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《办公自动化教程》第1章办公自动化概述在当今快节奏的工作环境中，办公自动化已经成为提高工作效率、优化工作流程的关键因素。
办公自动化不仅改变了我们的工作方式，还为企业和组织带来了显著的效益。
接下来，让我们一同走进办公自动化的世界，深入了解其内涵、发展历程、重要性以及应用领域。
一、办公自动化的定义办公自动化（Office Automation，简称 OA），是指将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。
通过使用各种先进的设备和技术，如计算机、打印机、传真机、复印机、网络等，实现办公业务的自动化处理，从而提高办公效率和质量。
简单来说，办公自动化就是利用信息技术，让日常办公中的各项事务变得更加便捷、高效、准确。
它涵盖了文档处理、信息传递、任务管理、资源共享等多个方面，使得工作人员能够更加专注于核心业务，而不必被繁琐的事务性工作所困扰。
二、办公自动化的发展历程办公自动化的发展并非一蹴而就，而是经历了几个不同的阶段。
20 世纪 60 年代，办公自动化的概念开始萌芽。
当时主要是使用单机设备，如打字机、复印机等，来提高办公效率。
到了 70 年代，随着计算机技术的发展，出现了一些简单的办公软件，如文字处理软件、电子表格软件等，这使得办公工作开始向数字化方向转变。
80 年代，局域网技术逐渐成熟，办公自动化系统开始在企业内部得到应用，实现了部分信息的共享和协同工作。
90 年代，互联网的兴起为办公自动化带来了新的机遇。
电子邮件、网络办公平台等应用使得办公不再受地域和时间的限制，大大提高了工作的灵活性。
进入21 世纪，随着云计算、大数据、人工智能等技术的不断发展，办公自动化系统变得更加智能、集成和个性化，能够更好地满足不同用户的需求。
三、办公自动化的重要性1、提高工作效率办公自动化能够自动处理大量重复性的工作，如数据录入、文件排版等，节省了时间和人力成本。
同时，快速的信息传递和共享，也减少了沟通成本，使得工作能够更加高效地进行。
办公自动化与运用第01章1. 引言办公自动化是指通过计算机和相关技术实现办公过程中的自动化操作。
随着计算机技术的快速开展，办公自动化在各个行业和机构中得到广泛应用。
本章将介绍办公自动化的概念、历史背景以及其在办公工作中的重要性。
2. 办公自动化的概念办公自动化是指利用计算机和相关技术来替代人工进行办公工作的一种方式。
它包括对办公流程进行自动化处理、文档管理、沟通协作、工程管理等各个方面。
办公自动化可以节省时间、提高工作效率，并且减少人为错误的发生。
3. 办公自动化的历史背景办公自动化起源于20世纪60年代的美国。
当时，计算机技术刚刚兴起，人们开始意识到利用计算机来改善办公工作的效率。
最早的办公自动化系统是用来管理文件和电子邮件的。
随着计算机技术的不断开展，办公自动化的范围逐渐扩大，涵盖了更多的工作流程和任务。
4. 办公自动化的重要性办公自动化对于提高办公工作效率、减少人为错误和提高工作质量有着重要的作用。
它可以将繁琐的办公流程自动化处理，减少了人们的重复性劳动，使他们能够将更多的精力放在高价值的工作上。
同时，办公自动化可以提供强大的数据处理和分析功能，帮助决策者更好地制定战略和做出决策。
5. 办公自动化的应用办公自动化在各个行业和机构中有广泛的应用。
以下是几个典型的应用领域：5.1 文档管理办公自动化可以帮助管理和存储大量的文档，减少纸质文档的使用和存储空间的占用。
通过办公自动化系统，用户可以方便地查找、编辑和共享文档。
