资料分类办法(第一版)

关于下发XXXXXX有限公司《档案分类编号办法》的通知各相关部门：为科学地管理档案，促进档案信息资源的利用与交流，现将《档案分类编号办法》下发，请各部门参照本办法的有关规定执行。

附件：《档案分类编号办法》XXXXXX有限公司二0一九年二月二十七日档案分类编号办法第一条为科学地管理档案，促进档案信息资源的利用与交流，制定本办法。

第二条本办法规定了本企业各项工作中形成的全部档案的分类原则、类目设置、编号办法以及档案实体的排列方法。

第三条档案的分类原则是：以公司全部档案为对象，依据本单位职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的科学管理与开发利用。

第四条档案的类目设置（一）档案一级类目的设置一级类目设置：管理类（含质量管理体系类及公司其他管理类文件）、基建类、设备仪器、财务类、职工档案类、音像类、实物类、照片类、光盘类、电子文件（有实体电子文件档号与实体保持一致）等10大类别。

（二）档案二级及二级以下类目的设置1、二级类目一般按项目（或性质、类别）设置，用阿拉伯数字代替。

三级类目按年度设置。

2、基本建设类档案二级类目一般按项目设置。

基建三级类目按年度设置。

3、设备仪器类档案二级类目按设备仪器编号设置。

4、财务档案二级类目按其种类设置，如1财务报告、2会计帐薄、3会计凭证、4其他等设置。

三级类目按年度设置，财务报告（表）不设置三级类目。

5、音像类档案一般按载体形式设置二级类目，如1录音带、2录像带，如数量较多可按年度设置三级类目。

6、实物档案二级类目一般按实物种类度设置。

二级类目为：如1为奖牌类、2为证书类、3为印章类等。

如果实物档案数量较多，可按年度设置三级类目。

7、数码照片类档案按年度设置二级类目，按性质设置三级类目。

8、无实体电子文件档案二级类目按文件种类设置。

9、公司内档案保管期限分三类：永久、长期（30年）、短期（10年）；永久代号为“久”、长期为“长”、短期为“短”表示。

档案分类整理制度
是指为了方便管理和查找，将档案按照一定的分类标准和规则进行整理和归档的制度。

具体而言，档案分类整理制度应包括以下内容：
1. 分类标准：根据档案的性质、用途、形式等因素，制定相应的分类标准。

常见的分类标准包括机构分类、主题分类、时间分类等。

2. 档案编目：根据分类标准，对每一份档案进行编目，包括档案的题名、编码、责任者、形成日期、载体等信息。

3. 档案装订：将已编目的档案按照一定的规则装订成册或装订成卷，以便于存放和查找。

4. 档案存储：根据档案分类制度，将已装订的档案按照一定的规则存放在档案库或档案柜中，确保档案的安全和完整。

5. 档案借阅：制定档案借阅规定，明确档案的借阅条件、手续和期限，保证档案的合理利用和管理。

6. 档案销毁：制定档案销毁规定，对于已经过期或无用的档案，按照一定的程序进行销毁，确保档案的安全和保密。

通过建立档案分类整理制度，可以提高档案的管理效率，减少档案丢失和混乱的可能性，保证档案的安全和完整，方便及时查找和利用档案信息。

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技术工程股份有限公司文件、资料分类编号规定文件编号：LZ/GZ2010-02A/1页数：第1 页共12 页批准日期：2004-07-01生效日期：2004-07-01起草：审核：批准：为了使本公司零乱无序的文件资料形成有机联系的系统，便于管理和利用，特制定此分类编号规定。

本规定明确了本公司归档文件、资料分类编号的原则和方法。

适用于本公司应向档案馆归档的各类文件和库藏档案、资料的分类编号。

各分支机构若已形成科学系统的分类编号，仍可按原分类编号方法执行。

但新承担的连铸工程与板带工程的设计文件一律按此进行。

一、连铸工程设计文件的编号方法图号案卷号，由档案馆给定R Ca、b···）(1、2···)图纸序号（0、1、2···目录0）案卷号尾注号，见附表1设备分类细分号（01～）（从01～）见附表201～599方坯连铸）（600～板坯连铸）二、板带公司工程设计文件的编号方法1.全流水号T ×× A ××－×□修改版次号a，b，c，…图纸序号0、1，2，…图纸目录为0单机设备顺序号01，02，03…分隔号机组顺序号01，02，03，…机组代号见附表32.带部件号T ×× A ×× .××－×□修改版次号a，b，c，…图纸序号0、1，2，…图纸目录为0部件顺序号01，02，03，…单机设备顺序号01，02，03…分隔号机组顺序号01，02，03，…机组代号见附表3三、各类科技文件修改、作废补充的编号方法1. 图纸修改、作废的编号（1）在原图上修改或单张原图作废另制新图代替时，其图号不变，并在被修改或制新图代替原图的那张图纸的图号后的修改符号栏内，加注修改版次号，第一次加注a，第二次加注b，余类推。

