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开始文档管理系统

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开始文档管理系统企业版用户手册2.2.2.2Wednesday, May 30, 2007 ©2007 上海开始软件有限公司版权所有目录第一部分开始文档管理系统的登录 (4)第一节登录系统环境需求 (4)第二节登录操作 (4)第二部分开始文档管理系统的操作 (4)第一节开始文档管理系统的主界面及操作方式 (4)1、开始文档管理系统的主界面 (4)2、开始文档管理系统的操作方式 (5)第二节开始文档管理系统文件夹操作 (6)1、个人文档与共享文件中心 (6)2、文件夹的选定以及进入 (7)3、新建文件夹 (7)4、文件夹的移动 (8)5、文件夹的复制 (9)6、文件夹的删除 (9)7、文件夹属性的查看及修改 (10)8、文件夹的权限管理 (10)9、系统判断用户对文件夹的权限的逻辑规则 (13)10、文件夹的消息订阅 (13)11、查看文件夹的历史访问记录 (15)12、文件夹的查看方式 (16)第三节开始文档管理系统文件的操作 (17)1、新建文件 (17)2、文件的在线打开及操作 (19)3、文件的下载 (23)4、文件的修改 (23)5、文件属性的修改 (24)6、文件内容的修改 (24)7、文件的历史版本 (26)8、文件的拷贝 (26)9、文件的复制、移动及删除 (26)10、文件的权限管理 (26)11、文件的消息订阅 (26)12、文件的评论 (27)13．文件的在线压缩与解压缩 (28)14、文件的加锁与解锁 (28)第四节开始文档管理系统系统中快捷方式的操作 (29)1、URL资源 (29)2、Kass快捷方式 (29)第五节快速查找 (30)1、我的历史操作 (31)2、下载排名 (31)3、读取排名 (31)4、最新上传 (31)5、最新修改 (31)第六节开始文档管理系统内部搜索 (31)1、搜索范围 (32)2、文件类型与搜索方式 (32)3、模糊搜索 (33)4、在结果中搜索 (33)第七节权限审批 (33)1、我的申请 (34)2、我的任务 (34)第八节文件审批 (35)1、我的申请 (35)2、我的任务 (36)第九节消息中心 (36)1、系统消息 (36)2、用户消息 (37)3、新建消息 (37)4、文件/文件夹订阅 (37)5、关键词订阅 (38)6、清除历史消息 (38)第十节用户中心 (38)1、新建部门 (39)2、新建用户 (40)3、修改用户或者部门 (40)4、用户或部门的移动 (41)5、用户或部门的删除 (41)6、部门领导的设置 (42)7、用户报表 (42)第十一节 个人设置 (43)1、个人信息 (44)2、修改密码 (44)3、其他设置 (44)第一部分开始文档管理系统的登录第一节登录系统环境需求开始文档管理系统企业版（简称Kass）采用浏览器/服务器(B/S)结构，客户端可以是各类操作系统，包括Windows98、Windows2000、Windows XP、Windows2003，以及Linux等。

服务器安装本软件后，客户端便不再需要安装，您只需要使用浏览器即可登录Kass。

Kass支持Internet Explorer (IE)以及Maxthon Browser等浏览器，我们建议使用IE6.0及以上版本，并将显示器分辨率调至1024×768，以达到最佳的使用效果。

第二节登录操作在浏览器地址栏输入Kass的网址http://服务器名字或者IP地址，即可进入Kass登录界面。

在登录界面正确输入已存在帐号的用户名及密码后，点“登录”即可进入Kass主页面；第二部分开始文档管理系统的操作第一节开始文档管理系统的主界面及操作方式1、开始文档管理系统的主界面开始文档管理系统用户界面主要分为工具栏、功能区以及工作区等三个区域，如下图所示：（1）工具栏工具栏位于用户界面的上方。