5.2 沟通协作办公自动化可以提供各种沟通和协作工具，帮助团队成员之间更好地协调工作。
例如，电子邮件系统可以方便地发送和接收信息，团队协作平台可以方便地进行工程管理和任务分配。
5.3 会议和日程管理办公自动化可以帮助安排和管理会议和日程。
通过办公自动化系统，用户可以方便地查看和修改日程安排，参加在线会议，并自动发送会议邀请和提醒。
5.4 财务和人力资源管理办公自动化可以帮助管理财务和人力资源方面的工作。
自考《办公自动化原理及应用》复习资料第一章办公自动化概述（一）办公自动化的概念－将计算机技术、通信技术、系统科学与行为科学应用于传统的数据处理技术难以处理、且量非常大而且结构又不明确的那些业务上的一贡综合技术。
（季斯曼定义）利用先进的科学技术，不断地使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。
目的是尽可能充分地利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量，辅助决策，求取更好的经济效果，以达到既定目标。
（85年全国第一次办公自动化规划讨论会）办公自动化是以行为科学为主导，系统工程学为理论基础，综合应用计算机技术和通信技术来完成各项办公事务。
以计算机等现代办公设备取代传统的手工办公用具，以现代化的办公系统代替传统的手工办工系统。
办公活动内容：书面、口头信息生成与处理；书面、口头信息传递与管理；办公时间安排；办公资源运用发展：美国：①75年前基本通信设备和办公用单机设备②75-82新型办公设备，个人计算机进入办公室③83年后应用局域网络技术和远程通讯网络技术，系统综合设备采用日本：①初期79-82，引进、开发、使用办公用的单机设备②发展期83-84办公机电化③改进期85-87多功能综合机，各种作业过程自动化④成熟期88年后办公系统集成化我国：六五，启蒙与准备时期；七五开创与初见成效时期；八五、九五发展并走向成熟时期加速我国办公自动化发展的对策①适应政治体制改革形势，实现办公机构、办公制度的科学化②适应办公自动化的需要，努力提高办公人员的素质③广泛开展技术研究，加速办公自动化技术的推广应用1、识记：办公自动化的意义①办公自动化是现代化管理和建立运转协调、灵活高效的政府行政管理体系所必须的②办公自动化对我国的经济发展，提高管理和决策水平，促进社会进步和“四化”建设都将起到重要作用③提高办公效率和科学决策水平办公自动化可以显著提高管理水平，提高劳动生产率。
第一部份：计算机基础知识及WINDOWS操作系统第一节：计算机基础1、计算机的组成：总体来说分成硬件和软件两大部份，硬件是电脑的主体，包括了主机、显示器、键盘、鼠标等；软件是电脑的灵魂，包括系统软件（如WINDOWS）、和应用软件（如WORD、EXCEL、Photoshop等）2、冷启动：先开显示器，再开主机。
（先开外设，最后开主机）3、热启动：CTRL+ALT+DELETE（只有在没进入WINDOWS前表示热启动，即重新启动电脑，进入WINDOWS后，表示打开任务管理器）4、电脑死机：键盘无响应（表现为按NUM LOCK键后，灯无反应），鼠标无响应（不能移动），解决方法：按一下机箱上的复位键（即开机按钮旁边的另一个按钮）（备注：如果电脑死机后，你想关机而不是重启，如果按主机按钮一下后关不了机，你应该按住主机按钮不放，直到显示器上无显示为止）5、软件无响应：表现为无法关闭对应的窗口，解决方法：按CTRL+ALT+DELETE，点“应用程序”选项卡，选择您要结束的程序，点“结束任务”6、关机：开始/关闭计算机/关闭/将显示器关闭或者按功能键上的POWER键，再关显示器7、键盘键盘分区：分为主键盘区、编辑键区、功能键区、小键盘区打大写字母：将CAPS