商务英语：商务信函的书写规则汇总

‎‎‎‎商务英语信‎函的7c原‎则篇一：‎商‎务信函的7‎C原则 P‎r inci‎p les ‎o f Bu‎s ines‎s Let‎t er W‎r itin‎g商务信‎函写作原则‎为达到通‎过信函有效‎沟通的目的‎，有必要掌‎握写好国际‎商务函电的‎原则。

一般‎地，商务信‎函有以下七‎个方面的写‎作规则，通‎常被称为“‎7C原则”‎：‎1‎.Clea‎r ness‎[ kl‎?rn?s‎]清楚‎清楚原则包‎括两个方面‎的内容，‎一是写‎信者在拟文‎前知道自己‎要写什么；‎二是‎对文收到信‎函时可以完‎全了解写信‎者要表达的‎意思，不会‎产生误解。

‎这就要求写‎信者头脑清‎楚、条理清‎晰、表达准‎确，避免使‎用一些含混‎不清、模棱‎二可的词汇‎。

‎2.Co‎n cise‎n ess ‎[k?n ‎s a?sn‎?s]简洁‎简洁是指‎用最少的语‎言表达最丰‎富完整的内‎容，并且不‎影响信函的‎礼貌性。

简‎洁使信函更‎加简明有力‎。

商务英语‎信函的格式‎要简明扼要‎，语言要通‎俗易懂，内‎容要精练丰‎富。

这要就‎要写信者在‎行文过程中‎尽量选用单‎间、易懂、‎朴素的词汇‎，采用简洁‎，直接的句‎子。

‎ 3.C‎o rrec‎t ness‎[k? ‎r?ktn‎?s]准确‎商务英语‎的信函与买‎卖双方的权‎力、义务、‎利害关系、‎企业形像等‎息息相关，‎是制作各种‎商业单据的‎依据，以及‎进行商业活‎动往来的重‎要凭证。

准‎确无误是商‎业英语信函‎写作中最最‎要的原则。

‎准确原则不‎仅仅指单词‎拼写、标点‎符号无误，‎语法使用、‎结构格式正‎确，还应确‎保信函所涉‎及的信息、‎数字、事实‎准确无误。

‎因此，在进‎行商业英语‎信函写作中‎应反复审核‎相关信息，‎如：‎收信人的‎职称、姓名‎、地址、交‎货时间、地‎点、货物品‎质、颜色、‎尺码、单价‎、总价、包‎装等。

‎ 4.‎C oncr‎e tene‎s s [ ‎kɑnkr‎i tn?s‎]具体具‎体原则是指‎信函中涉及‎的内容要言‎之有物，信‎息要详实具‎体、丰富生‎动，表达要‎完整。

商务英语必看的邮件信函注意事项以及常用句式邮件和信函是商务英语中非常常见的沟通工具，为了确保邮件信函的专业性和准确性，以下是一些值得注意的事项以及常用的句式，帮助您写出符合商务规范的邮件信函。

一、邮件信函的格式邮件信函的格式包括信头、称呼、正文和结束语。

以下是一个标准的商务邮件信函格式示例：信头：- 发件人地址：发件人的电子邮箱地址- 收件人地址：收件人的电子邮箱地址- 主题：简洁明了地概括邮件内容，如“合作机会”、“产品咨询”等称呼：- 如果知道收件人的姓名，可以直接称呼其姓名，“尊敬的Ms. Smith”或“亲爱的John”等，- 如果不知道收件人的姓名，则可以使用更一般的称呼，如“尊敬的先生/女士”、“亲爱的客户”等正文：- 开头：首先表达问候，如“希望您过得愉快”、“祝您工作顺利”等，然后进行自我介绍或背景介绍，如“我是某公司的销售经理”、“我在上周的会议中与您有过交流”等- 主体：明确表达写信的目的，详细说明事由或解答问题，并提供相关的信息和附件- 结尾：感谢收件人的关注和耐心阅读，表达期待进一步合作的愿望，如“谢谢您的时间和关注”、“期待您的回复”等结束语：- 结束语可以根据信的主题选择适当的表达方式，一般的结束语有“祝好”、“顺祝商祺”、“谢谢”等二、邮件信函的注意事项1. 合理使用主题：主题应简洁明了，能准确地概括邮件的内容，避免使用繁琐的词汇或错别字。

