会务操作指导书

会务操作手册
一、引言
会务操作手册是为了帮助会务操作人员在有效组织和管理各类
会议时提供详细的指导和规范。

本手册包含了会务操作的基本流程
和注意事项，旨在确保会议的顺利进行，提高会务操作效率，同时
优化与会者的体验。

二、会务操作流程
1. 会议筹备阶段
会务操作人员在会议筹备阶段需完成以下工作：
- 确定会议的时间、地点和主题，并与相关人员进行沟通和协调。

- 编制会议日程表，包括会议议题、演讲人、时间等相关信息。

- 根据会议规模和需要，选择合适的会议场地并进行预订。

- 确定会议的参与人员名单，并邀请他们参加会议。

- 联络并与相关供应商合作，包括酒店预订、餐饮服务、音视频设备租赁等。

- 准备会议所需的资料、材料和背景信息，并确保其准确性和完整性。

2. 会议执行阶段
在会议执行阶段，会务操作人员需要做好以下工作：
- 提前到达会议场地，进行现场布置和准备工作，包括搭建舞台、布置宣传展示区等。

- 确保会议场地设施和设备的正常运行，如音响系统、投影仪等。

- 协助会议主持人进行开场致辞和会议的正式开始。

- 跟进会议进程，确保按照预定日程进行。

- 接待与会者并提供必要的信息和指引，如签到、发放会议手册等。

- 负责解答与会者的问题和疑虑，提供相关支持和协助。

3. 会议结束阶段
会议结束后，会务操作人员需要完成以下工作：。

会议操作手册会议操作手册第一章总则为了进一步规范会议组织程序，明确会务工作流程，按照公司《会议工作管理规定》，特制定本手册。

本手册适用于公司属各单位、各部门。

第二章会议准备1、会议审定。

公司级综合性会议由公司主要领导审定，其他会议由公司分管领导审定。

综合性会议的主责单位应填写《综合性会议审批单》，提请公司主要领导审定。

请示内容包括会议时间、地点、名称、会序、出席领导、参会人员范围及人数、会场标语内容、会议费用、表彰人员及费用、领导讲话起草、宣传方案等事宜。

2、会议指南。

综合性会议原则上应制发会议指南，内容包括会议须知、会议日程、出席人员名单、会议分组、座位安排、乘车及就餐安排、住宿安排、会场平面图、HSE须知、工作人员联系方式等。

3、会议材料。

由会议主责单位负责印制，原则上一律采用普通纸张黑白印刷，按会议要求发至与会人员手中或摆放至会场，并符合保密要求。

4、会场布置。

会议氛围营造和物品配备是会场布置的重要环节。

1）会议氛围营造。

综合性会议可布置会标、徽标，悬挂旗帜，主席台上可围挂旗帜，不得摆放花卉植物。

其他会议可用多媒体形式布置会标（如有投影设备），不得摆放花卉植物。

2）物品配备。

会议不配发资料袋、记录本和笔。

会议瓶装纯净水配备，由会议主责单位填报《用水审批单》，提前到行政事务中心领取并摆放至会场（80人以上的大型会议或5箱以上用量，由主责单位持领用单到纯净水厂自行领取）。

3）主席台。

会议主责单位负责摆放领导名签和会序、主持词、领导讲话、表彰通报等会议材料；行政事务中心负责摆放湿巾、纸巾、水杯、茶杯；会议室管理部门负责会场桌椅布置及摆放XXX，原则上主席台前排每位领导均配备XXX，如确实不具备条件则为发言领导配备。