LOCK灯打亮，再打或按住SHIFT再打打键盘键上面的字母：按住SHIFT不放，再打删除光标前面的字符：用退格键（一个指向左边的箭头）删除光标后面的字符：用DELETE键，也就是删除键换行或确认键：ENTER取消或退出键：ESCCTRL、ALT：控制键，需要与别的键配合实现某个功能CTRL+SHIFT：选择输入法CTRL+空格键：关闭或重新打开汉字输入法打汉字时，将大写灯打开，将变成输入大写字母，汉字输入法不起作用CTRL+Z：撤消上一步操作CTRL+C：复制 CTRL+V：粘贴 CTRL+S：保存 CTRL+P：打印ALT+F4：关闭窗口功能键区：PAGE UP/PAGE DOWN：上翻/下翻，用于上下翻页INSERT：用于将键盘设置为插入状态或改写状态HOME/END:将光标移动到行首/行尾光标移动键：四个方向键，用于移动光标小键盘区：NUM LOCK，用于控制小键盘上的数字是否可用，NUM LOCK灯亮，表示数字可用，否则数字不可用,而是相应的功能在起作用正确的指法：8、鼠标单击：点击左键一下，表示选择的意思，一般针对按钮或菜单做操作双击：连续点击左键两下（鼠标不能移动，点击时速度要稍快一点），表示打开某个对象。
办公自动化原理及应用在当今快节奏的工作环境中，办公自动化已经成为提高工作效率、优化工作流程的关键手段。
办公自动化不仅仅是使用一些软件和工具，它更是一种理念和方法的变革，通过将信息技术与办公业务相结合，实现办公活动的高效化、智能化和协同化。
办公自动化的原理基于信息科学、管理科学和计算机科学等多学科的交叉。
其核心是通过对办公流程的分析和优化，利用计算机技术、网络技术和通信技术等手段，实现信息的快速传递、处理和共享。
信息处理是办公自动化的重要环节。
在传统的办公模式中，大量的文件、资料需要人工处理，不仅效率低下，而且容易出错。
而在办公自动化系统中，通过数字化的方式将信息转化为计算机能够识别和处理的数据，利用各种软件工具进行文字处理、数据分析、图表制作等操作，大大提高了信息处理的速度和准确性。
例如，使用办公软件中的文字处理功能，可以轻松地进行排版、修改和校对，大大提高了文档的制作效率；使用电子表格软件进行数据分析和计算，可以快速得出准确的结果，并通过图表直观地展示出来。
办公自动化还实现了工作流程的自动化。
工作流程是指一系列相互关联的任务和活动，按照一定的顺序和规则进行执行。
通过对工作流程的建模和优化，可以将复杂的业务流程转化为计算机可执行的程序，实现流程的自动化处理。
例如，在审批流程中，传统的方式需要人工传递文件、签字盖章，耗费大量的时间和精力。
而在办公自动化系统中，可以通过电子审批的方式，实现审批流程的在线提交、审核和批准，大大缩短了审批周期，提高了工作效率。
另外，办公自动化也促进了信息的共享和协同工作。
在一个组织中，不同部门和人员之间需要频繁地交流和协作。
通过建立办公自动化平台，可以实现信息的集中管理和共享，让员工能够及时获取所需的信息，避免了信息孤岛的出现。
同时，协同办公工具如在线会议、即时通讯、项目管理软件等，让不同地区的员工能够实时沟通和协作，共同完成工作任务。
例如，在项目管理中，团队成员可以通过项目管理软件实时更新项目进度、分配任务、交流问题，确保项目的顺利进行。
办公自动化原理及应用办公自动化是指利用计算机技术和信息技术来改进办公工作流程，提高工作效率和质量的一种管理方式。
随着计算机技术和信息技术的不断发展，办公自动化在各个行业都得到了广泛的应用。
本文将介绍办公自动化的原理及应用。
