资料的收集整理与利用

北京交通大学（1995-2010年）第二轮修志史志知识简编（2）资料的收集整理北京交通大学校志办公室二零一零年一月目录第一节资料的收集整理与利用 (1)一．收集资料要有明确的目的 (1)二．认真研究篇目、制定详细收集资料提纲 (1)三．懂得志书编写的基本要求，懂得本专业成书时是什么样子 (2)四．要明确对志书资料的具体要求 (2)五．摸清门派号码，不致大海捞针 (3)第二节资料的标准和要求 (4)一．志书的资料要具备“三性”，即权威性、可靠性和丰富性 (4)二．资料要求做到“全、广、深、准、精” (5)三．资料要纵不断线，横不缺项 (5)第三节如何搜集资料 (6)一．搜集资料的困难性 (6)二．搜集资料的范围 (7)三．资料的来源和搜集的方法 (7)第四节资料工作的基础是做好资料卡 (10)一．为什么要死死抓住做资料卡这一环 (10)二．如何做资料卡 (10)资料卡（样卡一）的填写说明 (11)第五节资料的考核与整理 (14)一．必须十分重视资料考核 (14)二．将资料的收集、核实（鉴定）、整理结合起来进行 (14)三．资料整理——编辑《资料汇编》 (14)第六节图表的运用 (15)一．充分运用图表 (15)二．图表、照片的内容和形式 (16)三．志图中图表照片的技术处理 (17)第七节方志资料工作经验摘要 (18)一．资料工作是全部修志工作的基础 (18)二．资料工作要防止“四多四少” (18)三．资料工作必须明确两个指导思想 (18)四．资料工作的六个基本要求 (19)五．收集资料的三个主要环节 (19)六．资料汇编与长编的区别 (19)第八节修志资料的搜集整理与研究 (20)一．全面系统搜集修志资料是方志事业发展的必然要求 (20)二．修志资料管理的基本途径和思路 (22)三、研究分析修志资料增强志书记述深度 (24)附件一 (27)ii第一节资料的收集整理与利用一．收集资料要有明确的目的收集资料要避免盲目性，使收资工作具有明确的目的性。

现有的地方、有的专志、有的个人，在收资工作中，不同程度地分别存在以下几种现象：1.心中无数，漫无目的。

收集什么资料？什么叫做资料？需要多少资料？都没有底，得到什么算什么；2.见了就抓，不分芝麻与西瓜，弄不清什么是必需的资料什么是可参考的资料。

平均使用力量，用力不少，收获不多；3.拿了就走，不管断腿与缺手。

资料要素不全，抄是抄得了，但难于入志；4.收得一大箩，但水分很大，有用的不多。

说起资料，收得了若干万字，真正有用的不多；5.携带私货，影响工作。

利用收资机会或者是为个人写作准备素材，或将收得资料据为己有，从而影响修志工作。

这些现象，总起来说，都是收资工作不明确。

怎样才能明确收资的目的呢？根据经验，先要抓好四个工作：二．认真研究篇目、制定详细收集资料提纲收集资料提纲不是脱离篇目另搞一套，而是每个“目”的资料要求的具体化。

每个编纂人员（同时也是收资人员、“采编合一”）都应该非常熟悉这个提纲，按照提纲的要求，有目的地去收集资料。

提纲尚未列入的资料，要不要收集？一般来说不必收集，但确实是符合本专志编纂目的、宗旨与主题，而由于制定篇目与收资提纲时，认识不到而漏列入的，也应该收集，以供修改篇目及编写之用。

在这里，我们提倡“采编合一”。

即负责编写志书某编或某章的人，同时就负责收集、考核、整理该编、章的资料，这样做有很多的好处。

第一，收集人更熟悉该编、章编写的目的、宗旨、内容范围、表述方法，因而收集资料的目的性更明确，取材更精粹、收集到的资料的可用率会更高，优势还会收到“化腐朽为神奇”的意想不到的效果；第二，可以把收集资料和考核资料更有机的结合起来，在收集过程1中及时的对资料作出鉴定，从而可缩短对资料考核、鉴别的时间，保证资料的可靠性；第三，在收集资料中就对它进行研究、分析与消化，逐步形成自己的观点和写作的框架，资料成了作者自己的血和肉，这样写出来的东西，观点会更鲜明，逻辑性会更强，结构会更严谨。

