服装厂文员的工作职责及工作流程

工厂文员岗位职责规定

一、岗位职责概述

本规定依据公司的组织架构和工作流程，明确工厂文员的职责范围和工作要求。工厂文员是企业职能部门中的一员，负责供应文书处理、文件管理以及帮助其他职能部门的工作。工厂文员需保持高度的工作效率，确保文书的准确性和及时性，以提高企业运营的效率和管理水平。

二、工厂文员的实在职责包含：

1. 文书处理

• 负责收发文书的登记、分发、传递及妥当保管；

• 依据公司制度规定，帮助相关部门或员工编写各类文件、报告、备忘录等；

• 负责办公文件的整理、归档及文件管理；

• 编写会议记录、拟定文件和报告，并及时上报相关部门；

2. 档案管理

• 负责工厂各类档案及文件的整理、归档和保管工作；

• 帮助进行档案整理、修整和密封工作，确保档案的有序性和完整性；

• 与相关部门紧密合作，确保档案的及时归档和准确性；

• 负责档案的出借、借阅管理，并保障档案的安全性和保密性；

3. 信息管理

• 负责工厂信息的收集、整理和更新；

• 维护员工信息档案，保障其安全和保密性；

• 帮助HR部门进行人员管理、绩效评估、考勤统计等工作；

• 帮助其他部门进行相关的信息查询和调研工作；

4. 办公协调

• 组织和协调工厂内部会议的召开和记录；

• 布置会议室的使用时间和场合的布置；

• 负责会议资料的准备和分发；

• 帮助其他职能部门开展各项日常工作，并及时进行协调和汇报； 三、工作准则与要求

1. 工作效率

• 工厂文员应保持高效的工作习惯，提高工作效率并减少错误率；

• 执行管理层下达的各项工作任务，定时、准确完成；

• 具备良好的时间管理本领，确保各项工作定时完成；

2. 信息管理

• 熟识企业的信息管理制度和流程，严格遵从相关规定；

• 保持资料和信息的保密性，禁止私自外泄和转发；

• 及时更新和维护员工信息档案系统，保持信息准确性；

3. 文书处理

• 严格依照公司规定的格式和标准进行文书的处理；

市场部文员岗位职责与工作流程

1．目的：

明确跟单文员的作业，避免工作的失误、提高工作效力。

2． 适用范围：

本程序适用于市场部各科室的跟单文员

3． 职责：

部门经理:负责审核科室文员的工作.

部门科长:负责监控各科室文员的工作.

文员:负责实施作业程序.

4． 程序：

4.1接收订单：

4.1.1订单以书面形式为准，尽量避免受理口头订单，口头订单应详细记录，并经经理助理审核后方可下单.

4.2处理订单：

4.2.1

接单时必须要求客户传真书面订单，如因客户存在特殊原因而无法传真书面订单时，文员需要求该客户所属业务员填写《特请单》或《送样（赠送）申请单》，经经理助理审批后方可下单给计划。

4.2.2审核订单包括产品的规格、价格、交期等。 4.2.3审核订单时如发现订单不清楚，首先查阅客户资料本；其次查阅以前《订单确认表》。如以上两项仍查询不到，则应立即询问此客户所属业务员或直接与客户联系。

4.2.4若所接订单与客户以前所用规格不一致，应及时询问客户是否需更改要求。

4.2.5订单确认ok后须按客户要求下单给物控，同时记录于《订单记录表》上，并及时回传客户订单，若交期不能满足客户需求应立即致电与客户协商，并在订单上注明实际交货期，重新回传订单。

4.2.6当天下午须将第二天需出货的产品在电脑中输入送货单并统一打印。

4.2.7将打印完的送货单与派车单夹在一起交由财务审核。

5.合理派车

5.1合理派用本科室运输车辆,保证正常情况下所派出的货均能送达。

5.2

18:00点前填写区域划分表及派车单由科长审核、交经理助理批准，如果科长出差在外，可致电给科长让其审核派车单，并由文员在审核栏内代签名。

5.3若要借用其他科室的车辆应在当天下午与该科室的文员联系,若经同意则派车,派车单应由该科室文员签名

服装厂各部门岗位职责

各部门职责与管理

为了更好地执行公司流程化管理，明确各部门的管理职责，及时有效地进行信息互动，特制定以下管理办法，请各部门认真执行相应的职责，发挥管理效能。

商务部：

商务部是公司的心脏部位，各方面的信息都将在这里汇总。它的职责是指挥、调度、确认、沟通各方面的工作，并及时反馈给相关人员。商务部需要掌握客户提供的信息，并确认信息的准确性，打印相关资料下发给相关人员。此外，商务部还需要跟踪物料的进程、生产进程、质量要求，落实交货日期。当货齐交货时，商务部需要核对数量、质量，付款是否到位，并跟踪客户，培养感情。

