《会议组织与服务》电子教案第一章会前组织工作第四节会场准备工作.docx

会议策划与组织服务规范第1章会议策划概述 (5)1.1 会议目的与目标 (5)1.2 确定会议类型与规模 (5)1.3 会议时间与地点选择 (5)第2章会议组织结构与人员配置 (5)2.1 组织结构设计 (5)2.2 人员职责分配 (5)2.3 岗位职责说明 (5)第3章会议筹备工作 (5)3.1 确定会议议程与主题 (5)3.2 邀请参会嘉宾 (5)3.3 会议资料准备与发放 (5)第4章会议场地与设施 (5)4.1 场地选择与布局 (6)4.2 设施设备检查与调试 (6)4.3 现场布置与氛围营造 (6)第5章会议接待与签到 (6)5.1 接待工作安排 (6)5.2 签到流程设计 (6)5.3 嘉宾引导与接待 (6)第6章会议餐饮与住宿安排 (6)6.1 餐饮服务规范 (6)6.2 住宿服务规范 (6)6.3 紧急情况应对措施 (6)第7章会议宣传与推广 (6)7.1 宣传策略制定 (6)7.2 推广渠道选择 (6)7.3 宣传物料准备 (6)第8章会议现场管理 (6)8.1 现场安全管理 (6)8.2 突发事件处理 (6)8.3 现场服务与协调 (6)第9章会议记录与资料整理 (6)9.1 会议记录方法与要点 (6)9.2 资料整理与归档 (6)9.3 会议纪要编写与发布 (6)第10章会议评估与反馈 (6)10.1 评估方法与指标 (6)10.2 参会嘉宾反馈收集 (6)10.3 会议总结与改进措施 (6)第11章会议预算与成本控制 (6)11.2 成本控制策略 (7)11.3 预算执行与调整 (7)第12章会议后续工作 (7)12.1 嘉宾关系维护 (7)12.2 会议成果转化与推广 (7)12.3 员工总结与表彰 (7)第1章会议策划概述 (7)1.1 会议目的与目标 (7)1.1.1 会议目的 (7)1.1.2 会议目标 (7)1.2 确定会议类型与规模 (7)1.2.1 会议类型 (8)1.2.2 会议规模 (8)1.3 会议时间与地点选择 (8)1.3.1 会议时间 (8)1.3.2 会议地点 (8)第2章会议组织结构与人员配置 (9)2.1 组织结构设计 (9)2.1.1 高层管理团队 (9)2.1.2 执行部门 (9)2.1.3 各专门委员会 (9)2.2 人员职责分配 (9)2.2.1 会议主席 (9)2.2.2 副主席 (9)2.2.3 秘书处 (9)2.2.4 财务部 (9)2.2.5 各专门委员会 (10)2.3 岗位职责说明 (10)2.3.1 会议主席 (10)2.3.2 副主席 (10)2.3.3 秘书处 (10)2.3.4 财务部 (10)2.3.5 各专门委员会 (10)第3章会议筹备工作 (10)3.1 确定会议议程与主题 (10)3.2 邀请参会嘉宾 (11)3.3 会议资料准备与发放 (11)第4章会议场地与设施 (11)4.1 场地选择与布局 (11)4.2 设施设备检查与调试 (12)4.3 现场布置与氛围营造 (12)第5章会议接待与签到 (12)5.1 接待工作安排 (12)5.1.2 接待人员培训 (13)5.1.3 接待物资准备 (13)5.1.4 接待现场布置 (13)5.2 签到流程设计 (13)5.2.1 签到方式 (13)5.2.2 签到流程 (13)5.2.3 签到人员安排 (14)5.2.4 签到设备准备 (14)5.3 嘉宾引导与接待 (14)5.3.1 嘉宾抵达引导 (14)5.3.2 会场座位安排 (14)5.3.3 嘉宾需求响应 (14)5.3.4 嘉宾接送 (14)第6章会议餐饮与住宿安排 (14)6.1 餐饮服务规范 (14)6.1.1 餐饮服务原则 (14)6.1.2 餐饮服务内容 (14)6.1.3 餐饮服务流程 (14)6.1.4 餐饮服务注意事项 (15)6.2 住宿服务规范 (15)6.2.1 住宿服务原则 (15)6.2.2 住宿服务内容 (15)6.2.3 住宿服务流程 (15)6.2.4 住宿服务注意事项 (15)6.3 紧急情况应对措施 (15)6.3.1 餐饮紧急情况应对 (15)6.3.2 住宿紧急情况应对 (16)6.3.3 其他紧急情况应对 (16)第7章会议宣传与推广 (16)7.1 宣传策略制定 (16)7.1.1 明确会议目标：我们需要明确会议的目标，包括会议的主题、预期参会人数、参会对象等。

