档案信息化管理的发展过程及现状

浅谈新时代背景下企业档案管理的发展现状与策略 郑莉莉

漳州高新人力资源有限公司

关键词：新时代背景下；企业档案管理；发展现状与策略

引言

档案管理是各级单位进行信息资源交流的重要手段，具有较强的专业性和和科学性。在档案管理过程中，通过遵守共同的准则和依据，实行统一、简化、协调和优选等有序化管理控制，推动档案管理工作标准化，从而为档案管理形成各项活动行动准则，能提升档案利用效率，实现利用质量最大化，因此，探析推动档案管理标准化建设的路径具有重要意义。

一、新时期档案工作的特点

1.1载体多元化

新时期下，随着电子信息、材料学飞速发展，档案工作也出现新特征，不再局限传统文字，而是大量涌现音频、视频等多种形式的数据源。文件的载体也从过去的纸质到光盘、磁盘、胶片、电子等多种形式，随着我国档案工作环境的日益多元化，高校图书馆工作面临着前所未有的新考验。 1.2社会层面涉及广

当前，由于档案工作统筹的资料与信息以及处理的资料来源比较多，因此，档案工作必须依照一定的制度来进行，并且不断进行改革。档案工作在当今政治、经济、军事、文化、科技、教育等各方面都有着广泛应用，而在社会的变迁中，也形成金融档案、经济档案、信用档案等不同类别，如今，档案的利用者逐渐多元化，涉及的社会范围较广，所以需要提高档案工作人员的综合素养。

二、新时代背景下企业档案管理的现状分析

2.1缺乏综合性的档案管理制度

传统的档案管理工作缺乏综合性的统筹管理制度。如企业人事档案和文书档案归属不同的部门进行保管，这造成企业档案管理工作的分散性，没有完整性就无法形成统一的档案信息资源体系；还有一些企业存在档案重复保存的情况，对企业来说是一种资源浪费。有的企业现有的档案管理制度对档案利用没有明确的规定，导致档案资料流失、损坏等问题。尤其面对紧急突发事件没有相应的应急措施。由此在管理层面上缺乏综合性的档案管理制度的问题亟待解决。

城建档案信息化管理工作的发展现状及未来展望

摘要：城建档案信息化管理的主要内容是将信息技术应用到城建档案管理工作中，对城建档案资料实行数字化管理，将传统的以档案实体保管的管理模式转变为以档案数字化信息的表现形式向社会提供服务，增加了城建档案管理工作的数字化、社会化特征。

关键词：城建档案信息化管理；发展现状；策略分析

1．城建档案信息化管理的意义

城建档案信息化管理具有高效性、虚拟性、共享性的特点。城建档案管理运用了信息化技术，将大部分工作交给电脑自动处理完成，减少了大量简单重复性的体力劳动，极大地提高了城建档案管理人员的工作效率，从而可以转向对档案资料的深层次开发和利用，提高工作的针对性，更好地满足不同水平的需求。由于在信息化社会中，网络使得资源具有共享性，城建档案信息化建设因此也具有极高的社会的共享性，使其能够为社会建设提供更加广泛的服务，有效地增加了不同部门的业务协作。城建档案信息化管理具有虚拟性的特征，在信息技术的支持下，城建档案资料实现数字化并储存在计算机中，更加高效地完成城建档案资料的整理、归类以及后续查询、打印等操作。这一系列的工作由于是在虚拟的网络环境下完成，避免了文献资料的损毁，有利于文献资料的长期保存。此外，城建档案信息化管理是对城市发展建设工程等各种信息资源集中整合，保存了城市建设活动的内容和走向，是提高城市建设中心工作效率的有效途径。

2．城建档案信息化建设中存在的问题

2.1资金投入不足

重视度不高要想能够顺利地开展城建档案信息化工作，一定要有一定的基础设备和网络通讯设施，但是对档案部门来说，其主要经费都来源于财政预算，而专门用于信息化建设的资金却很有限，无法购置足够的信息基础设备。另外，一直以来政府就对城建档案工作不够重视，其人力、物力，以及政策方面的支持力度较为有限，相关的资金投入量降低，直接影响了城建档案的信息化建设推进工作。