2. 礼貌和尊重：使用适当的称呼，尊重收件人的身份和地位，展现您的礼貌和职业素养。

3. 清晰明了的语言：使用简练、准确、流畅的语言，避免使用太多的专业术语或缩写，以确保对方能准确理解您的意思。

4. 避免使用缩写：商务邮箱的信函应避免使用缩写，除非是被广泛接受的通用缩写。

5. 检查拼写和语法错误：在提交邮件前，务必检查拼写和语法错误，确保邮件准确、无错误。

6. 避免使用过于动情的语言：商务信函需要保持专业和正式，避免使用过于感性或动情的语言，以免给收件人造成不必要的困扰。

常用商务信函的格式和范例businessletter 商务信函是商业交流中常用的一种书信形式，它具有规范的格式和模板范例。

本文将介绍常用商务信函的格式和范例，以帮助读者准确地撰写商务信函。

一、信函格式商务信函通常包括以下几个部分：1. 信头：包括发件人的名称、地址、电话和传真等联系方式。

通常位于信纸的顶部左侧。

2. 日期：写明信函起草的日期。

位于信头的下方左侧。

3. 收件人信息：包括收件人的姓名、公司名称、地址等信息。

位于日期的下方左侧。

4. 称呼：根据收件人的职位和姓名进行称呼，如"尊敬的先生"或"尊敬的女士"。

位于收件人信息的下方。

5. 正文：信函的主要内容部分，要求语句通顺、内容准确。

6. 结尾：表达对收件人的祝福或感谢，并署上发件人的姓名。

7. 签名：发件人在结尾下方签上自己的名字。

8. 附件：如有需附加文件则在信尾注明。

二、商务信函范例1. 邀请函[您的公司名称][您的地址][您的联系方式][日期][收件人姓名][收件人公司名称][收件人地址]尊敬的先生/女士，我司将于[活动日期]在[活动地点]举办一次[活动名称]，特邀请贵公司的代表参加。

此次活动旨在[活动目的]，将有[活动内容]。

我们由衷希望贵公司能够派出专业人士参与活动，并与我们共同探讨[活动主题]。

此次活动也将给与会者提供宝贵的交流和合作机会。

请提前回复您的出席意向，以便我们做好接待准备。

您可以通过电子邮件或电话与我联系。

感谢您的慷慨支持，期待您的莅临。

此致，[您的名字]2. 感谢信[您的公司名称][您的地址][您的联系方式][日期][收件人姓名][收件人公司名称][收件人地址]尊敬的先生/女士，非常感谢贵公司在[合作事项]方面给予的大力支持和帮助。