主席台座位安排：依次为左右排列，主席台座位要满座安排，不可空缺。

4）发言席。

发言席原则上设在主席台右侧方，并配备XXX。

5）领导休息室及茶歇。

公司领导班子集体出席的会议，主责单位应准备领导休息室，要求卫生整洁，配备纯净水、茶水。

会务操作手册第一章：引言1.1 目的本会务操作手册的目的是为了提供一个全面的指导，以保证会议的顺利进行和成功举办。

本手册将涵盖从策划到执行的所有关键操作步骤，以及相关的注意事项和常见问题的解决方法。

1.2 适用范围本手册适用于所有需要组织和管理会议的机构或组织。

无论是企业内部会议、学术会议还是行业大会，都可以根据实际情况对本手册进行适当修改和调整。

第二章：策划阶段2.1 确定目标在策划会议之前，首先要明确会议的目标和目的。

明确会议的主题，确定想要达到的具体目标，以及参会人员的预期收益。

2.2 制定预算根据会议的规模和要求，制定详细的预算。

预算包括场地租赁、设备租赁、餐饮费用、演讲嘉宾费用、宣传费用等各方面的支出。

2.3 确定日期和地点根据会议的时间安排和预算限制，确定会议的日期和地点。

选择适当的场地，确保其能够满足所有参会人员的需求，并提供必要的设备和服务。

2.4 筹备团队成立一个具有专业知识和经验的筹备团队，负责会议的筹备工作。

团队成员应具备良好的组织和沟通能力，能够协调各项工作，并解决可能出现的问题。

第三章：执行阶段3.1 确定议程根据会议的目标和主题，制定详细的议程。

议程应包括开幕式、主题演讲、专题讨论、分组会议等内容，确保会议的各个环节能够有序进行。

3.2 发送邀请根据参会人员的身份和重要性，发送邀请函。

邀请函应包括会议的日期、时间、地点、议程和参会人员的权益等信息，提前告知参会人员需要的准备工作。

3.3 安排场地和设备根据会议的规模和要求，租赁适当的场地和设备。

确保会议场地能够容纳所有的参会人员，并提供必要的设备，如投影仪、音响设备、会议桌椅等。

3.4 酒店和餐饮安排如有需要，预订适当的酒店房间，并安排会议期间的用餐。

确保酒店能够提供舒适的住宿条件，并满足参会人员的饮食需求。

3.5 注册和签到在会议开始前，设置注册和签到台。

通过注册参会人员的信息，统计与会人数，并发放工作证、资料包等必要的物品。

会务接待操作手册第一章：引言1.1 目的会务接待操作手册旨在提供一套全面的指南，帮助会务接待人员有效地组织和管理各类会议、活动和接待工作。

1.2 适用范围本手册适用于各类企事业单位的会务接待人员，包括但不限于企业年会、学术研讨会、培训活动、新闻发布会等。

1.3 术语定义- 会务接待人员：指专门负责组织和管理会议、活动和接待工作的工作人员。

- 会务接待项目：指会议、活动和接待中需要组织和安排的各项事宜。

- 会务接待计划：指会议、活动和接待的详细安排和执行计划。

第二章：前期准备2.1 会务接待项目分析在正式筹备会议、活动和接待之前，会务接待人员需要对接待项目进行分析，包括目的、规模、预算、时间等方面的考虑。

2.2 制定会务接待计划根据会务接待项目的分析结果，会务接待人员需要制定详细的会务接待计划，包括日程安排、场地预订、物资采购等事宜。

2.3 确定参会人员名单根据会议、活动和接待的性质，会务接待人员需要确定参会人员的名单，并进行邀请和确认工作。

第三章：组织与安排3.1 场地预订根据会务接待计划，会务接待人员需要提前预订适当的场地，确保会议、活动和接待的顺利进行。

3.2 确定流程和仪式根据会务接待计划和会议、活动和接待的性质，会务接待人员需要确定相应的流程和仪式安排。

3.3 物资采购和布置会务接待人员需要根据会务接待计划预先进行物资采购和布置，确保会议、活动和接待所需的设施、设备和材料。

第四章：执行与监督4.1 参会人员接待会务接待人员需要准时到达接待场地，根据会务接待计划开展参会人员接待工作，包括签到、发放会议资料等。

4.2 会议秩序和安排会务接待人员需要确保会议、活动和接待的秩序和安排，保持现场的整洁和安静，提供必要的支持和协助。

4.3 物资管理和维护会务接待人员需要对所采购和布置的物资进行管理和维护，包括设备的调试和维修、场地的清洁和整理等。

第五章：后期总结5.1 总结与反馈会务接待结束后，会务接待人员需要及时总结工作经验和教训，提出改进意见，并向主管部门提交总结报告。

会务管理作业指导书1. 目的加强对福州外储各种会议的管理，促进会议管理工作规范化、制度化、科学 化。

2. 适用范围本规定适用于福州外储各种会议的管理工作。

3. 岗位职责3.1全公司性会议由办公室负责组织和记录。

3.2其他各类专项会议由主办部门负责组织和记录4. 会务管理流程图会后整理会议纪要审核会议纪要行政经理 根据需求，以邮件形式发会议通知及会议议题行政文员 落实通知到人：搜集会议材料行政文员 会前30分钟提醒参会人员行政文员 行政文员行政文员 行政经理 行政文员 把会议纪要发至参会人员，并将任务「落实5.会务作业要点5.1会议种类5.1.1内部会议公司党支部会议总经理室会议专项工作会议部门会议5.1.2外部会议参加会议5.2会议的管理5.2.1公司党支部会议5.2.1.1 公司党支部会议由党支部书记和党支部成员参加，由党支部书记或党支部书记委托党支部成员主持。