现代会议组织与服务电子教案2013年5月目录第一章现代会议概述第一节现代会议的含义和功能第二节现代会议的要素第三节现代会议的类型及其流程第二章有效利用会议第一节什么是有效会议？第二节你需要开会吗？第三节做好会议组织与服务第三章现代会议组织工作第一节会议策划第二节会前准备第三节会中工作第四节会议结束第四章现代会议文书服务第一节会议筹备方案第二节会议名称与会议议题第三节会议议程与会议日程第四节会议通知第五节会议发言稿第六节会议记录第七节会议纪要第八节会议简报第九节会议总结第五章现代会议环境服务第一节会场座位格局安排第二节会场环境选择与布置第三节会场的善后工作第六章现代会议接待服务第一节会议报到服务第二节会议入场服务第三节安排与会代表返离工作第七章现代会议礼仪服务第一节会务人员形象礼仪第二节沟通礼仪第三节会议礼仪第八章现代会议信息服务第一节会议信息收集第二节会议信息传递与利用第三节会议信息反馈第九章现代会议生活服务第一节会议住宿安排第二节会议餐饮服务第三节会议旅游娱乐服务第四节会议交通服务第十章现代会议保障服务第一节会议设备使用与维护第二节会议安全保密工作第三节会议值班第一章现代会议概述【定向目标】●理解会议的概念、功能●了解会议的类型●掌握会议的构成要素●知道会议的一般工作流程第一节现代会议的含义和功能【知识链接】一、什么是现代会议？从词义上讲，“会”，是聚集、会合，“议”是商议、议事，就是讨论和研究问题。

会议是人们在法律范围内有组织地聚集在一起，讨论和研究问题的一种社会活动方式。

一些无领导、无组织、无目的的聚合议论、闲聊，则不能称之为会议。

二、现代会议的特点（一）针对性（二）规定性（三）程序性三、现代会议的功能（一）信息交流。

（二）决策功能（三）协调沟通（四）宣传教育（五）监督检查除了以上五点主要功能之外，会议还具备其他附属功能，也或多或少或强或弱地引导着会议的前进方向，比如地位象征、激发士气、增强凝聚力、明确组织目标、资源共享、激发灵感、跨文化国际交流等。

课后作业
某公司在年底准备召开一次总结表彰大会，参加的人员主要有公司领导5名、受表彰人员20名、员工200名。会议的主要议程有宣读表彰决定、颁发奖杯和奖状、受表彰人员代表发言等。请根据这一介绍，列表写出此次会议所需要的文件和物品及其数量，并指出其来源途径。
5.尺寸大方
会议证件和姓名卡片的大小尺寸应合理，既经济节约，又美观大方。
6.正确摆放
证件一般在会议接待区向参会人员发放，台签式姓名卡片应摆放在主席台或会议桌等位置。
课内练习
假如你所在的系要举行一次辩论会，参加的人员除了正方和反方两组辩手之外，还有主持人1名、评委5名、工作人员3名、观众100名。请根据这一情况介绍，列表写出此次辩论会所需要的文件和物品及其数量，并说明其来源途径。
2.收集整理文具用品供应商和办公设备供应商的信息，整理成列表；
3.掌握本公司内部可用的各种设备的情况；
4.掌握本公司内部紧急维修人员以及外部维修单位的名称、地址和电话。
五、会议证件的种类
重要的大中型会议一般会为每名参会人员制作姓名卡片和会议证件。
会议证件主要有以下几种类型：代表证（参会者具有表决权或选举权）、列席证（参会者只能旁听，无表决权）、工作证（会议工作人员佩戴，会议期间出入有一定限制）、记者证（到会的新闻媒体人员佩戴，出入在某些区域受到限制）、来宾证（主办方邀请的嘉宾佩戴）。
4）宣传品、海报等。
5）会议指南、节目手册、晚宴邀请卡、餐券等。
四、会议物品的准备
1.会议物品准备的基本要求
（1）准备充分。
（2）合理使用会议经费。
（3）昂贵用品租赁使用。
（4）列出物品清单。
2.会议物品的获取方式
（1）调用现有物品。
（2）购买。