我们非常欣赏您对我们的信任，并对贵公司的专业性和合作精神深表赞赏。

在与贵公司合作期间，我们深刻体验到了贵公司的诚信与专业素质，这为我们的合作打下了坚实的基础。

商务英语邮件落款尊敬的先生/女士：非常感谢您给予我们的关注和支持。

为了更好地回复您的邮件内容，我们在此提供了商务英语邮件落款的格式和写作要点，以确保邮件的准确性和专业性。

1. 邮件头部信息- 发送人姓名以及职位：在写信的开头，您应该标明您的姓名和职位，以确保对方清楚知道您的身份。

- 发送人公司/组织名称：在姓名和职位下方，标明公司或组织的名称。

- 发送人联系方式：在公司/组织名称之后，提供您的联系方式，包括电话号码和电子邮件地址。

2. 收件人信息- 收件人姓名以及职位：在写信的开头，您应该标明收件人的姓名和职位，以确保对方清楚知道您要与谁沟通。

- 收件人公司/组织名称：在姓名和职位之后，标明收件人所在的公司或组织的名称。

3. 日期- 写信日期：在收件人信息下方，标明写信的日期，以确保对方知道邮件发送的具体时间。

4. 称呼- 给予尊称：在收件人信息和日期之后，使用尊称称呼收件人，如"尊敬的先生/女士"。

5. 正文- 开门见山：在邮件正文的开始，简单地介绍自己的身份和写信的目的。

- 内容具体清晰：在邮件的主体部分，清晰地陈述您的问题、请求或提供的信息。

使用简洁明了的语言来展示您的思路和要点。

- 适当段落分隔：如果邮件内容较长，可以使用段落分隔来提高可读性。

每个段落应探讨一个特定的主题或问题。

- 适当使用重点标记：对于重要信息或关键点，可以使用粗体、斜体或下划线来强调。

- 给予结尾问候：在邮件的结尾，表达您的感谢之情并以礼貌的方式结束邮件。

您可以使用类似于"谢谢您的耐心阅读"、"期待您的回复"等表达方式。

6. 结尾- 落款：在邮件正文结束之后，标明您的姓名和职位作为邮件的落款。

- 公司/组织信息：在落款下方，提供您所在的公司或组织的名称。

- 联系方式：在公司/组织信息之后，提供您的联系方式，包括电话号码和电子邮件地址。

再次感谢您的关注和支持，我们期待与您共享更多商务英语邮件交流的机会。

商务英语写作书信的几种格式商务书信一般包括全齐头式,齐头式，半齐头式(又叫缩进式)，方齐头式和简化式。

1. 全齐头式(Full-blocked)：这种格式的信函各部分内容都从左边空白处写起，用起来方便省事，是现今常用的格式之一。

2. 齐头式(Blocked)：这种格式与全齐头式相似，只是有些内容不是从空白处写起。

结尾敬辞、信末签名、写信人姓名和职衔都从中间写起。

日期可以从中间起行，也可以靠右对齐。

3. 半齐头式(semi-blocked)：这种格式与齐头式雷同。

不同的是，半齐头式的每个段落缩进五或十个英文字母;结尾敬辞、信末签名、写信人姓名和职衔从中间写起。

4. 方齐头式(square-blocked)：这种格式也类似于全齐头式。

不同的是，它的日期靠右对齐，和收信人地址在同一行。

这种格式平整见方，外观漂亮。

5. 简化式(simplified)：简化时式和全齐头式相比，有几个主要的区别：首先，简化式没有称呼和结尾敬语，收信人姓名必须在信文内的某个地方出现。

其次，事由和写信人姓名必须大写。

最后，列表要缩进五个英文字母空位，如果加有序号就不必缩进。

全齐头式的例子ABC Training Co.188 Newton PalaceNorfolkNG29 OPA01345 567809信头17 FAX 01345 789098Our Ref RL/VP3 September 1997M J Marks30 Arlington CourtCAMBRIDGECambsCA29 5RtDear Ms. MarksRe: 500 dozen T-shirtsThank you for you inquiry in your letter of April 5 for our T-shirts.We are[…]Hope to serve you soon.Yours sincerelyRebecca JohnsonRebecca JohnsonManagerKF/HSEnccc半齐头式( 缩行式)的例子October 30,2000Messers Samson Ghadban Co., Ltd.15 Horns Avenue,TRIPOLI Lebanon.Dear Mr. Smith:Thank you for replying so promptly to our enquiry for lightweight extinguishers and alsofor your offer to arrange a demonstration.Our general manager and our office manager will both be able to meet Mr Burton at anytime during the morning or afternoon of Friday, November 10th. It would be helpful if MrBurton would write or phone to say what time we may expect him.Yours faithfully,John BlackJohn BlackAssistant Manager简化式的例子缩行式每段开头缩进若干字符，也就是中文中所说的空格。

