办公室文书档案收集与归档工作要点分析

文书档案整理的要点分析

【摘要】

文书档案整理是组织中非常重要的工作，它不仅可以帮助提高工作效率，还可以保护和管理重要的文件和资料。确定整理文书档案的范围和目的是整理工作的基础，建立步骤和流程可以确保整理工作有条不紊进行。分类归档文书档案的方法和技巧可以帮助整理者快速找到需要的文件，建立保管和管理制度可以确保文件及时更新和移交。利用技术手段如文件管理系统可以提高整理效率。关键要点包括范围和目的的确定、步骤和流程的建立、分类归档的方法和技巧、保管和管理制度的建立以及技术手段的应用。展望未来，随着科技的发展，文书档案整理工作将更加智能化和便捷化。

【关键词】

文书档案整理, 背景意义, 重要性, 范围, 目的, 步骤, 流程, 分类归档, 方法, 技巧, 保管, 管理制度, 技术手段, 效率, 关键要点, 未来发展。

1. 引言

1.1 介绍文书档案整理的背景意义

文书档案整理是指对机构或个人的文件、资料进行分类、整理和归档的过程。随着信息化时代的发展，各种文件资料不断增加，文书档案整理越来越显得重要。文书档案整理的背景意义主要体现在以下几个方面：

文书档案整理有利于提高工作效率和节约时间成本。一个机构或个人的文件资料如果杂乱无章，将会浪费大量的时间去查找和整理资料。而进行文书档案整理后，文件资料将井然有序，可以快速准确地找到所需信息，从而提高工作效率。

文书档案整理有利于保护机构或个人的隐私和商业机密。在信息泄露和数据泄露日益严重的今天，文书档案整理可以有效地保护机构或个人的重要资料不被非法获取，确保信息安全。

文书档案整理还可以帮助机构或个人更好地了解自己的历史和发展轨迹。通过对文件资料的整理和归档，可以清晰地了解过去的工作经验和发展历程，为未来的发展规划提供参考依据。

文书档案整理是一个重要的管理工作，对于机构和个人都具有重要的意义。通过文书档案整理，可以提高工作效率，保护信息安全，同时也有助于了解过去的历史和为未来的发展提供参考。

文书档案管理制度

文书档案治理制度1

1、文书立卷

每年年初机关文书部门或业务部门首先要制订出当年可能形成文件的案卷类目，依据案卷类目做好平常的文件收集、分类工作。在文件收集齐全的根底上，将文件按以下特征逐项分开。

①分年度。将文件按其形成的年度分开。

②分级别。将文件按其之间的关系分成上级、同级、下级。对相互联系严密的文件，如上级的批复、下级的请示应放在一起。

③分机构。将文件按其产生或承办部门分开。

④分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。

⑤分期限。依据《文书档案保管期限的规定》，将文件按不同的保管期限分开。

在文书分类的根底上，依据实际状况，敏捷运用文件各特征（问题、、时间、地区、文件名称、文件往来机关），分别组合成若干个案卷。拟写案卷标题，简明、准确地反映卷内文件的内容。案卷正式确定下来后，依据卷内文件时间、重要程序、问题、、地区、文件名称、文书往来机关等详细状况系统排列。编写卷内文件的页号；填写卷内文件名目和备考表；

撤除档案文件上的金属物，装订案卷；填写案卷封面，包括案卷标题、卷内文件的起止年月、页数、件数、保管期限、案卷编号等。

2、档案治理

将档案库房的档案柜、架科学排列编号。保持库房内外清洁卫生。学习和把握档案爱护技术。库房要有防高温、防潮、防盗、防光、防尘等安全设施，避开灰尘、有害气体、微生物、虫、鼠等对档案的危害。

3、档案利用

预备检索工具。编制案卷名目、全引名目、专题文件名目、资料卡片、档案资料存放索引、汇编有关文件、参考资料等，并积极开展档案史料的编研工作。查阅、借阅有关文件，需经秘书长批准；对摘抄、复制的档案资料进展审核、登记，然后在摘抄、复印件上注明出外、时间。借阅档案，应仔细填写借阅登记薄《档案利用效果登记表》，以便存查。对借出的档案资料要按时收回入库。