一、办公自动化的原理办公自动化的原理是通过将工作流程中的数据和信息进行数字化处理，利用计算机和网络技术进行存储、传输、处理和管理，从而实现工作流程的自动化。
其主要原理包括以下几个方面：1. 数据的数字化办公自动化首先需要将工作流程中产生的数据和信息进行数字化处理。
通过将纸质文档进行扫描、识别和转换，将其转换为电子文件格式，实现数据的数字化存储和处理。
2. 系统集成办公自动化需要将不同的办公系统进行集成，实现数据和信息的共享和交流。
通过将各个办公系统进行集成，实现办公过程的协同工作，提高工作效率。
3. 工作流程管理办公自动化通过将工作流程进行规范化和标准化，实现工作流程的自动化。
通过将工作流程中的各个环节自动化处理，减少人工操作和重复劳动，提高工作效率和质量。
4. 数据分析和决策支持办公自动化通过对工作流程中的数据进行分析和处理，提供数据分析和决策支持的功能。
通过对数据进行挖掘和分析，为决策提供科学依据，帮助企业做出更加明智的决策。
二、办公自动化的应用办公自动化广泛应用于各个行业和领域，包括以下几个方面：1. 文档管理办公自动化可以实现文档的电子化管理和存储。
通过将纸质文档进行数字化处理，建立电子文档管理系统，实现文档的快速检索和共享，提高办公效率。
2. 流程审批办公自动化可以实现流程审批的自动化处理。
通过建立流程审批系统，将审批流程中的各个环节进行自动化处理，减少人工操作，提高审批效率和准确性。
3. 会议管理办公自动化可以实现会议的自动化管理。
通过建立会议管理系统，实现会议的预约、通知、记录和统计，提高会议的效率和效果。
4. 日程安排办公自动化可以实现日程安排的自动化管理。
通过建立日程管理系统，实现日程的预约、提醒和调整，提高个人和团队的工作效率。
《办公自动化教程》第1章办公自动化概述办公自动化（OA）是指利用计算机、通信技术和办公设备，对办公流程、信息管理和办公环境进行智能化、信息化和自动化的一种管理方法和手段。
办公自动化是现代办公室不可或缺的一部分，它通过引入先进的技术和系统，改变传统的办公方式，提高工作效率和质量。
本教程将介绍办公自动化的概念、特点、发展历程以及常见的办公自动化系统等内容。
一、办公自动化的概念和特点办公自动化是在计算机技术和信息技术的基础上，将各种办公设备与网络进行集成和统一管理，实现信息流、工作流和决策流的自动化处理，以提高组织的工作效率和管理水平。
办公自动化的特点主要包括以下几个方面：1.系统化和集成化：办公自动化系统将各种办公设备、工作软件和网络连接起来，形成一个整体系统，实现办公流程的集成和信息的共享。
2.自动化和智能化：办公自动化系统具备自动化处理和决策的功能，能够自动完成一些重复性、繁琐的办公工作，提高工作效率。
3.网络化和远程化：办公自动化系统利用网络技术，实现远程办公和跨地区、跨部门的协同办公，提高工作效率和协作能力。
4.安全性和保密性：办公自动化系统具备多层次的安全保护措施，确保信息的安全和保密性，防止信息泄露和非法访问。
5.可扩展性和灵活性：办公自动化系统具备灵活的扩展和定制功能，可以根据组织的需求进行定制和调整，满足不同部门和个人的需求。
二、办公自动化的发展历程办公自动化的发展经历了几个阶段：1.手工办公阶段：在计算机技术出现之前，办公工作都是依靠人工进行，办公效率低下、工作周期长、易出错。
2.电子化办公阶段：随着电子技术的发展，出现了一些电子设备，如电子打字机、传真机等，提高了办公效率，但仍然存在信息孤岛和数据冗余的问题。
3.信息化办公阶段：随着计算机技术和网络技术的快速发展，办公自动化进入了信息化时代，办公工作通过计算机和网络进行管理和处理，实现了信息的快速共享和智能化处理。
