EXCEL中的筛选与排序功能详解

1 在成绩统计Excel中的数据筛选功能

朱丽芬

关 键 词：excel 筛选

用Excel对学校期中和期终成绩分数统计运用中，人们一般采用排序或者是运用条件格式的方法。排序是重排数据清单，将符合条件的数据靠在一起；条件格式是将满足条件的记录以特殊格式显示。这两种查询方法的缺点是不想查询的数据也将显示出来，从而影响查询的效果。

有没有一种更为方便的查询方法呢?有，那就是筛选。筛选与以上两种方法不同，它只显示符合条件的数据，而将不符合条件的数据隐藏起来。就会用到数据的筛选操作，Excel中提供了两种数据的筛选操作，即“自动筛选”和“高级筛选”。

但大家往往弄不明白，什么情况下要使用“自动筛选”和“高级筛选”？究竟可以实现数据的哪些筛选操作？怎样才能熟练地掌握数据的筛选呢？本人通过平常运用中，掌握一部分，化解了此部分运用中的难点。

一、自动筛选

“自动筛选”一般用于简单的条件筛选，筛选时将不满足条件的数据暂时隐藏起来，只显示符合条件的数据。 在数据区域中单击任一单元格，然后单击“数据”菜单，选择“筛选”→“自动筛选”命令，则每一列数据顶端的项目名称右侧会出现一个下拉列表按钮。根据需要从中选择需要显示的数据要求后，符合条件的数据就被显示出来了。

自动筛选 2 如果列表框中缺少需要的条件，可以选择“自定义”项，弹出“自定义自动筛选方式”对话框，然后在该对话框中进行条件设置。

自动筛选

如果想取消筛选，可再次选择“数据” → 筛选”→“自动筛选”命令，即可取消。

二、高级筛选

“高级筛选”一般用于条件较复杂的筛选操作，其筛选的结果可显示在原数据表格中，不符合条件的记录被隐藏起来。也可以在新的位置显示筛选结果，不符合条件的记录同时保留在数据表中而不会被隐藏起来，这样就更加便于进行数据的对比了。

高级筛选用于根据多个条件来查询数据。我们先把筛选的条件输入到表格中的一个空白区域中。然后选择“数据” → 筛选”→“高级筛选”命令，在弹出的“高级筛选”对话框进行相应设置。区域的输入可以单击输入框右侧的“拾取”按钮，然后在工作表中拖动鼠标进行选择进行即可。

Excel中数据的排序、筛选与分类汇总课程导入：通过前几次课公式和函数的系统学习，我们已经知道Excel电子表格具有强大的数据运算能力。但只有数据，而无法快速有效的查阅有效信息，这无疑是在做无用功，是一种资源的浪费。今天这次课我们将要学习Excel中的数据处理，真正对数据进行统计和分析。

引入实例：Excel在学生成绩统计中有独特的优势，能方便快速的进行学生成绩的各类统计，如能方便快捷的进行成绩的排序、分类汇总、数据的高效筛选、快速的进行学科及总分的分段统计等等。

要点：数据的处理重点从数据的排序、数据的筛选、数据的分类汇总入手。

教学内容一：数据排序和筛选

一、数据的排序：排序就是按某种规则排列数据以便分析。

排序的三种方式：a. “升序”排列，选中要排序列中的一个单元格，按按钮

b. “降序”排列，选中要排序列中的一个单元格，按按钮

c. 自定义排列，选择【数据】->【排序】，利用多个关键字进行复杂排序。首先考虑的是“主要关键字”，当主要关键字排序出现相同数据时，将按次要关键字再次排序，如果次要关键字还出现相同数据时，可以按照第三关键字最后排序。

注意：如果Excel没能够正确地进行排序，可能是因为它没有正确地获取排序区域。特别应该注意的是，排序区域中不能够包含已合并的单元格。

教学实例一：《高一期末成绩分析》（排序）

（1）打开D:\excel实例\操作一.xls，选择“高一期末成绩（排序）”。

（2）按总分进行数据排序。选定H列中的任意一个单元格（注意，不要选定H列，否则将只对H列排序），单击常用工具栏中的按钮，即从大到小排序。

（3）要求总分相同的学生按语数外总分降序排序，语数外总分相同的学生按照理综降序排序。选定表中任意单元格，单击【数据】->【排序】，指定主要关键字为总分，排序方式为降序；次要关键字为语数外，排序方式也为降序；第三关键字为理综，排序方式为降序。注意：若不想对标题行进行排序，那要选择“有标题行”。