党支部会根据需要召开，会议的议题，召开的时间及列席人员由党支部书记决定。

行政部负责会议的记录工作。

5.2.1.2 主要议题学习传达党中央、国务院重要文件及会议精神，研究贯彻意见和措施。

讨论决定党的组织建设、廉政建设和全公司职工思想政治工作。

其他需要党支部研究解决的重要事项。

5.2.2总经理室会议5.2.2.1 总经理、副总经理根据工作需要，不定期的召集并主持总经理室会议。

总经理、副总经理出席，总经理委托副总经理主持，必要时有关部门的负责人列席；总经理、副总经理单独召集有关部门负责人研究某项具体工作和问题。

5.222 主要议题听取有关部门的工作汇报，研究议定相应的办法和措施。

审议某项重要计划和工作的落实完成情况，议定相应的办法和措施。

审议公司财务计划的执行情况和重大开支项目。

研究解决主管经理管理范围内涉及较多部门的业务等方面的问题。

总经理室成员通报所分管工作中的重要情况。

5.2.3其他专项工作会议各部门召开的专项和专业工作会议，由各部门领导主持。

会务操作手册1、款项申请，各种会务款提出预算，及早申请，保证会务费及时到位，保证会议顺利进行。

2、与酒店提前3-4个月预定会场、住宿房间、餐饮人数，签订合同。

与旅行社确定旅游项目，价格，旅游人数，签订合同。

3、分工明确，各司其职。

总协调要把各个岗位的职责分工明确，并且做好培训工作，每个岗位应该做好哪些，应注意事项等说清楚，各岗位准时到岗，不准中途离开岗位。

4、邀请工作，策划的邀请函出来后，整理出邀请话术，再根据各地的具体情况来邀请客户，把会议的主题、亮点说清楚，吸引的地方如抽精美大奖、赠送精美礼品或正版软件说清楚，旅游项目说得吸引人一些。

客户参会名单及时整理好。

5、会议资料准备：打印好准备物清单，按清单一一核实，需要异地运输的，及时快运过来。

保证资料及时到位，总协调会前指挥工作人员装好资料袋。

礼品奖品及时准备。

6、会场布置：酒店大堂的欢迎牌与条幅、大屏幕欢迎PPT等，各种指引牌，餐厅的祝福条幅与宣传牌等，酒店房间的水果与问候卡，会场的背景板，条幅，为会议特别制作的宣传画、主持台LOGO、鲜花，各种展架，座位矿泉水，会议纸笔，笔记本电脑到位（主持台一台，控制台一台，演示区2-4台）。

茶歇区布置，主持台的台式麦克1-2个、无线麦克2-4个，音响、投影预备与调试，摄影机预备与调试，专业照相机2-3台，礼仪物品与礼仪小姐，奖品、礼品到位。

声光电调试，桌签核对与制作、排列。

演讲时间控制牌。

预留座椅。

贵宾室布置。

技术演示区布置。

7、签到处：会前装好会议资料，按类分好，布置好签到台，签到前把已经报名的名单打印4份，以保证报名人数集中时能分批签到，节约时间，空白的报名表多打印些，分成几份，分批签到。

签到人员要及时整理签到名单，统计人数。

明确职责，把开收据、收钱、给资料的人员分工明确，收取会务费的人员要写明交费人的单位与姓名，以便查找。

餐劵如果中、晚餐券种类多，一定要清楚的送给客户，不要造成客户午餐时拿的是晚餐券。

(完整版)会务筹备作业指导书会务筹备作业指导书会务筹备工作一览表一、公司会议主要分为一类、二类和三类会议，各单位参照分类标准执行。

二、符号说明1、任务分类中“√”表示适用于对应会议分类2、标有“*”的内容特指有外单位人员参加的会议,未标注的表示内外都适用三、自选内容分别在内文标明四、会议筹备中，凡涉及有关接待的内容,可参照接待试点成果实施。