写信的原则（Writing Principles）已从原来的3（Conciseness, Clearness, Courtesy）发展到目前的７个"Ｃ"：Completeness, Clearness, Concreteness, Conciseness, Correctness,Courtesy,Consideration)实例Dear Sirs,Copper WireWith reference to your letter of April 9, we are pleased to accept your offer of 100 tons of Copper Wire as per your Offer SheetNo.8/070/02B. Please go ahead and apply for your Export Licence. As soon as we are informed of the number of the Export Licence we willopen the L/C by cable.(信的本文汉译)：关于你们四月九日涵，我们高兴地接受你们第８／０７０／０２Ｂ号报盘单所报１００吨紫色铜丝。

请着手办理申请出口许可证。

一经接到出口许可证号码的通知，当即电开信用证。

要求书信的"完整"，理由有三：１．一封完整的书信比一封不完整的书信，有更大的可能性带来预期的效果；２．一封完整的书信，有助于建立和表达友善关系；３．一封完整的书信，可以避免由于遗漏重要情况（情报）所导致的诉讼（Lawsuit）；４．有时，某些不显眼的书信或文件，由于所提供的情况完整而又生动有力（Complete and Effective）而成为极为重要的文件。

一封信写得是否完整，建议用五个"Ｗ"来检验，既："Who, What, Where,When 及Why(包括How)"例如:在定货的信中，必须明确说明"需要什么商品"(What you want)"何时需要" (When you need the goods) "货物发到何地何人收"(to Whom and Where the goods to be sent) " 如何付款"(How payment will be mande) 如对对方的要求作出否定的答复时（如不能报盘，不能理赔等）应说明理由"为什么"(Why)Clearness(清楚)（一）．避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词汇〈例一〉As to the steamers sailing from Hongkong to San Francisco, we have bimonthly direct services. (从香港到旧金山有直达船，) 但是bimonthly 究竟是一个月两次即半月一次呢，还是两个月一次？不明确。

英文商务邮件格式和礼仪收件人1.尽量不要把一堆邮箱地址都放在“收件人”栏里，这里只写跟邮件内容直接相关联系人的邮箱。

其他相关人员的邮箱可以添加到「抄送」或者「密送」里。

2.不是邮件内容的直接处理者，但也需要知道这件事情的人可以添加到抄送中。

只给需要的人抄送，有同学习惯性抄送一大堆相关和不相关的人，这是不可取的。

3.如果不想让收件人知道你同时把邮件也发给了某人，这种情况可以添加「密送」。

4.需要添加多个收件人或者抄送人的时候，一般会按照职位高低进行排序。

邮件标题1.一定不要发空白标题，这是非常不礼貌的行为。

相信大家也不会故意这么做，有可能是想先写好邮件再定标题，但最后直接空白标题就发出去了。

所以要养成良好的习惯，先把标题写好。

2.标题应「简明扼要」，能反应文章内容或者重要性，不宜冗长。

3.标题里应尽量不用特殊符号和长串的数字，以免邮件被放进对方垃圾邮件箱。

如非必要，尽量少用"urgent"等字眼。

4.回复对方邮件的时候，可以根据需要更改标题，不要一长串"RE"。

比如要回复收件人关于一款小黄人设计图的问题，邮件标题就可以简单地描述如下：RE:Art work of minions item附件1.如果有附件，标题写好马上上传附件，养成好习惯，不要等到邮件写完最后再上传，最后很可能会忘记。

相信不少人有过漏传附件的经历，邮件发出去才发现附件没上传。

2.邮件有附件时，应在正文里提醒收件人查收附件。

3.附件个数不宜过多，一般不超过4个。

数量较多的时候可以打包压缩成一个文件。

4.如果附件内容是特殊格式，应告知收件人打开方式，以免影响使用。

5.如果附件过大，最好拆分为多个邮件发送，或者通过网盘分享。

单封邮件附件过大可能发送不成功，或者被拦截。

比如，附件压缩包里是Art work的源文件，需要解压缩后用Illustrator打开，上传附件后可以在邮件中提醒如下：邮件内容1.首先是称呼：第一次联系尽量用「Dear XXX」作为称呼，不知道姓名只知道头衔的情况下，可用「Dear Title」，熟悉了之后也可以用「Hi XXX」或者「Hello XXX 」。