会议组织与服务课程教案（第四章）
授课题目
第四节 视频会议
课时安排
1
教学
目标
1.了解视频会议与视频会议系统
2.熟悉网络视频会议系统构成及场所布置
3.掌握网络视频会议系统的安装及使用
教学重点
网络视频会议系统构成及场所布置
教学难点
掌握网络视频会议系统的安装及使用
授课类型
理论、练习
教学方式
讲授、案例
教学资源
二、网络视频会议系统构成
1.基础构成及拓扑结构
网络视频会议系统主要由音响、计算机、音频输入设备、会议大屏幕显示设备、网络摄像终端、平台软件及中心视频会议管理系统等构成。
2.终端构成
（1）会议室终端
（2）个人桌面终端
（3）移动终端
三、视频会议场所的布置
1.会场布置
摄像背景(被摄人物背后的墙)要简洁，这样有利于提高视频图像传输效率。还可在室内摆放花卉盆景等物品，使会议室整体形象高雅，活泼，有助于突出视频会议和谐融洽的氛围。
多媒体
教学基本内容与教学设计
一、视频会议与视频会议系统
视频会议是利用多媒体设备和信息通信网络来完成会议目的的新型会议形式，两个或两个以上不同地方的个人或群体，通过传输线路及多媒体采集播放设备，将声音、影像及文件资料互传，实现即时且互动的沟通。
能够实现视频会议的成套硬件和软件体系称为视频会议系统，网络视频会议系统基于网络即时通讯技术，能够支持多人视频会议、视频通讯、多人语音、屏幕共享、动态PPT演讲、文字交流、短信留言、电子白板、多人桌面共享、文件传输等功能。
2.光照布置
视频会议场所应尽量采用人工光源，光照应均匀，可以为灯光安装漫射透镜，使光照充分漫射，使与会者脸上有均匀光照。

大厦会议服务员培训教材（课题）第一章:会务服务基本礼仪一、服饰仪容礼仪(一）服饰的类别和要求1、统一穿着工作服，工作服一般要求颜色淡雅一些,深色的服饰会给人一种压抑、过于严肃的感觉，工作服一定要合体不紧身，不松垮。

工作服要定期清洗（每周至少一次,夏季每日一次）、熨烫，保持服装干净、平整清新无异味,穿与工作性质相符的鞋（一般会议鞋都是软底黑布鞋），会议服务过程中不会发出“哒哒"的响声。

2、不得穿低领装、肚脐装等奇装异服，穿着要大方得体。

3、工作期间要正确佩带胸卡。

4、工作期间不得佩带戒指、手链、手镯、夸张的耳环,不得留长指甲,不涂指甲油.5、不得涂抹过于浓重刺鼻的香水，不得吃刺激性食物，保持口腔气味清新.（二）发型的选择1、不得披发，不烫怪异发型，头发保持自然色,统一发式、佩戴统一头花。

2、不得留过长的刘海，一般要求不留刘海，以免低身倒水时刘海会滑落参会人员脸上，甚至发生头发掉落杯中的事情。

3、不得喷浓重的发胶、发乳等刺鼻的美发用品.(三）面容的化妆1、选择适当的化妆品和与自己气质、脸型、年龄等特点相符的化妆方法.2、工作时间精神饱满，面带微笑,给人一种亲近的感觉。

3、不得浓妆艳抹,每天需化淡妆,妆容自然、大方。

二、言谈举止礼仪(一)、礼貌用语1、接听会议电话要使用文明礼貌用语：声音要轻柔、语速不能过快、生硬。

“您好，这里是会议服务，请问您有什么需要…"“请问您贵姓?”“请问您的联系方式……”“请问您还有什么会议要求…”“好的，再见……"“您好，请问您是来参加XX处室会议的吗？请您往这边走,XX会议室在这边。

”“您好,这是您的茶,请慢用.”2、会议服务过程中经常会遇见业主有临时的服务要求，注意观察业主一个眼神、一个举动，服务人员上前要略欠身体轻声问道：“您好,请问您有什么事情…”（如要求换杯清水、空调温度调低点、喝浓茶、传递手表等）“…好的,您稍等…”3、会场外遇到特殊事情需要内领导处理，一般都是小纸条传递，传递完以后一定要及时给予双方回复。