这绝非随便搬来一些资料，未经深思熟虑便敷衍成文的文章所能比拟的；第四，编者自己收集来的资料，由自己运用，由于他对这些资料非常熟悉，因而运用起来更加得心应手，运用自如；第五，编者在收集资料，消化资料中形成观点，随着观点的形成，又需要补充以新的资料，新资料又充实、完整或推翻原来的观点这样几个循环反复，不仅观点更正确、丰满了，资料也更充实、完整了，观点与资料的结合也更浑然一体了，这对志书质量的提高当大有好处。

各专志编辑室同志尚未就编写分工的，建议在收集资料之处，就进行分工，以便实行编采结合。

并且不要中途换人。

三．懂得志书编写的基本要求，懂得本专业成书时是什么样子这对于提高收资的目的性，也是有一定好处的。

比如说，懂得志书是“述而不作”，只写史实不发议论，只写“是什么”，不写“为什么”，那么在摘抄资料时，就不会大段地抄那些结论性的意见、观点、原因的总结、性质的分析等等。

又如知道志书写法的几详几略（详本地特点、略共同性的东西；详首创史实，略常见情况；详事业，略机构；详事实数据，略一般过程；详本质资料，尽量不刻画描绘。

等等），知道了这些详略要求，我们就可以视资料情况多少多抄、详超、略抄或不抄，就可以减少许多无效劳动，提高资料的有用率。

四．要明确对志书资料的具体要求第一，要明确资料的主次，即哪些是可以入志或修志必不可缺的资料（如反映本地方、本民族、本行业史实、数据的资料）。

尤其要注意收集新发现的、过去未发表过的史料，新的调查报告、科研成果、学术成就、新创造等，还有过去已经发表但现在又有新意的材料。

总之，要重视这个“新”字，否则资料陈旧，价值自然不高，上述资料，就应该详记，哪些是勿须入志的、背景性的资料（如全国性的政策、规定等）或知识性的资料（如名词解释之类），有的可以不抄，一般可以略抄。

至于2对一件事有不同叙述、尚待考证的资料，一般应该详超，以便进行考证。

第二，对同类的资料，要有所选择，如对能反映事物本质的资料、第一手的原始资料，就要详抄，对典型性（先进、一般、落后）的资料也要详抄，同时要注意点、面的结合，宏观资料与微观资料的结合，即既有反映全局性的资料，也有反映其一个部分、一个单位的资料。

对这些资料往往要进行比较之后，才能选出最佳的资料，在尚无法进行对比时、可先抄下来，留待以后对比、筛选。

第三，录下的每一个资料，都必须有完整性，即不是缺鼻子少眼睛、缺腿断手的。

所谓完整性，即它必须有明确具体的时间（年月，有的应记到日，特殊的要记上时、分），地点，事（什么事，写明全称、全名，属应入志的资料，更应详记史实），人（姓名、职务……），结果。

以上五项（时、地、事、人、果）是一个资料的最基本的、最低标准的要求，缺少一项，这个资料就是不完整的、无法采用或价值不大的。

当然有些资料可能还要增加其他的内容，有个别资料可能也不需要全部具备上述五项，这就需要从各个志甚至各个“目”的具体情况去决定，不需要也不可能一刀切。

总之，摘抄来的资料，一定是能用的，不是劳而无功的废品。

五．摸清门派号码，不致大海捞针这里的关键是要有一个正确的工作方法。

第一，对建国以来的资料，先从查阅本厅、局现有档案（含已送档案馆的档案）入手，同时召开老领导、老专家、老业务同志、知情人小型座谈会，扩大线索，收集散在个人手中的工作日记、笔记、文件及记忆中保存的资料，重点进行社会调查，并广泛向所属单位征集资料。

