财务管理全套手册外办财务作业管理规范一. 账簿的建立及要求（一）应设置的账簿及要求1. 自备库库存商品明细账要求：按货号名称顺序设置，反映自备库商品的进销存情况。
账薄应按帐页所注明的内容填写，详细记录货品的数量、单价、总金额及日期等，备注栏应简明扼要注明出入库原因，属调往商场的应在摘要栏填“商场”字样，属批发和零售的应注明“批发”或“零售”字样，属横调的应注明“横调××办事处”字样等。
仓管应着重记录货品的数量、单价、规格，残次品、赠送品应单独设帐。
2. 商场商品库存明细账（活页明细帐）要求：按商场分别设置，反映商场商品进、销、存情况。
应着重货品不同售价的记录，如有变价的应及时调整库存明细账。
3. 自备库销售账（订本帐）要求：按批发和零售分别设置“批发”和“零售”两个明细账。
借方逐日登记自备库销售情况。
贷方登记汇回公司货款。
4. 应收账款明细账（活页帐）要求：按商场名称分别设置明细账，以反映对每一商场应收回的货款。
该帐簿逐月进行登记，借方登记实际结算额，贷方登记收回（汇回公司）货款、代扣费用等，余额表示应收商场货款的结欠余额。
备注栏应详细记载销售条数、零售价与结算款差额等情况，以备核查。
5. 资产明细账（活页帐或公司设计的表单）要求：用于登记外办的固定财产、低值易耗品等。
借方登记资产增加，贷方登记资产减少。
6. 其他账簿（视不同情况按需要设置，如驻点现金日记账、商场销售逐日明细帐（表）等）。
（二）财务表单：见附件（财务表单一览表）（三）账务关联性要求1. 账证相符：即账簿中登记的数据必须与原始凭证中的实际发生数相符合，以保证账簿、报表等数据的真实性。
2. 账账相符：即保证相关联的账簿间勾稽关系正确，如总账金额与明细账总金额相符等。
3. 账表相符：报表的数据应来自账簿，必须与账簿记录相符。
4. 账实相符：如自备库存明细账记录应与实有库存数相符等。
二. 账务处理的基本原则（一）总要求严格执行公司制定的各项财务管理制度、财经纪律及下发的各项文件和通知。
（二）账务处理应遵循的一般程序1. 取得原始凭证：即外部取得的销售发票、费用发票、收发货凭据、内部制作的支出证明等。
2. 原始凭证的审核：应审核凭证是否合法、票面金额计算是否正确、价格是否合理、数量是否符合要求、经手人及主管是否签字。
3. 登记账簿：外办会计可根据原始凭证直接登记账簿，登录账簿时应准确填写业务发生日期、简单扼要地写明摘要，原则上当天取得原始凭证当天入账。
4. 月终结账、对账：月终结出各账户的借、贷方发生额及余额，与自备库、公司核对账户间勾稽关系是否正确、与公司、商场核对数据是否正确、将当月余额转入下月等。
5. 编制各类报表：如销售旬报表，销售月报表、办事处商品进销存报表，自备库、商场销售月统计表等，按规定时间报回公司财务部。
（三）账务处理的基本原则1. 客观性原则账务数据应真实、准确，客观地反映经济活动，不得弄虚作假。
2. 及时性原则账务处理要及时，当日业务当日入账；各种报表按规定时间准确及时上报。
3. 明晰性原则发票、账簿、报表等要做到一目了然，勾稽关系反映明了，记录字迹清晰，按财务规定更正错帐，不得涂改。
三. 账务处理规范（一）自备库库存管理1）提货：驻点提货时应先检查货物包装情况，如发现破包或异常现象即与运输单位联系，当场开包验货，发现短缺立即索取相关证明，以便公司向货运公司索赔。
无法取得证明的损失，由驻点经理按自备库零星销售承担赔偿。
2）验收入库(a). 货品运到后，仓管、会计应按货运单、内部调拨单和装箱比例单验收，核对单据与货品是否相符，然后填制内部验收单（必须注明验收日期、内部调拨单号、横调方城市、货号、规格、数量、单价、金额及验收人签字）交会计入账。
(b). 在货品验收时如发现货品有盈缺或串号，应及时与公司营销部片区主管或调来的驻点办事处联系，查明原因，填制商品损失报告单或串号调整表，属公司发出的短少部份确难查明原因者，损失由驻点经理按零星销售额承担赔偿，属横调短少的，双方各承担6.5折的50%，属途中短少，应附运输部门证明，尽速寄回公司财务部。
(c). 如货品已到而公司的内部调拨单未寄到，应及时与财务部取得联系，如发现货物无装箱单应与营销部立即联系。
落实有关情况（数量、单价等）后按正常手续验收入库。
(d). 商场退回：提货人员应开具红字的商品验收、调拨单，到商场提货后交仓管进行验收并由仓管签字确认，会计凭单入账。
(e). 自备库销售退（换）货：自备库销售原则上不准退（换）货，确属质量问题等特殊原因的，仓管验收后开具红字商品、验收调拨单，注明退回原因交会计入帐（对有规定一定比例退换率的，应认真计算其实际退换率比例）。
(f). 会计入账时，应复核仓管填制的单证，审核无误后进行登账。
(g). 无论验收是否有异常，均应在验收后两日内与公司营销部或调出方反馈验收情况（以传真确定）。
