关于高校教学档案的分类和管理

Ｎｏ．１１　堕　鳌！　ＴＩＭＥ　ＥＤＵＣＡＴ１０Ｎ　Ｎｏｖｅｍｂｅｒ　关于高校教务档案管理的分析　黄新和　摘要：教务档案作为高校教务工作的重要成分，是学校开展教育工作的主要根据，能客观反映高校的教学水平与质量。目前高校　教务档案的管理仍存在较多不足，影响了高校档案管理工作的进一步发展。因而我们应积极寻找有效的改善措施，逐步规范高校教务　档案的管理。　关键词：高校教务档案问题对策　中图分类号：Ｇ６４７　文献标识码：Ｃ　１前言　教务部门作为高校组织教学工作的主要机构，教务档案的管　理是该部门重点开展的工作之一。教务档案是高校开展教育管　理工作的记载，可为学校管理层、师生人员等提供指导性、政策性　及使用性的参考依据。近年来，随着高等教育模式的深入改革，　教务档案在高校教育管理工作中发挥重大作用，但同时也存在较　多的问题，进一步影响了高校档案管理工作的顺利开展。以下就　相关的问题进行分析：　２高校在开展教务档案工作期间存在的弊端　２．１教务档案文件的不齐全　高校教务档案主要包括两部分，即学校教务处在管理期间产　生的文件与各部门交上来的有关教学资料。因教务档案的数量　繁多，高校常招聘大量兼职人员负责管理各类档案。而这些兼职　人员未能接受相关培训，普遍缺乏较强的管理意识，以致出现归　档工作的随意性大，部分档案文件被长期积压，无法及时归档；少　数人员因嫌麻烦而不主动收集资料，不及时向有关人员催缴档　案；少数人员对档案管理的条例不了解，忽视对档案文件的安全　管理等。这些均是导致部分教务档案文件没有及时归档或丢失　的关键因素。　２．２档案人员的管理意识薄弱　当前，多数高校均设置专门的档案部门，且具备相应的专职　管理人员。但仍有部分高校的档案部门并未配置专门的档案人　员，而是由兼职人员负责管理。这些兼职人员未曾接受过专业的　培训，或者并非从事档案管理的工作，以致对教务档案的工作理　解与认识相对较浅。加上该类人员并非以档案管理作为主要职　业，在工作上缺乏积极性与主动性。又或该类人员的档案管理意　识较差，不能及时完成相关文件的归档，工作随意．睦大等，在一定　程度上阻碍了高校档案管理工作的开展。此外，档案人员的流动　性大这一问题，也会容易引起重要档案文件的分散或流失。　２－３教务档案资料的使用率低　随着科学技术的高速发展和社会的不断进步，高校的档案管　理逐步向智能化迈进，各种电子档案的管理系统相继产生，为人　们查询与统计档案信息带来便利。然而，当今的多数高校中普遍　出现档案利用率低的现象，学校相对重视教务档案的归档工作，　而忽视档案资料的开放使用。具体表现为：档案信息的查阅速度　较慢；查询的信息数据不够准确完整；不能快捷地检索档案信息　等。人们管理档案的目的在于更好的使用该信息。因此，高校只　有实现了档案资料的服务性能，提高其使用效率，才能及时发现　问题与解决问题，为往后相关教学文件的制定提供参考依据。　３完善高校教务档案管理的几点对策　３．１加强档案人员的素质培养　因高校的教务档案工作具备一定的特异性，进而决定了教务　档案人员应具备怎样的专业素质。在知识经济快速发展的背景　下，作为一名教务档案的管理者，既要具备较强的工作责任心与　事业心，也要具备较高的职业道德与专业素质。