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行。
03 会议期间组织与 协调
会议时间安排与调度
确定会议时间和地点
根据参会人员和会议需求，选择合适的会议时间和地点，并确 保设施设备齐全。
编制会议时间表
根据会议议程和发言人时间，合理安排发言和讨论时间，确保 会议按时进行。
监控会议进程
在会议期间密切关注发言人和讨论进展，避免偏离主题或浪费 时间。
会议组织与服务教材
2023-11-07
目录
• 会议组织概述 • 会议前期筹备 • 会议期间组织与协调 • 会议后期总结与跟进 • 会议组织常见问题与解决方案 • 会议服务实践案例分享
01 会议组织概述
会议的定义与目的
会议的定义
会议是一种集体沟通交流的方式，通常由两个或更多的人参与，旨在讨论和 解决共同关心的问题或事项。
设计互动环节，鼓励参会人员积极参与讨论和交流。
提供匿名或非正式的反馈渠道，让参会人员可以自由 发表意见和建议。
对参会人员进行培训和引导，让他们了解如何更好地 参与会议讨论。
会议物资丢失或损坏问题解决方案
提前检查会议场地和设施，确 保物资齐全且完好无损。
制定物资使用规定，明确责任 人和使用方法。
安排专人负责物资管理和监督 使用过程，及时发现并解决问 题。
详细描述
根据会议的目的和目标，制定相应的评估标准，并收集参与者的反馈意见，分析并总结会议效果，发 现问题并提出改进措施。
会议参与者跟进与联络
总结词
对会议参与者进行跟进与联络是保持会议 效果持续性和提高参与度的关键。
VS
详细描述
通过电子邮件、电话或社交媒体等方式， 与参与者保持联系，提醒他们会议的后续 跟进事项，鼓励他们分享会议经验和心得 ，增强会议效果。

实训练习
一、请搜集相关资料，具体说明在一所学校中，校长办公会 议都需要研究哪些事务？
二、请根据本节“案例导入”提供的背景信息，模拟组织一 场座谈会，分角色扮演业务代表和物业工作人员，演练整个座谈 会的过程。
案例导入
2011年，某高端家具品牌造假被媒体曝光。该企业负责 人就这一事件召开了新闻发布会。发布会进行过程中，一名 自称消费者的男子的高喊，“我是消费者，花了1000多万元 在你们这儿买家具，都是假的、假的。”现场出现混乱，企 业负责人情绪激动，边说边落泪，大谈其艰辛的创业史、担 负的企业社会责任等。对于核心的产地问题、产品质量问题 ，则始终避而不谈，最后因情绪过度激动，仓促离场。
一、商务谈判会议的准备工作
4.确定谈判地点及布置谈判室 在会议室谈判的座位规则是，以面对入口的里侧为尊， 因此需要将客方安排为面对正门，主方背对正门。主谈人居 各自一方的中间，除主宾、主人居中对面而坐外，双方的其 他人员依其身份的高低，按照先右后左、自高而低的顺序分 别安排就座在各自上级一方。 记录员在主谈人后面就座。在每个人的位置上放置座位 卡和姓名卡。桌子上放一些纸、笔、水杯和矿泉水。
案例导入
保安部门负责人听到这么多的意见都是针对他的，脸色 越来越难看，终于忍耐不住了，发起火来，争辩说：“反复 提醒你们把自己家的车锁好，可你们就是不听，丢了活该！ 你们有小轿车的人，总是乱停乱放，挡住别人的路，人家可 不就给你把车漆划伤……”
作为主持人，物业中心主任也赞同保安队长的话，确实 有业主自身的原因。他就没有制止保安队长的话，让他继续 说下去。业主代表们也不甘示弱，于是大家的嗓门越来越高 ，仿佛在吵架一般。
2.拟定谈判方案； 3.模拟谈判合影； 4.分组评议演练中存在的不足并提出改进方法。

第一章第一节：会议的概述一、会议的涵义：会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。

二、会议的作用1. 集思广益、科学决策的作用2. 发扬民主、动员群众、宣传教育的作用 5.国际交流、跨文化的沟通作用3. 传达信息、资源共享、学习交流、开拓思路的作用4. 协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用三、会议的特征1. 目的性。

2. 组织计划性。

3. 群体沟通性。

4. 交流方式多样性。

第二节：会议活动的基本要素一、会议人员1. 会议主体：是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。