4.移动办公阶段：随着移动设备和云计算技术的普及，办公自动化逐渐实现了移动办公和远程办公，办公工作不再受地点和时间的限制，提高了工作效率和灵活性。
第一章办公自动化概述
（一）办公自动化的概念－将计算机技术、通信技术、系统科学与行为科学应用于传统的数据处理技术难以处理、且量非常大而且结构又不明确的那些业务上的一贡综合技术。
（季斯曼定义）
利用先进的科学技术，不断地使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。
目的是尽可能充分地利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量，辅助决策，求取更好的经济效果，以达到既定目标。
（85年全国第一次办公自动化规划讨论会）
办公自动化是以行为科学为主导，系统工程学为理论基础，综合应用计算机技术和通信技术来完成各项办公事务。
以计算机等现代办公设备取代传统的手工办公用具，以现代化的办公系统代替传统的手工办工系统。
办公活动内容：书面、口头信息生成与处理；书面、口头信息传递与管理；办公时间安排；办公资源运用
发展：
美国：①75年前基本通信设备和办公用单机设备②75-82新型办公设备，个人计算机进入办公室
③83年后应用局域网络技术和远程通讯网络技术，系统综合设备采用
日本：①初期79-82，引进、开发、使用办公用的单机设备②发展期83-84办公机电化
③改进期85-87多功能综合机，各种作业过程自动化④成熟期88年后办公系统集成化
我国：六五，启蒙与准备时期；七五开创与初见成效时期；八五、九五发展并走向成熟时期
加速我国办公自动化发展的对策
①适应政治体制改革形势，实现办公机构、办公制度的科学化
②适应办公自动化的需要，努力提高办公人员的素质
③广泛开展技术研究，加速办公自动化技术的推广应用
1、识记：办公自动化的意义
①办公自动化是现代化管理和建立运转协调、灵活高效的政府行政管理体系所必须的
②办公自动化对我国的经济发展，提高管理和决策水平，促进社会进步和“四化”建设都将起到重要作用
③提高办公效率和科学决策水平
办公自动化可以显著提高管理水平，提高劳动生产率。
－最重要意义
2、领会：（1）办公自动化的要点
支持理论：行为科学、管理科学、社会学、系统工程学、人机工程学
直接利用的技术：计算机技术、通信技术、自动化技术
两大技术支柱：计算机技术和通信技术
关键技术：数据处理、文字处理、语音处理、图形与图像处理、网络通信技术、决策支持技术
（2）办公自动化的主要环节－信息采集、信息加工、信息传输、信息保存
核心任务：向各领域、各层次办公人员提供所需运用的信息
（二）办公自动化的关键技术
1、识记：（1）语音处理－利用计算机对语音信息进行处理的技术，包括语音的输入、识别、合成和存储
（2）图形与图像处理－使用计算机对图形与图像进行处理的技术。
包括图形与图像数字化、增强与复原，图像数字编码，图像分割和图像识别
（3）决策支持技术－决策者利用决策支持软件进行大量数据的收集和分析处理，寻求解决问题的方法和模型，从而作出正确的决策。
2、领会（1）数据处理－利用计算机对数据进行收集、存储、加工、传播等一系列活动的总和，特点数据量大，数据结构复杂，时间性强。
数据：计算机加工处理的对象，能够输入计算机并且被计算机进行加工处理的信息。
（2）文字处理－文稿编辑和文件管理等现代化的手段，包括起草文件、文字编辑、表格编辑等工作
（3）网络通信技术－在单位内部，通过计算机联网和专用电话交接设备等实现信息的传输、交换和共享。
在单位外部利用电话网、传真网、卫星通信网等实现通信和信息共享。
（三）办公自动化系统－办公业务活动概括为：存储、交换、加工信息和基于信息的科学决策