版房：

版房是公司的一个开发部门，它将客户所提供的信息在此得以体现，完成客户的要求，并完善相关资料。版房需要保质、保期交给客户样衣确认，并经客户批示修改后提供合格的样版，提供给相关部门。制单上要有的内容包括面料、辅料的用法、用度、尺寸的大小、丈量方法、工艺要求、客户要求、捆条宽度、长度等相关资料。版房需要完善后交业务员打印完善并交生产审批，自己审批，并留底记录在案。

裁床：

裁床部门需要整理好面料堆放情况，分客户，分类别，做好防潮防损工作。裁床部门需要熟读生产制单，熟悉面料性质，并处理好缩水、洗水等问题做好产前准备。所裁物料需要裁前进行核准，算清是否欠料，并及时上报。裁床单上需要有款号、日期、下单比例、裁床用量、颜色、床号、码数、件数等相关信息。裁床部门需要到仓管处拿到物料清单、生产制单、下单订单，方可开裁。所裁物料拉出裁床，交仓管管理，并交上裁床单分发给生管、仓管、收发、车间、尾部、文员、跟单，好跟进生产。写菲要与生产制单、订单、裁床单高度统一，以免出错。绣花、印花需要单独扎菲处理，交专管人员跟进。

仓管：

仓管部门需要做好仓库物料的清点工作，并记录在案，以备后用。所购或外送回厂的物料都需要通过进仓核查数量、颜色、所属那款用途，并记录在案，并及时转送相关信息给生管、跟单。发出物料需要有出仓单并注明去向，由领取人签字。所需物料的采购按照客户下单数和版房提供的用量，申请购买，并记录在案，收到后销案，发出后连同进仓单一同交财务入账，并注明用途、仓留数。外发物料须由当事人签字办理，并要收到生管指示，所发地址，并跟进进度，收回成品，做好记录。

1 案场文员工作职责

1、

销售文件管理：认购书、特殊申请单、交款签约确认单、按揭须知、收入证明、老带新报备表、银行按揭预约表、公积金申请表

认购书、特殊申请单、交款签约确认单、按揭须知、收入证明：销售人员开单时，应到案场助理处领取上述资料，案场助理需相关表格上做好登记。

2、 表格录入：销售台账汇总表、销售日回款表、来电来访登记表

销售汇总表(238170)：

注： 销售汇总表录入的资料根据当天业务员提交的认购、签约资料录入，每天早上助理对前一天的销售汇总表进行核对后备案。

来访来电客户登记表：按照固定格式录入（每日下班前，督促销售员及时登记，并按表格要求监督检查销售员是否按标准填写），按月份备份；

销售日回款明细表：按照固定格式录入（每日下班前，与甲方营销部文员及时核对回款金额）。

3、 档案管理：认购资料、价格审批表、买卖合同的归档、会议纪要、发展商往来文件、案场管理制度的整理归档

 认购资料的整理、归档：认购书、交款确认单、价格审批表（复印件整理存档）；

 签约资料的整理、归档：签约的确认单复印一份、客户身份证复印件，资料齐全后与原有的认购资料一起存档，合同的归档按照楼栋进行分类归档，每周统计当周缺流 程 录 入 内 容 备 注

认 购 客户名、电话、大定日期、大定定金、大定总价、业务员 已认购客户因为加名、换房等原因重新签订认购书的，则在相应的房源后更改信息，但应批注在“退定、挞定、退房、更名、换房”栏详细备注，原认购书收回与新认购书一并存档

签 约 除了原有的认购信息，本次应录入：客户身份证号码、地址、优惠后签约总价、签约日期、贷款银行、首付款、贷款金额 如遇到客户已交部分购房款却未签合同，当日将所交金额录入首付款（实付金额、实付日期）

按揭放款 按揭放款日期、贷款金额、全款到帐日期、结佣日期

组合贷的各自将公积金放款和商业贷款放款备注清楚。 2 乏资料的客户名单给案场经理。