这样，既迅速、资料又可靠；第二，对于清代、民国时期的资料，先查有关资料索引或目录，而后有目的、有计划、有步骤的去阅读、摘记。

可先翻一下现有资料的目录，然后按图索骥，当可减少一些摸索时间，不致大海捞针。

总之，收集资料要有明确的目的、明确的范围、明确的方法和正确的方法。

如此，则可缩短摸索过程，减少无效劳动，节约人力、财力，取得事半功倍的效果。

（摘自唐志敬《如何做好资料工作》）3第二节资料的标准和要求资料是志书的基础，要舍得花大力气。

修志犹如建造高楼大厦，确定了设计方案后，首要的事情就是打地基、备好各种材料。

基础牢固，楼层才有保障，所需材料要一应俱全，缺其一就造不成房屋。

志书所需要的资料，有其独特的标准和要求：一．志书的资料要具备“三性”，即权威性、可靠性和丰富性志书以历史事实为依据，用史料论证，述而不作，它所运用的资料要有权威性。

人们通常所说的第一手资料当然比较真实可靠，第二手、第三手资料相对就差些；同样一个资料，一般来说，文字的比口碑的要权威，文字又以原著、文书档案、决议决定、上报国家的统计数据为可靠，报刊杂志、汇报资料就差些。

考古文物、碑记、遗迹、遗墨的价值就更高了。

口碑资料中当事人及其亲友所提供的资料总比旁证人所提供的资料可靠，采访所得的口碑资料并非不可信，但要切忌道听途说，人云亦云，要有旁证，从不同角度加以证实。

现代先进技术所提供的录像片、照片、录音带也属于真人真事的可靠资料。

清代方志学家章学诚曾说过：“修志有两便，地近则易核,时近则迹真”。

这两句话，从资料发生的时间和空间上阐明了地方志对资料的要求。

权威性还包括所使用的资料是得到法律上、行政上认可的。

例如人口数，要运用解放后全国三次人口普查数；面积要运用1981年全国土地普查数；烈士名录要使用经民政部门认定确实享受烈士待遇的名单；解放前的群众团体、民主政权、抗日武装队伍的性质要严格使用经过有关组织鉴别认定的材料，不能随便冠之以“反动组织”、“党的外围组织”或“共产党领导下的革命军队”等等，否则出了与事实不符外还会引起许多麻烦。

资料的丰富性不仅在于资料的本身，还在于运用各种手段去反映这些材料，达到内容和形式都丰富多彩。

在内容上，如果写人口卷，加上姓氏和家谱；写文化卷，多选一些民歌民谣和民间故事、乐曲歌词、舞蹈节拍，加上奇闻轶事，充满乡土气息，内容就丰富，读者会倍感亲切。

《崇明县志》在编写县城这章时，总感到文字表述不丰富，但又缺乏旧城面貌的照片，于是请了一位在市区任教的崇明籍美术教师，4他自幼生长在县城，对旧城仍记忆犹新，历历在目，他为县志画了数十幅“瀛城风貌”的水彩画，再现了当年景色，县志选载了数幅，引起许多年迈读者的美好追忆。

二．资料要求做到“全、广、深、准、精”“全”是指资料的方面，要面面俱到，不要有所遗漏，资料要完整。

例如写商业，要搜集有关购、销、调、存、运诸方面的资料。

“广”包括内容和手段，内容上面要宽，尤其在开始时，要广泛的、大量的搜集，不只是要什么收什么，同一内容的资料，不要收一种即止，而是有多少收多少，以便使用时比较鉴别；手段是指档案、报刊、碑刻、数据、图照、口碑，只要与地方志有关，样样都要。

“深”是指究根探源，有时一个资料需要有几个资料作佐证，有些事物要透过现象看本质，有的要说清楚来龙去脉，这就要求资料有深度。

例如《崇明县志》评议稿中叙述1956年农村闹退社时，资料比较单薄，有点千篇一律，未能反映复杂的背景，万景亮同志提出了意见，我们又到县档案馆查询了十几个卷宗，收到了当时全县有25%的社员思想不成熟，作价入社的耕牛、水牛没有全部付款兑现等资料，加以运用后，资料就有了深度。