2. 会议客体：即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。

邀请与会者时，考虑要素：一能够提供信息、提出意见、做出决定、直接有助于会议达到预期效果的人；二具有合法的身份和法定的资格。

3. 其他与会议有关的人员（包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。

）二、会议名称会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等等。

三、会议议题会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题。

会议议题的主要作用是：1．准确、具体地体现会议的目标，为目标服务。

2．引导和制约会议的发言四、会议的时间：会议时间是指会议的召开时间和会期两方面。

五、会议地点：会议地点是指会议召开的举办地，也可具体指举行会议活动的场所。

1.应根据会议的性质和规模，来综合考虑会场的大小、交通情况、环境与设备是否适合等因素。

2.有些重要会议在选择会议地点时，还要考虑其政治影响或经济效果。

六、会议方式会议方式就是为了提高会议效率，实现会议目标而采取的各种形式或手段。

会议的主要方式有现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、调查会、电话会等。

现在随着电讯媒体的广泛运用，有些企业已采用“虚拟实境会议”，也就是“视频会议”，还有有线电视、卫星传讯等手段，使得企业在开会方式上面临空前的发展。

七、主持会议 工作
注意议题、时间控制
Hale Waihona Puke 第四节 会后处理和服务技巧会 议 离善 送后 工 作
新 会 闻会 议 报后 文 道文 书 会书 整 议工 理 纪作
要
总会 结务 效工 果作 评总 估结
思考题
1．会议成本控制虽然是领导的责任，但是负责 会议筹备的是秘书，为了加强会议成本控制，秘 书应做好哪些工作？ 2．谈谈会议低效的原因及其危害。
实训要求： （1）按照实际情况演练做好召开中型会议的准备。 （2）每个小组完成一份会议预案供小组交流讨论。 （4）实训应分组进行。 （5）修改会议预案。 （6）实训总结。分学生自我总结和老师评价两部分。
实践训练 3000人的“五一”节劳动表彰大会和100人的环保产品研讨会，在安
2排.代会表议退退场场环节如何处理？
第一节 会务工作概述
一、会议
会务工作
二、会议的作用
交流信息 发扬民主 统一认识 传达决策
三、会议的类型
3
会议的类型
分类标准
类型
会议规模
特大型、大型、 中型、小型会议
会议内容 会议时间 会议范围
工作会议、专题会议 代表会议、学术会议
定期会议 不定期会议
国际性、全国性、区 域性、单位会议
会议手段
会议的保 密程度
3 布置会场
5 后勤服务
4 会前检查
第三节 会中服务与管理
一、接站
机场 车站 码头
二、报到
登记 发放资料 引导
三、检验设备
空调 黑板 座椅 投影设备
四、会中服务
五、会议信息及 文字工作
接传电话送饮料会议记录
会议信息、简报，对外宣传， 小结、闭幕词

制定会议经费预算一方面要本着勤俭办会、节约办会 的原则，尽量降低会议的成本，另一方面要有一定的弹性， 记住要留有余地。
原则：
总量 控制
科学 合理 留有 余地
预算
确保 重点
精打 细算
第五章
会议组织与服务
（四）拟定会议议程、日程、程序
1.会议议程、日程、程序的含义
（1）会议议程 会议议程是会议主要活动的顺序安排，它是对议题性活动的程 序化，即将会议的议题的根据主次、轻重、先后次序编排。 （2）会议日程 会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体 落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议 过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。 （3）会议程序 会议程序是指在一次具体的会议中按照时间先后排列的详细的 活动步骤。以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的会议活动， 一般只制定会议程序。
第五章
第二节
小提醒
会议组织与服务
会议筹备阶段的会务操作
会议经费预算的原则
（1）科学合理。要根据实际需要科学合理地分配各项预 算开支。 （2）总量控制。所有的支出都应控制在总量范围之内。 （3）确保重点。在实行总量控制的前提下或当经费不足 时，要确保重点，把有限的经费确实用在刀口上。 （4）精打细算。对会议的每一项支出都要严格审核，在 做到科学合理的同时，尽可能节省经费。 （5）留有余地。由于会议活动的过程可能会产生一些事 先无法预料的情况，需要临时支出一些经费，因此，在 预算时要适当留有余地。
⑹保卫组
第五章
第二节
小知识
会议组织与服务
会议筹备阶段的会务操作
各会务工作组的分工
会务组：负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会 议的组织、协调工作。 秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资料， 做好会议记录，编写会议纪要、简报等工作。 接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作。 宣传组：负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和 对外宣传报道。 财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、付帐工作。 保卫组：负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保密 工作。