商务英语信函的写作原则与技巧商务英语信函是商业交流中至关重要的一种沟通工具。

一封精心起草的信函不仅能够传达清晰的信息，还能展示出专业和商务礼仪。

本文将介绍商务英语信函的写作原则和技巧，帮助您提升信函写作的能力。

一、准备阶段在写商务英语信函之前，有几个准备阶段是必要的。

首先，确保您对写信的目的和收信人有清晰的了解。

其次，收集相关信息和数据以支持您的观点。

最后，分析受众群体和他们的背景，以便使用正确的语言和说话方式。

二、结构与布局商务英语信函的结构应简明扼要。

一般而言，信函应包括以下几个部分：1. 信头：包括您的姓名、职位、公司名称、地址、电话、传真和电子邮件地址等联系方式。

2. 日期：明确信函起草的日期。

3. 收件人的称谓：使用适当的尊称，如"Dear Mr./Ms."等。

4. 正文：重点部分，需要说明清楚目的、解释细节或提供建议等。

正文应简洁明了，段落之间要使用恰当的过渡词或短语。

5. 结尾：写明感谢并表示期待对方的回复或进一步的合作。

您可以使用一些礼貌性的结束语，如"Sincerely yours"等。

6. 署名：写上您的姓名，并在下方留出足够的空间供您签名。

信函的布局要整洁美观，可以使用适当的段落间距和空白行来分隔各个部分。

字体宜选择商务风格常用的Arial、Helvetica或Times New Roman等。

字号一般为12号字，标题可适当加大。

三、语言和文体商务英语信函的语言要求准确、简洁和礼貌。

以下是一些写作技巧：1. 使用标准英语：确保使用正确的语法、拼写和标点符号。

2. 避免使用过于复杂的术语或行话：尽量使用简单明了的词汇和短句，以保证受众能够理解您的意思。

3. 使用积极语气：避免过于直接或消极的表达方式，用肯定和礼貌的语气传递信息。

4. 避免冗长和废话：信函应言简意赅，直截了当地陈述问题并给出解决方案。

5. 注意礼貌用语：使用合适的称谓和礼貌语句，如"DearSir/Madam"、"Thank you for your attention"等，以显示尊重和专业。

商务英文信函格式寄大全，仍要用标点。

特别要注意的是，门牌号码和街名之间要加逗号。

月份和日期之间不可用逗号。

在西方国家，城市名称之后往往写有字母或数字(如 New York, 103)，表示城市的邮政编码。

关于发信日期的写法，应注意以下几点：①年份应完全写出，不能简写。

②月份要用英文名称，不要用数字代替。

③月份名称多用公认的缩写式。

但 May, June, July, 因为较短，不可缩写。

④写日期时，可用基数词1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序数词lst,2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31lst等。

但最好用基数词，简单明了。

日期可有下列几种写法：① Oct. 20,2004② 10 May.,2004③ 3rd June,2004④ Sept.16th, 2004其中，①最为通用。

2、商务信函信内地址(Inside Address,Introductory Address)信内地址收信人的姓名和地址，写在信纸的左上角，从信纸的左边顶格开始写，低于写信人地址和发信日期一二行，也分并列式和斜列式两种，但应与信端的书写格式保持一致。

其次序是，先写收信人姓名、头衔和单位名称，占一二行，然后写地址，可占二至四行，例如：①并列式Ms. JoannaKerryPeking UniversityHaidianDistrict, 100871BeijingChina②斜列式Ms. JoannaKerryPeking UniversityHaidianDistrict,100871BeijingChina3.商务信函称呼(Salutation)对收信人的称呼应自成一行，写在低于信内地址一二行的地方，从信纸的左边顶格开始写，每个词的开头字母要大写，至于末尾处的符号，英国人用逗号，但美国和加拿大英语则多用冒号。

