现代企业档案管理工作信息化建设探析

浅谈档案信息化建设的意义

档案是指人类社会各项实践活动的真实记录， 是第一手的原生信息，因而是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。档案工作深深植根于人类社会生活，并随着社会文明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面，发挥着越来越重要的作用。

人类进入信息社会以后，档案对人类认识客观世界和主观世界，对传承人类文明，对经济发展和科技创新，具有着越来越不可替代的作用。因此，加快档案工作融入信息社会的步伐，把档案信息化纳入国民经济和社会信息化的总格局中，大力推动档案信息化建设，己是档案部门和广大档案工作者义不容辞和刻不容缓的重要任务。

一、档案管理的信息化、网络化对管理人员的意义

（一）档案管理不再费时费力

1.档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。档案管理如果实行信息化后，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。具体表现为：数据只需一次录入可以多次利用：数据无论从文书管理录入、还是从档案管理录入，只需录入一次，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。

2.各种报表可以自动打印：数据录入后，不论是文书管理还是档案管理，可以方便的打印出相关的收发文单据、汇总表；可以方便的打印出档案的背脊、封面，案卷目录、文件目录、背考表等。自动统计档案信息：档案库中的信息需要统计，并形成报表，这项工作由计算机处理，可以极大的提高管理人员的效率。

（二）检索查询更为方便

1.传统的检索方式：档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询，无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。

2.提供多种查询手段：管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。

3.提供网上查询手段：单位内部的工作人员，可以根据档案管理权限从网上自行查询档案信息，极大的减轻了工作人员的负担。

论企业档案现代化管理与信息化发展　档案管理　

乔丹丹　

（河南煤业化工集团综合办公室，河南郑州４５００４６）　

摘要：随着信息技术高速发展，传统档案管理正面临着前所未有的变革——从纸质和电子混合档案向全数字化档案转变、从人工档案管理为主　

向自动档案管理为主转变、从单一部门档案管理向跨部门、跨专业、跨地域档案管理转变。档案管理工作在企业乃至社会的发展中起着非常重要的作　

用，进行档案管理相当于将各类知识进行浓缩、融汇，是信息的传承。认识到档案管理的重要性，并对其进行合理的开发与利用，可以达到事半功倍　

的效果。　

关键词：信息化；档案管理；重要性　

档案，可以说是人类文化与知识的结晶，对其进行合理的开发、　

利用，实现档案信息化，对各类信息资源进行分类、分析，加以提取　

并利用，既能提高档案的利用效率，又能降低档案管理的成本，还能　

为企业和社会提供优质的服务，可谓一举多得。　

１对档案信息进行合理的开发和利用，是企业生存与发展的重要保障　

我们所说档案的价值可以从两个方面来理解，一个是档案对于本　

单位的价值，另一个是档案对于其他单位的利用价值。从这两个方面　

我们就可以看出对档案进行管理的重要性以及档案的可利用价值。开　

发与利用档案信息是企业求生存、求发展的需要。在市场经济的法则　下，适者才能得到生存，与时俱进的强者才能得到发展，这就好比逆　

水行舟，不进则退。所以，高明的智者或聪慧的企业家都能做到与时　

俱进，并高效地开发与利用档案信息，为企业的发展提供决策依据。　

１．１档案信息的生命力源于开发与利用　

首先，要重视推广交流以及服务环节的紧密连接。为适应市场经　

济发展的规律。企业就要重视档案信息的开发与利用，这是保障企业　

与时俱进的需要。因此要立足于广泛地搜集信息，其中包括政策、高　

科技、新的管理模式、新技术推广与应用等各方面的信息持有，并从　

中进行科学地整理、分类归档以及动用网络平台进行录入，为企业的　

发展提供可靠性、科学眭和前瞻性的信息。　

浅谈档案的信息化建设

摘要:档案是人类对各项实践活动的记录，档案管理的工作植根于人类的工作和社会生活之中，随着社会文明的提高也逐渐深入到人类社会生活的各个方面，并发挥着越来越重要的作用。而档案的信息化建设是档案工作向现代化迈进的必由之路，同时也是档案工作实现历史与未来有机链接的手段。本文首先讨论了档案信息化建设的内涵及重要性，分析现阶段档案信息化建设过程中存在的问题，并提出档案的信息化建设的具体措施。