工具栏包括后退、前进、向上、文件夹、搜索、地址栏等选项。

此外，在界面的下方是一条辅助信息栏，左边的按钮用于显示kass桌面；右边是用户的姓名及注销按钮。

（2）功能区功能区位于用户界面的左侧。

功能区主要分为模块、常用操作以及详细信息三个区域。

其中，模块包括文件中心、快速查找、消息中心、用户中心、权限审批、文件审批、个人设置以及帮助等组成部分。

此外，超级用户登陆以后还可以看到“系统管理”模块。

当选定文件或者文件夹时，常用操作区域将显示出您有权执行的操作类型。

详细信息将显示出当前文件或者文件夹的路径、我的权限、修改者、修改时间、大小、关键词以及描述等属性信息。

（3）工作区工作区位于工具栏的下方、功能区的右侧。

工作区将根据用户寻找的信息或者执行的操作的变化而变化。

工作区默认的内容是文件中心里的文件夹或者文件。

2、开始文档管理系统的操作方式Kass支持鼠标和键盘两种操作方式。

鼠标右键里包含了系统支持的、对文件夹或者文件的“所有”操作；而功能区的常用操作区域里则列出了对文件夹或者文件的“常用”操作。

（1）鼠标操作常用操作里的内容会根据用户执行的操作或者用户的权限的变化而变化。

当鼠标放在文件夹、文件以及空地等三个不同的地方时，常用操作里显示的操作类型也将随之发生变化。

此外，常用操作区域里只显示用户有权执行的操作类型，所以，用户的权限的不同，在常用操作区域里看到的操作类型也将不同。

对共享文件中心具有管理权限的用户把鼠标放在空地时，常用操作区域内显示的操作类型包括新建文件夹、新建文件、权限管理、历史记录、以及发送快捷方式等，如下图所示：类似于常用操作里内容的显示方法，鼠标右键里的内容也会根据用户执行的操作或者用户的权限的变化而变化。

当鼠标放在文件夹、文件以及空地等三个不同的地方时，鼠标右键里显示的操作类型也将随之发生变化。

此外，鼠标右键里只显示用户有权执行的操作类型，所以，用户的权限的不同，在鼠标右键里看到的操作类型也将不同。

对共享文件中心具有管理权限的用户在空地点击鼠标右键时，鼠标右键显示的内容如上图所示。

（2）键盘操作系统支持全选（Ctrl+A）、复制（Crtl+C）、移动（Crtl+X）、删除（Delete）、重命名（F2）以及刷新（F5）等常用的键盘快捷键操作。

第二节开始文档管理系统文件夹操作在“文件中心”及“快速查找”模块，用户可以对文件夹进行操作。

1、个人文档与共享文件中心每个帐号在系统内将自动获得两个个人文件夹，名称分别是“XXX的文档”和“XXX的回收站”。

这两个文件夹直接隶属于根节点“开始”下面。

如果在“系统管理”中设定为不允许共享个人文件夹，那么除了您自己，其他任何用户（包括administrator）也无法访问您的个人文档及其中的文件。

每个用户对自己的个人文件夹拥有管理权限，可以执行任何操作。

如果您想共享您的个人文件夹中的某些文件，您可以把它们复制到“共享文件中心”，也可以请求administrator更改“系统管理”里面的设置，允许共享个人文件夹，再给目标用户开立权限即可。

目标用户将在“网上邻居”上看到您共享给他的个人文档。

2、文件夹的选定以及进入在工作区，单击文件夹即可选定该文件夹。

进入文件夹的方法有三种，包括：第一：在工作区，双击文件夹，即可进入该文件夹；第二：点击工具栏上的“文件夹”按钮，进入“资源管理器”，在文件夹树上单击文件夹，即可进入该文件夹；第三：在工具栏的地址栏上输入文件夹在kass中的路径，比如“/开始/共享文件中心/研发部”，再按Enter键即可进入目标文件夹。

