物流信息系统-仓储管理模块
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仓储管理模块运行管理办法(暂行) (2)
第一章目的 (2)
第二章职责 (2)
第三章业务流程要求-入库 (3)
第四章业务流程要求-出库 (5)
第五章业务流程要求-库存盘点及对账 (6)
第六章业务流程要求-库存管理 (6)
第七章仓储费用结算 (7)
第八章报表及接口 (8)
第九章仓储绩效考核 (8)
第十章附则 (8)
XX公司物流系统
仓储管理模块运行管理办法(暂行)
第一章目的
第一条为保证XX公司物流系统(以下简称:物流系统)中仓储管理所需数据的及时、准确录入,实现与调度、运输模块的有效集成,规范业务流程,明确岗位职责,确保物流系统的有序运行,特制订本制度。
第二条本规定适用业务范围包括:
1、XX公司跨区调拨、区内调拨、自营、串货、移库、转储业务的入库、出库及处理单据流程;
2、库存退货、补货、已售未提、已提未售、物料降级及废料出入库及处理流程;
3、库存盘点和对账处理过程;
4、仓储合同创建及维护过程;
5、仓储费用结算处理过程;
6、库存报表和库存接口;
第二章职责
第三条销地分公司产品部
负责在物流系统触发的物流订单(入中转库)维护相关物流字段内容,并确认。
第四条产地驻厂办(物流部)
负责在物流系统中根据已确认的物流订单下达物流运输委托单。
第五条销地物流部
5.1如果XX公司ERP与物流系统有库存传递的接口,则中转库卸货入库或装车出库都由两系统自动触发生成,物流部就负责出入库等信息在两系统间的传递。
5.2当中转库发生退货、转储、已售未提、已提未售等出入库时,物流部
负责在物流系统中手工创建物流订单,中转库根据实际业务调整库存。
5.3负责中转库月末盘点计划的制定及实施、库存差异分析、仓储损耗库
存调整。
5.4负责仓储合同的创建及维护、仓储费用的审核和结算。
5.5负责中转库的绩效考核。
第六条财务部
6.1负责半年一次牵头组织产品部、计划信息部、物流部等相关部门参
加,定期对库存进行盘点。
第七条中转库
7.1中转库指与XX公司(及区域分公司)签订仓储合同的实体仓储单位。
7.2根据不同仓储业务,负责在物流系统中对XX公司产品进行入库、出库信息维护、出入单据打印和传递、库存手工台帐编制等操作。
7.3按照物流部(代表处)传递的库存转储、退货、补货、已售未提、已
提未售等通知,组织具体实施,协助物流部实现物流系统内的库存调整。
7.4协助物流部(代表处)对库存产品作降级、报废处理。
7.5负责在物流系统中及时、准确的录入相关信息。
第三章业务流程要求-入库
第八条跨区调拨入库
8.1中转库在物流系统查询到的《入库通知单》或线下接收《跨区采购订
单入库明细表》传真件,对即将入库的产品、到库时间、仓储及安全设施等做
好准备。
8.2货物到库后,对交接单据、产品外包装审核、按照物流系统的入库操
作流程进行公路、铁路、水路、管道等卸货入库作业。
若产品有以下情况,及
时记录处理:
8.2.1固体产品如发现污损、缺失等异常情况,应及时与运输单位确认损
耗责任,入库后与合格产品分开存放,在物流系统中做好入库记录。
8.2.2液体产品按《入库通知单》逐项验收,入库量按照《仓储保管合
同》规定的计量为准。
8.3对同一张物流订单在到货有效期内,可以进行分批、多次收货,每次收货以双方或三方确认的量为准。
8.4中转库完成卸货入库后,必须及时打印或填写规定的入库单,并做好相关的手工台帐、单据归档。
第九条区内调拨入库
9.1中转库在物流系统查询到的《入库通知单》或线下接收《区内采购订单入库明细表》传真件,对即将入库的产品、到库时间、仓储及安全设施等做好准备。
9.2-9.4同第八条。
第十条自营入库
产品部提出自营货权交割申请并在物流系统中创建自营物流订单,经物流部协助交割并签字确认后,中转库按照交割手续办理入库,并进行相应的入库信息录入。
第十一条串货入库