浅析人事档案管理现状及信息化建设的发展趋势

【摘 要】在传统人事档案管理制度中总是存在着主观随意性强、容易弄虚作假、以权谋私以及多头管理混乱等弊端，使得档案制度改革难以实施。为适应时代和社会的发展需求，我们要加强档案信息化建设，实现档案管理的现代化，提高档案信息服务，对进一步推动档案信息化建设和管理，具有重要的意义。

【关键词】人事档案；管理现状；信息化建设

1 人事档案的内涵

人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。

2 传统的人事档案管理存在的弊端

2.1 人事制度对人事档案管理制约

人事档案制度作为一项常规性的公共管理工具对中国的信用建设、干部管理、国家安全、福利分配的方面做出了不可磨灭的制度贡献。但随着改革开放的进程加快和社会主义市场经济的纵深推进，传统人事档案制度的身份和体制性弊端也显露无遗。

“任何个人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的档案”这一人事档案制度的规定便于组织管理，体现了高度保密性却垄断档案信息，使“组织意见”主观随意性增强。“以档谋私”“虚假档案”现象日益增多。其“二元化人事体制结构”所形成的“单位封闭”“制度交易”等负功能愈加显现，使档案制度的严肃性、准确性、唯一性屡受挑战。因人事档案未社会化使得一些人意识不到档案的重要性对从而成了“弃档族”，对于记载个人信息的档案内容和管理不闻不问的忽略状态。因此传统人事档案管理制度需探索，创新，建立社会化的人事档案公共管理服务系统。人事档案及其制度的公共政策创新必须沿着契约化、社会化、电子化和法制化的方向发展。

2.2 传统的人事档案管理体制不适应新的形势

管理体制上实行多头管理、管理体系上仍按传统的三大管理、管理方法上实行“档随人走”、管理模式上实行封闭式管理，人力、物力、资金不到位、重复浪费极为严重。例如：一个事业单位有一千名职工，县级以上管理人员档案由组织部管理，2000年前人员由市主管部门管理，2000年后人员由人事部门所属人才交流中心结构管理。传统人事档案管理工作技术手段滞后，运行效率低，主要依靠档案管理人员手工操作来进行的，不仅分类复杂案卷数据庞大，程序繁琐及消耗时间过长。为了准确性和提高工作效率采用科学的信息化管理势在必行。

——　墅　．　量　

档案信息化现状及发展刍议　

蔡　华　祭　华　

（新疆准东油田工程技术（集团）有限责任公司，新疆阜康８３１５１１）　

摘　要：档案信息化建设是一个系统的过程。在这一过　

程中．伴随着信息技术水平的提高及其在档案管理工作中应　

用程度的变化．档案管理理论所面临的创新与发展要求也会　表现出一定的差异。因此，在档案信息化建设中必须立足当　

前．从而把握档案信息化建设的中心问题。　

关键词：档案信息化　困难　对策　建议　

档案信息化建设是指运用信息技术提高档案管理工作水　平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环　

境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，从而实现档　

案信息的社会化服务。档案信息化包括以下几层基本涵义：　１．档案信息化的基本推动力是信息技术在档案管理工作　

中的广泛运用。　２．档案信息化建设的阶段性目标是提高档案管理现代化　

水平和确立网络环境中档案管理与服务的基本框架。　

３．在档案信息化建设过程中必须重视重新思考档案管理　

的原则、理论与方法。由于信息技术在档案管理中的运用，新　的档案管理理论与方法、原则等不断涌现，出现了一系列档案　

学基本理论从未遇到的新问题．于是解决这些新问题便成为　

当前构建档案管理新理论的重要命题。　４．档案信息化建设的最终目标是实现档案信息的社会化　

服务。人类推进信息化进程的理想目标是在建立良好信息基　础设施的前提下实现信息的公开ｆ特别是政府信息的公开）与　

信息利用中的社会公平。对档案信息化建设而言，这一目标也　具有指导意义。　

一、档案信息化遇到的困难　１．思想观念滞后的问题　

习惯于传统的手工工作，对档案信息化的重要性认识不　

足：认为实现档案信息化是遥远的事，可有可无；在目前应用　

水平不高的情况下使用微机是高投入、低产出，得不偿失；对　实现档案信息化能提高工作效率持怀疑态度。因此，要加快实　

现档案信息化，就必须走出这些思想观念上的误区。　

２．人员素质问题