进行考核、任命时,应将廉洁从业管理履职情况及其职责范围内出现廉洁从业相关的重大违规行为或风险事项纳入考核评估范围;(三)本机构出现廉洁从业相关的重大违规行为或风险事项时,对总经理以及相关高级管理人员应当承担的责任进行评估,并根据评估情况作出相应的问责处理;(四)其他廉洁从业管理责任。
监事会或监事对董事、高级管理人员履行廉洁从业管理职责的情况进行监督。
第六条基金经营机构的高级管理人员负责落实廉洁从业管理目标,对廉洁运营承担责任,主要负责人是落实廉洁从业管理职责的第一责任人,履行下列廉洁从业管理职责:(一)在日常经营管理过程中贯彻落实廉洁从业总体要求,主动倡导廉洁从业理念,积极培育廉洁从业公司文化;(二)为建立、实施、维护和持续改进廉洁从业管理内部控制体系提供必要的资源保障,确保廉洁从业管理人员履职的独立性;(三)推动、提升本机构廉洁从业管理的有效性,关注本机构廉洁从业内部控制制度是否健全完备、落实执行是否充分到位,发现问题时要求部门和人员及时整改;(四)督促本机构各部门和人员就廉洁从业情况开展自查或积极配合检查,发现违反廉洁从业行为及时报告、整改,落实追究责任;(五)其他廉洁从业管理责任。
公司投资业务管理细则第一章总则第一条为加强对公司投资业务的规范化管理,建立有效的投资风险约束机制,实现基金投资综合效益最大化,根据《证券投资基金法》、《私募投资基金监督管理暂行办法》、《私募投资基金管理人登记和基金备案办法(试行)》、《私募投资基金管理人内部控制指引》等相关法律法规和自律规则,结合公司业务特点,制定本细则。
第二条公司开展的各类投资业务均适用本细则。
第三条投资管理制度体系是指公司为了防范和化解风险,保护资产的安全与完整,保证经营活动合法合规和有效开展,在充分考虑外部环境的基础上,通过制定和实施一系列组织机制、管理办法、操作程序与控制措施而形成的系统。
投资管理制度体系包括本制度、公司章程、股东决议中有关投资管理的内容及公司关于投资管理的规章制度。
第四条公司投资管理业务采用集中领导、科学决策、分级管理、及时反馈的投资管理模式。
第五条公司合理分配各期募集资金,以确保公司能获得持续而稳定的投资收益。
第二章投资决策管理第六条依据“自上而下”和“团队合作”原则,公司投资决策工作由投资决策委员会、投资总监和研究经理组成;并按照各自的分工和授权,作出相应的投资决策。
投资决策应当严格遵守法律法规的有关规定,符合产品合同所规定的投资目标、投资范围、投资策略、投资组合和投资限制等要求。
第七条投资决策委员会由【】组成。
投资决策委会会负责制定公司投资相关制度、审议公司基金产品发行、监督投资总监相关投资决策。
第八条研究经理负责基金的日常管理。
在预期的风险和收益约束条件下,依据相关法律法规、自律规则和公司内部管理制度,负责基金日常投资管理。
并负责与外包、托管、投资顾问等机构进行日常工作协调,负责产品信息披露工作。
第三章投资授权管理第九条公司建立、健全投资授权制度,禁止越权投资。
第十条投资决策委员会行使下列职权:(一)确定研究经理的投资授权范围(二)制定投资管理制度;(三)重大投资项目决策;(四)检查投资决策委员会决议执行情况;(五)其他临时紧急事项。
2023年私募投资基金监督管理条例最新规定第一章总则第一条为了规范私募投资基金(以下简称私募基金)业务活动,保护投资者以及相关当事人的合法权益,促进私募基金行业规范健康发展,根据《中华人民共和国证券投资基金法》(以下简称《证券投资基金法》)、《中华人民共和国信托法》、《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国合伙企业法》等法律,制定本条例。
第二条在中华人民共和国境内,以非公开方式募集资金,设立投资基金或者以进行投资活动为目的依法设立公司、合伙企业,由私募基金管理人或者普通合伙人管理,为投资者的利益进行投资活动,适用本条例。
第三条国家鼓励私募基金行业规范健康发展,发挥服务实体经济、促进科技创新等功能作用。