11.1因承运商未按照运输委托要求,把货送错地方,要及时将此相关信息反馈到物流部(代表处),中转库接到物流部(代表处)的指定后及时在物流系统录入串货信息。
11.2 为节约或降低物流成本(费用),中转库按照物流订单要求入库。
第十二条移库
12.1对于临时移库的产品,由产品部门提出移库申请,填写移库申请表,内容包括:移库产品的名称、数量、存储期限、需要移往的区域中转库等,经公司分管经理、产品部审核签字后交物流部,物流部复核无误后,传真到物流服务商,同时在物流系统手工创建移库物流订单。
12.2 中转库在物流系统查询到移库的《入库通知单》和线下《仓储/运输委托单》传真件,对即将入库的产品、到库时间、仓储及安全设施等做好准
备。
第十三条补货
根据物流部下达的补货通知单进行入库,并在物流系统中录入相关信息。
第四章业务流程要求-出库
第十四条跨区调拨出库
14.1 中转库在物流系统查询到的《出库通知单》、线下接收《ERP提货单》传真件及物流部(代表处/银行)确认的客户委托提货书,做好发货,并
在物流系统中做好相关信息。
14.2对同一张ERP提货单在出货有效期内,可以进行分批、多次发货。
14.3 中转库完成装车出库后,必须及时打印或填写规定的出库单,并做
好相关的手工台帐、单据归档。
第十五条区内调拨出库
同第十四条
第十六条自营出库
同第十四条
第十七条串货出库
同第十四条
第十八条移库出库
同第十四条
第十九条退货出库
19.1对于退货出库的产品,由产品部门提出退货申请,填写退货申请表,
内容包括:退货产品的名称、数量等,经公司分管经理、产品部审核签字后交
物流部,物流部复核无误后,传真到物流服务商,同时在物流系统手工创建退
货物流订单。
19.2 中转库在物流系统查询到退货的《出库通知单》和线下《仓储/运输委托单》传真件,在物流系统完成退货操作,打印退货单。
第五章业务流程要求-库存盘点及对账
第二十条库存盘点
20.1月末库存关帐日期:每月最后一天的早8:00,8:00以后的进出量记入下月,每月的盘点时间为每月月末的25日至30日。
20.2盘点时间:
每月底,由物流部牵头,组织中转库盘点。
每半年,由财务部牵头,组织计划信息部、物流部、产品部参加盘点。
物流部负责在物流系统中创建盘点计划。
20.3物流部根据各中转库盘点计划录入实盘数量,得出差异量,库存差
异分析完成后,经相关部门确认后,由物流部在物流系统中进行库存调整(仓
储损耗处理)。
第六章业务流程要求-库存管理
第二十一条库存物料降级及废料处理
物流部提出中转库污染料降级或废料(扫地料)处理申请,经产品部确
认、公司领导审批,库管员(代表处)在接到批准后的申请单后方可在物流系
统中对物料作降级处理,并形成报表。
第二十二条已提未售处理
产品部提出已提未售申请,经公司相关领导审批后,物流部(代表处)在
物流系统做对“已提未售”物流订单做标记,并在物流系统录入相关信息。
第二十三条已售未提处理
产品部提出已售未提申请,经公司相关领导审批后,物流部(代表处)在物流系统做对“已售未提”物流订单做标记,并在物流系统录入相关信息。
第二十四条转储
24.1因库容不足、终止仓储合同的中转库,物流部提出库到库的转储申请,经公司领导审批后,物流部在物流系统创建《转储通知单》后,中转库(代表处)方可进行产品转储;
24.2因市场流向发生变化,产品部提出库到库的转储申请,经公司领导审批后,物流部在物流系统创建《转储通知单》后,中转库(代表处)方可进行产品转储。
第七章仓储费用结算
第二十五条仓储计费协议维护
25.1合同的维护
年度合同:每年年初,合同管理员根据签订的书面仓储合同在物流系统维护计费协议。
零星合同:按实际签订情况及时补录。
25.2合同的变更:一旦合同中相关计费发生变更(修改或删除),必须提交书面修改申请,经物流部及相关部门审批后,由合同管理员修改计费协议。
25.3 所有计费协议修改记录必须备份存档。
第二十六条仓储费用的结算
26.1仓储费用结算申请和发票登记。