称呼用语可视写信人与收信人的关系而定。

英文商务信函写作格式英文信函分为混合式和齐头式。

混合式：每一段的首行缩进两格。

落款在信末中间靠右下的位置。

齐头式：信的所有内容都靠左，段与段之间空一行。

英文信函的习惯用法，由以下几个方面组成：（1）信头The heading 信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。

通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。

当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。

（2）编号和日期The reference number and the date 方便以后查信使用。

Your ref: （你方编号）Our ref: （我方编号）日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。

日期的英式写法是日、月、年；美式写法是月、日、年。

为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。

比如May，1998（美式写法）；1，May，1998（英式写法）。

（3）信内地址The inside address 与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2—4 行，也可在签字位置下2—4 行。

书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如Company与Co. 之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。

收信人地处的书写格式与信封相同。

（4）称谓The salutation 在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dear sirs ”；称呼企业，公司的妇女组织常用Madam，s Ladies ；无具体收信人姓名用Dear Sir or Madam 称呼收信者。

收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如Mr.（先生），Mrs.（夫人），Miss（小姐），Hon（用于称呼市长、部长、大使等），Pres.（总经理、会长、总统等），Prof.（教授）等等。

商务英文书信格式范文英文书信格式范文书信，是和客户在英语商务合作的时候，需要联络的时候必备的社交。

下面是WTT给大家整理的商务英文书信格式范文，供大家参阅!商务英文书信格式范文1、信头 The heading信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。

通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。

当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。

2、编号(写信人的名字缩写)和日期 The sender name and the date这部分内容是为了方便今后查询信件用的。

3、封内地址 The inside address这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。

收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。

另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。

4、事由 The subject heading事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。

所以事由要写得简明扼要。

5、称呼 The salutation指对收信人的一种称呼。

较常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, DearMr.________,。

称呼后面的标点，一般使用逗号。

称呼里的第一个字母要大写。

6、开头语 The open sentences开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。

如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。

开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。

7、正文 The body of the letter信的主体。

一封信件的优劣，完全要看正文写的好或坏。

我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧、规则。

商务英语信函格式范文齐头式(优选8篇)如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。

(1)开头开头写收信人或收信单位的称呼。

称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。

(2)正文①向收信人问候;②写信的事由，例如何时收到对方的.来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等;(3)结尾结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。

如“特此函达，即希函复。

”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。

祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。

“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。

(4)署名署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。

以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。

重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。

(5)日期写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。

商业信函的日期很重要，不要遗漏。

Dear Mr. Jones:Should any of these items be of interest to you, please let us know. We will be happy to give you a quotation upon receiptof your detailed requirements.We look forward to receiving your enquires soon.Sincerely,John Roberts某某技术开发总公司：近来，上级管理部门在检查我司工作时多次墩促我司着力解决上诉二宗用地的历史遗留问题，明晰权属，为企业改制创造必要条件。

为此，我司特致函贵司，望尽快办出二宗用地国土规划两证或复函说明二宗用地的现状，提出比较具体解决问题的办法。

，商务英语信函的7C原则信函指以套封形式按照名址递送给特定个人或单位的缄封的信息载体。

英语商务信函书写规范商务信函是商业交流中常用的一种书信形式，能够有效地传达商业合作意图和交流信息。

准确、规范的商务信函书写是商务沟通的基础，下面将详细介绍英语商务信函的书写规范。

一、信函格式英语商务信函通常由信头（Letterhead）、日期（Date）、收信人地址（Recipient’s Address）、称呼（Salutation）、正文（Body）、结束语（Closing）、签名（Signature）和附件（Enclosure）等要素组成。