进入文件夹后，工作区将显示该文件夹下您有权看到的所有文件夹或者文件。

3、新建文件夹您可以在个人文档中自由建立无限级的文件夹。

您也可以在共享文件中心或其下属的某个文件夹里面建立子文件夹，前提是您对该文件夹具备上传的权限。

用户在kass中新建文件夹的操作类似于用户在Windows的资源管理器里新建文件夹的操作。

在工作区的空白区域点击右键，选择“新建――＞新建文件夹”，即可完成文件夹的新建。

默认的文件夹名称为“新建文件夹”，用户可以直接更改这个名称。

此外，用户也可以直接在功能区的常用操作中点击“新建文件夹”按钮来新建文件夹。

文件夹新建完毕以后，选定文件夹，功能区里的详细信息将显示出该文件夹的属性。

点击“详细信息”按钮，系统将弹出对话框，用户可以直接在此修改文件夹的属性，比如输入关键司及其描述，并设定该文件夹的最大空间。

最大空间为允许存储在该文件夹下的文件的大小的合计数的上限，默认为“0M”，表示不限制空间。

您也可以输入800K、100M、12G等等，字母不分大小写。

4、文件夹的移动在Kass内部，可以执行文件夹的移动操作，系统支持多个文件夹的同时移动。

在拟移动的文件夹上点击鼠标右键，选择“移动”时，在详细信息区域下方将出现“粘贴板”，再到目标文件夹内点击“粘贴”按钮即可完成文件夹的移动操作。

对于移动操作，需要注意的是：（1）您必须对被移动的文件夹具备管理权限；（2）您必须对目标文件夹具备上传权限。

也就是说，您有权在该文件夹下面新建子文件夹。

5、文件夹的复制在Kass内部，可以执行文件夹的复制操作，系统支持多个文件夹的同时复制。

在拟复制的文件夹上点击鼠标右键，选择“复制”时，在详细信息区域下方将出现“粘贴板”，再到目标文件夹内点击“粘贴”按钮即可完成文件夹的复制操作。

对于复制操作，需要注意的是：（1）您必须对被复制的文件夹及所有下属节点具备相应权限：对文件夹及其子文件夹要有列表权限；对文件要具备下载权限；对URL和快捷方式要具备读取权限；（2）您必须对目标文件夹具备上传权限。

6、文件夹的删除在Kass中管理员可以设置是否允许删除非空的文件夹，具体设置方法请参考管理员使用手册。

您可以删除单个文件夹，也可以对多个文件夹同时进行删除。

在拟删除的文件夹上点击鼠标右键，选择“日常操作→删除（Delete）”，即可完成文件夹的删除。

删除文件夹时，系统会提醒您确认“是否立即删除该文件/文件夹”，您可以选择“移入回收站”，也可选择“立即删除”。

需要注意的是，您需要对拟删除的文件夹拥有管理权限，才能够执行删除操作，否则系统将出现下图无效提示：7、文件夹属性的查看及修改您进入某个文件夹后，点击右键，选择“属性”，将弹出下面的窗口，显示出该文件夹的各种属性，包括：文件的地址、我的权限、名称、关键词、描述、最大空间、已用空间、创建者、创建时间、修改者及修改时间等。

在共享文件中心中需要对文件夹拥有修改权限才能对文件夹的属性进行修改。

有修改权限的用户查看属性时默认为修改状态，直接修改完成后点“保存”即可。

8、文件夹的权限管理在个人文档里，每个用户都具有管理权限，可以执行所有操作。

当系统管理中设置为允许共享个人文档时，您可以对您的个人文档进行权限管理。

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常用工具软件 ETKnowbot文档管理系统2007

常用工具软件 ETKnowbot文档管理系统2007

常用工具软件 ETKnowbot 文档管理系统2007ETKnowbot 文档管理系统可以根据文档应用范围的不同内建组织文档库、部门文档库和个人文档库。

该系统采用完善的多级角色和授权模式支持对文档的访问、编辑和管理操作，可以在最大限度共享文档的基础上，保护文档的安全。

下面以ETKnowbot 文档管理系统2007.500为例，介绍该软件在文件管理方面的使用方法。

1．启动ETKnowbot 服务和访问ETKnowbot 系统首先，将ETKnowbot 文档管理系统安装到计算机上。

然后，单击【开始】按钮，执行【程序】|【群萃软件】|【ETKnowbot 文档管理系统】|【启动ETKnowbot 】命令，弹出Windows 命令行窗口，如图3-10所示。