需要深入了解我　国教务管理的发展历程，积极学习与掌握自动化的管理知识，并　精通教务档案的专业知识等，努力为我国教学事业的发展改革作　贡献。　３．２制定科学合理的档案管理制度　高校教务部门应构建规范合理的档案管理制度，以严格规范　教务档案的收集、立卷及归档等工作流程，保证档案信息的严谨　性与准确性。第一，设置专门的教务档案小组，分别由一个档案　的统计员与多个管理人员组成。其中统计员负责整理、保管及鉴　定各类档案文件，档案人员则负责档案文件的收集、整理与归档　工作。第二，学校应根据档案的类型与期限进行定期整理及归　纳，认真记录电子档案的内容，并将其编排成册。第三，设置相关　的档案资料室，做好各部门的档案划分及标注，以便学校师生的　查询。第四，对需长期保留的文件，各部门应在每年中旬将上一　年的档案文件提前上交到教务处。而对教学类的文件，教务处可　留有备份，以便查询。　３．３加快教务档案管理的信息化建设　当今社会是一个高速发展的信息时代，要求教务档案的管理　也应信息化。随着社会的不断进步，以往用来管理教务档案的方　法巳难以满足现今社会的需要。高校只有实现教务档案管理的　信息化，才能帮助全校师生快速地查阅档案信息，提高档案信息　的使用率。而要想实现这一目标，还需全员的共同努力，尤其是　教务档案的管理人员的努力。因此，我们应积极学习相关的档案　知识，熟练运用计算机技术与网络系统加强管理各类档案信息。　此外，利用计算机、多媒体、网络技术等资源，积极构建完整的信　息数据库，包括学生的成绩、学籍、实习及教师的工作任务等各种　数据库，以实现教务档案信息的资源共享。　３．４积极开展教务档案的服务性能　在实施档案管理的过程中，我们应积极开发教务档案的性　能，以便为学校领导、师生及其他信息使用者提供便利服务。教　务档案的服务性能主要包括以下三点：首先，高校教务档案不仅　记载了学校教学事业的发展历程，还记录了全体教师的教学工作　内容。对此，合理开发教务档案的信息资源，既能为高校事业的　改革发展提供理论依据，也能为学校领导层解决重大问题、作出　正确决策提供指导性依据。其次，在信息化的背景下，运用信息　技术深度开发教务档案的信息，使其全部释放出来，转化成新的　载体，利于人们能在不同地点同时共享该类信息。最后，利用录　像、照片、图纸等方式详细记录学校的各类档案信息，方便全校师　生能够通过各种途径快速地查询所需信息。　４结语　总之，高校教务档案工作的质量好坏，决定了整个学校的社　会地位与信誉。作为一名教务档案的管理人员，我们应及时更新　自身的思想观念，全面认识到教务档案的重要性，并以身作则，努　力做好学校的教务档案工作，确保学校的教务档案信息安全、可　靠。　参考文献：　［１］张晓玲．高校教务档案管理研究卟价值工程，２０１１，３０（１０）：３０１．　【２】刘静．高校教务档案管理的研究与实践　黑龙江科技信息　２０１１，（１）：２００－２０８．　作者简介：黄新和（１９７５－），男，汉族，湖南湘潭人，重庆大学土木　工程本科毕业，湖南城建职业技术学院继续教育学院馆员，主要　从事学校档案管理方面工作，湖南湘潭４１１１０１　—．２５９—．