（2）另编一个新案替换一个原案卷（原案卷作废）时，原案卷号作废，所编案卷另编新案卷号，并在新案卷首页上注明原×××号案卷图纸作废，以本案卷代替。

档案归类管理制度一、总则为了规范公司的档案管理工作，规范公司内部文件的归类管理，促进公司信息化管理水平的提升，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司内部所有员工，所有部门。

三、档案管理基本原则1. 档案管理要依法、合规，严格遵守国家相关法律法规和公司内部规章制度；2. 档案管理要科学、合理，按照一定的分类标准和归档规范进行管理；3. 档案管理要全面、有效，确保档案的完整性和真实性；4. 档案管理要便捷、高效，确保档案的检索和利用；5. 档案管理要安全、保密，保护公司和员工的信息安全。

四、档案的分类1. 按照档案的性质分类：包括公文档案、合同档案、财务档案等；2. 按照档案的来源分类：包括公司内部产生的档案和外部获取的档案；3. 按照档案的保管期限分类：包括永久保存档案、长期保存档案、短期保存档案；4. 按照档案的形式分类：包括纸质档案、电子档案等。

五、档案管理流程1. 档案创建：各部门负责人按照公司规定的档案管理标准和要求，及时创建各类档案并注明档案编号、标题、时间等信息；2. 档案归档：各部门负责人将创建好的档案按照分类标准和保管期限进行整理和归档；3. 档案备份：公司设定定期备份档案的要求，确保档案的安全性和可靠性；4. 档案借阅：员工需要查阅档案时，需填写档案借阅申请表，并经过相关部门负责人的审批后方可查阅；5. 档案销毁：公司设定档案销毁标准和程序，对于已经过期的档案按照规定进行销毁。

六、档案管理责任1. 公司董事长负责公司档案管理工作的监督和决策；2. 公司行政人员负责监管公司各部门的档案管理工作，并定期进行检查和督办；3. 各部门负责人负责本部门档案的管理、归档和保管工作，确保档案的完整性和安全性；4. 公司员工应当遵守公司的档案管理制度，不得私自修改、删除、借阅公司档案，若涉及档案管理工作，必须经过相关部门负责人批准。

七、档案管理监督1. 公司设立档案管理监督委员会，对公司档案管理工作进行全面监督和检查；2. 定期组织对各部门的档案管理工作进行抽查，发现问题及时整改；3. 对于档案管理工作表现突出的部门和个人进行奖励。

档案管理办法第一章总则第一条为了加强和规范（以下简称“公司”）档案管理工作，有效地保护和利用档案，保证档案完整性和保密性，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》，结合公司实际，制定本办法。

第二章档案的管理第二条公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。

第三条公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸质分类目录。

第四条公司文书档案由综合办公室集中统一管理。

项目档案、会计档案、人事档案分别由项目部、财务管理部、综合办公室确定人员负责整理、归档管理。

各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。

档案的归档、借阅、移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。

第五条综合办公室是公司档案工作的管理部门，负责档案资料的归档督促和日常管理工作，业务受上级档案管理部门的指导、监督。

其任务是：1.负责公司级档案及文书档案的收集、整理、立卷工作。

2.进行档案鉴定、统计、保管、提供利用工作。

3.编制检索工具，办理档案的借阅和利用，为公司各项工作服务。

4.认真贯彻执行国家的保密制度，确保档案的机密与安全。

第六条档案工作人员应当认真学习《中华人民共和国档案法》有关制度、理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。

第三章档案的归档第七条归档的范围是公司在筹备、成立、经营、管理、科学技术、企业文化及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。

1.上级主管部门下发文件、公司与有关单位的来往文件、协议合同等。

2.公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及公司规章制度）。

3.公司制定的计划、统计、预决算、工作总结。

4.公司对外投资的项目档案（包括前期准备阶段、建设期、竣工验收期、竣工结算期、投资专项审计时形成的档案文件）。

管理文件分类办法1.目的：统一鉴定站文档分类编号方法，实现文档分类、整理、保管、编目、检索的规范统一，提高文档管理水平，最终对鉴定站形成良好的信息支持与服务。

2.适用范围：本办法适用于鉴定站各项工作活动中形成的全部文档。

3.管理职责：3.1 综合科负责制定鉴定站文档分类编号办法，并协助、指导各部门文档管理人员执行。

3.2 部门文档管理员负责根据此办法对各类文档进行分类编号。

4.分类原则：依据文档内容和文档载体形态特点进行分类，便于科学管理和开发利用。

5.类别设置：5.1 本鉴定站文档分为九大类，大类用大写英文字母缩写代字。

5.2 公司全部文档，即：（1）行政管理类XG ；（2）营销管理类YG；（3）质量管理类ZG；（4）供应链管理类GG；（5）技术管理类JG ；（6）设备管理类SG；（7）人事管理类RG ；（8）财务管理类CG；（9）其它类QG 。

