图档管理系统技术白皮书海德工程勘察设计行业信息化解决方案技术材料之四上海中交海德交通科技股份有限公司目录1.前言 (3)2. 海德工程图档管理系统解决什么问题 (3)3. 系统结构 (5)4. 功能简介 (7)4.1 权限管理 (8)4.2 用户管理 (8)4.3 系统管理 (9)4.4项目管理 (9)4.5文件夹管理 (9)4.6文件管理 (9)4.7文件标注管理 (10)4.8纸质文件管理 (10)4.9 综合查询管理 (11)4.10 统计报表管理 (12)5. 小结 (12)1.前言海德工程图档管理系统是由海德公司集多年的工程经验研制开发的，它是面向工程设计单位和业主，专门用于对各种工程图纸、办公文档、文书档案、图片资料、图书资料等知识和信息进行计算机管理的综合系统，是企业知识资产管理理想平台。
海德工程图档管理系统通过分布式网络存储机制，为用户建立起电子化的知识库，将大量的知识和信息保存在大容量的网络存储设备上（如磁盘阵列，硬盘，光盘等），用户可通过快速浏览与检索工具，查到所需资料，实现知识和信息的网络共享。
海德工程图档管理系统通过用户管理、权限管理、备份与恢复及硬件加密等一系列的安全机制，保证在知识和信息共享的基础上，实现知识和信息的安全管理。
2. 海德工程图档管理系统解决什么问题？1、工程设计单位或企业的设计部门在日程的生产过程中。
逐步积累起了数量庞大的以电子形式存在的图纸和文档，这些文档存放在每个设计者的个人的计算机中，时间久而久之，就连设计者本人都不清楚是什么文件了。
一个工程的设计内容相当繁杂，由于电子图纸、文档目前都分散存储在各个设计人员的计算机中，企业缺乏对电子图纸管理的有效手段，导致这些宝贵的资源不断地流失，企业内部的通用数据库、通用件库难以建立，电子数据和图纸无法重用，CAD软件的效率得不到充分的发挥。
那么，如何有效地组织、管理这些图档，构造一个企业信息共享的环境？海德工程图档管理系统将所有项目资料均集合起来，让在不同工作地点的工程人员可自由地获取有关资料，给出了一个完整的解决方案。
2、工程设计单位在设计过程中，不仅产生大量的电子文档，同时产生大量的纸质文件。
这些纸质文档逐渐积累，堆积如山。
用户在查阅有关文件时，往往要耗费大量的精力，同时查阅起来很不方便。
海德工程图档管理系统可将这些纸质图档分类整理，按不同的项目分门别类，通过扫描处理、电子拍照，描图等方法，将设计单位以往的纸质资料电子化，提供给用户查阅。
有报道，设计人员每天约有30%左右的工作时间花费在对所需图纸、相关资料的查阅上。
那么企业在网络环境下，电子图档无法有效的组织和管理这一问题日益成为制约工程设计行业和制造业设计部门工作的一个重大的瓶颈。
海德工程图档管理系统主要目的有：1.实现设计单位设计文件的电子化管理。
2.实现设计单位工程标准图设计文件电子化管理。
3.建立完整的工程标准图电子资料室，对院、各科室、专业的相关图纸进行规整分类，并进行有效的管理。
（对各类项目的原始文档、设计文档、各种CAD 文件、数据文件、表格文件、及多媒体文件进行管理和组织）实现工程图纸的全部数据以电子形式在计算机网络上交流，保证数据在权限控制范围内，实现数据共享；为用户提供方便快捷的文档检索手段。
4.实现以面向项目生产过程的图档管理系统，为项目的设计文件的归档，查询，检索和利用服务。
5.建立严密的安全控制手段。
对各用户分配不同的权限，并实现统计、跟踪文件的传输过程和使用情况。
6.建立方便的检索工具，可根据不同的检索条件和方式进行复合检索。
本系统开发的目的，是使设计单位在日常生产、设计工作中，能及时归类管理项目运作过程中产生的施工设计图纸，办公文档、文书档案、图片资料等；方便工作人员查阅以往项目的各种资料信息；控制项目运作中图档和文档的版本信息，跟踪记录项目运作过程的版本变化；能记录项目运作过程图档和文件的批阅和标注信息，使企业内部信息沟通与资料的正确性大幅提升。
3. 系统结构A. 开发技术先进性采用国际流行的“浏览器/应用服务器/数据库服务器”三层结构来构造应用系统，便于信息的传送、减少系统维护、增加系统的安全性。
B. 电子图库按照数据库管理系统采用与后台数据库无关的设计方式，使得用户可以方便地任意选择或利用现有的数据库与本系统连接。
用户可按设计单位的实际要求，可对图属性自行定义，可按项目对图档进行登记，注册及分类归档。
并可自由地根据需要建立独立于项目的电子图库。
C. 灵活高效的查询检索方式属性检索可任意匹配与项目或图纸相关的一个或多个工程属性，采用用户自定义的检索条件，检索方式多样，同时还可根据文件卡片进行检索。
D. 独立于应用系统系统能够管理各种文档类型，与用户的应用系统无关。
用户可不安装一些应用系统如AUTOCAD，OFFICE等，也可完全正常工作，实现浏览，下载，打印等操作。
系统对各类文档的操作完全透明，用户不必关心文档的具体类型。
支持文件类型包括图形文件、各类标准图像文件，字处理文件，电子表格等200多种文件格式。
E. 严密的安全管理系统根据用户登录时的帐户与密码，便控制用户对图库的操作权，确保用户无法访问权限之外的某个图库或某类图档。
系统可对某项目，某文件夹，某文件进行锁定，控制对这些文件的访问。
系统既可独立运行，又可成为海德工程勘察设计企业信息化解决方案的一部分，和其他模块信息共享。