下面将逐一介绍这些要素的书写规范。

1. 信头（Letterhead）信头是商务信函中的抬头部分，一般包括发件人或公司的名称、地址、联系电话、传真和电子邮件等信息。

信头应该位于纸张的顶部，并使用较大的字体。

2. 日期（Date）日期应该紧跟在信头下方，写明信函起草的日期。

日期的格式应为月份、日期和年份的顺序，可以选择全写或者缩写，例如：September 1, 2022 或者 Sep 1, 2022。

3. 收信人地址（Recipient’s Address）收信人地址应该写在信函日期的下方，包括收件人的姓名、公司名称、地址和邮编等信息。

每个信息之间应该用适当的间隔或换行分隔开。

4. 称呼（Salutation）称呼应该出现在收信人地址的下方，用于向收信人表示敬意。

如果知道收信人的姓名，则可以使用"Dear Mr./Ms. Last Name"的形式。

如果不知道收信人的姓名，则可以使用"Dear Sir/Madam"。

5. 正文（Body）正文即信函的内容部分，应该在称呼下方留出适当的空行后开始。

正文应该表达清晰、简洁，内容具体明确，并分段落书写，每段之间应用空行分隔开。

6. 结束语（Closing）结束语是信函的结尾部分，用于表示写信人的礼貌和诚意。

常用的结束语包括"Sincerely", "Best regards"等。

英文商务函件格式英文商务函件的格式通常包括以下几个部分：1. 信头：包括发件人（公司）的名称、地址、电话号码、传真号码和电子邮件地址。

2. 称呼：通常使用“Dear”加上收件人的姓名和职务，例如“Dear Mr. Smith,”。

3. 正文：包括开头、主体和结尾。

开头要表达写信的目的，主体部分阐述具体内容，结尾则表达希望对方回复或采取行动的意愿。

4. 结尾敬语：通常使用“Sincerely,”或“Best regards,”等表达方式。

5. 发件人签名：包括发件人的姓名和职务。

6. 日期：包括写信的日期。

以下是一个示例：[公司名称][公司地址][电话号码][传真号码][电子邮件地址]Dear [收件人姓名]：I am writing to discuss the recent order we placed with your company. We have received the products, but we noticed some discrepancies with the quality. We had expected a higher quality product for the price we paid.We would like to resolve this matter as soon as possible, and we request a replacement or a refund. We value your company as a business partner and we hope to continue our relationship in the future.Thank you for your attention to this matter. We look forward to hearing from you soon.Sincerely,[发件人姓名][发件人职务]。

商务信函的英文书写规则（3）商务信函的英文书写规则(3)商业书信必须写得正确，因为它涉及到买卖双方的权利、义务和厉害关系，是各种商业单据的依据。

广义的说，商业书信的正确性表现在：（一）运用正确的语言水平（二）叙述得正确（三）数字要正确（四）正确理解和运用商业术语（五）合适的写作技巧或方法，以及正确运用其他的六个"C"。

（一）正确的语言水平(1)、正式的和非正式的语言水平所用词汇比较：formal informalterminatedomiciledeemtranspireconflagrationedificeendeavorobtain; procureperuseremunerateutilizesubsequentascertaincontingent uponanticipateinterrogate endhomethink(or: believe)happenfirebuildingtrygetread or studypayusenext or followingfind outdepending onexpectask(2)、正式的和非正式的语言比较formal informalWill attain the age of 18 years. Will be 18 years oldRender us more detailWe will institute a mail search Send us more informationWe will ask the post office to send out a tracer.We thank you in anticipation of this courtesy and assure you that it will be a pleasure to serve you in a similar manner We shall appreciate your helping us. Let us know when we can return the favor.Inform me of your intentions as to the liquidation of this balance Let me know when you can settle this account.Give consideration to a plan. Consider a planThis plan will effect a saving of $10,000. This plan will save $10,000.To effect certain modifications in a procedure contingent upon the concurrence of management To make certain changes if management agrees.The conclusions ascertaind from a perusal of the pertinent data is that a lucrative market exists for the product in this vicinity.The data studied show that the product is in good demand in this area.(3)、避免使用不标准的语言不要说应该说ain''thadn''t oughtirregardlessnohowin regard tocan''t hardlybetween you and Iwhere ….at isn''t, aren''tshoud。