从事私募基金业务活动,应当遵循自愿、公平、诚信原则,保护投资者合法权益,不得违反法律、行政法规和国家政策,不得违背公序良俗,不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。
私募基金管理人管理、运用私募基金财产,私募基金托管人托管私募基金财产,私募基金服务机构从事私募基金服务业务,应当遵守法律、行政法规规定,恪尽职守,履行诚实守信、谨慎勤勉的义务。
私募基金从业人员应当遵守法律、行政法规规定,恪守职业道德和行为规范,按照规定接受合规和专业能力培训。
第四条私募基金财产独立于私募基金管理人、私募基金托管人的固有财产。
私募基金财产的债务由私募基金财产本身承担,但法律另有规定的除外。
投资者按照基金合同、公司章程、合伙协议(以下统称基金合同)约定分配收益和承担风险。
第五条私募基金业务活动的监督管理,应当贯彻党和国家路线方针政策、决策部署。
国务院证券监督管理机构依照法律和本条例规定对私募基金业务活动实施监督管理,其派出机构依照授权履行职责。
国家对运用一定比例政府资金发起设立或者参股的私募基金的监督管理另有规定的,从其规定。
第六条国务院证券监督管理机构根据私募基金管理人业务类型、管理资产规模、持续合规情况、风险控制情况和服务投资者能力等,对私募基金管理人实施差异化监督管理,并对创业投资等股权投资、证券投资等不同类型的私募基金实施分类监督管理。
一、总则第一条为规范私募基金公司的日常管理,确保公司各项业务合规、高效运行,保障投资者权益,根据国家相关法律法规和公司章程,特制定本制度。
第二条本制度适用于私募基金公司全体员工及相关部门,是公司日常管理的规范性文件。
二、组织架构第三条私募基金公司设立董事会、监事会、总经理、各部门及子公司等组织架构。
第四条董事会负责公司重大决策,监事会负责对公司经营管理进行监督。
第五条总经理负责公司日常经营管理,组织实施董事会决议。
第六条各部门及子公司按照职责分工,负责具体业务执行。
三、业务管理第七条业务部门应严格按照国家法律法规和公司制度,开展私募基金业务。
第八条业务部门应建立健全业务流程,确保业务操作合规、规范。
第九条业务部门应加强风险控制,对投资标的进行充分尽职调查,确保投资安全。
第十条业务部门应定期向董事会、监事会报告业务进展情况。
四、财务管理第十一条财务部门应建立健全财务管理制度,确保公司财务状况真实、准确、完整。
第十二条财务部门应按照国家相关法律法规和公司制度,进行会计核算、财务管理、税务申报等工作。
第十三条财务部门应定期向董事会、监事会报告财务状况。
五、人力资源第十四条人力资源部门应建立健全人力资源管理制度,确保公司人才队伍稳定、高效。
第十五条人力资源部门应按照国家相关法律法规和公司制度,进行员工招聘、培训、考核、薪酬福利等工作。
第十六条人力资源部门应定期向董事会、监事会报告人力资源状况。
六、信息安全第十七条信息安全部门应建立健全信息安全管理制度,确保公司信息安全。
第十八条信息安全部门应加强对公司信息系统、数据、网络等的安全防护。
第十九条信息安全部门应定期进行信息安全风险评估,及时发现问题并整改。
七、监督检查第二十条监事会应定期对公司各项制度执行情况进行监督检查。
第二十一条监事会应定期向董事会、股东大会报告监督检查情况。
八、附则第二十二条本制度由公司董事会负责解释。
第二十三条本制度自发布之日起施行。
深圳市xxx投资有限公司投资决策委员会议事规则第一章总则第一条:为建立深圳市xxx投资有限公司(简称“公司”)及受托资金和资产投资决策程序的高效、合理和科学性,完善所管理资产投资决策程序,提高资产投资决策的效益和决策的质量,公司设立投资决策委员会,并根据《公司法》、《合伙企业法》有关规定制订本议事规则。
第二条:投资决策委员会是公司股东按照《合伙协议》有关规定共同产生投资决策委员会委员,设立的专门工作机构。
主要负责企业管理的资产的对外投资项目和重大投资决策作出投资决策,并向公司负责。