管理人员会议 部门会议
职工大会
电子教案模版配色（1）
第四章 会议组织与服务
Ø股份有限公司
公司分为：有限责任公司和股份有限公司
股东大会由股东组成，是
股东大会
公司的权力机构；董事会
董事会
是股东大会的执行机构，
监
成员为5-19人；经理由董事
事
会聘任或解聘；监事会由
经理
会
股东代表和公司职工代表
组成，成员不得少于3人。
第四章 会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
小知识
各会务工作组的分工
会务组：负责会务组织、会场布置、会议 接待签到等会议的组织、协调工作。 秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会 议文件和资料，做好会议记录，编写会议 纪要、简报等工作。 接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗 服务等工作。
第四章 会议组织与服务
会议方式
实现会议目标而采取的各种形式或手段，如现场办公 会、座谈会、观摩会、报告会、电话会议等。
会议结果
电子教案模版配色（1）
第四章 会议组织与服务
Ø三、会议的种类
按会议人数的多少分为： 小型会议
中型会议 大型会议
特大型会议
电子教案模版配色（1）
第四章 会议组织与服务
Ø三、会议的种类
按参会人员的职级分为： 股东大会 董事会
电执子教行案模部版配门色（1）
第四章 会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
小知识
会议筹备工作框架图请 见教材第65页。
第四章 会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
Ø一、拟定会议计划
确定会议名称、议题、时间、地点等基本要素。
成立会务工作小组

会议组织与服务课程教案（第四章）
授课题目
第一节 内部小型会议
课时安排
1
教学
目标
1.了解办公会议、座谈会及其特点
2.熟悉办公会议组织工作要点
3.掌握座谈会组织工作要点
教学重点
办公会议组织工作要点
教学难点
座谈会组织工作要点
授课类型
理论、练习
教学方式
讲授、案例
教学资源
多媒体
教学基本内容与教学设计
一、办公会议及其特点
办公会议是一个单位或部门的有关负责人举行会议讨论并处理事务的工作方式。办公会议往往是一种小型会议，参加人员多位单位或部门的负责人。
办公会议一般定期召开。
办公会议的参加人员数量比较少，一般在10人左右，而且人员固定，不能随意更换参加者。
办公会议的内容主要是讨论研究日常工作中的管理事务。
二、办公会议组织工作要点
四、座谈会组织工作要点
1.主题明确
2.选择适当的主持人
3.会后进行梳理与归纳
课内练习
请根据本节“案例导入”提供的背景信息，模拟组织一场座谈会，分角色扮演业务代表和物业工作人员，演练整个座谈会的过程。
课后作业
请搜集相关资料，具体说明在一所学校中，校长办公会议都需要研究哪些事务？
1.明确召集人
2.明确开会时间
3.建立议事规则
4.办公会议内容
5.严格保密
三、座谈会及其特点
座谈会是为了了解情况、沟通信息、征求意见、增进感情而召开的一种小型的非正式的会议。
座谈会上，所有的参加人都有发言机会，发言一般比较自然。
主持人应训练有素，能够调动所有参加人的积极性，使大家畅ห้องสมุดไป่ตู้欲言。
座谈会除了要为参加者提供饮水服务外，往往还提供水果、糕点等食品，参加人可以边吃边谈，气氛和谐融洽。

讲课题目教课目标教课要点教课难点讲课种类教课方式教课资源会议组织与服务课程教课设计（第一章）第四节会场准备工作课时安排11.认识并熟习会议准备工作的主要内容2.熟习会场座位的安排3掌握会场的部署熟习会议准备工作的主要内容和会场座次的安排能够部署会场、。

理论、练习讲解、事例多媒体一、会场的种类会场种类教课基本内容与教学设计种类容纳人数特色适合会议种类根源一次投资，多次使用，均匀成本各样内部小型会单位会议10～ 50较低议，如例会、部门内部自室人空间关闭，防止打搅，保密性强会议、会谈会、交备调用灵巧便利流会、谈判会议等座位固定，容纳人数固定各样中大型会单位议，比如表彰大会、功能分区显然，有主席台内部自礼堂百人以上庆典大会、全体大设备比较完美备或租会、代表大会、报单次花费较高用告会等空间能够依据会议需要灵巧区分单位人数不固会议时间以外能够有其余用途大型会议的分会内部自大厅场；展览展现会；定容纳人数灵巧，人员出入会场比备或租暂时会议较自由用空间能够依据需要扩大露天人数不固容纳人数灵巧，人员出入会场比民众集合、庆典租用场所定较自由仪式易受各样要素扰乱二、会场的预约1.会场预约的原则（1）依据会议种类预约会场。