(完整版)会务筹备作业指导书附:会务筹备流程图会议秘书处会务组 秘书、资料、新闻组期勤(完整版)会务筹备作业指导书接受任务并制定方案附件1：会议地点考察情况报告（模板）关于××会议地点考察情况的报告×月×日，公司××考察了××会议举办地点.重点考察了××酒店、××酒店以及××酒店，现将有关情况报告如下：1、经实地考察,结合××会议的要求，建议会议地点首选××，次选××。

2、对比几家酒店，建议××酒店为第一备选；××酒店为第二备选;××酒店为第三备选。

3、因酒店档期很紧，目前正在尽力协调,建议尽早确定会议时间，以便于开展下一步的工作. 特此报告.附:1、××会议对酒店的基本要求2、××酒店基本情况××年×月×日附1：××会议对酒店的基本要求（以公司年度工作会议为例）(完整版)会务筹备作业指导书附2：××酒店基本情况附件2：××会议筹备方案(以公司年度工作会议暨职代会为例）一、会议主题认真贯彻××会议和××会议精神,总结××年工作,分析公司面临的形势，部署××年的工作。

篇一：会务管理作业指导书会务管理作业指导书1. 目的加强对福州外储各种会议的管理，促进会议管理工作规范化、制度化、科学化。

2. 适用范围本规定适用于福州外储各种会议的管理工作。

3. 岗位职责3.1 全公司性会议由办公室负责组织和记录。

3.2 其他各类专项会议由主办部门负责组织和记录。

5. 会务作业要点5.1 会议种类5.1.1 内部会议公司党支部会议? ? 总经理室会议? 专项工作会议? 部门会议5.1.2 外部会议参加会议5.2 会议的管理5.2.1 公司党支部会议5.2.1.1 公司党支部会议由党支部书记和党支部成员参加，由党支部书记或党支部书记委托党支部成员主持。