1、识记：（1）办公自动化系统的组成－办公自动化设备、办公自动化软件、掌握现代办公技术的办公人员
办公自动化设备：主计算机；各种输入设备、各种输出设备、工作站、通信设备、各种办公设备
办公自动化软件：办公自动化系统软件、办公室应用软件（通用、专用）
（2）办公自动化系统的开发－一个具体的办公自动化系统从无到有的过程
软件生存期：软件产品从形成概念开始，经过开发、使用和不断增补修订，直到最后被淘汰的整个过程
OA系统生存周期：系统分析、系统设计、系统实施、系统运行维护
系统分析－建立一个明确、具体而又可行的系统目标。
具体步骤：
①调查研究－任务需求调查、办公环境调查－资料阅读、问卷普查、个别访问、实地观察
②可行性分析－经济可行性、技术可行性、社会可行性
③用户需求分析－对系统的功能、性能及运行环境限制等方面提出要求
④系统总体规划－办公现状分析、系统目标、阶段任务、设备选择、投资分配、管理机构、人员设置、技术培训、实施条件、实施步骤等
形成系统分析说明书－系统需求说明、系统目标、系统逻辑模型和软件实施总体方案等总体规划
系统设计－总体设计、详细设计
①总体设计－确定系统如何完成预定的任务。
主要包括：总体结构设计（最重要）及确定系统的硬件选配、软件选配、代码设计、界面设计
结构化设计方法－将整个系统按照不同的功能和层次划分为一个个功能简单明确且相对独立的部分（模块），每个模块实现系统的一项具体功能，自顶向下，逐步细化。
工具：系统层次图、细化的IPO图、模块结构图
模块结构图－描述软件层次特性的工具，描述某个模块负责管理控制哪些模块以及上下级模块或同级模块之间的数据传递关系。
成分：模块（方框－模块名）、调用（从调用模块指用被调用模块箭头）、数据流向
②详细设计－程序、过程的具体算法设计－辅助设计工作：流程图。
－对具体任务进行算法设计和其他辅助内容的设计，包括系统输入输出设计、数据库设计、代码设计、程序设计语言的选择
流程图－采用文字和各种表达式来描述解决问题的具体步骤，每一步或几个步骤都由代表不同含义的框格括起来，并用箭头指示其执行顺序。
系统实施：设备购置、软件实现（编程、测试）、人员配置和培训、数据的准备。
编程：使用预先选定的计算机语言去描述已经完成的程序流程图，把用文字表达的解决问题的步骤转换为计算机能够接受并执行的指令形式。
测试：发现软件的错误并对其进行修改和纠正－模块测试、联合测试、系统测试
模块测试－由程序员在模块程序编写中对程序的正确性进行测试，编码阶段
联合测试－将一组关联度大的程序进行共同测试－主要内容：对接口的调试
系统测试－将系统放在系统的应用环境中进行测试－正确性、可靠性、适应性－第三方组织测试小组
测试数据－常规数据、边界数据、错误数据
系统运行维护－用户教育、系统评价、软件维护
系统维护目的－硬件维护、软件维护（改正性维护、适应性维护、扩展性维护）、数据维护
2、领会：（1）办公自动化系统的模式－事务型、管理型、辅助决策型
事务型办公自动化系统由单机或多机组成，负责文字处理、表格编制、文档管理、行文管理等办公一般事务
管理型有各种较完善的信息数据库，由具有通信功能的多机网络组成，能对大量各类信息进行综合管理，使数据信息、设备资源共享，使办公效率得到很大提高
辅助决策型具有方案比较和辅助决策功能，利用预先设计的决策模型人们作出判断和决策。
办公自动化发展趋势①与办公自动化有关的信息技术的发展ⅠInternet技术Ⅱ数据仓库技术Ⅲ多媒体技术
②新型办公室Ⅰ网络化办公室Ⅱ无纸办公室（计算机、应用软件、通信网络－三个最基本要素；优点：易形成，便于修改、存储量大、传递快捷、使用方便）Ⅲ虚拟办公室（无人办公自动服务；移动办公）
③决策支持系统。