第三条:投资决策委员会所作投资决议必须遵守受托基金设立时的有关协议规定细则及其他有关法律、法规和规范性文件的规定。
第二章人员组成第四条:公司投资决策委员会由3至5名成员组成,其中公司委派代表3人,基金投资人委派1人,外部专家委员1人。
外部专家委员包括投行专家、财务专家、法律专家、行业专家等。
第五条:投资决策委员会委员应符合以下基本条件:(一)熟悉国家有关法律、法规、熟悉公司经营管理和股权投资运营;(二)遵守诚信原则,公正廉洁、忠于职守,能够为维护所管理资产的权益积极开展工作;(三)有较强的金融行业专业技术能力和判断能力及其他行业的综合研究能力,能处理复杂的涉及重大投资、风险管理等方面的问题,具备独立工作的能力;(四)具有履行职责所必需的时间和精力。
第六条:投资决策委员会设主任委员一名,负责召集和主持决策委员会会议。
当决策委员会主任委员不能或无法履行职责时,由其指定一名其他委员代行其职责。
投资决策委员会主任委员不参与拟投项目的投资表决,但对拟投资项目具有一票否决权。
投资决策委员会主任委员由普通股东推荐,经股东会议1/2以上表决通过,每届任期1年。
第七条:投资决策委员会因委员辞职、免职或其他原因而导致人数低于规定人数的三分之二时,应补选新的委员。
在投资决策委员会委员人数达到规定人数的三分之二以前,投资决策委员会暂停行使本议事规则规定的职权。
私募基金管理公司公司股东会、董事会、监事会工作细则一、公司股东会工作细则1、公司股东会是公司的最高权力机构,其职责是监督董事会、监事会的工作,并审议公司的重大事项。
2、公司股东会的召开应当符合公司章程和有关法律、法规的规定,会议应当公告,符合法定的召开程序和规定,所有股东均有权出席、表决。
3、公司股东会的决议应当符合公司章程和有关法律、法规,采取多数表决原则。
4、公司股东会的议事记录应当详细,由公司秘书拟定并公示。
5、股东会的议案由董事会或者董事会的任意三名董事提出。
股东会议案,必须在前一年度的年度报告中披露并向环保部门报送。
二、公司董事会工作细则1、公司董事会是公司的决策机构,其职责是制定公司的发展战略和经营计划,监督公司的日常经营管理和决策执行情况。
2、公司董事会的成员由公司股东会根据公司章程的规定选举产生,董事人数不少于三人。
3、公司董事会应当定期召开会议,会议由董事长主持,必须有三分之二以上的董事出席,才能取得有效的决议。
4、公司董事会的决议应当符合公司章程和有关法律、法规,采取多数表决原则。
5、公司董事会审议中涉及重大合同、兼并收购、投资决策等事项时,应当听取专家的意见。
6、公司董事会应当制定公司的内部管理制度,并监督公司的管理人员履行职责。
7、公司董事会应当建立完整的信息披露和风险防范制度,并保证公司信息公开透明,确保投资者的知情权。
8、公司董事会应当重视公司的社会责任和环保问题,并制定相应的管理办法和措施。
三、公司监事会工作细则1、公司监事会是公司的监督机构,其职责是监督公司的经营管理和财务状况,保护公司股东的利益。
2、公司监事会的成员由公司股东会根据公司章程的规定选举产生,监事人数不少于三人,其中一人为职工代表监事。
3、公司监事会应当定期召开会议,会议由监事长主持,必须有三分之二以上的监事出席,才能取得有效的决议。
4、公司监事会应当实施全面监督,监督公司会计师事务所、中介机构和内部审计部门工作的独立性和有效性。
【】投资管理有限公司投资决策委员会工作细则第一章总则第一条为加强【】投资管理有限公司(以下简称“公司”)投资专业化,实现投资管理的标准化、规范化、科学化,规范公司投资决策委员会的审议程序,进一步明确投资决策委员会的工作职责,结合公司的实际情况,特制定本工作细则。
第二条投资决策委员会是公司对外投资业务的决策机构。
第三条投资决策委员会应坚持独立、客观、公正的原则,依据国家投资政策、环境,结合公司实际情况,制定合理投资政策。
第二章组织机构第四条投资决策委员会由【】人组成,设主任委员1名。