党支部会根据需要召开，会议的议题，召开的时间及列席人员由党支部书记决定。

行政部负责会议的记录工作。

5.2.1.2 主要议题?学习传达党中央、国务院重要文件及会议精神，研究贯彻意见和措施。

? 讨论决定党的组织建设、廉政建设和全公司职工思想政治工作。

? 其他需要党支部研究解决的重要事项。

5.2.2 总经理室会议5.2.2.1 总经理、副总经理根据工作需要，不定期的召集并主持总经理室会议。

?总经理、副总经理出席，总经理委托副总经理主持，必要时有关部门的负责人列席；?总经理、副总经理单独召集有关部门负责人研究某项具体工作和问题。

5.2.2.2 主要议题? 听取有关部门的工作汇报，研究议定相应的办法和措施。

? 审议某项重要计划和工作的落实完成情况，议定相应的办法和措施。

? 审议公司财务计划的执行情况和重大开支项目。

? 研究解决主管经理管理范围内涉及较多部门的业务等方面的问题。

? 总经理室成员通报所分管工作中的重要情况。

5.2.3 其他专项工作会议各部门召开的专项和专业工作会议，由各部门领导主持。

其主要任务是研究部署专项工作。

各部门参会人员负责会议的记录工作。

5.2.4 参加会议5.2.4.1 其他单位或上级部门主办，需我司参加的会议。

5.2.4.2 参会人员参会前报备公司行政部。

会服操作手册1.会前准备工作了解参加会议人数、会议类型名称、主办部门、会议安排、会议标准、会议的特殊要求。

2.操作细节调配人员、分工负责了解会议基本情况后，说明服务中的要求和注意事项，进行明确分工。

清楚的知道工作的整体安排和自己所负责的工作，按照分工，各自进行准备工作。

3.会场布置接待人员根据会议申请结合会议室具体情况整体安排会场布局。

根据会议要求调整室内的各种装饰品、宣传用品，搞好会议室的清洁卫生。

检查照明、空调等设备，根据会议要求增添新的设备，冬夏季要调整好室温，注意通风。

通知IT部门调整好音响、话筒、投影仪等设备。

4.物资准备茶水具茶具要求：茶具不得有破损，必须干净。

茶杯要按会议人数配放，每人一套，还要准备适量备用杯。

水具要求：检查开水煲、咖啡机、保温瓶是否完好，在会议开始前30分钟将开水煲、咖啡机、保温瓶水箱的水灌满备用。

茶叶要求：根据会议等级的要求，放不同的茶叶，高、中、普通等。

散装茶叶是先放入杯中，待嘉宾就坐后直接冲泡开水。

（也可在嘉宾就坐前5分钟冲泡开水）文具用品及宣传册：根据会议要求准备好笔、纸以及宣传材料等，每人一份，整齐的排放在会议桌上。

5.会中服务倒水前先须端下茶杯，直接在桌上或荼几上往杯中倒水、续水，是不符合操作规范的。

在往高杯倒水、续水时，如果不便或没有把握一并将杯子和杯盖拿在左手上，可把杯盖翻放在桌上或茶几上，只是端起高杯来倒水。

倒茶手势，不能横过客人面前倒茶。

在倒、续完水后要把杯盖盖上。

杯子放回宾客桌上的右上面，杯把手面朝宾客右侧45°。

放茶杯动作不要过高（从下往上放），更不要从他人肩部和头上越过。

手指不能印在杯口上，不要不端茶杯直接倒水或把杯盖扣放桌上。

如发现宾客将杯子放在桌面或荼几上，工作服务人员询问是否斟换，记得使用托盘并将杯盖盖好。

如果普通玻璃杯续水，右手从距杯底约1/3处拿杯子，再添水。

以右为先；以主位或级别最高的领导为先，依次倒水、上茶。

其余人员均按照顺时针顺序进行。

会务服务与管理实训指导书简介本指导书旨在为会务服务与管理实训提供帮助和指导。

通过实际操作和研究，学生可以了解并掌握会务服务与管理的相关知识和技能。

目标本实训的目标是培养学生在会务服务与管理方面的能力。

具体目标如下：1. 熟悉会务服务与管理的基本概念和流程；2. 掌握会议组织和策划的技巧和方法；3. 研究会议场地布置和设备操作；4. 理解会销活动的组织和推广；5. 培养团队合作和沟通能力；6. 掌握会务服务中的常见问题处理方法。

实训内容本实训包括以下几个模块：1. 会务服务与管理概述：介绍会务服务与管理的定义、重要性和基本原则。

2. 会议组织与策划：包括会议目标确定、议程安排、嘉宾邀请、场地选择等内容。

3. 会议场地布置与设备操作：介绍会议场地的选择、布置和相关设备的使用方法。

4. 会销活动组织与推广：包括会销活动的策划、执行和推广方法。

5. 团队合作与沟通：培养学生在团队协作和沟通方面的能力。

6. 问题处理与解决：研究会务服务中常见问题的处理方法和解决技巧。

实训安排本实训将采用以下方式进行：1. 理论研究：学生将通过课堂讲解和研究材料来了解会务服务与管理的相关理论知识。

2. 实践操作：学生将参与实际的会务服务和管理工作，通过实践来提升技能和经验。

3. 小组讨论：学生将分组进行案例分析和问题讨论，培养团队合作和沟通能力。

4. 实训总结：学生将撰写实训总结报告，总结实训经验和心得。

考核方式本实训将通过以下方式进行考核：1. 实际操作考核：学生需完成一次实际的会务服务和管理任务，并按时提交相关文件和报告。

2. 理论知识考核：学生将参加闭卷考试，测试对会务服务与管理的理论知识掌握情况。

3. 实训总结报告评估：学生的实训总结报告将由指导教师评估并给予成绩。

参考资料1. 《会务服务与管理》教材，作者：XXX，出版社：XXX。

2. 《会议组织与管理实务指南》，作者：YYY，出版社：YYY。

请按照指导书的内容和安排进行实训，如有问题请及时咨询指导教师。

培训会务手册一、 A 、场地总体原则➢ 会场形状：会场以长方形最合适，会场中间不得有柱子；➢ 会场容量：会场总容纳人数必须和会场到会人数相匹配，会场不适宜超员和过于空旷。

➢讲台讲桌：场地必须备讲台讲桌，讲台须高于地面30公分以上。

➢空调或排风扇：会场必须备空调，空调需事先通过测试, 防止在会场上课时，室温过高或过低.(室内温度调整对学员之学习状态有极大影响,请务必注意)；➢音响设备：1、检查电源和各类音响设备与否齐全：功放、调音台、麦克风及电池、音箱、开场音乐CD盘；2、调试音乐——调试措施：放大音量听一段音乐，检查与否到达规定效果时旳数量值；3、麦克风试音：停止音乐，用麦克发言试音，以音箱没有杂音为原则；4、功放功率要够大，VCD机可以正常工作。