商务信函的英文书写规则（4）商务信函的英文书写规则(4)“简洁”是有客观标准的。

虽然西方国家的作者之间在怎样用词才算“简洁”方面还是有争论的，不过他们的一些看法还是有一定参考价值的。

现在把他们所做的某些词句的“不简洁”的比较列在下面做参考：不简洁简洁enclosed herewith enclosedenclosed you will find enclosed isplease be advised that (four wasted words)please don''t hesitate to call upon us please write usplease feel free to write prior to please write beforethis is to advise you (five wasted words)under separate cover separatelya long period of time a long timecontinuous and uninterrupted continuous (or uninterrupted) during the year of 1971 during 1971endorse on the back of this check endorse this checkfor a price of $300 for $300grateful and appreciative grateful(or: appreciative)immediately and at once immediately (or: at once)in(for) the moment of $400 For $400in the city of Chicago in Chicagoaccording to our records we findat this time nowdue to the fact that becauseduring the time that whilefor the purpose of for, tofor the reason that since(or; because)下面是某些作者认为“应该用”和“不应该用”的：不应该用应该用Averting to your favor Referring to your letterRe (your letter) orThe writer wishes to acknowledge Thank you for your letter We are in receipt of We have receivedWe beg to acknowledge We are writing to inform youWe have to acknowledgeWe beg to inform youWe beg to thank you We thank youYour letter to hand We have received your letterYours to hand怎样才能使商业书信“简洁”？西方国家作者有很多建议，先介绍如下：（一）避免使用陈旧的商业术语陈旧的与传统的商业术语（Commercial jargon）对信的内容没有什么作用，应该避免使用。

商务英语写作的组成( Components)我们通常说的商务英语写作主要指的是商务信函或者邮件等方面的写作，常用的商务信函主要有信封、信头、档号、日期、信内名址、特殊标识、称呼语、标题、信尾客套话、签名、附件和副本等组成部分。

（1）信封（Superscription）收件人的名字位于最上方，一般而言，我们可以在距离信封左端10厘米，上端3.5厘米的地方写收件人的地址。

地址的写法要按照从小到大的顺序，比如房屋编号、楼层、门牌号、建筑名称、街道名称、城市名、省名/州名（美国的州名用两个字母的缩写）、邮政编码、国名，需要采用单行间隔。

如需特殊邮寄方式，或说明邮件类别，可根据需要在信封左上角进行标注。

Eg：Air Mail 航空Express 快递邮件Registered 挂号邮件Printer Matter 印刷品Photo Inside 内有照片V ia Air Mail 航空邮件Sample of Goods 货物样品V ia Air Mail Registered 航空挂号如果是私人信件或密件，需要由收信人亲自开启的，可在信封左下角进行标注。

Eg：Private 私人信件Personal 个人信件Confidential 私密信件（2）信头（Letterhead）大多数公司的信纸上都印有公司名称、地址及联系方式，这就是我们通常说的信头。

信头的目的是让收信人一目了然，便于其查阅和回信。

如果用普通的信纸书写，那么信头应该在信纸的右上角。

字数较多时，可从信纸中间或者偏右的地方写起。

字数较少时，则适当享有移动一些，使整个信头的重心落在右上角。

（3）档号（Reference）过去进行商务往来时，信头上都往往印有“Our ref”（本函档号）和“Y our ref”（来函档号）字样。

但是现在这种方式不多见了，通常是打字员将档号作为单独一行插入信函中。

档号由作者姓名的首字母（通常大写）和打字员的首字母（大写小写均可，依个人喜好而定）组成。