表单管理办法

公司文件收发管理办法

公司文件收发管理办法

第一章总则

第一条为了使公司文件处理达到规范化、制度化和电子化，提高办文质量和效率，保障文件的安全性，特制定本规定。

第二条本规定所述“文件”包括公司与外部往来及公司内部间往来的文件。

一、外部文件:

(一) 政府主管部门和其它管理关系单位下发给公司的指示、决定、通知、批复，往来单位或个人(含业主、租户、意向客户等)送达给公司的通知和信函，法律文书等;

(二) 公司向政府主管部门或其它管理关系单位发出的请示、报告和信函，以及向往来单位或个人发出的信函、通知、管理规定等。

二、内部文件:

(一)公司内部上传下达、平级单位间联系的文件包括通告、通知、请示、

批复、报告、计划、总结、决议、决定、会议记要、联系函等。子公司上报公司领导和与公司各部门间往来的文件属于内部文件;

(二)内部规章制度;

(三)经济合同。

第三条本规定适用于总公司，子公司可参照本规定执行，并按实际拟定相应收发文管理细则。

第四条文件收发处理应遵循以下原则:

一、高效简捷原则。文件批转会签时应高效处理，在规定时间内会签完毕。对于一般的内外文件(文件页数10页以内)，原则上采用OA会签、批转，减环提效;重要机密文件或其他文件(10页以上或需要采取纸质的)采取纸质会签、批转。

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二、安全性原则。办文窗口要做好收、发文和批转处理登记。重要文件使用复印件流转处理，原件登记后送档案室保管。文件处理完毕后，办文窗口将流转的纸质和电子文件连同文件处理表单一并交档案室存档。

三、时限性原则。文件处理相关部门和人员应限时处理。对于办毕时限内无法完成文件处理时，应在文件处理表单上说明，并及时通知办文窗口;对于外收文件，主办部门同时要在办文时限内先书面或口头予对方以简要回复，回复方式、时间、内容和对方联系人须在文件处理表单上注明。

第二章职责

第五条行政人事部为公司文件的管理部门，并设立办文窗口主办文件的流传

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更多免费资料下载请进： 好好学习社区 辅料管理规范

（ISO9001:2015）

1.0目的

加强辅料收、发、存管理，降低成本，特制定本管理办法。

2.0适用范围

储存在仓库及车间使用的所有辅料。

3.0定义

3.1辅料：包括生产用辅料与非生产用辅料两类。生产用辅料包括油墨、天那水、工业酒精、固化剂、开油水、防锈油等化学物品及其它生产用辅料；非生产用辅料包括工具配件、办公用品、办公设备、表单、厂服、劳保用品、机油、柴油等辅料。

4.0职责

4.1PMC部（物控）：负责辅料申购的审核、跟进、监控工作；负责组织相关部门对仓储辅料进行盘点；负责监控辅料耗用成本；

4.2PMC部（辅料仓库）：负责常用辅料的申购及仓储辅料管理工作；

4.3PMC部（仓库收料组）：负责辅料数量验收工作；

4.4使用部门：负责非常用及临时性辅料的请购工作；负责辅料进料品质鉴定工作；控制辅料耗用数量，节约成本； 德信诚培训网

更多免费资料下载请进： 好好学习社区 4.5财务部：负责辅料对账及辅料管理监控工作；参与辅料盘点工作；

4.6稽核小组：定期或不定期对辅料管理及使用情况进行稽查、盘点；

4.7总经理：负责辅料申购及辅料盘点盈亏调整的审批工作。

5.0作业规范

5.1辅料请购、采购

5.1.1使用部门提出的辅料请购

5.1.1.1非常用及临时性辅料的申购，由使用部门组长级或组长级以上管理人员提报，由部门主管/经理填写《物料请购单》，经部门最高负责人审核无误后转交PMC部。要求《物料请购单》必须填写完整、准确的物料名称、规格/型号、请购数量、需求日期等内容（如申购人不清楚所申购的物料名称、规格/型号、采购周期等内容时，可向采购部责任采购员询问），需求日期原则上以采购周期为基准，如为紧急申购物料，则在“备注”栏中注明紧急程度；

5.1.1.2 PMC部经理对接到的《物料请购单》进行审核（经理不在时，由管理辅料方面的物控员代审），主要审核请购数量、需求日期是否合理（常用辅料的需求日期以采购周期为准，非常用辅料或紧急用辅料的需求日期，可向责任采购员询问、确定），并视其合理性决定是否同意请购。若同意请购，则签字确认；若不同意请购，则将《物料请购单》返交申购部门负责人，并向其说明原因，待双方达成一致意见后决定是否修改《物料请购单》。如需修改《物料请购单》内容的，则由修改人对需修改的内容进行划线处理，将修改后的内容填写在划线上方，并由修改人在修改处签字确认； 德信诚培训网