➢会场灯光、隔音：1、灯光：会场光线明亮舒适(切忌！会场灯光灰暗,将导致学员上课精神松散)。

2、隔音：会场必须具有优良旳隔音效果(防止外界旳环境噪音影响课程品质)；B、会场纪律规定（会场内必须张贴此5项纪律规定）：✧会场请勿吸烟；✧关闭；✧严禁录像及录音；✧课程中请不要随意走动；✧学员上课带胸牌；⏹C、会场地形图桌椅摆放：照下图样式摆放桌椅，下图为听课区和讲台区音箱座位过道讲台二、上课会场D、学员报到处和检票处:➢报到处：1、会场入口处(门外)或饭店大堂,要摆放课程展架和海报；2、开课前一晚和开课旳当日上午，设置学员报到处；➢工作事项：1、引导学员办理报名手续,工作人员收款，开单据；2、规定学员上课时必须配带上课证，凭证入场；3、告知学员上课时间/地点及用餐时间/地点；4、当日进场前在报到处发放课程讲义；5、在会场门口设置检票人员。

E、讲台区:➢讲台：准备高讲台（高度约30公分）。

➢讲桌2张：1、一张为立式高台讲桌：高度大概与胸平齐，向左旋转45度；2、一张卧式讲桌：放置两台电脑、讲师名牌、学员讲义一份、鲜花、矿泉水（2瓶）、金嗓子喉宝(2盒)、闹钟、面巾纸.、湿巾等物品。

2020年企业会务工作操作手册一、会前工作(一)会议确立根据全集团工作部署或者工作需要，进而召开会议。

会议主要包括年度工作会、务虚会、职代会，各项董事会会议、监事会会议、党委会、经营会议，月度例会、经营分析会、总结会、工作布置会议以及其它会议；行外政府部门、监管部门调研会、座谈会、通报会，政府、企事业单位、公司等业务洽谈会以及其它会议。

(二)会议内容及议题根据会议性质确立会议后，会务负责人积极跟相关领导或外部单位联络员确定会议内容及议题。

就例会举例，一是根据近期工作情况或年度、季度工作任务完成情况拟定会议主题，明确会议目的；二是向各子公司征集会议议题及需总行协调解决的事项，明确工作重点，着重解决工作难点，制定确保完成工作任务目标的工作措施及方案。

三是草拟会议议程，并请示领导尽快确定会议时间、议程、主持人等事项。

(三)会议准备事项确定会议的时间、地点、参会人员、议程、主持人等。

督促相关部门准备好会议材料，包括会议议程、领导讲话代拟稿以及会议相关材料。

做好会议后勤保障准备工作：一是通过OA系统或电话询问后勤服务中心申请会议室相关事项；二是确保会议室音响设备、投影仪、远程视频系统、电子媒屏(会议横幅)等设备支持；是根据参会人员跟安保部联系，酌情预留好一楼停车位数量；四是与后勤服务中心联系并通知清洁人员提前对会场进行打扫，摆放桌子、椅子、矿泉水等物品；五是与后勤服务中心对接大型会议专用电梯、参会人员用餐、座位指示牌等事宜。

