第九章会计档案

第九章会计档案【回顾】第八章主要内容：一是财务会计报告的概念。

二是财务会计报表的构成。

三是财务会计报告的编制要求。

（4个）四是资产负债表的概念、意义、格式和编制方法。

（财务状况）五是利润表的概念、意义、格式和编制方法。

（经营成果）第九章会计档案本章主要介绍会计档案的概念、内容、整理归档、保管、复制查阅以及销毁等规定。

一是会计档案的概念和内容。

二是会计档案的保管。

会计档案的保管期限分为永久和定期两类，定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5种。

保管期限的开始日是会计年度终了后的第一天。

第一节会计档案概述一、会计档案的概念会计档案是会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算的专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

二、会计档案的内容1.会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。

2.会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿和其他会计账簿。

3.财务会计报告类：包括中期财务报告、年度财务会计报告，财务会计报告包括会计报表、附表、报表附注及相关文字说明、其他财务报告。

4.其他类：包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

实行会计电算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。

【例9—1】下列各项中不属于会计档案的是（）。

A.会计移交清册B.原始凭证C.月度财务计划D.记账凭证[答疑编号044090101：针对该题提问]『正确答案』C【例9—2】我国的会计档案分为（）。

A.会计凭证类B.会计账簿类C.财务会计报告类D.其他类[答疑编号044090102：针对该题提问]『正确答案』ABCD【例9-3】下列各项中，属于会计档案的有（）。

A.银行对账单B.银行存款余额调节表C.会计档案保管清册D.会计档案销毁清册[答疑编号044090103：针对该题提问]『正确答案』ABCD三、会计档案的种类及分类方法1.会计档案的种类会计档案是会计活动中形成的客观记录，是一种有专业性的档案，可以按不同的标准进行分类。

（1）按会计工作性质可分为公司企业会计档案预算会计档案和银行会计档案。

（2）按管理期限可分为永久会计档案和定期会计档案。

2.会计档案的分类方法会计档案的分类要遵循会计档案的形成规律和本身固有的特点，从本单位会计档案的实际出发，可选择以下分类方法：（1）年度——形成分类法。

即把一个年度内形成的会计档案分为凭证账簿、财务报告和其他四大类。

然后分别组成若干保管单位（卷）。

这一方法适用于企业、事业单位。

（2）年度——机构分类法。

即把一个年度内形成的会计档案按机构分开，然后在机构内再按凭证账簿财务报告和其他四类分别组成保管单位。

这种方法一般适用于各级财政、税务等部门和所属单位较多的大型企业。

第二节会计档案保管一、会计档案的归档（一）会计档案的归档和保管要求根据财政部国家档案局联合发布的《会计档案管理办法》各单位对会计档案的归档和保管应做到：1.各单位每年形成的会计档案。

都应由会计机构按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

2.当年形成的会计档案在会计年度终了后，可暂由本单位会计机构保管1年。

期满之后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位的档案机构统一保管。

3.移交本单位档案机构保管的会计档案原则上应当保持原卷册的封装，不得随意拆封。

个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

4.交接会计档案时交接双方应当办理交接手续：（1）移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，其格式如表9—1所示。

（2）交接会计档案时交接双方应当按喏会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人监交。

（3）交接完毕后，交接双方经办人员和监交人员应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

5.未设立档案机构的单位，会计档案应当在会计机构内部指定专人保管，但出纳人员不得兼任会计档案的保管工作。

6.对会计档案应当科学管理做到妥善保管、存放有序、查找方便。

同时严格执行安全和保密制度，不得随意堆放严防毁损散失和泄密。

7.采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印的纸质会计档案。

8.单位变更以后的会计档案应视不同情况进行归档保管。

（1）单位终止：单位因撤销解散破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或者财产所有者代管或者移交有关档案馆代管。

（2）单位分立：①单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管其他方可查阅复制与其业务相关的会计档案。

②单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或者移交档案馆代管，各方可以查阅复制与其相关的会计档案。

