合同档案管理制度通知模板

第 1 页 共 5 页 合同档案管理制度范本

为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。

一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包括业务部门与客户所签订的相关合同档案)。

二、合同档案管理原则

1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。

3、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名行政人员负责合同文档管理。

三、合同文档的移交

1、各部门在正式签署合同后须在一个月内将合同正本原件移交管理中心。

2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。

3、合同文档移交时，必须编制合同移交清册并当面清点。以双方签字认可后方为完成交接手续。

四、合同文档的管理办法

1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。 第 2 页 共 5 页 2、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任;对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议，由办公室甄别，并予以销毁。

3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

5、各部门员工可在办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经总经理签字同意后，方可在合同管理部门办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。

6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。

7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。

8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。

合同档案管理制度范本（二）

为了将公司档案纳入规范化管理，特制订本制度。

关于合同归档的通知

尊敬的各位客户：

您好！为了更好地维护各方权益，加强合同管理，现就合同归档事宜作出以下通知：

一、各方基本信息：

甲方：（姓名/公司名称）、（地址）；

乙方：（姓名/公司名称）、（地址）。

二、各方身份、权利、义务、履行方式、期限、违约责任：

1.甲方为合同的出让方，拥有合同的所有权益，在合同有效期内享有其规定的权益，并且负有履行合同义务的责任；

2.乙方为合同的受让方，根据合同规定享有相应的权益，同时也负有履行合同义务的责任；

3.双方应遵守中国的相关法律法规，如涉及到税收、劳动合同等其他法律要求，应当按照相应法律规定办理手续，并履行相应义务；

4.双方应在合同规定的期限内履行合同的各项义务，如未按期履行，则应承担相应的违约责任，包括但不限于赔偿等；

5.双方在合同履行中应保持联络，及时沟通并解决各种问题，以确保合同的顺利履行。 三、明确各方的权力和义务：

1.甲方有权根据合同规定的期限将合同存档，并负责合同的保存和管理；

2.乙方应协助甲方完成合同的归档工作，确保合同文件准确无误并能够得到保管；

3.双方在合同履行中应妥善保管合同文本及相关文件，如遗失、损毁等问题，应及时通知对方并重新签订合同文件。

四、明确法律效力和可执行性：

1.本通知所述合同具有法律效力，对双方具有约束力，任何一方不得擅自变更或解除合同，必须经过双方协商一致后方可进行；

2.在合同履行过程中，如产生争议应通过协商解决，如协商无果，则应根据合同约定向有管辖权的人民法院提起诉讼进行解决。

以上为关于合同归档的通知，各方应严格遵守合同规定，并秉持着诚实守信原则，共同维护合同的权益。

特此通知。

律师：XXX

日期：XXXX年XX月XX日

关于规范合同存档的通知函

尊敬的客户：

感谢您对我们律师事务所的信任与支持。为了规范合同存档，确保双方利益，提高合同效力和合规性，我所起草了一份关于规范合同存档的通知函，内容如下：

一、双方基本信息：

甲方：（公司/个人），统一社会信用代码/身份证号码为________，地址为________，电话为________。

乙方：（公司/个人），统一社会信用代码/身份证号码为________，地址为________，电话为________。

二、各方身份、权利、义务、履行方式、期限、违约责任：

1.合同签订地点：________。

2.合同的性质：________。

3.合同的签署时间：________。

4.各方应当遵守中国的相关法律和法规，合同条款符合法律要求。

5.甲方的权利和义务：________。

6.乙方的权利和义务：________。 7.履行方式、期限和地点：________。

8.违约责任：对于甲乙双方违约行为造成的损失，应当承担相应的赔偿责任。

三、法律效力和可执行性：

1.本合同自双方签字、盖章之日起生效。

2.本合同的效力、解释和执行，适用中国法律。

3.如双方因本合同内容产生争议，应当通过协商解决。协商不成，可向合同签订地方的人民法院提起诉讼。

特此函告，请各方认真遵守以上约定，共同维护合同的权利和效力。

此致

敬礼！

（以下留白）

律师事务所（章）

年 月 日

合同及档案管理制度模板

一、目的

为了规范公司合同的签订、执行和档案管理，确保合同的合法性、有效性和安全性，提高档案管理的效率和质量，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司所有合同的签订、履行、存档及档案管理等相关工作。

三、管理职责

1. 法务部负责合同的审核、法律风险评估及合同模板的制定。

2. 各部门负责合同的起草、履行及相关资料的收集和归档。

3. 行政部负责合同档案的统一管理和保管。

四、合同签订流程

1. 需求提出：业务部门根据工作需要提出合同需求。

2. 合同起草：业务部门负责起草合同草案，并提交法务部审核。

3. 法务审核：法务部对合同草案进行法律审核，提出修改意见。

4. 合同审批：合同草案经法务审核后，提交相关领导审批。

5. 正式签订：审批通过的合同，由授权代表正式签订。

五、合同执行与监控

1. 业务部门负责合同的履行，并定期向行政部报告合同执行情况。

2. 行政部负责监督合同的执行情况，确保合同按期履行。

六、档案管理

1. 归档要求：所有合同及相关文档必须在签订后的规定时间内归档。

2. 档案分类：档案应按照合同类型、签订日期等进行分类管理。 3. 档案保管：档案应妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。

4. 档案查询：员工需查询档案时，应向行政部提出申请，并说明查询目的。

七、档案保密

1. 所有合同档案均属于公司机密，未经授权，任何人不得擅自查阅、复制或泄露。

2. 对于涉及商业秘密的合同档案，应采取更为严格的保密措施。

八、档案销毁

1. 对于超过保存期限或无保存价值的档案，应按照公司规定进行销毁。

2. 档案销毁应有详细记录，并由行政部负责组织实施。

九、附则

1. 本制度自发布之日起生效，由行政部负责解释。

2. 对于本制度未尽事宜，按照公司相关规定执行。

请根据公司实际情况调整上述模板内容，以确保其符合公司的管理需求和法律法规要求。