南京市重点建设项目档案培训幻灯

5、知识传承功能
项目建设的成果表现为两种形态：一 种是物质形态的工程实体，一种是知识形 态的项目档案。项目档案中蕴藏着大量的 科技知识，是科技储备的重要手段。通过 项目档案的利用，可以实现科技知识的传 播，并可转化为现实的生产力。如项目设 计文件的复用率非常之高，有的项目施工 图的复用竟达到80%以上。
• 项目交工、竣工阶段总结反馈。 • 将平时同步归档的项目档案系统汇总，全面梳理， •
发现问题及时调整。 通过档案行政管理部门和行业主管部门组织的档 案专项验收，进一步检查发现档案中仍存在的问 题，进一步完善档案质量，在项目档案移交前整 改完善到位。在项目立项时，就开始进行文件材 料的收集、积累和整理工作。。
建设项目档案管理
2011-11 江苏省档案局业务指导处 蔡宜军
• 第一章 • 第二章 • 第三章 • 第四章 • 第五章 • 第六章
概述 建设项目档案管理的控制措施 建设项目文件的形成 建设项目文件的收集 建设项目文件的整理 建设项目文件的归档与汇总移 交
第一章 概述
一、概念
• 建设项目——指建筑、安装等形成固定资
• 分类方案
在单位全部档案分类方案中设置基建档案类。 在基建档案类目下可直接按项目分类。 如有必要，在项目下可再进行分类。一种是按阶段分类，可分为 综合类、设计类、施工类、竣工图类、监理类。另一种是按单 项工程分类，可分为综合类、单项工程1、单项工程2、单项工 程3……。
• 归档范围与保管期限表 • 档案整理操作规程
带来了困难
• 2.档案意识薄弱，重视程度不高 • 3.档案工作的专业性
二、档案行政管理部门和上级主管
部门的控制措施 1、法律手段
2、行政手段 3、技术手段
三、建设单位的控制措施 1.建立健全组织体系 2.制定完善管理制度 3.纳入合同管理 4.实施过程控制 5.管理信息化
建立健全组织体系
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一是要建立管理网络 建设单位应成立档案工作领导小组、明确档案工 作的分管领导、设立档案工作机构(或明确负责档 案工作的部门)、配备专职档案人员，并在建设单 位各个部门指定负责档案资料工作的兼职档案人 员。待施工、监理单位进场后，还应要求各施工、 监理单位也明确负责档案资料工作的档案人员。 从而建立起一个完善的建设项目档案工作管理网 络。
二、建设项目档案特点
• 成套性特点 • 专业性特点 • 动态性特点 • 现实性特点
三、建设项目档案的功能
• 信息传递功能 • 指导与监控功能 • 依据与凭证功能 • 历史记录功能 • 知识传承功能
1、信息传递功能
档案是项目参建各方最为重要，也是最为正 式的沟通工具。通过档案的形成和运转，传达各 种技术规范、标准，传达工程建设单位的各种计 划、指令，施工、监理单位的有关请示、报告。 在实际工作中，项目档案是根据项目建设和管理 的需要而形成并有方向性地传递的，档案的形成 者通过档案将自己的思想和意图传达给档案的使 用者，档案的使用者通过档案了解档案形成者的 思想意图，并以此推动项目建设和管理的开展。 如果档案的形成和传递出现问题，往往会导致项 目的建设和管理出现偏差或无法正常进行。
• 项目开工时统一标准。 1. 工程开工时，要求各参建单位明确档案人
员，建立覆盖全项目的档案管理网络。 2. 将有关制度标准及时发到各参建单位，并 通过召开会议、举办培训等方式，提高各 参建单位对档案工作的认识，统一档案工 作的规范标准，明确各施工监理单位的档 案工作职责,为项目实施阶段大量文件材料 的归档管理打好基础。
第三章 建设项目文件的形成
一、形成的要求
• 1、数量的完整性。伴随科技项目的进行必须形成一整套完
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4、历史记录功能
项目档案实质就是一种信息记录工具，可以用来记 录项目建设管理活动的过程和结果，反映事物真相，揭 示事物规律，所以它必然具有历史记录作用。在实际工 作中，项目建设者用文字、图表或者更具有可比性的数 据、更形象生动的照片、录音、录像材料，将项目建设 管理过程真实地、连续完整地记录下来，形成了系统的 文字、图表、数据、音像等记录材料。这些档案有助于 我们记录历史、再现历史，是重要的历史文献。项目档 案是工程建设者劳动成果和历史功绩的真实记录，它在 某种程度上可以起到为工程建设者树碑立传的作用，但 同时也是分清质量责任，推行工程质量责任终身制的重 要依据。
• 在实际工作很多文件往往有几个单位共同形成，要明确由
哪个单位收集整理。
制定完善的管理制度 • 项目档案管理办法
是对整个项目档案管理的综合性、原则性的规定。内容一般包 括：办法制定的目的和依据、项目档案的对象范围、项目档案 管理原则、项目档案管理网络及职责、竣工文件（竣工图）的 编制要求、项目各类文件的收集与整理归档要求、项目档案的 保管与利用要求等。
