《会议组织与服务》电子教案第一章会前组织工作第四节会场准备工作.docx

会议策划与组织服务规范第1章会议策划概述 (5)1.1 会议目的与目标 (5)1.2 确定会议类型与规模 (5)1.3 会议时间与地点选择 (5)第2章会议组织结构与人员配置 (5)2.1 组织结构设计 (5)2.2 人员职责分配 (5)2.3 岗位职责说明 (5)第3章会议筹备工作 (5)3.1 确定会议议程与主题 (5)3.2 邀请参会嘉宾 (5)3.3 会议资料准备与发放 (5)第4章会议场地与设施 (5)4.1 场地选择与布局 (6)4.2 设施设备检查与调试 (6)4.3 现场布置与氛围营造 (6)第5章会议接待与签到 (6)5.1 接待工作安排 (6)5.2 签到流程设计 (6)5.3 嘉宾引导与接待 (6)第6章会议餐饮与住宿安排 (6)6.1 餐饮服务规范 (6)6.2 住宿服务规范 (6)6.3 紧急情况应对措施 (6)第7章会议宣传与推广 (6)7.1 宣传策略制定 (6)7.2 推广渠道选择 (6)7.3 宣传物料准备 (6)第8章会议现场管理 (6)8.1 现场安全管理 (6)8.2 突发事件处理 (6)8.3 现场服务与协调 (6)第9章会议记录与资料整理 (6)9.1 会议记录方法与要点 (6)9.2 资料整理与归档 (6)9.3 会议纪要编写与发布 (6)第10章会议评估与反馈 (6)10.1 评估方法与指标 (6)10.2 参会嘉宾反馈收集 (6)10.3 会议总结与改进措施 (6)第11章会议预算与成本控制 (6)11.2 成本控制策略 (7)11.3 预算执行与调整 (7)第12章会议后续工作 (7)12.1 嘉宾关系维护 (7)12.2 会议成果转化与推广 (7)12.3 员工总结与表彰 (7)第1章会议策划概述 (7)1.1 会议目的与目标 (7)1.1.1 会议目的 (7)1.1.2 会议目标 (7)1.2 确定会议类型与规模 (7)1.2.1 会议类型 (8)1.2.2 会议规模 (8)1.3 会议时间与地点选择 (8)1.3.1 会议时间 (8)1.3.2 会议地点 (8)第2章会议组织结构与人员配置 (9)2.1 组织结构设计 (9)2.1.1 高层管理团队 (9)2.1.2 执行部门 (9)2.1.3 各专门委员会 (9)2.2 人员职责分配 (9)2.2.1 会议主席 (9)2.2.2 副主席 (9)2.2.3 秘书处 (9)2.2.4 财务部 (9)2.2.5 各专门委员会 (10)2.3 岗位职责说明 (10)2.3.1 会议主席 (10)2.3.2 副主席 (10)2.3.3 秘书处 (10)2.3.4 财务部 (10)2.3.5 各专门委员会 (10)第3章会议筹备工作 (10)3.1 确定会议议程与主题 (10)3.2 邀请参会嘉宾 (11)3.3 会议资料准备与发放 (11)第4章会议场地与设施 (11)4.1 场地选择与布局 (11)4.2 设施设备检查与调试 (12)4.3 现场布置与氛围营造 (12)第5章会议接待与签到 (12)5.1 接待工作安排 (12)5.1.2 接待人员培训 (13)5.1.3 接待物资准备 (13)5.1.4 接待现场布置 (13)5.2 签到流程设计 (13)5.2.1 签到方式 (13)5.2.2 签到流程 (13)5.2.3 签到人员安排 (14)5.2.4 签到设备准备 (14)5.3 嘉宾引导与接待 (14)5.3.1 嘉宾抵达引导 (14)5.3.2 会场座位安排 (14)5.3.3 嘉宾需求响应 (14)5.3.4 嘉宾接送 (14)第6章会议餐饮与住宿安排 (14)6.1 餐饮服务规范 (14)6.1.1 餐饮服务原则 (14)6.1.2 餐饮服务内容 (14)6.1.3 餐饮服务流程 (14)6.1.4 餐饮服务注意事项 (15)6.2 住宿服务规范 (15)6.2.1 住宿服务原则 (15)6.2.2 住宿服务内容 (15)6.2.3 住宿服务流程 (15)6.2.4 住宿服务注意事项 (15)6.3 紧急情况应对措施 (15)6.3.1 餐饮紧急情况应对 (15)6.3.2 住宿紧急情况应对 (16)6.3.3 其他紧急情况应对 (16)第7章会议宣传与推广 (16)7.1 宣传策略制定 (16)7.1.1 明确会议目标：我们需要明确会议的目标，包括会议的主题、预期参会人数、参会对象等。