第五条投资决策委员会设秘书处,秘书处主要负责拟订公司投资流程等业务制度、组织投资决策委员会会议、管理对外投资协议等文档;秘书处的具体工作细则另行颁布。
第六条经主任委员同意,可根据业务需要,安排非投资决策委员会的相关人员(包括外部专业人士)列席投资决策委员会会议。
第三章职责与权限第七条投资决策委员会的职责(一)负责公司所有对外直接股权投资业务的投资决策;(二)负责制定公司的投资策略,审定秘书处拟订的各项操作规范和业务流程。
(三)督促投资组、投资管理组、风险控制组等小组落实投资决策委员会审批通过的各类投资业务。
(四)其他需要投资决策委员会审议的重要事项。
第八条投资决策委员会委员为履行职责,享有以下权利:(一)向相关业务人员了解投资市场行情及投资业务情况。
(二)对提交的拟投资业务发表意见。
(三)对投资决策委员会审议的事项有表决权。
(四)对经投资决策委员会审批通过的投资业务落实情况享有质询权。
(五)对改进投资决策委员会的工作提出建议。
第九条投资决策委员会的委员在行使权利时需履行以下义务:(一)按时出席投资决策委员会会议,无特殊情况不得缺席。
(二)秉公办事,严格按照审议程序和投资政策进行审议,并及时签署意见。
(三)投资决策委员会对所做出的结论负责,各投资决策委员会委员、列席人员对其发表的意见负责。
(四)遵守保密制度,投资决策委员会委员和列席人员对审议过程涉及的商业秘密、委员意见保密,不得泄露。
私募股权基金投资管理办法第一章总则第一条为建立 _________________ 投资管理有限公司(以下简称公司)项目直接管理体系,指导、规范投资决策、执行等环节的控制程序,加强公司项目直接投资的内部控制,规范投资行为,防范投资风险,特制订本办法。
第二条本办法中所称投资的范围包括公司直接投资、公司受托代表各类型专项资金投资等以公司作为出资人对非投资类企业的投资行为。
第三条本办法中所称投资是指以货币资金方式对其他企业进行的投资,包括权益性投资、债券投资、公司直接债权性投资和混合性投资等。
涉及通过设立基金形式进行主要进行债权投资产品、及以二级市场买卖为主营业务的主动管理型股票投资产品,按另行专门制定的管理办法实施。
第四条本办法所称投资管理包括项目的申请、预审、立项、尽职调查、论证、讨论、决定、投资实施等。
第五条投资项目要进行充分的前期调查研究和可行性论证,全面了解与所投资企业及项目相关的产业政策、行业现状、市场情况、技术水平、生产要求、发展前景,对可能发生的风险进行评估和分析,确保公司投资的安全性、流动性和收益性。
第六条公司参与投资业务的各部门和人员均须遵守本办法。
第七条本办法中提到的投资业务部门”指投资部。
第二章管理机构第八条公司投资决策委员会是重大项目投资的决策机构。
第九条公司投资决策委员会成员包括:董事长、监事、总经理、副总经理、总经理助理、部门负责人。
委员会设主任和副主任各1 名,主任由董事长担任,副主任由总经理担任。
投资委员会成员连续3 次未能参加投资委员会会议,也未在会前提交书面意见书,则为不能履行职责、视为弃权,自动从投决会中除名。
第十条公司的投资决策委员会担当以下职能:审查投资经理的尽职调查报告;审查风险控制部的风险分析与风险控制报告;审定投资合作方案;投票决定是否批准投资项目;决定项目退出方式。
第十一条投资经理的主要职能包括项目的尽职调查、投资方案设计以及档案管理等。
第十二条风险控制部的主要职能包括投资审查、项目审核、风险控制等。
第一章总则第一条为规范私募基金公司的投资行为,保障投资者权益,防范投资风险,促进公司稳健发展,根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国证券投资基金法》等相关法律法规,特制定本制度。
第二条本制度适用于私募基金公司及其下属投资部门、投资团队及从事投资业务的相关人员。
第三条私募基金公司投资管理应遵循以下原则:1. 合法合规原则:严格遵守国家法律法规,确保投资活动合法合规。
2. 风险控制原则:坚持风险为本,建立健全风险管理体系,确保投资风险可控。