根据建设部十五发展规划纲要，信息化建设应该高起点严要求，站在优化企业流程，提高企业生产效率的立场出发来规划和设计企业的信息化方案。
即建设一个集办公自动化，计划经营管理、设计项目管理、设计过程管理、生产技术管理、工程图档管理、辅助决策系统、现代企业文化等为一体，以现代网络技术为依托，技术先进、扩展性强，结构合理，内外沟通的信息管理系统，逐步使管理者和设计人员观念信息化、决策信息化、经营手段信息化、数据加工信息化、组织管理信息化。
最终使企业实现市场创新、技术创新、管理创新、小姨创新，从而提高企业的市场竞争力。
基于以上设计思想，海德工程图档管理系统不仅能作为独立的系统为广大工程勘察设计企业服务，也可和工程设计行业的其他系统紧密集成，作为一个整体共同组成工程设计行业信息化系统解决方案。
海德工程勘察设计行业信息管理系统功能模块图图图图图图图4. 功能简介工程图档管理子系统是海德工程勘察设计行业信息管理系统的重要部分。
该子系统用于对各种工程图纸、文书档案、图片资料、图书资料等知识和信息进行综合管理的系统。
4.1 权限管理权限管理实现多级权限管理，通过不同等级的权限设定和组织机构设定，定义用户的角色，分配相应的权限，不仅大澳永华对功能级的控制，还使用户能根据权限设置操作某些项目，项目所包含的文件夹，甚至可以控制到某些类型的单个文档。
也就是实现用户对元数据的控制，而且相同权限等级可具有不同操作权限。
图图图图图图4.2 用户管理本系统管理用户的信息。
用户信息按单位、部门进行统一管理。
在图档管理系统中，用户管理包含了以下方面的内容：4.3 系统管理系统管理包括了系统的日志管理、档案类型的维护管理、系统的备份管理、系统参数的设定管理等内容。
对系统所需要的各类参数统一管理。
4.4项目管理对本系统建档的各个项目进行统一管理。
系统可根据需要创建项目以及相关信息，并可随时更新项目信息，同时对于项目进行权限控制，使不同权限等级不同用户对项目拥有不同的操作权限。
图图图图图图4.5文件夹管理对本系统所创建项目包含的文件夹进行统一管理。
系统可根据需要在相关项目下创建文件夹以及相关信息，并可随时更新文件夹的信息，同时对文件夹进行权限控制，使不同权限等级不同用户对文件夹有不同的操作权限。
图图图图图图4.6文件管理文件管理主要处理对象是电子版文件。
该功能模块中提供了文件的批量录入归档，文件的显示浏览控制，文件的标注管理，文件的版本控制，以及文件的下载管理，文件的保护管理，文件的删除管理。
图图图图图图4.7文件标注管理配合工程管理的概念，此系统不主张更改原文件，只有原文件内加插注释，可让传阅者知道需要修改的重点。
系统集成专用的圈阅工具，可对多种格式的图形文件进行浏览及圈阅。
提供多种圈阅形式，如各种线性、云状图、批注等，并可对不同圈阅人的圈阅结果进行导入并浏览。
对于不同圈阅人的圈阅结果可从圈阅文件名中直接查看，导入时一目了然。
4.8纸质文件管理该模块实现纸质文件的归档编目、借阅、归还、统计、输出统计报表等操作。
本模块由技术档案室的档案管理员使用。
方便管理员对纸质技术档案进行归档编目、借阅档案、归还档案、查询、打印、统计报表等操作。
方便用户查询技术档案的借出状态。
管理内容：档案室纸质技术档案归档清单管理：项目归档清单添加、修改、删除、查询归档编目：对项目图档编目，放入指定的技术档案柜。
档案编目按两级编，一级目录按项目编写，指明项目存放的柜号，明细级目录按册编目，指明每册档案存放的柜号、盒号。
档案查询档案管理员可以按项目名称、档案编号及档案名称模糊查询档案的存放位置、借阅状态等。
借阅档案档案管理员根据欲借阅人员填写的借阅单查询档案的借阅状态和存放位置。
取出欲借档案，并交与借阅者。
同时录入借阅信息，把借出档案的状态标记为借出。
归还档案档案管理员根据借阅的档案，查询借阅档案的存放位置。
放回档案。
同时录入归还信息，把借出档案的状态标记为正常。
若档案丢失，档案管理员可把借出档案的状态标记为丢失。
统计报表档案管理员可以统计的报表有：归档统计报表、借阅档案统计报表、以及未归还档案统计报表。
图图图图4.9 综合查询管理经过长期使用累计，设计系统中产生了大量的项目资料信息，为合理有效地利用已有的资料，系统提供了多种方式的综合查询功能。
实现对项目中的文档信息按照项目信息、文件名信息或文件的其他属性进行综合查询。
图图图图图图按项目文件属性信息查询图图按文件信息查询图图查询列表4.10 统计报表管理实现对项目，项目文件夹中的项目文档信息按照项目信息，文件名信息或文件的他属性信息进行综合查询统计，并将信息查询结果形成一个报表，提供给用户进行打印，形成系统项目全部文档或部分文档的文档报表，供用户在项目归档或在项目研讨中使用。
图图图5. 小结海德工程图档管理系统是面向生产过程的管理系统，目的是为生产技术人员提供项目图档资源和快速准确的信息，通过图档信息共享和图档信息的有效控制，提供一个协同工作的环境，为员工提供检索工具和设计手段。
对企业提高工作效率，改善产品质量，提高管理水平，降低生产成本，缩短生产周期，有效地管理项目生命周期过程中产生的各种数据和文档和项目的历史文档，提高项目管理和资源管理的完整性和系统连贯性，有着重要的意义。