图3-10 Windows 命令行窗口单击【开始】按钮，执行【程序】|【群萃软件】|【ETKnowbot 文档管理系统】|【访问ETKnowbot 】命令。

然后，在弹出的【ETKnowbot 文档管理系统标准版】登录页面【登录帐号】文本框中，输入“sysmanager ”；【帐号密码】文本框中输入密码123456，单击【确定】按钮，弹出ETKnowbot 文档管理系统界面窗口。

如图3-11所示图3-11 ETKnowbot 文档管理系统窗口提 示如果注册过ETKnowbot 服务，系统每次启动就会自动的启动该服务，就不用上述步骤来启动ETKnowbot 服务。

新建文档按钮退出系统按钮单击展开文档库查看各目录下文档数目2．新建文档目录并发布新文档单击【文档中心】的展开按钮，并选择【个人文档】项。

然后，单击【新增】按钮，弹出【新建类别—网页对话框】。

在该对话框中，在【类别名称】文本框中输入“我的文档”文字，单击【确定】按钮。

如图3-12所示。

图3-12 新建“我的文档”文档目录在【我的文档】目录窗口中，单击【发布文档】按钮，弹出【发布文档】窗口。

然后，单击【浏览】按钮，选择需要发布的【给别人快乐，也是自己快乐】文档。

文档管理系统的基本概念

文档管理系统的基本概念

文档管理系统的基本概念1.引言1.1 概述文档管理系统是一种用于组织、存储、检索和共享文档的软件系统。

随着信息技术的迅速发展和企业信息化的深入推进，大量的电子文档被创建和使用，如何高效地管理这些文档成为了一个紧迫的问题。

文档管理系统的作用是帮助组织和个人管理文档，在文档的创建、存储、分类、检索、共享等方面提供支持。

通过文档管理系统，用户可以轻松地上传、下载、修改和分享文档，大大提高了工作效率和信息管理的精度。

文档管理系统的基本原理是将文档数字化并存储在计算机系统中。

文档可以是各种格式的文件，如文本、图片、音频、视频等。

文档管理系统使用数据库来存储文档的元数据和索引信息，以方便用户进行检索和浏览。

同时，文档管理系统还具备权限控制和版本管理等功能，可以确保文档的安全性和完整性。

总之，文档管理系统是一个重要的信息管理工具，它的出现有效地解决了传统文档管理过程中存在的瓶颈和问题。

它不仅提高了文档管理的效率和准确性，还极大地降低了文档的丢失和损坏的风险。

随着科技的不断进步和信息化的深入发展，文档管理系统在各行各业都有着广泛的应用，并且有着很大的发展潜力。

1.2文章结构【1.2 文章结构】文章结构是指论文或文章所遵循的组织框架和逻辑顺序。

一个良好的文章结构能够使读者更好地理解文章的内容，使整篇文章更具连贯性和逻辑性。

本文将按照以下结构来展开介绍文档管理系统的基本概念：1. 引言：引言部分旨在给读者提供一个对文档管理系统的整体认识，并明确文章的目的和结构。

在概述部分，将简要介绍文档管理系统的定义以及其在现代社会的重要性。

然后，将介绍本文的结构，明确各个章节的主要内容和安排。

最后，明确文章的目的，即探讨文档管理系统的基本概念。

2. 正文：正文部分将详细介绍文档管理系统的定义、作用和基本原理。

在文档管理系统的定义和作用部分，将说明什么是文档管理系统及其在组织中的作用和意义。

在基本原理部分，将介绍文档管理系统的工作原理、核心功能以及工作流程等相关知识。

文档管理系统方案

文档管理系统方案

文档管理系统解决方案2010.081概述 ........................................................................................................................................................................... - 4 -1.1 系统目标........................................................................................................................................................................... - 4 -1.2 系统框架........................................................................................................................................................................... - 4 - 2设计方案 ................................................................................................................................................................... - 5 -2.1 系统管理........................................................................................................................................................................... - 5 -2.1.1 组织机构 ..................................................................................................................................................................... - 5 -2.1.2 人员管理.................................................................................................................................................................... - 5 -2.1.3 编码配置 ..................................................................................................................................................................... - 6 -2.1.4 权限管理 ..................................................................................................................................................................... - 6 -2.1.5 文档后台管理........................................................................................................................................................... - 6 - 2.2 文档管理主页.................................................................................................................................................................. - 6 -2.2.1 文档发布 ..................................................................................................................................................................... - 6 -2.2.2 文档排名.................................................................................................................................................................... - 6 -2.2.3 文档推荐 ..................................................................................................................................................................... - 6 -2.2.4 文档分类 ..................................................................................................................................................................... - 6 - 2.3 文档管理功能.................................................................................................................................................................. - 6 -2.3.1 文档上传 ..................................................................................................................................................................... - 7 -2.3.2 文档下载.................................................................................................................................................................... - 7 -2.3.3 文档阅读 ..................................................................................................................................................................... - 7 -2.3.4 文档播放 ..................................................................................................................................................................... - 7 -2.3.5 文档查找.................................................................................................................................................................... - 8 -2.3.6 文档统计 ..................................................................................................................................................................... - 8 - 2.4 系统接口........................................................................................................................................................................... - 8 -2.4.1 提供的接口 .................................................................................................................................................... - 8 - 2.4.2 需要的接口 .................................................................................................................................................... - 8 -1概述随着企业信息化建设的推进，企业已经在两个方面进行了较多的信息化应用，一方面是具体业务的数字化，一方面是以公文流转为主的日常办公信息化。

文件管理系统

文件管理系统

文件管理系统1. 引言文件管理系统是指对文件进行组织、存储、检索和管理的工具或软件。

它可以帮助用户高效地管理各种类型的文件，提供便捷的操作方式和灵活的文件管理功能。

本文将介绍文件管理系统的基本概念、特点、功能以及使用方法。

2. 概述文件管理系统是计算机领域中的一个重要概念，它是指对文件进行组织、存储、检索和管理的工具或软件。

文件管理系统的主要目标是提供一个可靠且高效的方式来管理文件，使用户可以方便地创建、编辑、存储、复制、删除和查找文件。

3. 特点文件管理系统具有以下几个特点：•可靠性：文件管理系统应具有数据完整性和可靠性，能够确保文件在存储和操作过程中不丢失或损坏。

•灵活性：文件管理系统应提供灵活的文件组织方式，用户可以自由地创建文件夹、子文件夹，进行文件的分类和整理。

•安全性：文件管理系统应提供安全的文件访问控制机制，用户可以设置文件的权限和访问级别，保护文件的机密性和私密性。

•高效性：文件管理系统应具有高效的文件存储和检索功能，用户可以快速地找到需要的文件，并进行操作和编辑。

•扩展性：文件管理系统应具有良好的扩展性，能够适应不同规模和需求的文件管理。

4. 功能文件管理系统通常具有以下基本功能：•文件创建与编辑：用户可以创建新的文件，并进行编辑和保存。

•文件存储与组织：文件管理系统提供文件存储功能，用户可以将文件放置在不同的文件夹中进行组织和管理。

•文件复制与移动：用户可以复制或移动文件到不同的文件夹中，方便文件的整理和归档。

•文件删除与恢复：用户可以删除文件，并在需要时进行恢复操作，防止误删文件。

•文件检索与查找：用户可以通过文件名、关键字或其他属性进行文件检索和查找，快速找到需要的文件。

•文件分享与协作：用户可以将文件分享给其他用户，实现文件的共享和协作，提高团队工作效率。

•文件备份与恢复：文件管理系统可以对文件进行定期备份，并在需要时进行恢复，确保文件的安全性和可靠性。

5. 使用方法文件管理系统的使用方法根据具体的软件或工具而有所区别，通常包括以下几个步骤：1.安装文件管理系统：根据软件提供的安装步骤，将文件管理系统安装到计算机或服务器上。