(四)会议通知会议通知的基本内容：会议名称、会议时间、会议地点、会议主持人、会议议程、参会人员以及是否需要参会人员准备发言材料等。

会议确定后，会务负责人应根据会议重要程度以邮件、电话、短信等方式进行会议通知，确保参会人员知晓各会议事项。

会议通知方式包括邮件通知、电话通知、短信通知、OA系统通知、微。

信群通知。

1.邮件通知：确保将会议通知发送至各参会各单位及其主要负责人邮箱，并查看邮件送达状态及阅读记录。

会议服务作业指导书一、日常规范1、工作时统一着工服上岗，要保持服装、鞋袜、领花干净整洁。

2、淡妆上岗，打扮适度，不蓄留和佩戴与会服岗位不相适应的头型和饰物，不得留长指甲和涂有色指甲油。

3、每天到岗后首先打开各会议室门窗，进行通风，视季节、天气情况掌握通风时间，如有会议应提前20分钟关闭门窗，打开空调送冷（暖）风，保持会场温度适中。

4、每天检查会议室的灯光，设备完好情况，发现问题及时通知工程部进行维修，以保证每个会场都能正常使用。

二、会前准备1、按《预定会议信息记录表》要求布置好会场，并配合保洁人员进行清洁打扫工作，以保证会场的整洁。

2、按《预定会议信息记录表》要求，做好电子屏、桌签、茶水、矿泉水、纸笔、毛巾、投影、视频音响设备、横幅、鲜花、绿植租摆、茶歇、用餐等准备工作。

3、如需使用投影、视频音响设备，会议音响员必须与会议主办方进行联系确认，并将使用设备调试到最佳状态。

4、会场布置好后，打开水放到会议室的茶水柜上（或服务车上）备用，并检查会议服务必需品（如茶杯、杯垫、矿泉水、纸笔等）是否到位。

5、会服人员必须掌握每天所服务的会议室的会议情况，避免同时开几个会议而不知道将客人引导到哪间会议室。

要在电梯口、会议室门口放置指示牌，必要时在大厅也需放置指示牌。

6、所需物品准备齐全后，会服人员要面带微笑提前15分钟站在会议室门口站位迎宾。

如有重要领导或来宾莅临，必须安排专人在大厅进行迎宾并引导。

7、当客人到达时，要主动向每一位客人问“你好”、“请进”等，遇有年长人士、残疾人出席会议时，应主动上前搀扶领位。

8、会服人员对入座的来宾要及时倒水，以示欢迎。

三、会中服务１、会议开始后，为每位来宾倒水，按照出席领导的职位先后添加。

2、倒水时，应在客人右后方用无名指和小拇指加起杯盖，用拇指和食指拿起茶杯，退后一步倒水，茶杯里的水一般以八成满为准。

3、放茶杯时要轻、稳，茶杯放置在客人右手边，同时说“请用茶”。

4、待茶水全部上好后，环视会场是否还需其他服务，然后礼貌退出会场，轻轻把门关上。

会议接待操作手册原则树立细节决定成败的理念，对工作认真进行分解、量化，周密部署、细致安排，确保全面完成各项工作任务，让领导满意、让嘉宾满意。

一、会场的选定与布置（一）会场选择标准1、根据主办方的具体要求安排（若没有要求则选择交通方便、环境优美安静、有知名度的地方以体现主办方对客户的重视）；2、会场最好具备同时开会、住宿、就餐的条件，会场要求整体环境舒适、温度适宜、无噪音、光线充足；3、要有足够的坐席，具有数码投影仪与幕布，音响效果好、有白板、立式讲台等；4、就餐环境清洁卫生，能满足参会人员同时用餐的需求，按领导指定标准提前预定好酒水及菜式。

（二）会场布置1、导引牌：从一进会场开始首先要有导引牌，会场导引牌、卫生间的导引牌、吸烟区导引牌等；2、条幅：会场门前在条件允许的情况下悬挂条幅、气球竖标、拱门、广告牌等；3、招贴：“禁止吸烟”，“请将手机关闭或调至无声”，“会场内请勿打电话和随意走动”等警示语分别贴在会场明显处。

二、会务筹备（一）会议物资的准备1、来宾资料袋内容嘉宾证、公司画册、会议流程、会议日程、产品图册、纸笔；2、会务组资料接车/机名单（飞机、火车时刻及具体车辆安排），来宾登记表，住宿登记表，用餐分组表，工作人员通讯录；3、物资准备（1）常用物资：饮用水、水果、便签纸、胶纸（宽窄均备）、白板笔、宣传资料等；工作人员工作证、贵宾席姓名台卡、胸花、会议用餐券（二）人员分组与协调1、总指挥主要是会议前期的组织、后期服务和总协调；2、会务组长细节的安排和处理，同时注重会议议程和时间安排，熟悉各个环节的操作情况，协调各组工作及突发事件处理；3、会场组会场秩序的调节、进程的安排、会场现场的业务处理、会场；负责会议接待、登记、会议资料的发放、各个住宿房间的安排及会场的整理；4、后勤组用餐协调、与酒店的事务性安排，参会人员的往返接送，票务安排、会议各种费用结算、支付等；5、司机组负责来宾接送服务及物资运送。

行政单位会议会务操作指南
欢迎大家参加本次行政单位会议。

首先,让我们检讨过去一段时间的工作,总结经验教训,提出工作改进措施。

在会议过程中,请大家畅所欲言,多提宝贵意见。

但请注意以下几点:
1. 请务必保持会议纪律,不要私下交头接耳;
2. 发言时请简明扼要,不要长篇大论;
3. 不同意见不要争论不休,要求会议主持人作出最后裁决;
4. 会后请各部门认真学习会议精神,制定具体实施方案;
5. 有关会议内容不要对外泄露,避免引起不必要的误会。