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文件编写及管理规范标准

1 目的

为规范公司各类文件（如制度、流程、通知、规范等）的管理，对各类文件的编写、管理予以标准化，结合公司实际情况，特制定本规范标准。

2 范围

本标准适用对象为公司所有职能部门、门店。

3 职责

3.1 各职能部门：负责本部门相关管理文件的编制、审批提报、发布实施、执行监督。

3.2 行政部：负责对各部门制定的管理制度的内容审核和标准化审查。

4 定义

本标准所述的文件主要包括四大类：管理制度类文件（含：标准、规范、管理办法、手册等）、流程/表单类文件、人事任命类文件、通知类文件（通报、公示、表彰等）。

5 管理规定

5.1 管理制度类文件（除财务类）：

5.1.1 “管理制度”定义：具有强制性的要求，由公司各职能部门编制，并经公司审批后下发各部门（门店）执行。财务类文件的编制要求详见5.2的约定。

5.1.2 编号规则等要求：具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。

编号规则 文件的命名 编排样式

由“企业标准代号”、“企业名称代号”、“标准分类号”、“标准功能代号”、“标准顺序号”和“标准批准年代号”组成。

例：本标准《文件编写及管理规范标准》编号为：Q/PRG-MDF-21-2019。 采用“编号+文件名”组合的方式予以命名，例：Q/PRG-MDF-21-2019文件编写及管理规范标准。 参见附件1。

具体明确规定制度文件的内容框架、页面设置、字体规范等。

备注：

1、 各职能部门编制的公司管理制度类文件务必按照以上规则予以编号，提报公司审批同意后方可发布生效，并抄送行政部存档管理。

2、 编号中所述的字母分别表示的含义说明如下：①“Q”为企业标准代号；②“PR”为企业名称代号，与企业标准代号之间以斜线“/”分开；③“G”为标准分类号；④“MDF”为公司标准代号，即“###”（若是“###”的文件，则以“HSH”表示）；⑤“21”为本规范标准的文件代号，后续编制发布的管理制度，以此类推；⑥“2019”表示本规范标准编制的批准年代号，即2019年。

标准作业程序（SOP）管理办法

标准作业程序（SOP）管理办法1.⽬的

确保本公司所有运⾏之⽂件系统化、标准化、有效化。

对⽂件之制定、分发、作废流程进⾏规范规范，使其能有效保存、便于查察，防⽌使⽤失效或作废⽂件。2.适⽤范围

该办法适⽤于本公司与管理标准、技术标准、⼯作标准有关⽂件的控制。3. ⼯作职责

管理部

负责标准作业程序（SOP）相关制度的制定和运⾏考核管理。

质管部

负责标准作业程序（SOP）⽂件现场执⾏的督导、结果提报⼯作。3.3各职责部门

1.各部门主管职责：

是本部门标准作业程序（SOP）⽂件的最⾼指导者和督导者，对运⾏结果负责。具体：1)全程督导⽂件的起草、会审、收发、试⽤、修订、保管⼯作。

2)全程督导⽂件内容的宣达、测试的组织及相关资料的存档⼯作。

3)全程督导⽂件内容的执⾏落实⼯作。

2. SOP⼩组成员职责：

1)具体执⾏标准作业程序（SOP）⽂件的起草、会审、收发、试⽤、修订、保管

⼯作。2)具体执⾏标准作业程序（SOP）⽂件内容的宣达、测试的组织及相关资料的存

档⼯作。3)标准作业程序（SOP）⽂件执⾏过程的指导和督导。

3.作业员职责：

1)积极配合⽂件的起草、会审、分发、试⽤、修订、保管⼯作。

2)积极参与⽂件内容的学习、测试，并顺利通过。

3)积极确保⽂件内容的执⾏。

4. 程序要点

⽂件格式1. 封⾯：（）

要点包含：公司名称、⽂件名称、制订⽇期、⽂件编号、制定部门、版本、制订、审核、核准。2. 内页具备：修改记录表（）、修改对照表（）、正⽂。

3. 同类⽂件格式须⼀致。

4．⽂件及资料之编码原则：顺序号

⽇

⽉

年

发⽂部门管理类：M 管理部：GL

商务部：SW

售服部：SF

⽣产技术部：SJ

质管部：ZG

风电事业部：FD

总务部：ZW

财务部：CW

钢结构部：HG

机⼯部：JG

电⽓部：DQ

液压部：YY

表⾯处理部：BM

安装队：AZ

采购组：CG

⼯装组：GZ

后勤组：HQ

技术类：J

⼯作类：Q 1)类别代码：

管理类：M，技术类：J，⼯作类：Q2)部门代码：