3）调货出库(a). 当货品调往商场时，应由仓管开具商品验收、调拨单、（应注明货号、规格、数量、单价、金额）随货品送商场，经商场营业员签收确认后，将商品验收、调拨单交会计入账。
同时在自备库明细簿上登记调货数并于备注栏注明“XX商场”字样。
收到仓库开具的商品验收、调拨单后，会计应根据单据登账。
(b). 当货品批零销售时，仓管应在自备库存明细簿上登记销售数，并于备注栏注明“批发”或“零售”字样，同时开具商品验收、调拨单由客户签字后送会计入账。
会计根据审核无误的单证进行登账，明细账上贷（增加）记销售收入。
驻点出纳（一般由经理兼）收取现金后登记现金帐簿。
(c). 货品横调出库时，仓管应填制商品验收、调拨单，装箱比例单，同时登记库存明细簿，并于备注栏注明“横调XX办事处”字样。
会计根据核对无误的凭证记“库存商品——自备库库存明细帐”减少数。
（详细程序请参见“横调作业管理程序”）。
（退货回公司视同横调，注明退回公司。
）4）货品盘点：(a). 自备库应实时记录货品的收发及结存情况，经常做好货品的盘点工作。
原则上自备库应每月至少盘点一次，并与会计对账，做到账实相符，会计应进行监点。
(b). 盈亏调整：仓管如在盘点中发现货品溢缺，应及时查明原因。
属记账错误的应及时对账簿记录作相应调整；属账实不符的，由会计填制串号调整表进行调整，商品结存大于帐面余额调增，相反则调减；增加差额归公司，减少差额应由责任人员按7折赔偿（现行价）。
(c). 经公司组织盘点的短少数额按销售原价由驻点赔偿并视情况予以20%到2倍罚款。
5）商品变价：根据公司下达的变价通知文件或办事处申报批准后的变价书，驻点会计结合本期（变价日）的实际库存数量填制变价、报损单给公司入帐，变价数量的总和等于变价日自备库库存加各商场的实际库存数。
商场变价用商品验收、调拨单填制，开红单（红字）冲原价，以现价开蓝单（蓝字），数量相等，根据调价的差价情况，调整自备库和商场的帐簿的商品结存金额。
属办事处自行申报变价的，应将公司批准单附在变价单后随之寄回。
（二）商场库存：驻点应不定期（每月至少一次）组织对商场进行盘点，检查商场库存记录是否正确，帐实是否一致，及时对商场借条（限半个月）进行清理，对串号、盈亏情况进行处理，对商场顾客退换货情况进行核查，及时查明原因，向公司反馈信息，并做好销售记录的冲销。
商场短少由驻点经理负责向营业员以现时零售价全价赔偿，不及时清理的借条一经查出由驻点经理按最初的原零售价全额承担。
（三）资金回笼管理1. 批零资金回笼1）外办自备库批发和零售一律收取现金，不得赊欠，由于赊欠等造成损失的，由外办负责人全额赔偿。
2）完成销售后，必须于当天或次日上午将销售货款全额存入公司指定账户，不得从销售货款中扣除任何费用（包括业务提取费）。
对于未及时将款项存入或汇回的，以当地邮戳或银行现金收讫章的日期为准，以迟存（汇）天数计算，每天依迟存（汇）款项3‰的金额对外办经理进行处罚。
将货款存入公司账户时应收好存款凭条，及时传真或电话通知公司出纳，以利核对，汇款起点5000元（特殊情况须向财务部、总经理申报核批）。
3）首次批发应由批发商签章并注明经销商电话、联系地址、日期等，平时销售发货单应由经销商签字确认，以便公司核查。
不注明者每次罚款200-2000元。
4）各外办对批零销售情况要求每10日一报，即每旬次日用销售月报表将自备库销售情况传真回公司财务部。
每月月底应将存款凭条传真回公司，以利公司核查并及时汇付业务费用。
5）批零销售折率低于公司规定的，必须事先向营销部申请，不得越权打折销售。
否则其损失将由驻点经理承担，填报每月报表销售情况时应将有关打折申请批准件也一并寄回公司财务部。
6）外办必须如实、及时登记批零销售情况，公司将不定期组织人员对其突击检查，如发现因弄虚作假者，短缺商品除按最初的原零售价责成驻点经理赔偿外，并按价款20%进行处罚。
情节严重者另作通报、撤职等处理。
7）会计对每一笔批零交易应根据审核无误的交易凭证及时、准确地在账簿中如实反映。
8）货架、促销赠送品等商品库存和销售参照以上规定执行。
2. 商场资金回笼1）商场销售情况的记录(a). 驻点应要求商场专柜人员于每日营业结束后编制“日销售报表”，并于当天或次日上午及时交送给会计。
“日销售报表”中应准确填写销售货品的单价、数量、折率、折扣额、实际销售额等项目，并附商场销售小票。
(b). 会计收到商场的“日销售报表”后应根据商场销售小票进行复核。
(c). 如商场有进行促销活动，外办应取得商场证明及时报请公司批准，批准后方可进行促销活动。
否则损失由外办负责人赔偿，打折申请批准应复印后附月报表一并寄回公司财务部。
严禁虚报打折、优惠价等造假行为，如有发现每次处以1000~5000元罚款。
打折期间外办人员应到商场实际检查，确保促销活动的正常开展。