中华人民共和国教育部令第27号

《高等学校档案管理办法》

根据档案法和有关规定，教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》，现予公布，自2008年9月1日起施行。

教育部部长 周 济

国家档案局局长 杨冬权

二○○八年八月二十日

高等学校档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，制定本办法。

第二条 本办法所称的高等学校档案(以下简称高校档案)，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。

第四条 国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。

国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。

第五条 高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是： (一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

(二)将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

(三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

(四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第二章 机构设置与人员配备

第六条 高校档案机构包括档案馆和综合档案室。

具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：

(一)建校历史在50年以上；

(二)全日制在校生规模在1万人以上；

(三)已集中保管的档案、资料在3万卷(长度300延长米)以上。

未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。

浅谈教学档案的管理和作用

摘要：教学档案是衡量高校教学质量和教学管理水平的重要标识之一，加强教学档案的管理，对推进教学管理工作的科学化和制度化，具有重要的意义和价值。基于这一认知，对教学档案的管理工作进行探讨，以期推进该项工作的探索和完善。

关键词：教学档案；管理；归档；制度

教学档案是学校师生在进行教学活动、教学管理过程中的历史记录和真实反映。教学档案由文字材料、图表、音像、照片等材料汇总而成，是教学活动和教学管理的客观反映和具体总结。建立完整的教学档案，对于提高教学质量、推进教学研究、提升教学管理水平，具有重要的意义。

一、教学档案管理的意义

教学档案是衡量教学质量和教学管理水平的重要标识之一，加强教学档案的管理，对推进教学管理工作的科学化和制度化，具有重要的意义和价值。

1、它是提高教学质量和提高教学管理水平的重要依据。

教学档案是教学活动和教学管理工作的具体体现，同时，它又会反过来促进教学质量和教学管理水平的提高。在日常教学活动中，各种工作的不足和问题都会在相关的教学记录上有所体现，因此，分析、研究、总结这些教学记录上的内容，可以直接发现问题、解决问题，进而推动教学质量和教学管理水平的提升。

2、它是进行教学改革和教学研究的重要依据。

作为教学工作情况的重要记录，教学档案记载了长期的教学活动情况、科研情况，以及教学管理工作中的经验和教训等，当教学活动或教学管理需要作出新的决策时，教学档案可以提供针对性的参考和以往所总结出的各种经验，从而促进管理部门及时有效制定出符合本单位实际的相关决策。比如，教学大纲的完善和修订，教学质量的提高、教学改革的进行，都可以借鉴教学档案所提供的具体材料。

3、它是支撑教学评估工作的重要依据。

在教学评估过程中，教学档案是支撑教学评估工作最直接、最坚实的方面，教学档案的管理和利用水平直接反映了学校的办学水平和能力。在教学评估环节，专家主要通过查阅和阅读档案资料，尤其是教学档案的资料来掌握相关的具体情况，如果没有完整、真实和相应的教学档案，将无从佐证教学活动和管理的水平，从而缺乏说服力和实证性。因此，从教学评估的角度来看，教学档案的管理尤为重要。

1 高等学校档案实体分类法

中华人民共和国国家档案局1995-06-12批准 1995-10-01实施

第一章编制说明

一、编制目的

为了适应高等学校档案工作日益发展的需要，统一全国高等学校的档案实体分类，实现高等学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，达到加强高等学校档案和档案工作的科学管理，促进整体业务建设的深化，充分发挥高校档案的作用，更好地为学校工作和社会主义建设服务，特编制本法。

二、编制原则

本法的编制，以辩证唯物主义为指导，引入系统论的观点和现代化管理的方法，源于实践，高于实践，把高等学校档案工作的历史、现状和发展前景结合起来，具有较强的思想性，科学性和适用性。

（一）体现思想性

档案工作是党性、政治性很强的工作。高等学校档案实体分类的体系结构、类目设置、序列编排，都必须以辩证唯物主义为指导，以国家的有关档案工作的法规标准为依据。要坚持党的“一个中心，两个基本点”的基本路线的原则精神，从实际出发，突出教学、科研档案在高等学校档案中的中心地位，党政管理档案统率全局的作用，力求反映新时期高等学校职能活动的新情况、新特点。

（二）符合科学性

本法规定的各项内容，既要实事求是，符合高等学校档案工作的实际，又要遵循档案学基础理论和形式逻辑原则，在理论与实践的结合方面，有较强的科学性，力求有所 2 发展，有所创新。

1.采用“高等学校档案”这一综合概念，以高等学校全部档案为对象，按照高校档案形成的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归人相同的类别。

2.在充分反映高等学校档案的形成规律和内容、特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起，适度注意与《中国档案分类法教育档案分类表（即信息分类）》体系的协调。