（2）依据基础设备条件预约会场。

（3）依据会议规模预约会场。

2.会场预约的方式（1）预约内部会议室：1）适合提早。

2）确认预约。

3）合理分配。

（2）预约外面会场。

1）应有完美的设备、设备。

2）尽量避开闹市里。

3）合理的场所租借花费。

4）预约外面会场时，应签订正式的租借协议。

三、会场内部环境部署1.会场布局形式的种类会场形式的种类会场格局常有会场形式合用会议长处会场恢宏壮观，会场氛围大小方形、半大中型的报告会、总结相对式威严庄严，突出支持人和发圆形表彰会、代表大会等言人人员紧凑，简单彰显和睦圆形、椭圆形、小型会议及会谈会、协全围式多边形、长方形、快乐的氛围，便于与会代表调会等种类的会议正方形、回字形交流介于相对式与全围式之中小型的工作会议，桥马蹄形、方拱间，既便于主持人与参会人半围式型布局合用于咨询、述形、 T字形员的交流，又加强了会议效职、考评和听证等会议等果既重申了领导和贵宾的地方桌形、 V字规模较大的联欢会、茶位，又利于与会代表互相沟分别式形、圆桌形话会、团拜见等通和交流，会议氛围更为自然痛快图 2-4-1大小方形布局图2-4-2半圆式布局图2-4-3圆形布局图2-4-4回字形布局图 2-4-5马蹄形布局图2-4-6 T字形布局2.主席台的部署一般要在主席台上方悬挂会标，天幕悬挂会徽或红旗以及其余艺术造型，主席台下和讲台上摆放鲜花，主席台上搁置座位台签。

授课题目教学目标教学重点教学难点授课类型教学方式教学资源教学基本内容与教学设计会议组织与服务课程教案（第一章）第二节会议通知的制发课时安排11.了解会议通知的方式和格式2.熟悉会议通知的发送工作3.掌握拟写会议方案和会议通知会议通知的格式和发送掌握拟写会议方案和会议通知理论、练习讲授、案例多媒体一、会议通知的方式1.口头通知口头通知适用于小型例会和三五个人的碰头会。

2.电话（传真）通知大多数会议都采取这种方式通知。

3.书面通知（1）卡片式会议通知（2）公文式会议通知4.电子邮件5.墙报通知墙报通知是指将会议信息公示在黑板、信息牌等墙体上，适用于内部会议。

二、会议通知的格式1.标题（1）完全式标题，包括发文机关、事由和文种三项要素。

（2）省略式标题，将发文机关或事由省略。

2.正文会议通知正文在受文对象下方左起空两格开始书写，主要包括通知前言、主体和结尾三部分。

3.落款会议通知的落款在正文结束后下方居右侧书写，包括发文单位名称和发文日期两部分。

4.回执和附件回执一般采用表格的形式，主要包括参会人员姓名、性别、抵达时间、预订返程车票机票、联系方式等内容三、会议通知的发送1．会议通知的发送对象确定与会者的要点有以下几方面:（1）参加对象的职务或级别；（2）参加对象的身份；（3）参加对象的代表性；（4）参加会议的总人数。

2.会议通知的发送方式和时间会议通知的发送有通过邮局挂号信邮寄、通过邮局特快专递、通过快递公司快递，也可通过传真、电子邮件发送会议通知扫描文本等。

会议通知的发送方式的选择，应该根据与会者的要求，和公司的实际情况选择。

3．发送会议通知的注意事项（1 ）人员名单确定后要送交上司审核 ,最终根据上司确定的名单发送会议通知。

（2）单位内部重要会议的通知应面送给参会者应跟踪落实，以确保通知到与会人员。

（3）对书面通知的地址、邮编等要填写正确。

（4）落实发送的回复环节。

（5）在会议前夕 ,最好能和所有发出通知的人员联系 ,进一步确认是否能够到会等。

会议组织与服务讲稿各位同事：今天，就《会务工作》这个的主题，我从会议的概述、会议的一般流程、会议服务的具体操作、高效会议的原则四个方面和大家一起学习。

随着科技的发展，视频技术手段的会议将会越来越广泛，传统的办会组织是办会的基本功，我们可以灵活运用，掌握好办会的业务，这不仅是办公室的业务工作，对大家组织召开部门会议时也是非常实用的。