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项目实施阶段实时监控。在项目实施过程中，将档案工作融入工程建设 过程，与工程实体质量同等重视工程档案质量。 项目法人（建设单位）在检查工程质量、进度时，同步检查档案资料的 形成、管理情况。 在进行单项工程验收时，要同时验收应归档文件材料的完整程度与整理 质量。 在条件许可的情况下，还可以借助信息化手段，通过网络化的项目管理 系统或项目档案系统监控施工、监理单位文件形成情况。 项目法人（建设单位）将档案工作与经济责任挂钩，在工程计量支付时， 考核施工原始记录和质量评定资料的形成与管理情况；在核定施工单位 “优质优价”、监理单位“优监优酬”时，同时检查文件材料的形成、 管理情况；对于未能按要求完成竣工文件编制和整理工作的，建设单位 扣发工程质量保证金。 为保证档案整理的质量和进度，可要求各施工、监理单位集中在一起进 行整理立卷，以便于建设单位进行现场指导和各施工、监理单位之间的 业务交流。 明确监理单位的监督指导职责，促进其实时监督。
实施过程控制
建设项目档案工作渗透于项目建设的 每个阶段、每道程序、每个工作环节之中， 各项目建设单位应对项目档案实行全过程 管理。 • 项目前期准备阶段预先谋划。 • 项目开工时统一标准。 • 项目实施阶段实时监控。 • 项目交工、竣工阶段总结反馈。
建设项目档案工作渗透于项目建设的每个阶段、每道程 序、每个工作环节之中，各项目建设单位应对项目档案实 行全过程管理。 • 项目前期准备阶段预先谋划。 1. 自工程立项开始，项目法人（建设单位）就将档案工作作 为工程建设的重要组成部分列入议事日程，就着手开展文 件材料的收集、积累和整理工作。 2. 项目法人（建设单位）根据工程建设的内容、特点，结合 具体单位工程、分部、分项工程划分和工程实施进度，制 定工程档案工作的初步计划。 3. 建立档案工作组织机构，配备必要的工作力量。 4. 健全档案工作制度，制定竣工文件编制办法、档案分类方 案、文目法人（建设单位）在编制招标文件时明确文件形成、 归档和管理要求，将竣工文件编制工作水平作为选择施工、 监理单位的依据之一。在签订勘测、设计、施工、监理和 设备采购合同时，对工程档案的质量、份数和移交工作提 出明确要求。
二是要明确职责分工。 • 建设项目档案工作要在建设单位的统一管理和组织协调下， 按“谁经办、谁负责”的原则进行。建设项目在项目准备 阶段形成的立项、项目管理、勘测设计等前期文件，以及 设备、工艺和涉外文件，由建设单位统一汇总整理，竣工 图、施工文件由施工单位编制整理，监理文件由监理单位 负责编制整理。建设项目实行总承包的，各分包单位负责 收集整理分包范围内的材料，交总包单位汇总、整理、编 制，并提交总包单位汇总；凡由建设单位分别向几个单位 发包的，由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部 文件。所有文件在归档前都必须由文件形成单位系统整理。 监理单位除对本身形成的文件进行积累、整理、归档外， 还要负责监督检查项目建设中文件收集和完整、准确情况， 以及竣工验收中文件资料审核情况。
2、指导与监控功能
一些项目档案，如设计单位形成的施 工图，项目法人、监理单位的一些指示性 文件，是项目实施中必须严格执行的技术 和管理标准，对施工单位开展项目施工具 有指导作用。另外一些项目档案，如项目 计划、产出、工期、预算、标准以及材料 采购发票、变更通知、测试结果等则是项 目进行信息监控的数据来源，因此这些档 案还具有信息监控的功能。
产的活动中，按照一个总体设计进行施工， 独立组成的，在经济上统一核算、行政上 有独立组织形式、实行统一管理的单位
• 建设项目文件——指建设项目在立项审
批、招投标、勘察、设计、施工、监理 及竣工验收全过程中形成的文字、图表、 声像等形式的全部文件，包括前期文件、 竣工文件、竣工验收文件等。 • 建设项目档案——指经过鉴定、整理、 归档后的建设项目文件。
第二章 建设项目档案工作 控制措施
一、存在问题 • 1.文件材料形成不规范、不完整、不及时、 不准确 • 2.档案收集制度不严，收集不及时，造成 文件散失 • 3.档案整理不规范，各参建单位标准不一 • 4.建设期档案保管条件差，保护意识弱， 造成档案损毁、散失
原因分析：
• 1.重点建设项目自身特点为档案工作
• 安全：体现在维护建设项目档案的实体安全和信息安全两
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个方面。所谓实体安全，就是做到建设项目档案不损坏、 不散失，尽量延长建设项目档案的寿命；所谓信息安全， 就是确保建设项目档案内容的安全，做到不失密、不泄密。 有效利用：是建设项目档案管理的根本目的。建设项目档 案对于项目建设和日后的维护管理都具有不可替代的作用， 项目建设有关单位的档案机构或人员要积极主动为项目建 设和管理提供优质服务，以充分发挥建设项目档案的作用。 信息化手段：为了实现建设项目档案的方便和快捷的 利用，保证档案的完整、准确、系统，我们还运用计算机 进行档案管理，开展档案信息化工作，要配备档案管理应 用系统，将全部案卷目录和文件级目录录入档案管理应用 系统，对项目综合管理性文件和竣工图进行全文数字化。
3、依据与凭证功能
项目实施过程中，项目档案中的有关审批文 件、项目实施计划、设计文件是项目实施的依据， 项目各参建单位必须严格按照这些档案的要求组 织开展项目建设，项目的稽查、审计、验收等也 都必须以项目档案作为依据；项目建成后，一整 套的建设项目档案是项目维护管理、改建扩建的 依据。还有一部分档案记录了实际工作中曾经存 在或发生过的某一事物及其发展过程和最终结果， 这些材料是历史的见证，具有凭证作用。如项目 业主单位与有关施工、监理单位签订的合同及以 后履行合约的证明材料等就具有法律凭证作用。