关于高校二级学院办公室管理的几点思考

新时期做好高校二级学院党政办公室主任工作的思考

【摘要】本文解析了新时期高校二级学院办公室主任的工作定位、工作的特点及存在问题，指出办公室主任应具备的素质，针对如何提升办公室管理工作效能，提出了自己的看法。

【关键词】高校 党政办公室主任 素质 工作效能

一、二级学院党政办公室主任工作定位

高校二级学院党政办公室是学校的基层管理机构，是高校管理的重要环节，是集管理与服务为一体的综合性机构。

作为高校二级学院党政办公室主任，在学院党委和行政的领导下综合协调各系、办公室、实验室、研究室实际开展工作，受学院领导授权处理有关事项，是一个协调员；在学院党政管理事务中，办公室主任管理着各类来往信件、文件、期刊等，广泛收集内外信息，不断增加信息储备，是一个信息员；同时，办公室主任起着上情下达、下情上报、左右协调的作用，是各项政策决策和计划的执行者，是一个助理员；在制定学科、专业和人才建设的近期目标和远景规划时，办公室主任要提供真实可靠的数据和有效的工作建议，为领导科学性、正确性、可行性和前瞻性的决策出谋划策，是一个参谋员；在对外交流过程中，办公室主任是学院的窗口，要准确恰当的把学院信息传送出去，是一个宣传员；在遇到各类突发事件时，也要及时的迎难而上，充当一个“救火”员。

简言之，二级学院党政办公室是学院教育工作开展的重要枢纽，办公室主任发挥着承上启下、协调左右、沟通内外的中枢作用，其工作的优劣直接影响二级学院的整体形象。 二、二级学院党政办公室主任工作现状及存在的问题

（一）工作现状

随着高校自身综合改革的推进和学校发展的需要，各项管理中心下移，二级学院承担的业务越来越多、业务量越来越大[1]。二级学院党政办公室作为学院与各部门与教职工的协同窗口，在学校及学院管理中起着至关重要的作用，工作范围分布在党建、行政、人事、科研、财务、工会、统战、离退休、安全、会议接待等各类综合性事务上。相应的，办公室主任工作范围也是广泛、复杂且繁琐的，既要眼观六路、面面俱到，又要三头六臂、样样精通。

对高校二级学院办公室管理工作的探讨

摘要:本文分析了高校二级学院办公室管理工作现状,提出了二级学院办公室管理工作的一些具体措施。

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我国高等学校普遍实行校、院二级管理体制,院级组织是学校的基层教学管理单位。高等院校二级学院的办公室是学院的综合管理机构,起着承上启下、协调左右、联系内外的职能,同时又起着传递信息、联结内外、辅助决策的作用,正确认识办公室管理工作的重要性,是做好办公室管理工作的前提和基础。因此,如何结合二级学院办公室工作的特点,优化二级学院办公室管理,提高工作效率,更好地为学院教学、科研服务,是目前重要的研究课题。

1.高校二级学院办公室工作现状

1.1 工作任务增重。

高校实行校、院二级管理直接加重二级学院办公室工作。二级学院办公室不仅要做好院系领导的参谋和助手,还要承担学院的后勤服务工作,更重要的是要做好学校办公室下达的一切工作。学校各职能部门的工作,如人事管理、财务管理、资产管理、后勤保障、校友联络、行政管理等工作,二级学院办公室都要相应地承担。二级学院办公室成为全校各项任务下达的终端、高校基层各项信息的最初收集部门。

1.2 业务素质不高。

二级学院办公室日常事务较多,工作繁杂,很难抽出时间学习现代化管理知识,业务素质得不到提高,跟不上时代发展的要求。特别是高校普遍实行网络化管理,不断扩大无纸化自动办公,办公自动化网络系统的不断健全。但由于高校二级学院办公室人员学历层次和素质参差不一,有许多低学历、非管理或文秘等相关专业的人员进二级学院办公室工作,受自身能力影响,局限于 “办事、办会、办文 ”的常规性事务,缺乏现代管理意识;计算机操作不熟悉,不能很好地适应信息化时代的办公管理。