关键词:档案管理 信息化建设 建设策略

1、档案信息化建设的内涵及重要性

1.1 档案信息化的定义

所谓的档案信息化是指在国家档案行政管理部门的规划和组织下,在档案管理的活动中应用现代化的信息技术,对各类档案的信息资源进行处置、管理以及提供相应的服务。也就是说,档案的信息化要以计算机技术、网络技术以及信息技术为手段,并以现代化的管理学为理念,以全力服务于社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知识的新型工作模式,档案信息化的核心和目标是发展档案业务,同时提高档案工作的现代化管理水平。

1.2 档案信息化建设的过程

档案信息化建设一般包括基础设施的建设、档案信息资源的建设、标准规范的建设、应用系统的建设以及人才队伍建设等几个方面。档案信息化建设则要随着信息技术水平的提高和变化来拟定档案信息化建设的阶段性目标,档案信息化建设的推动力量就是信息技术在档案管理工作中的广泛运用。档案信息化建可以提高档案工作的现代化水平并确立网络环境中档案管理与服务的阶段性目标。档案信息化建设的目标是要最大限度延长档案信息的保存时间,以满足社会各界人士的需求,从而地为档案信息的社会化而服务。

1.3 档案信息化建设的重要性

档案管理的信息化可以给管理人员带来显而易现的效果和收益。首先是档案管理在实现自动化、实时化和网络化之后,档案的检索与查询通过网络就可以实现即时的查询,在时间还是空间上都更为方便简洁。此外管理人员也可以选取最佳的查询方式,在档案库中检索出所需要的档案信息。档案管理的信息化之后,管理人员可以更好的从事档案的收集工作以及档案的整理和编研工作,极大的提高职能部门的工作效率。只有实现档案管理工作的信息化,才能让档案管理与社会的发展相协调,并适应不断变化的外部环境。

张静－充分发挥档案信息资源作用为促进企业健康发展服务——浅谈加强企业档案信息数字化建设　

发生的重大事故就是一个强烈的警示。由于前期的工　

程及人员会逐渐老化和退休，后任者又不熟悉情况，　

这就必须利用档案资源，运用现代化的科学管理手　

段，适时掌握各个时期燃气工程设施的建设情况及使　

用年限，做到居安思危，提前查修，将安全隐患消除在　

萌芽状态。唯有如此，才能确保企业既快速发展，又不　

留隐患，使企业走出一条健康的可持续发展的道路。　

事例：某小区的一幢高层住宅楼内，发生漏气现　

象。燃气维修人员接到通知后，立即来到现场检测。　

经查找，发现位于十楼处燃气补偿器出现裂纹，导致　

燃气渗漏外泄。该小区住宅楼建成使用年限不长、且　

补偿器是钢制材料，怎么会出现漏气情况呢？燃气工　

作人员迅速来到档案部门，查找该项工程竣工验收档　

案。通过对实施数字化管理后档案信息的快速调阅，　

很快从归档产品合格证等相关资料中，查明结果，使　

造成漏气原因迅速得到定性和确认，避免了工作上的　

被动，让用户及时得到合理满意的答复，从而极大提　

高了公司经济效益和燃气安全服务质量。　

１．１－３利用档案综合分析，增强决策的科学性　

随着城市规划和建设的大发展，企业更离不开科　

学的决策，而科学的决策又建立在对历史的总结上。　

要利用档案资源来进行综合分析，吸取成功做法，避　

免造成失误，让未来的决策更具科学性、经济性、合　

理性，使企业的各项工作能够更加协调的发展，更是　

需要档案的现代化管理手段。　

１．２档案信息数字化建设的必要性和必然性　

企业要促进发展，实施快捷、有效的管理，需要　

及时掌握大量的、准确的信息。有了这些信息，才便　

于正确决策，制订计划、规划。在现代社会科技发展　

中，谁掌握了先进信息并及时准确使用，谁就能赢得　

主动。从一定意义上讲，把最先进的信息正确地运用　

到管理，是企业稳步发展的必要条件。套句时髦的话　

来说，信息是企业赖以生存与发展的命脉。档案的传