现代会议组织与服务电子教案2013年5月目录第一章现代会议概述第一节现代会议的含义和功能第二节现代会议的要素第三节现代会议的类型及其流程第二章有效利用会议第一节什么是有效会议？第二节你需要开会吗？第三节做好会议组织与服务第三章现代会议组织工作第一节会议策划第二节会前准备第三节会中工作第四节会议结束第四章现代会议文书服务第一节会议筹备方案第二节会议名称与会议议题第三节会议议程与会议日程第四节会议通知第五节会议发言稿第六节会议记录第七节会议纪要第八节会议简报第九节会议总结第五章现代会议环境服务第一节会场座位格局安排第二节会场环境选择与布置第三节会场的善后工作第六章现代会议接待服务第一节会议报到服务第二节会议入场服务第三节安排与会代表返离工作第七章现代会议礼仪服务第一节会务人员形象礼仪第二节沟通礼仪第三节会议礼仪第八章现代会议信息服务第一节会议信息收集第二节会议信息传递与利用第三节会议信息反馈第九章现代会议生活服务第一节会议住宿安排第二节会议餐饮服务第三节会议旅游娱乐服务第四节会议交通服务第十章现代会议保障服务第一节会议设备使用与维护第二节会议安全保密工作第三节会议值班第一章现代会议概述【定向目标】●理解会议的概念、功能●了解会议的类型●掌握会议的构成要素●知道会议的一般工作流程第一节现代会议的含义和功能【知识链接】一、什么是现代会议？从词义上讲，“会”，是聚集、会合，“议”是商议、议事，就是讨论和研究问题。

会议是人们在法律范围内有组织地聚集在一起，讨论和研究问题的一种社会活动方式。

一些无领导、无组织、无目的的聚合议论、闲聊，则不能称之为会议。

二、现代会议的特点（一）针对性（二）规定性（三）程序性三、现代会议的功能（一）信息交流。

（二）决策功能（三）协调沟通（四）宣传教育（五）监督检查除了以上五点主要功能之外，会议还具备其他附属功能，也或多或少或强或弱地引导着会议的前进方向，比如地位象征、激发士气、增强凝聚力、明确组织目标、资源共享、激发灵感、跨文化国际交流等。

大厦会议服务员培训教材（课题）第一章:会务服务基本礼仪一、服饰仪容礼仪(一）服饰的类别和要求1、统一穿着工作服，工作服一般要求颜色淡雅一些,深色的服饰会给人一种压抑、过于严肃的感觉，工作服一定要合体不紧身，不松垮。

工作服要定期清洗（每周至少一次,夏季每日一次）、熨烫，保持服装干净、平整清新无异味,穿与工作性质相符的鞋（一般会议鞋都是软底黑布鞋），会议服务过程中不会发出“哒哒"的响声。

2、不得穿低领装、肚脐装等奇装异服，穿着要大方得体。

3、工作期间要正确佩带胸卡。

4、工作期间不得佩带戒指、手链、手镯、夸张的耳环,不得留长指甲,不涂指甲油.5、不得涂抹过于浓重刺鼻的香水，不得吃刺激性食物，保持口腔气味清新.（二）发型的选择1、不得披发，不烫怪异发型，头发保持自然色,统一发式、佩戴统一头花。

2、不得留过长的刘海，一般要求不留刘海，以免低身倒水时刘海会滑落参会人员脸上，甚至发生头发掉落杯中的事情。

3、不得喷浓重的发胶、发乳等刺鼻的美发用品.(三）面容的化妆1、选择适当的化妆品和与自己气质、脸型、年龄等特点相符的化妆方法.2、工作时间精神饱满，面带微笑,给人一种亲近的感觉。

3、不得浓妆艳抹,每天需化淡妆,妆容自然、大方。

二、言谈举止礼仪(一)、礼貌用语1、接听会议电话要使用文明礼貌用语：声音要轻柔、语速不能过快、生硬。

“您好，这里是会议服务，请问您有什么需要…"“请问您贵姓?”“请问您的联系方式……”“请问您还有什么会议要求…”“好的，再见……"“您好，请问您是来参加XX处室会议的吗？请您往这边走,XX会议室在这边。

”“您好,这是您的茶,请慢用.”2、会议服务过程中经常会遇见业主有临时的服务要求，注意观察业主一个眼神、一个举动，服务人员上前要略欠身体轻声问道：“您好,请问您有什么事情…”（如要求换杯清水、空调温度调低点、喝浓茶、传递手表等）“…好的,您稍等…”3、会场外遇到特殊事情需要内领导处理，一般都是小纸条传递，传递完以后一定要及时给予双方回复。

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第一章第一节：会议的概述一、会议的涵义：会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。

二、会议的作用1. 集思广益、科学决策的作用2. 发扬民主、动员群众、宣传教育的作用 5.国际交流、跨文化的沟通作用3. 传达信息、资源共享、学习交流、开拓思路的作用4. 协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用三、会议的特征1. 目的性。

2. 组织计划性。

3. 群体沟通性。

4. 交流方式多样性。

第二节：会议活动的基本要素一、会议人员1. 会议主体：是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。

2. 会议客体：即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。

邀请与会者时，考虑要素：一能够提供信息、提出意见、做出决定、直接有助于会议达到预期效果的人；二具有合法的身份和法定的资格。

3. 其他与会议有关的人员（包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。

）二、会议名称会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等等。

三、会议议题会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题。

会议议题的主要作用是：1．准确、具体地体现会议的目标，为目标服务。

2．引导和制约会议的发言四、会议的时间：会议时间是指会议的召开时间和会期两方面。

五、会议地点：会议地点是指会议召开的举办地，也可具体指举行会议活动的场所。

1.应根据会议的性质和规模，来综合考虑会场的大小、交通情况、环境与设备是否适合等因素。

2.有些重要会议在选择会议地点时，还要考虑其政治影响或经济效果。

六、会议方式会议方式就是为了提高会议效率，实现会议目标而采取的各种形式或手段。

会议的主要方式有现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、调查会、电话会等。

现在随着电讯媒体的广泛运用，有些企业已采用“虚拟实境会议”，也就是“视频会议”，还有有线电视、卫星传讯等手段，使得企业在开会方式上面临空前的发展。