文书档案整理

一、定义

将机关团体、企事业单位和社会组织在公务活动中形成，已经办理完毕的应当归档的文件，按照一定的原则和要求，进行科学的分类、排列、确定保管期限、组卷（装盒）、编目等，使之系统化、条理化的过程。是一项重要的基础工作。

文书档案整理方法：

传统整理方法——以“卷”为管理单位

新的整理方法——以“件”为管理单位

二、制定标准

1、制定本单位文件材料保管期限表

按照国家档案局1987年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》，结合本单位文件材料形成的特点、重要程度以及在未来工作中所起的作用不同，制定本单位的文件材料保管期限表，将需归档保存的文件材料划分为“永久”、“ 长期”、“ 短期”三类保管期限。 实际操作中,档案保管期限的制定一般也分成三类情况：一是对本单位制发和外单位针对本单位工作制发的文件材料就高划定；二是直属上级部门制发的文件；三是外单位制发的本单位要长期贯彻执行的文件。

2、制定本单位文件材料的归档范围和不归档范围

按照国家档案局1987年颁发的《机关文件材料归档范围和不归档范围》标准，将本单位所形成的文件材料划分归档范围和不归档范围。

3、做好本单位分类大纲编制工作

根据本单位机构设置及文件形成的特征，按照复式分类要求，选择制定本单位的文书档案的分类方案。

以上标准一旦确定后，就不宜随便更改，它是保证本单位档案案卷质量的前提，不可马虎。

方法一

——以“卷”为单位的整理方法

★文书档案以“卷”整理流程：

1、收集 2、分类 3、组卷 4、检查、调整卷内文件 5、排列卷内文件 6、卷内文件编号 7、填写卷内目录 8、

拟写案卷标题 9、 填写案卷封面 10、装订案卷 11、填写卷内备考表12、案卷排列 13、编制档号 14、编制案卷目录15、装盒。

第一步 收 集

一、文件的收集工作 按照国家有关规定，对国家机关、社会组织以及个人从事公务活动所形成的各种文字、图表、声像、实物等文件材料进行收集的过程。

第 1 页 共 9 页 文书档案管理细则

第一章 总则

第一条 为了规范文书档案管理工作，确保文书档案的完整性、真实性、可靠性和安全性，提高文件利用效益，保护国家利益和公民权益，制定本细则。

第二条 本细则适用于国家机关、企事业单位以及其他组织的文书档案管理工作。

第三条 文书档案是指以印制、书写、印章、打印、拍摄等方式制成的载体，经过审批、签发、传送、交换或者领导批示、批准、意见等确定的文字、图像、声音等记载事项。

第四条 文书档案管理是指对文书档案的收集、鉴定、归档、整理、利用等工作活动的组织实施和监督管理。

第二章 文书档案管理的基本原则

第五条 文书档案管理应坚持以下基本原则：

（一）依法依规原则。文书档案管理工作必须严格遵守法律法规和有关政策规定。

（二）全面性原则。文书档案管理工作应覆盖全面、无缺漏，确保档案的完整性和真实性。

（三）分类管理原则。根据文书档案的性质、用途和状态，进行分类管理，确保档案的系统性和可操作性。

（四）统一管理原则。文书档案应当由专门的机构或者人员负责管理，实行统一管理办法。 第 2 页 共 9 页 （五）机动性原则。文书档案应当在需要时能够方便地调阅和利用，不得设置不合理的限制。

（六）保密性原则。根据国家有关保密规定，确保文书档案的保密安全。

（七）出移交备查原则。文书档案根据需要，可以移交相关单位进行查阅或者提供给外事机关、司法机关等有关单位使用。

第三章 文书档案管理的组织机构

第六条 文书档案管理工作应当设立专门的机构或者人员负责组织实施和监督管理。

第七条 国家机关应当设立文书档案管理机构或者设立专门的文书档案管理岗位，负责组织文书档案管理工作。

第八条 企事业单位和其他组织可以根据实际情况，设立文书档案管理部门，也可以由行政人事、办公服务等部门负责文书档案的管理工作。

第四章 文书档案的收集与登记

第九条 文书档案的收集范围应包括涉及本单位工作范围和业务的各类文书档案。