3. 科学决策原则:以市场为导向,充分研究、分析、论证,确保投资决策科学合理。
4. 专业管理原则:注重专业团队建设,提高投资管理能力。
第二章投资决策机构第四条私募基金公司设立投资决策委员会,负责公司投资决策工作。
第五条投资决策委员会成员由公司高级管理人员、投资专家、风险管理专家等组成。
第六条投资决策委员会行使以下职责:1. 审议公司投资策略、投资方向和投资规模;2. 审议重大投资项目,包括投资项目的立项、审批、跟踪、评估和退出;3. 审议投资风险管理制度,包括风险控制指标、风险预警机制、风险处置措施等;4. 审议投资绩效评估和考核制度;5. 决策其他与投资管理相关的重要事项。
第三章投资范围和投资限制第七条私募基金公司投资范围包括:1. 股权投资:对具有发展潜力的企业进行股权投资,包括未上市企业、上市公司等;2. 债权投资:对优质企业进行债权投资,包括企业债、可转换债券等;3. 其他投资:根据市场情况和公司战略,开展其他合规投资业务。
第八条私募基金公司投资限制包括:1. 不得投资于与公司业务无关的领域;2. 不得投资于高风险、高杠杆、高波动性的投资产品;3. 不得投资于法律法规禁止的投资领域;4. 不得投资于公司关联方。
第四章投资业务流程第九条投资业务流程包括:1. 项目筛选:根据投资策略和投资范围,筛选潜在投资项目;2. 项目评估:对筛选出的项目进行深入研究,评估项目的投资价值、风险和回报;3. 投资决策:投资决策委员会根据评估结果,决定是否投资;4. 投资实施:签订投资协议,完成投资手续;5. 投资跟踪:跟踪投资项目运营情况,及时调整投资策略;6. 投资退出:根据市场情况和公司战略,适时退出投资项目。
私募基金投资管理有限公司总经理细则私募基金投资管理有限公司总经理一职,是一个在私募基金领域具有极高重要性的职位,承担着公司运营管理的主要责任。
因此,该职位需要具备丰富的经验、深厚的行业背景和战略思维能力,以保证公司的长期稳定发展。
下面是私募基金投资管理有限公司总经理细则:一、岗位职责1. 提出公司战略规划和运营策略,制定公司年度计划,并负责实施和落实公司的各项工作。
2. 负责管理公司内部的各个部门,协调公司各项业务,推进公司整体运营。
3. 定期与上级公司领导进行沟通,汇报公司工作进展以及遇到的问题,寻求解决方案并及时反馈。
4. 调研市场动态,分析投资机会和风险,制定投资策略,确保公司的投资业绩和风险控制。
5. 维护公司与投资者的关系,加强与合作伙伴之间的联系和合作,提高公司声誉和知名度。
6. 指导公司员工的工作,提高团队的凝聚力和执行力,确保公司的运作效率和质量。
二、任职资格要求1. 具备私募基金从业资格证书,熟悉相关法律法规和政策。
2. 需要在私募基金领域具有至少5年以上的工作经验,并有成功的投资案例。
3. 具备优秀的战略思维能力和判断力,有敏锐的市场洞察力和投资眼光。
4. 熟练掌握公司的各项运营管理知识,能够协调公司各部门之间的工作。
5. 具备良好的沟通、协调和领导能力,能够有效地激励和管理团队。
6. 具有较高的责任感和敬业精神,能够承担公司的各项重要工作。
三、薪酬福利待遇私募基金投资管理有限公司总经理的薪酬福利待遇根据市场行情和业绩表现而定。
一般包括以下方面:1. 固定薪资:根据个人资历和工作经验确定。
2. 绩效奖金:根据公司业绩和个人工作表现发放。
3. 股权激励:根据公司发展情况和个人业绩表现,授予公司股权或股票期权。
4. 五险一金:缴纳养老、医疗、失业、工伤、生育保险和住房公积金。
5. 其他福利:包括带薪休假、补贴、健康体检等。
总之,私募基金投资管理有限公司总经理这一职位需要具备多方面的能力,包括具备行业背景、管理能力、投资策略和团队管理能力等。
xx资本管理有限公司
股东会、董事会、监事会工作细则
前言
第一条为进一步规范公司法人治理结构,保证xx资本管理有限公司(以下称公司)股东会、董事会、监事会的良好运行,依据二三有限公司章程、董事会议事规则、监事会议事规则,制定本工作细则。