6.分类编号办法：6.1 XG、SG、类文档：（例）6.1.1 单份、单册的文件采用单件归档方式；成套文件，即一套文件含多份文件，采用组卷方式归档。

6.1.2 文档原则上要求以单件方式归档，用组卷方式归档须登记后可采用。

6.1.3 单件归档，档号结构模式为（企业字母缩写简称）—（文件类型）—（文件版次）—（文件编号）。

6.1.3.1 文件版次：第一版A0、第一次修订版A1、第二版B0流水编制；6.1.3.2 文件编号在文件版次后以001、002流水给号。

6.1.3.3 编号案例：行政管理类下属文件第一版规范文件，第一份文件编号为：ZHD---XG---A0--001ZHD为企业字母缩写、XG为行政管理类、A0为第一版文件、001为文件序号6.2 设备管理类文档（SG）：6.2.1 同一设备成套资料集中归档，归档方式视文件形式确定。

6.2.2编号案例：设备管理类下属文件第一版规范文件，第十五份文件编号为：ZHD---SG---A0--015ZHD为企业字母缩写、SG为设备管理类、A0为第一版文件、015为文件序号6.3 文件启用、修改、废止：6.3.1 总经办签署后启用，填制《管理文件发行登记表》。

分类的含义及方法
下面的物品是怎样摆放的？（教材8页例题）
过程讲解
1．理解题意
根据画面内容说说商店的物品是怎样摆放的，实际上就是找出这些物品的摆放规律。

思想方法解读
分一分，渗透了分类思想方法。

分类的思想方法是根据数学本质属性的相同点和不同点，将数学研究对象分为不同种类的一种数学思想方法。

2．找出物品的摆放规律
(1)摆放在两个货架上的物品按照用途可以分为两类。

左边货架上放的是玩具类，右边货架上放的是书籍类。

(2)每个货架上的物品又按照物品特点分为四类。

左边货架从下往上第一层是动物玩具，第二层是积木，第三层是球类，第四层是玩具车；右边货架从下往上第一层是《科学天地》，第二层是《数学故事》，第三层是《森林王国》，第四层是《童话大王》。

3．意义点拨
像这样把商店的物品按用途及特点分货架、分层摆放的方式，就是分类。

4．分类的作用
把物品进行分类，使同类物品放在一起，这样有规律地摆放，既方便顾客选购，也便于工作人
员清查物品。

归纳总结
1．把同一类的物体放在一起，就是分类。

2．分类的方法：可以根据物体的特征（如颜色、形状）、功能和用途（如衣、食、住、行）等进行分类。

（本资料素材和资料部分来自网络，供参考。

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材料分类领用管理制度一、总则为规范材料的分类和领用流程，提高材料利用效率，保障材料资源的合理利用和安全管理，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于单位内部对各类材料的分类和领用管理，适用范围包括但不限于办公室用品、办公设备、资料文档等各类材料。

三、材料分类管理1.分类标准根据材料种类、用途及特性等因素，对材料进行分类标准，明确各类材料的特点和管理要求。

2.分类目录建立材料分类目录，对各类材料进行编码和归档，确保材料的分类明确和规范。

3.分类存放按照分类目录将各类材料进行存放，保持良好的存储环境和秩序，确保材料的安全和有效利用。

4.分类管理定期对各类材料进行清点和检查，及时更新分类目录，保证材料的管理准确性和及时性。

四、材料领用管理1.领用权限设立材料领用权限，明确各级员工和部门对材料的领用权限和范围，确保材料的合理分配和使用。

2.领用程序根据领用权限设立领用程序，对材料的领用流程进行规范和审批，保证材料的合理使用和监控。

3.领用记录建立材料领用记录，对领用材料进行登记和确认，记录领用时间、数量、用途等信息，确保材料的追踪和管理。

4.领用归还领用材料后应按时归还，如有变动应及时通知管理部门进行调整，保障材料资源的合理分配和利用。

五、责任制度1.管理责任各级管理人员应加强对材料分类和领用的监督和管理，建立管理责任制度，确保相关工作的顺利进行。

2.保管责任材料管理员应加强对材料的保管和监管，做好材料的防火、防盗、防损工作，确保材料资源的安全和完整。

3.使用责任领用人员应按规定使用材料，杜绝浪费和滥用，保障材料资源的合理利用和节约。

四、处罚制度对违反材料分类领用管理制度的行为，将按照规定进行处理，情节严重者将追究相关责任人的法律责任。

五、其他事项1.本制度由单位管理部门负责解释和执行，未尽事宜可进行补充和修改。

2.本制度自制定之日起正式生效，并逐步推行。

以上为材料分类领用管理制度的内容，希望各部门严格遵守执行，确保材料资源的合理利用和安全管理。