Excel中数据的排序、筛选与分类汇总课程导入：通过前几次课公式和函数的系统学习，我们已经知道Excel电子表格具有强大的数据运算能力。但只有数据，而无法快速有效的查阅有效信息，这无疑是在做无用功，是一种资源的浪费。今天这次课我们将要学习Excel中的数据处理，真正对数据进行统计和分析。

引入实例：Excel在学生成绩统计中有独特的优势，能方便快速的进行学生成绩的各类统计，如能方便快捷的进行成绩的排序、分类汇总、数据的高效筛选、快速的进行学科及总分的分段统计等等。

要点：数据的处理重点从数据的排序、数据的筛选、数据的分类汇总入手。

教学内容一：数据排序和筛选

一、数据的排序：排序就是按某种规则排列数据以便分析。

排序的三种方式：a. “升序”排列，选中要排序列中的一个单元格，按按钮

b. “降序”排列，选中要排序列中的一个单元格，按按钮

c. 自定义排列，选择【数据】->【排序】，利用多个关键字进行复杂排序。首先考虑的是“主要关键字”，当主要关键字排序出现相同数据时，将按次要关键字再次排序，如果次要关键字还出现相同数据时，可以按照第三关键字最后排序。

注意：如果Excel没能够正确地进行排序，可能是因为它没有正确地获取排序区域。特别应该注意的是，排序区域中不能够包含已合并的单元格。

教学实例一：《高一期末成绩分析》（排序）

（1）打开D:\excel实例\操作一.xls，选择“高一期末成绩（排序）”。

（2）按总分进行数据排序。选定H列中的任意一个单元格（注意，不要选定H列，否则将只对H列排序），单击常用工具栏中的按钮，即从大到小排序。

（3）要求总分相同的学生按语数外总分降序排序，语数外总分相同的学生按照理综降序排序。选定表中任意单元格，单击【数据】->【排序】，指定主要关键字为总分，排序方式为降序；次要关键字为语数外，排序方式也为降序；第三关键字为理综，排序方式为降序。注意：若不想对标题行进行排序，那要选择“有标题行”。

在Excel中按颜色排序或筛选

在实际工作中，用户经常会通过为单元格设置背景色或者字体颜色来标注表格中较特殊的数据，但是却无法对有颜色的单元格做进一步操作，比如排序和筛选，因为在Excel中，无论使用菜单命令还是工作表函数都无法得到单元格的颜色信息。

此时，需要借助Excel的宏表函数，才能够得到单元格的颜色信息。有关宏表函数的更多知识，请参阅第22章宏表函数。

在如图126?1所示的表格中，部分日期数据使用了单元格背景色，部分任务数据设置了字体颜色，下面以此表格为例，介绍如何按照颜色排序。

图126?1 使用了单元格背景色和字体颜色的表格

分别在C1、D1中输入文字Color1、Color2。

选定C2，按组合键，在“定义名称”对话框的“在当前工作簿中的名称”文本框中输入Color1，然后在引用位置输入：

=GET.CELL(63,'06'!A2)+RAND()*0

单击“确定”按钮关闭“定义名称”对话框。

选定D2，按组合键，在“定义名称”对话框的“在当前工作簿中的名称”文本框中输入Color2，然后在引用位置输入：

=GET.CELL(24,'06'!B2)+RAND()*0

如图126?2所示。单击“确定”按钮关闭“定义名称”对话框。

图126?2 使用宏表函数求颜色值

在C2中输入“=Color1”，在D2中输入“=Color2”。

选定C2∶D2，往下拖曳到C17∶D17，完成对公式的复制。

单击C2，单击工具栏上的“降序排列”按钮

能够以日期列的单元格背景色来排序，结果如图126-3所示。

图126?3 按颜色值排序表格数据

如果需要以任务列的字体颜色排序，则应以D列为标准进行排序。

在本例中，使用了Excel宏表函数在C列和D列分别求出A列每个单元格的背景色对应的值和B列每个单元格的字体颜色对应的值，从而使按颜色排序成为可能。