第二条本细则适用于股东会、董事会、监事会会议召开所需的文件准备、会务安排、决议文件的发布和股东、董事与公司之间日常信息的正常沟通等工作。
旨在规范各级职责和工作流程。
第三条股东会、董事会、监事会会议可以采取现场会议、视频、电话、传签文件等方式召开。
第一章工作职责
第四条董事长工作职责:
(一)批准股东会、董事会的会议议题,确定会议的时间、地点和参会人员,签发会议通知;
(二)批准股东会、董事会会议召开前的各种会议文件;
(三)召集并主持股东会、董事会会议;
(四)检查、监督股东会、董事会决议的实施。
第五条监事会主席工作职责:
(一)确定监事会的会议议题,确定会议的时间、地点和参会人员,
签发会议通知;
(二)批准监事会会议召开前的各种会议文件;
(三)召集和主持监事会会议;
(四)检查监事会决议的实施情况。
第六条董事会秘书职责:
(一)负责收集股东会、董事会的会议议题,提出会议策划方案;(二)负责会议议题的分解,下发到相关部门和单位,进行文件的准备;
(三)负责会议召开期间的总体协调;
(四)负责会议纪要、决议的起草和发布;
(五)负责股东、董事、监事之间的协调与沟通;
(六)协助董事长监督落实股东会、董事会决议的执行情况;(七)负责办理董事会和董事长交办的其他事务。
第七条董事会办公室(战略规划部)职责:
(一)协助董事会秘书做好股东会、董事会的各项工作;(二)负责股东会、董事会各类文件的准备和审核;
(三)负责股东会、董事会文件在股东、董事之间的传递;(四)负责向股东、董事提供股东、董事在日常工作中需要获得的资料,并负责与相关部门的沟通与协调。
第八条监事会办公室(纪监审计部)职责:
(一)负责收集监事会的会议议题,提出会议策划方案;
(二)负责会议议题的分解,下发到相关部门和单位,进行文件的准备;
(三)负责会议召开期间的总体协调;
(四)负责会议纪要、决议的起草和发布;
(五)负责监事与股东、董事、公司之间的协调与沟通;
(六)协助监事会主席监督落实监事会决议的执行情况;
(七)负责办理监事会主席交办的其他事务。
第九条办公室职责:
(一)负责股东会、董事会、监事会会议文件的校对、排版、印制;
(二)按照《公司公文处理办法》,发布股东会、董事会、监事会决议文件;
(三)负责股东会、董事会、监事会会议召开期间的会务、接待工作。
第十条信息中心职责:
负责会议形成的各种档案的管理。
第十一条总部各部门、各事业部、设计公司的通用职责:(一)按照管理权限,提出需要股东会、董事会、监事会审议的议题;
(二)按照董事长、监事会主席确定的议题准备会议文件材料;(三)具体承担股东会、董事会、监事会会议各项决议的实施;(四)按照公司章程,对于股东、董事提出需要获得资料,应按照要求提供。
对于其提出的疑问,给予回答和澄清。
第二章会议文件的准备
第十二条按照公司章程,对于需要召开股东会、董事会、监事会审议议题的,由董事会秘书或监事会办公室提出会议策划方案(包括:会议时间、地点、参会人员和议题等),报经董事长或监事会主席批准后召开。
第十三条在议题确定并分发后,相关责任单位和部门要认真编制文件和背景资料。
经部门负责人审核、部门的主管领导同意后,上报董事会办公室或监事会办公室,形成资料汇编后,报送董事长或监事会主席审批。
各部门要保证编写文件的严谨,数据的准确。
会议文件要在发布会议通知之前完成编制、审核、批准工作。
如果股东、董事、监事对会议审议议题提出疑问或有任何疑惑,董事会办公室或监事会办公室应组织相关部门进行答疑,并修改会议文件。
第十四条对于股东会,由董事会办公室提前十五日发出会议通知;对于董事会,由董事会办公室提前十日发出会议通知;对于监事会,由监事会办公室提前十日发出会议通知。
在发出会议通知时,应将议题文件以及相关背景资料同时发出。
第十五条董事会办公室、监事会办公室应提前两日将会议文件提供办公室,办公室应认真审核、校对、印制会议文件,保证会议文件质量。
第三章会议的会务组织
第十六条董事会秘书或监事会办公室要及时将经过董事长和监。