③单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存。

④单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按照规定办理交接手续。

（3）单位合并：①单位合并后原单位解散或者一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位（存续方）统一保管。

②单位合并后原各单位仍然存续的其会计档案仍应当由原各单位保管。

【例9—4】各单位每年形成的会计档案应当由会计机构负责整理立卷装订成册，并编制会计档案保管清册（）[答疑编号044090104：针对该题提问]『正确答案』对【例9—5】为了加强会计档案的管理，企业当年形成的会计档案也必须有专门的档案管理机构，而不能由会计机构暂行管理。

（）[答疑编号044090105：针对该题提问]『正确答案』错【例9—6】单位会计机构对会计档案立卷归档之后，在保管（）期满后移交单位的会计档案管理机构。

A.3个月B.半年C.1年D.2年[答疑编号044090106：针对该题提问]『正确答案』C（二）会计档案的归档程序1.对会计档案进行整理立卷。

各单位每年形成的会计资料，年度终了应由会计人员按不同要求对其进行整理并装订立卷。

2.对会计档案进行编制卷号。

会计档案整理立卷后，会计机构首先要按不同要求对各类会计档案编制卷号。

3.编制保管清册。

对会计档案编制卷号后，会计机构应当编制会计档案保管清册，将会计档案的名称种类卷号数量起止日期应保管期限等一一登记入册并一式两份。

二、会计档案的保管期限会计档案的保管期限分为永久和定期两类。

定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

三个永久：年度财务报告（决算）、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

一个3年：月、季度财务报告。

两个5年：银行存款余额调节表、银行对账单。

现金日记账和银行存款日记账保管25年。

固定资产卡片是在固定资产报废清理后保管5年。

其余凭证、账、报表保管期限是15年。

三、会计档案的查阅和复制各单位保存的会计档案不得借出，如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。

四、会计档案的销毁（一）会计档案的销毁程序和办法1.由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见【教材中给定：本单位档案机构提出销毁意见，这是不准确的，请大家学习时注意查看】，共同鉴定和审查，提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，并列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

2.单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

3.销毁会计档案时，应当由单位档案机构和会计机构共同派员监销。

国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。

财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。

4.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，注明“已销毁”字样和销毁日期，同时将监销情况写出书面报告（一式两份），一份报告本单位负责人，另一份归入档案备查。

（二）保管期满但不得销毁的会计档案1.对于保管期满但未结清的债权债务以及涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到未了事项完结时为止。

对于单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

2.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

【例题·单选题】1999年1月1日起实施的《会计档案管理办法》规定，企业记账凭证的保管期限为（）。

A.15年B.5年C.3年D.10年[答疑编号044090107：针对该题提问]『正确答案』A【例题·判断题】1999年1月1日起实施的《会计档案管理办法》规定，原始凭证、记账凭证和汇总记账凭证保管15年。

（）[答疑编号044090108：针对该题提问]『正确答案』√【例题·单选题】根据《会计档案管理办法》，各种明细账、日记账的保管期限为（）。

A.5年B.10年C.15年D.25年[答疑编号044090109：针对该题提问]『正确答案』C【例题·单选题】根据《会计档案管理办法》规定，保管期限为25年的账簿是（）。

A.现金日记账B.现金总账C.应收账款总账D.固定资产总账[答疑编号044090110：针对该题提问]『正确答案』A【例题·多选题】企业应永久保存的有（）。

A.年度财务报告B.现金日记账C.原始凭证D.会计档案保管清册[答疑编号044090111：针对该题提问]『正确答案』AD【例题·单选题】原始凭证和记账凭证的保管期限为（）。

A.10年B.15年C.20年D.5年[答疑编号044090112：针对该题提问]『正确答案』B【例题·单选题】下列保管期限为25年的会计档案是（）。

A.银行存款余额调节表B.银行对账单C.银行存款日记账D.银行存款总账[答疑编号044090113：针对该题提问]『正确答案』C『答案解析』选项A和B保管5年，选项D保管15年。

【例题·判断题】当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位会计机构保管5年。

（）[答疑编号044090114：针对该题提问]『正确答案』×。