1.3 管理制度有待完善。

办公室管理缺乏一套与新形势相适应、健全完善且切实可行的规章制度,缺乏行之有效的激励机制。因而容易造成管理上的无序和混乱,甚至挫伤工作人员的积极性。

83决策探索2019.7

下社会发展高校二级学院办公室管理工作的开展，是二级学院确保日常工作能够顺利运行的关键，管理工作做得是否到位也直接决定了二级学院日常工作是否能够有序进行。为此，如何增强高校二级学院办公室管理就成为了广大高校二级学院管理人员普遍研究的课题，本文通过分析其影响因素，并提出应对策略，希望广大高校二级学院管理人员在工作实践中能够受到启发。一、影响高校二级学院办公室管理的因素高校办公室管理工作的全面开展，不仅关乎到高校日常工作的运行效果，同时也关乎到高校的人才培养质量，二级学院也是如此。在高校二级学院办公室管理工作中，影响管理质量的因素主要包括三个方面：一是办公室人员对自身职能的认知，二是办公室管理规章与制度的建设，三是办公室内部全体人员的团队意识。围绕这三个影响因素提出相对应的策略，势必会推动高校二级学院办公室各项管理工作的有序开展，确保日常工作的运行效果及人才培养的质量。二、有效实施高校二级学院办公室管理的应对策略（一）通过培训加强办公室人员对自身职能的认知在高校二级学院办公室管理工作中，首先要将强化办公室人员对自身职能的认知放在首位。主要的途径就是定期开展相关培训工作，具体操作应包括三个方面：第一，行政管理部门领导定期组织召开座谈会。高校二级学院行政管理部门可以根据学院办公室管理工作的现实情况，定期由行政部门领导牵头，开展办公室人员职能认知方面的座谈会，就座谈会议题听取来自最基层行政人员的意见与看法，并将办公室人员协调、管理、服务等多项职能传达给每一位办公室工作人员，确保其对自身职能的认知能够得到提升。第二，诚邀企业人力资源管理部门资历深厚、经验丰富的管理人员来校进行宣讲。高校二级学院要与行业企业保持紧密的合作，适时诚邀企业人力资源部门经验丰富、资历深厚的管理人员来校分享经验，并根据行政管理部门工作人员的职能特征，将其内化为高校二级学院办公室人员的新职能，由此帮助办公室人员转变对自身职能的看法。第三，与其他高校联手，积极开展行政部门学习交流活动。高校之间要努力寻求“强强联合”，二级学院行政管理部门应建立互学互利的合作关系，积极开展学习交流活动，借鉴彼此的经验，进而完善办公室人员职能，帮助办公室人员提升对自身职能的认知程度。（二）严格按照管理流程细化各项规章制度在全面加强高校二级学院办公室管理工作中，管理人员必须根据管理流程，将各项管理规章制度加以细化，为各项管理细节的有效实施提供强有力的保证。具体操作应围绕两个方面展开：第一，将管理流程进一步细化。在办公室管理工作的全面落实中，应针对人员管理流程及工作管理流程进行细化，将每一个隐藏的细节表露出来，为详细制定出各项管理规章制度提供前提条件。第二，根据管理流程的各个细节，制定出与之相对应的管理规章和制度。（三）开展团队实践活动，提升办公室成员团队意识为提高办公室人员职能认知层次，高校二级学院制定了详细的规章制度后，接下来就要积极组织开展团队实践活动，通过提升办公室成员团队意识提高办公室管理的质量。这也是高校二级学院有效实施办公室管理必不可少的一环，有助于降低办公室管理难度。具体的操作应包括两个主要部分：第一，积极开展办公室内部团队竞赛活动。团队活动应是高校二级学院办公室管理工作中的一项重要内容，最基本的团队活动应是内部团队竞赛。团队竞赛的内容应以团队日常工作绩效考核成果竞赛为主，再加上团队纪律性等评比活动，确保办公室人员能够树立团队荣誉感与协同合作的意识。第二，定期组织办公室全体人员开展拓展训练。二级学院在组织开展形式多样的办公室内部团队竞赛活动的同时，还要积极开展户外拓展训练活动，在拓展训练中每一位成员都能保持彼此间的沟通与交流，在互帮互助下完成预期目标，团队意识也会得到大幅提升，进而为更好地提高办公室管理质量发挥不可替代的作用。三、结语完善高校二级学院办公室管理策略并非易事，需要相关工作人员、学者从多方面入手进行分析与探究，并且需要在实践中积累丰富经验并进行策略调整才能实现。（作者单位：南京林业大学理学院）浅析高校二级学院办公室管理的影响因素及应对策略 文/楼扬

高职院校二级学院办公室设置与改革思路分析

随着教育事业的不断发展和进步，高职院校的教学管理水平也在不断提高。作为高职院校教学管理的一个重要组成部分，二级学院办公室在学校内起着举足轻重的作用。随着时代的变迁和社会需求的改变，二级学院办公室的设置与改革也成为当前教育领域的一项重要任务。本文将对高职院校二级学院办公室的设置与改革进行深入分析与思考。

一、现状分析

1. 二级学院办公室设置不合理

在一些高职院校中，二级学院办公室的设置存在不合理的情况。一些学校的二级学院办公室组织结构过于庞大，导致管理困难，效率低下；也有一些学校的二级学院办公室人手不足，工作任务繁重，无法有效开展教学管理工作。

2. 二级学院办公室管理体制不够科学

目前，二级学院办公室的管理体制往往过于僵化，缺乏灵活性。这种管理体制的不合理性，使得二级学院办公室在应对复杂的教学管理工作时显得力不从心，难以适应现代教育的需要。

3. 二级学院办公室工作内容不够专业化

随着社会的不断发展，高职院校的教学工作要求也在不断提高。而目前的二级学院办公室工作内容往往过于琐碎化，学院内部的教学管理工作缺乏专业性，导致教学质量难以得到有效保障。

二、改革建议

1. 合理调整二级学院办公室组织结构

针对二级学院办公室设置不合理的问题，可以通过合理调整组织结构，优化人员配置，使得工作任务清晰明确，岗位职责清晰，确保教学管理工作的高效开展。可以借鉴其他学校的成功经验，以及根据学校实际情况，进行科学合理的设置与调整。

3. 提升二级学院办公室工作专业化水平

为了提升二级学院办公室工作专业化水平，可以从加强人才引进、提高教职员工的专业素质、推进教学管理信息化等方面入手，着力提高二级学院办公室工作的专业化水平，从而更好地适应现代高职教育的需要。可以加强对教职员工的培训和学习，提高教学管理水平，确保教学质量。