本次会议讨论的主要内容有:
1. 去年工作回顾和总结;
2. 本年度工作思路和重点;
3. 各项业务工作安排;
4. 思想建设和队伍建设;
5. 其它相关事项。

会议时间预计2个小时,中途休息10分钟。

会后将发会议纪要,请各
位认真学习。

如果大家对会议安排还有其他意见或建议,欢迎提出。

让我们共同努力,开一个务实高效的会议。

请各位积极参与,会议现在开始。

会务工作手册本手册按照筹备论坛会议的流程整理，实施会务工作以本流程为基准，根据实际工作进行增减调整。

会务工作指导思想：流程化、标准化、团队协作、高效沟通、责任到人、忙中不乱。

第一部分：会前准备会前准备是做好会务工作的基础和前提，应精细地统筹好会议的整个进程和每一个环节，对可能发生的问题超前谋划。

一、会议策划1、会议方案是组织会议的总安排，主要包括会议名称主题、目的、时间、地点、演讲嘉宾、参会人员、主要议程、会议预算、会务工作任务及职责分工等内容。

会议方案要简洁明了、具体清晰、可操作性强。

2、原则上，提前三个月以上进行大型会议的策划。

3、会议方案确定后，发布会议通知。

根据会议筹备进度，可分为一轮、二轮、三轮通知。

4、召集各有关部门召开会务工作协调会，协调各部门按照方案要求落实各自职责。

二、会议宣传1、主协承办方利用自身平台进行多渠道宣传，包括订阅号、视频号、抖音、微博、直播等。

2、利用第三方宣传平台、媒体矩阵、网络推广等方式进行宣传。

三、参会邀约1、嘉宾邀约。

（1）根据会议主题和目的，邀请国内著名演讲嘉宾，并确定讲课题目。

（2）确定演讲嘉宾讲课费、PPT、往返行程。

2、参会人员邀约。

（1）主协承办方对自身积累的客户资源进行邀约。

（2）根据会议内容，参加同类型会议，拓展新客户邀约。

（3）邀约形式包括：微信、电话、H5、短信、邮件等多种方式。

（4）到会确认回访。

确认参会人员名单，确认缴费信息，确认住宿及交通方式。

3、赞助商邀约。

（1）主协承办方对自身积累的赞助商资源进行邀约。

（2）根据会议内容，参加同类型会议，邀约参会赞助商。

（3）到会确认回访。

确认参会人员名单，确认赞助费用打款，确认住宿及交通方式。

四、会前筹备会议由宣传邀约阶段转入筹备召开阶段，再次召开会务工作协调会，分解任务，协调分工，明确责任人，规定各任务完成时限。

1、酒店合作。

（1）根据回访信息确认住房（拼间）、用餐、会场满足要求，并预报数量。

会务精细化运作实用手册
会务精细化运作是现代组织中常见的管理策略，主要用于规范和优化会议的流程和组织。

下面是一份关于会务精细化运作的实用手册，供您参考：
一、会前准备
1. 确定会议目的和议程：明确会议的目的和议程，确保会议有明确的主题和目标。

2. 确定参会人员：根据会议主题和目标，确定参会人员名单。

3. 安排会议室：选择适合的会议室，并确保设备齐全、环境舒适。

4. 发布会议通知：提前发布会议通知，明确会议时间、地点、议程和参会人员。

5. 准备会议资料：根据会议议程，准备相关资料和文件。

二、会中管理
1. 签到与接待：确保参会人员按时到场，并做好签到和接待工作。

2. 会议纪律：制定会议纪律，确保会议按时开始和结束，以及参会人员遵守会议规定。

3. 主持与记录：确定会议主持人和记录员，确保会议有序进行并做好记录。

4. 发言与讨论：鼓励参会人员发言和讨论，同时控制发言时间和秩序。

5. 决策与行动：根据讨论情况，做出决策并指定行动计划。

三、会后总结与跟踪
1. 会议纪要：整理会议纪要，明确决策和行动计划。

2. 总结报告：撰写会议总结报告，分析会议成果和不足之处。

3. 跟踪与反馈：对决策和行动计划进行跟踪，及时反馈进展情况。

4. 归档与备份：将会议资料进行归档和备份，以备日后查阅。

5. 改进与优化：根据总结报告和反馈情况，对会议组织和管理进行改进和优化。

以上是一份会务精细化运作的实用手册，希望对您有所帮助。

当然，实际操作中还需根据具体情况进行适当调整和完善。