因为我们办公室业务更偏重于服务，所以在会务服务方面会讲得多一些。

因为个人确实水平有限，有不妥之处，恳请大家批评指正。

一、会议的概述（一）什么是会议？这是我们在社会政治生活中一种常见的活动形式，是一种集体议事的行为过程，是各级领导制定方针政策、决定重大事项、贯彻上级指示、监察部署工作、解决存在问题的一种行之有效的工作方法。

所以，在开会之前，会议组织者一定要认真确定会议主题，明确为什么开会、会议要达到什么目的、解决什么问题、完成什么任务。

体现必要性、目标性和可行性的原则。

合理安排会议地点、与会人员和议程安排，严格控制会议的规模，严格会议方案议题报批程序，减少与会人员、压缩会议时间，提倡开短会，提高会议的效率。

（二）会议的分类：按照会议性质和内容划分，主要有五类：①规定性会议，即法定的必须按期召开的各种代表大会；②日常型会议，即领导机关、领导同志贯彻民主集中制，实行集体领导，研究和处理日常工作的会议；③专业性会议，即为研究某项工作、讨论和解决某个问题而召开的工作会议和专业会议；④纪念性会议，即为纪念重大历史事件或重要历史人物、重要节日而召开的会议；⑤座谈性会议，包括各种座谈会、茶话会等。

（三）会议的特点：政治性、服务性、事务性、综合性、保密性和时间性六大特点。

在这里，特别强调一下会议的保密纪律，关于涉密会议，不管是会务工作和与会人员都要保守会议秘密，一般的会议也不能随意讨论会议召开的发言的细节，一定要强化保密纪律，不管是涉密的会议还是一般的会议也不能随意讨论会议召开的发言的细节，以免别有用心的人断章取义，一定要维护好单位和谐稳定的大局，会议情况以公布的会议纪要和会议简报为准。

讲课题目教课目标教课要点教课难点讲课种类教课方式教课资源教课基本内容与教学设计会议组织与服务课程教课设计（第一章）第一节会议方案的拟定课时安排11.认识会前组织工作的主要内容；2.熟习组织工作的流程；3.掌握会议方案的撰写。

认识会前组织工作的主要内容可以撰写会议活动方案理论、练习解说、事例、谈论多媒体一、会议名称、主题、议题与议程正规的会议一定有正确、合适的名称；会议主题是会议的基调，是对会议主要内容和目的的表达；会议的议题是环绕会议主题进行详尽细分而形成的一个或多个谈论话题，表现了会议的目标和任务。

二、会议时间和会议地点确立会议时间应试虑以下方面：工作需要、参会人员状况、全面考虑、会议所需时间的长短应在合理区间。

会议地点，为了使会议获得预期成效，选择会场应试虑多种要素：场所大小、租借费、设备装备、泊车场、交通状况。

三、会议人员与会务机构1.参会人员应参加会议的三类人：有权作出决策的人；可以客观、公正、理智思虑会议的议题，而且愿意发布自己见解的人；对会议议题有深入研究或对相关状况比较熟习的人。

2.会务机构一般性的会议，依据会议分工的不一样，主要设有宣传组、秘书组、文件组、招待组、后勤组、安全保卫组、联系组等。

四、会议的其余活动会议的组织形式有多各种类，最常有的是参会人员在固定会场内进行谈论1.与发言。

除了这类形式以外，还有户外文体活动、观光接见、会商、展览展现、旅行观光、宴会宴请等。

五、会议方案的基本结构与主要内容1.标题一般由会议名称和文种构成，会议名称依据实质状况可以表现或省略召开单位的名称。

2.正文会议方案正文主要包含以下内容：（1）会议名称；（2）会议目标和指导思想；（3）会议主题、议题和议程；（4）会议的人员、规格和规模；（5）会议时间；（6）会议的地点；（7）主办、协办单位以及拟成立的会议组织机构。

（8）会议的举行方式、配套活动以及辅助活动的日程安排。

（9）会议文件及用品。

（10）会议的招待、后勤保障措施和技术手段。